淺談做好檔案保密工作之我見

羅有聰

摘 要：檔案的保密工作關系到國家和人民的利益，做好檔案保密工作是檔案信息資源充分利用的前提條件。在當今社會的大環(huán)境下，如何提高檔案的工作管理水平，做到在檔案保管和檔案利用過程中，實現(xiàn)既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，使檔案更好地為經(jīng)濟和社會的發(fā)展提供服務。

關鍵詞：檔案保管；利用；保密

隨著經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展和社會全面進步，檔案作為一種重要的社會信息資源，越來越受到人們的重視，其形成的范圍也越來越寬，覆蓋面越來越廣，內(nèi)容成分越來越復雜，涉及政治、經(jīng)濟、科技、軍事等方面的比例越來越多，這些檔案如果發(fā)生泄漏，就有可能損害國家利益、人民利益，甚至危及國家安全。正確認識和處理好檔案信息服務工作和保密工作，在嚴格確保國家秘密安全的同時，使檔案信息資源合理利用，做好檔案保密工作成為了檔案工作中的重要一環(huán)。

1 檔案保管過程做好保密工作

1.1 提高檔案管理工作人員的保密意識是關鍵

檔案的原始記錄性質(zhì)，賦予檔案重要的價值，而檔案管理工作人員負責檔案的收集整理，每天必定會接觸到大量的檔案信息，有些甚至是國家機密檔案，檔案管理工作人員具有知密早、知密多、知密深的特征。如果檔案保密意識不過硬，工作作風不嚴謹，不經(jīng)意地出現(xiàn)在無保密保障的場所整理、存放帶密級的檔案文件，攜帶有密級的檔案資料進入公共場所或進行社交活動，擅自復制、摘抄帶密級的檔案文件等行為，導致泄密，造成的損失是不可彌補的。所以，檔案保管工作不僅要有檔案專業(yè)基礎知識和能力，更要求有強烈的責任心、事業(yè)心和堅定的保密意識。檔案人員無論在何時何地，都應把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

1.2 檔案庫房的科學管理是檔案保密工作的重點

檔案庫房的科學管理主要有庫房的合理布局、選擇標準、規(guī)范的檔案裝具，合格的包裝材料、檔案的科學排架等，檔案庫房的合理布局除了要根據(jù)不同載體的檔案對環(huán)境溫濕度的要求不一致等情況，并有防盜、防潮、防光、防有害氣體、防塵、防蟲、防火、防水等措施，還應與一般辦公室分開，更要按照存放密級文件的要求，做到“三鐵一器”（鐵門、鐵窗、鐵柜，監(jiān)控器），一般檔案和密級檔案要分開存放，密級檔案要存放于密碼柜，以防失竊。還要建立檔案庫房管理制度，明確檔案管理人員的職責。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

2 檔案利用過程中做好保密工作

檔案利用是檔案利用者為了研究解決問題，通過檔案信息檢索工具，獲取檔案信息的過程。檔案收集整理保管都是為了開發(fā)利用檔案信息的目的。充分利用檔案為經(jīng)濟建設服務，為科學研究服務，可以節(jié)約大量人力、物力和財力，避免重復勞動，避免人為的技術事故，提高經(jīng)濟效益。密級的檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。在檔案管理工作中，“保密”和“充分利用”都是十分重要的，如何在兩者之間取得平衡點，使兩者互為補充、互為促進，具體來說，要做好以下幾點：

2.1 建立和完善有關管理制度

包括閱覽制度、借閱制度、復制制度等，以制度管人管事，做到有法可依、有章可循。為了延長檔案的壽命，檔案管理人員和利用者，必須愛護檔案，不得對檔案進行涂改、勾劃、剪裁和污損。檔案閱覽一定要登記檔案利用者的姓名單位和閱覽日期。檔案外借要做到特別珍貴的與殘破易損的原件不能外借，有復印件的盡量不借原件、外借與復印要登記備案，如檔案利用者查閱的檔案涉及密級，還要登記檔案利用者的身份、目的和使用方法、期限等。根據(jù)檔案的密級，履行不同的批復手續(xù)，借出或歸還檔案時，管理人員應作詳細檢查，保證檔案文件完好無損，以確保檔案利用中，不失密、不泄密。

2.2 大力宣傳《檔案法》和《保密法》

通過各種媒體以電視公益廣告、手機短信、報刊插圖、社區(qū)公示欄、充分利用公共電子顯示屏開展保密提醒等形式，對檔案管理人員和利用者進行檔案知識和保密知識的教育，要時刻緊繃保密這根弦，進一步明確保密紀律，提高他們的保密意識，自覺保守檔案機密。

2.3 做好檔案的解密工作

密級檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》的規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級，確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案，但是檔案密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。檔案密級的變更要嚴格按照《保密法》的規(guī)定。各單位的保密人員和檔案管理人員應定期對密級檔案文件進行檢查、分類存放，標注保密期限和保密范圍，及時做好涉密檔案的升密、降密、解密工作，使檔案信息資源得以有效利用。

2.4 監(jiān)督工作

加強檔案利用監(jiān)督是確保檔案利用過程中不失密、不泄密的重要舉措，能有效地發(fā)現(xiàn)和制止檔案利用過程中不利于檔案保密的不良行為，從而做到既能讓人們利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，特別是檔案信息安全。這就要求檔案管理人員做到以下幾點：一是認真聽取利用者所選擇和查找的檔案資料，如發(fā)覺查閱的檔案資料帶密級，需分析查閱目的和動機，防患于未然。二是注意觀察利用者，特別是利用者在查閱帶密級檔案當中，提醒利用者履行保密義務。三是利用者查閱完畢后，要認真檢查檔案資料的完整性，發(fā)現(xiàn)問題，及時向上級領導匯報。