高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新路徑研究

摘 要：高職院校要想得到可持續(xù)發(fā)展，就必須建立起檔案管理工作，從而推動(dòng)高職院校教育質(zhì)量和管理水平的提升。本文主要探討了高職院校檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新的重要意義以及新形勢下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；創(chuàng)新研究

時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，如今社會(huì)對(duì)于人才的要求不斷提升，檔案管理工作的改進(jìn)是應(yīng)廣大家長、社會(huì)、學(xué)生以及企業(yè)的要求背景下，不斷得到改進(jìn)的一項(xiàng)重要促進(jìn)社會(huì)不斷壯大和進(jìn)步的措施。作為高職院校長效發(fā)展的核心力量，通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范和創(chuàng)新，能夠有效的提升高職院校的管理水平，推動(dòng)高職院校教學(xué)水平的提高[1]。

1 高職院校檔案管理工作創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式

通過對(duì)現(xiàn)代高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新，可以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校中的應(yīng)用情況。這主要是因?yàn)樵盒５臋n案管理工作還未引起社會(huì)的高度關(guān)注和重視，社會(huì)、學(xué)校、家長以及學(xué)生還沒有意識(shí)到檔案管理的處理方式可以為高校帶來便捷，提高教學(xué)質(zhì)量，因此在很多高職院校當(dāng)中仍然延續(xù)使用的是傳統(tǒng)的檔案管理模式，這在一定程度上降低了檔案管理效率，阻礙了使用者的利用效率，不能最大化地位高職院校以及使用者帶來便利。因此，高職院校主動(dòng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，能夠改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高檔案管理效率，從而達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量和水平的目的。

1.2 推動(dòng)高職院校檔案管理模式的進(jìn)程

針對(duì)當(dāng)前我國高職院校檔案管理工作還處于初級(jí)階段的實(shí)際情況，高職院校在擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模和建設(shè)更好的辦學(xué)條件的同時(shí)，還需要不斷加強(qiáng)對(duì)本校的檔案管理，加大創(chuàng)新力度，并作為高職院校的日常管理工作。每一個(gè)學(xué)校的檔案管理都反映了本校的真實(shí)歷史面貌，因此實(shí)行檔案管理工作不可缺少。在高職院校當(dāng)中，將檔案管理工作計(jì)劃分配為學(xué)校的正常工作計(jì)劃，將其納入學(xué)校的管理制度建設(shè)當(dāng)中，有利于推動(dòng)高職院校檔案管理模式的構(gòu)建，使得高職院校能夠?qū)n案進(jìn)行有效的控制[2]。

2 檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新的重要趨勢

2.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的沿用

近年來，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不斷滲入到社會(huì)研究的不同領(lǐng)域當(dāng)中。在高職院校的檔案管理中，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以克服傳統(tǒng)手工操作的復(fù)雜性，對(duì)現(xiàn)有的、龐大的檔案實(shí)行規(guī)范化的管理，從而提高檔案管理工作的效率，對(duì)實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理智能化、信息化具有重要意義。

2.2 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也不斷得到提高，高職院校檔案管理工作通過采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案進(jìn)行整合管理、保存以及應(yīng)用，使得工作過程更加人性化，工作人員可以利用電腦實(shí)行系統(tǒng)化操作，一改傳統(tǒng)的復(fù)雜的工作。傳統(tǒng)的檔案管理往往都是大量的庫存，需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)或者是調(diào)研的時(shí)候，必須一一翻閱，工作量大，且極為復(fù)雜。當(dāng)借助電腦等網(wǎng)絡(luò)化的設(shè)備之后，檔案便不再受到空間的束縛，只需要在檢索框內(nèi)任意搜索想要搜索的檔案，便可以直接下載觀看相關(guān)資料[3]。

2.3 創(chuàng)新信息傳承的存儲(chǔ)

在以往的長期一段時(shí)間內(nèi)，要想永久的保存唯一的信息主要依靠紙張。但是隨著信息技術(shù)不斷革新發(fā)展之后，當(dāng)今社會(huì)涌現(xiàn)出各種各樣的信息載體，例如光盤或者是磁盤等存儲(chǔ)媒介，并為廣大社會(huì)所利用。這樣不僅能夠起到節(jié)約的作用，還能有效的保存檔案信息的安全和永久性。

3 高職院校檔案管理工作實(shí)行創(chuàng)新的路徑

在現(xiàn)代高職院校的檔案管理工作中通過創(chuàng)新，并在充分利用現(xiàn)代管理技術(shù)后，能夠有效的發(fā)揮檔案案例的作用，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

3.1 增強(qiáng)管理人員的檔案服務(wù)意識(shí)

