羅有聰
摘 要:檔案的保密工作關(guān)系到國(guó)家和人民的利益,做好檔案保密工作是檔案信息資源充分利用的前提條件。在當(dāng)今社會(huì)的大環(huán)境下,如何提高檔案的工作管理水平,做到在檔案保管和檔案利用過(guò)程中,實(shí)現(xiàn)既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全,使檔案更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展提供服務(wù)。
關(guān)鍵詞:檔案保管;利用;保密
隨著經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步,檔案作為一種重要的社會(huì)信息資源,越來(lái)越受到人們的重視,其形成的范圍也越來(lái)越寬,覆蓋面越來(lái)越廣,內(nèi)容成分越來(lái)越復(fù)雜,涉及政治、經(jīng)濟(jì)、科技、軍事等方面的比例越來(lái)越多,這些檔案如果發(fā)生泄漏,就有可能損害國(guó)家利益、人民利益,甚至危及國(guó)家安全。正確認(rèn)識(shí)和處理好檔案信息服務(wù)工作和保密工作,在嚴(yán)格確保國(guó)家秘密安全的同時(shí),使檔案信息資源合理利用,做好檔案保密工作成為了檔案工作中的重要一環(huán)。
1 檔案保管過(guò)程做好保密工作
1.1 提高檔案管理工作人員的保密意識(shí)是關(guān)鍵
檔案的原始記錄性質(zhì),賦予檔案重要的價(jià)值,而檔案管理工作人員負(fù)責(zé)檔案的收集整理,每天必定會(huì)接觸到大量的檔案信息,有些甚至是國(guó)家機(jī)密檔案,檔案管理工作人員具有知密早、知密多、知密深的特征。如果檔案保密意識(shí)不過(guò)硬,工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn),不經(jīng)意地出現(xiàn)在無(wú)保密保障的場(chǎng)所整理、存放帶密級(jí)的檔案文件,攜帶有密級(jí)的檔案資料進(jìn)入公共場(chǎng)所或進(jìn)行社交活動(dòng),擅自復(fù)制、摘抄帶密級(jí)的檔案文件等行為,導(dǎo)致泄密,造成的損失是不可彌補(bǔ)的。所以,檔案保管工作不僅要有檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和能力,更要求有強(qiáng)烈的責(zé)任心、事業(yè)心和堅(jiān)定的保密意識(shí)。檔案人員無(wú)論在何時(shí)何地,都應(yīng)把保守國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。
1.2 檔案庫(kù)房的科學(xué)管理是檔案保密工作的重點(diǎn)
檔案庫(kù)房的科學(xué)管理主要有庫(kù)房的合理布局、選擇標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案裝具,合格的包裝材料、檔案的科學(xué)排架等,檔案庫(kù)房的合理布局除了要根據(jù)不同載體的檔案對(duì)環(huán)境溫濕度的要求不一致等情況,并有防盜、防潮、防光、防有害氣體、防塵、防蟲(chóng)、防火、防水等措施,還應(yīng)與一般辦公室分開(kāi),更要按照存放密級(jí)文件的要求,做到“三鐵一器”(鐵門、鐵窗、鐵柜,監(jiān)控器),一般檔案和密級(jí)檔案要分開(kāi)存放,密級(jí)檔案要存放于密碼柜,以防失竊。還要建立檔案庫(kù)房管理制度,明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度,無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明,檔案庫(kù)房的科學(xué)管理,是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。
2 檔案利用過(guò)程中做好保密工作
檔案利用是檔案利用者為了研究解決問(wèn)題,通過(guò)檔案信息檢索工具,獲取檔案信息的過(guò)程。檔案收集整理保管都是為了開(kāi)發(fā)利用檔案信息的目的。充分利用檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),為科學(xué)研究服務(wù),可以節(jié)約大量人力、物力和財(cái)力,避免重復(fù)勞動(dòng),避免人為的技術(shù)事故,提高經(jīng)濟(jì)效益。密級(jí)的檔案應(yīng)該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用,保而不用只會(huì)失去保的意義,失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然,利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以,對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō),保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。在檔案管理工作中,“保密”和“充分利用”都是十分重要的,如何在兩者之間取得平衡點(diǎn),使兩者互為補(bǔ)充、互為促進(jìn),具體來(lái)說(shuō),要做好以下幾點(diǎn):
2.1 建立和完善有關(guān)管理制度
包括閱覽制度、借閱制度、復(fù)制制度等,以制度管人管事,做到有法可依、有章可循。為了延長(zhǎng)檔案的壽命,檔案管理人員和利用者,必須愛(ài)護(hù)檔案,不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、勾劃、剪裁和污損。檔案閱覽一定要登記檔案利用者的姓名單位和閱覽日期。檔案外借要做到特別珍貴的與殘破易損的原件不能外借,有復(fù)印件的盡量不借原件、外借與復(fù)印要登記備案,如檔案利用者查閱的檔案涉及密級(jí),還要登記檔案利用者的身份、目的和使用方法、期限等。根據(jù)檔案的密級(jí),履行不同的批復(fù)手續(xù),借出或歸還檔案時(shí),管理人員應(yīng)作詳細(xì)檢查,保證檔案文件完好無(wú)損,以確保檔案利用中,不失密、不泄密。
2.2 大力宣傳《檔案法》和《保密法》
通過(guò)各種媒體以電視公益廣告、手機(jī)短信、報(bào)刊插圖、社區(qū)公示欄、充分利用公共電子顯示屏開(kāi)展保密提醒等形式,對(duì)檔案管理人員和利用者進(jìn)行檔案知識(shí)和保密知識(shí)的教育,要時(shí)刻緊繃保密這根弦,進(jìn)一步明確保密紀(jì)律,提高他們的保密意識(shí),自覺(jué)保守檔案機(jī)密。
2.3 做好檔案的解密工作
密級(jí)檔案是有等級(jí)的,其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》的規(guī)定,劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí),確定檔案的密級(jí),就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案,但是檔案密級(jí)不是一成不變的,而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況而變化的。檔案密級(jí)的變更要嚴(yán)格按照《保密法》的規(guī)定。各單位的保密人員和檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)密級(jí)檔案文件進(jìn)行檢查、分類存放,標(biāo)注保密期限和保密范圍,及時(shí)做好涉密檔案的升密、降密、解密工作,使檔案信息資源得以有效利用。
2.4 監(jiān)督工作
加強(qiáng)檔案利用監(jiān)督是確保檔案利用過(guò)程中不失密、不泄密的重要舉措,能有效地發(fā)現(xiàn)和制止檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的不良行為,從而做到既能讓人們利用檔案,又能保證檔案的完整與安全,特別是檔案信息安全。這就要求檔案管理人員做到以下幾點(diǎn):一是認(rèn)真聽(tīng)取利用者所選擇和查找的檔案資料,如發(fā)覺(jué)查閱的檔案資料帶密級(jí),需分析查閱目的和動(dòng)機(jī),防患于未然。二是注意觀察利用者,特別是利用者在查閱帶密級(jí)檔案當(dāng)中,提醒利用者履行保密義務(wù)。三是利用者查閱完畢后,要認(rèn)真檢查檔案資料的完整性,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。