高職院校的檔案管理人員的工作狀態(tài)和整體素質(zhì)將直接影響到檔案管理的質(zhì)量和水平。因此，提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)是創(chuàng)新管理模式的首要任務(wù)。高職院校的日常工作當(dāng)中，十分重視工作人員的聘任競爭，那么檔案管理人員也應(yīng)該與此相適應(yīng)。通過對(duì)不同管理崗位的設(shè)置和薪資的區(qū)別分級(jí)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的輪崗積極性，在崗位輪流的工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新意識(shí)，鼓勵(lì)管理人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理方法。對(duì)于那些具有較強(qiáng)寫作、講座或者是通過其他手段輔導(dǎo)學(xué)生和他人的檔案管理人才，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)脑黾游镔|(zhì)或者是精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)他們的服務(wù)意識(shí)，從而提高檔案管理的質(zhì)量與水平。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)高職院校檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，幫助他們拓寬知識(shí)面，并對(duì)現(xiàn)有的專業(yè)知識(shí)及時(shí)的進(jìn)行更新和補(bǔ)充，促進(jìn)管理的水平持續(xù)進(jìn)化；另外，還可以鼓勵(lì)這一系列的檔案管理工作人員在業(yè)余時(shí)間參加更多的教育培訓(xùn)課程，提高自身的專業(yè)能力，為高職院校的檔案管理工作提出創(chuàng)新的思想，促進(jìn)其發(fā)展的需要。與此同時(shí)，還可以積極響應(yīng)廣大師生參與到檔案管理創(chuàng)新中來，鼓勵(lì)他們怎樣利用信息平臺(tái)搜索想要查詢的檔案，提高高職院校檔案的利用效率[4]。

3.2 完善高職院校的檔案管理體系

當(dāng)前，我國大多數(shù)的高職院校還沒有設(shè)置相關(guān)專業(yè)的檔案館，只有單一的配置了相關(guān)的檔案室，其管理工作難以滿足現(xiàn)當(dāng)代高職教育發(fā)展的需求。隨著檔案管理工作的逐步深化與改革，使得高職院校的相關(guān)管理層越來越重視檔案管理工作的作用。因此，在接下來的檔案管理機(jī)構(gòu)改革過程當(dāng)中，一部分高職院校開始將檔案室從院校辦公室分離出來，成立獨(dú)立的院校檔案管理部門，并設(shè)置專門的管理人員對(duì)其實(shí)行直屬管理，逐步改變傳統(tǒng)的被動(dòng)執(zhí)行地位為主動(dòng)決策的位置，這一重大舉措對(duì)高職院校檔案管理工作具有十分重要的創(chuàng)新意義。在這之后，高職院校檔案管理工作開始緊跟高職院校的發(fā)展趨勢，充分利用檔案管理的前瞻性的特點(diǎn)，全新創(chuàng)新檔案資源、人才、開發(fā)以及外部條件等各個(gè)方面，使得檔案機(jī)構(gòu)管理體系更加全面、高校以及安全。

3.3 加強(qiáng)整合檔案資源的建設(shè)力度

改革開放以來，我國越來越重視教育的改革與創(chuàng)新，經(jīng)過長時(shí)間的努力，我國職業(yè)教育開始進(jìn)入信息化社會(huì)的發(fā)展空間，當(dāng)今社會(huì)誰占有更加優(yōu)質(zhì)和全面的資源和及時(shí)更新的信息都將會(huì)是這個(gè)時(shí)代領(lǐng)先制勝的絕對(duì)法寶。誰擁有優(yōu)質(zhì)的資源，誰就將擁有決策的主動(dòng)權(quán)。因此，高職院校應(yīng)當(dāng)綜合實(shí)際情況加強(qiáng)對(duì)學(xué)校各方面資源的整合，建立共享平臺(tái)，充分發(fā)揮檔案資源的作用和價(jià)值，有利于加強(qiáng)高職院校與社會(huì)之間的聯(lián)系，為不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要貢獻(xiàn)人才。

4 總結(jié)語

綜上所述，高職院校要想順應(yīng)我國教育體系持續(xù)深入的改革需求，就必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)校內(nèi)部信息管理的創(chuàng)新發(fā)展，改變傳統(tǒng)的操作方法為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)控制的流程，使得檔案管理更加開放和便捷，成為提高現(xiàn)代高職院校教學(xué)質(zhì)量和水平的重要手段。當(dāng)然，當(dāng)前我國高職院校進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的工作還面臨著巨大的挑戰(zhàn)，因此需要加強(qiáng)提升高職院校相關(guān)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理模式，充分發(fā)揮創(chuàng)新的價(jià)值，以此提高高職院校的管理效率。

參考文獻(xiàn)

[1]曾娟. 以數(shù)字化、信息化為背景探究高職院校檔案管理的創(chuàng)新路徑[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（13）：119-119.

[2]黃艷君. 試論高職院校檔案管理工作創(chuàng)新的意義與途徑[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2016（15）：120-120.

[3]鐘影琪， 陳文， 劉碧靜. 升格后高職院校檔案管理"三個(gè)體系"的創(chuàng)新研究[J]. 教育界：高等教育研究， 2016（11）：164-165.

[4]王卓. 以信息公開為主旨的高職院校檔案管理與服務(wù)探析[J]. 蘭臺(tái)世界， 2017（10）：51-53.

作者簡介

張雄圖（1968-），男，漢族，云南昆明，大學(xué)，助工，研究方向：檔案管理