淺談做好檔案保密工作之我見

羅有聰

摘 要：檔案的保密工作關(guān)系到國(guó)家和人民的利益，做好檔案保密工作是檔案信息資源充分利用的前提條件。在當(dāng)今社會(huì)的大環(huán)境下，如何提高檔案的工作管理水平，做到在檔案保管和檔案利用過程中，實(shí)現(xiàn)既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，使檔案更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案保管；利用；保密

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步，檔案作為一種重要的社會(huì)信息資源，越來越受到人們的重視，其形成的范圍也越來越寬，覆蓋面越來越廣，內(nèi)容成分越來越復(fù)雜，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、科技、軍事等方面的比例越來越多，這些檔案如果發(fā)生泄漏，就有可能損害國(guó)家利益、人民利益，甚至危及國(guó)家安全。正確認(rèn)識(shí)和處理好檔案信息服務(wù)工作和保密工作，在嚴(yán)格確保國(guó)家秘密安全的同時(shí)，使檔案信息資源合理利用，做好檔案保密工作成為了檔案工作中的重要一環(huán)。

1 檔案保管過程做好保密工作

1.1 提高檔案管理工作人員的保密意識(shí)是關(guān)鍵

檔案的原始記錄性質(zhì)，賦予檔案重要的價(jià)值，而檔案管理工作人員負(fù)責(zé)檔案的收集整理，每天必定會(huì)接觸到大量的檔案信息，有些甚至是國(guó)家機(jī)密檔案，檔案管理工作人員具有知密早、知密多、知密深的特征。如果檔案保密意識(shí)不過硬，工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)，不經(jīng)意地出現(xiàn)在無保密保障的場(chǎng)所整理、存放帶密級(jí)的檔案文件，攜帶有密級(jí)的檔案資料進(jìn)入公共場(chǎng)所或進(jìn)行社交活動(dòng)，擅自復(fù)制、摘抄帶密級(jí)的檔案文件等行為，導(dǎo)致泄密，造成的損失是不可彌補(bǔ)的。所以，檔案保管工作不僅要有檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和能力，更要求有強(qiáng)烈的責(zé)任心、事業(yè)心和堅(jiān)定的保密意識(shí)。檔案人員無論在何時(shí)何地，都應(yīng)把保守國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

1.2 檔案庫房的科學(xué)管理是檔案保密工作的重點(diǎn)

檔案庫房的科學(xué)管理主要有庫房的合理布局、選擇標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案裝具，合格的包裝材料、檔案的科學(xué)排架等，檔案庫房的合理布局除了要根據(jù)不同載體的檔案對(duì)環(huán)境溫濕度的要求不一致等情況，并有防盜、防潮、防光、防有害氣體、防塵、防蟲、防火、防水等措施，還應(yīng)與一般辦公室分開，更要按照存放密級(jí)文件的要求，做到“三鐵一器”（鐵門、鐵窗、鐵柜，監(jiān)控器），一般檔案和密級(jí)檔案要分開存放，密級(jí)檔案要存放于密碼柜，以防失竊。還要建立檔案庫房管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

2 檔案利用過程中做好保密工作

檔案利用是檔案利用者為了研究解決問題，通過檔案信息檢索工具，獲取檔案信息的過程。檔案收集整理保管都是為了開發(fā)利用檔案信息的目的。充分利用檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為科學(xué)研究服務(wù)，可以節(jié)約大量人力、物力和財(cái)力，避免重復(fù)勞動(dòng)，避免人為的技術(shù)事故，提高經(jīng)濟(jì)效益。密級(jí)的檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。在檔案管理工作中，“保密”和“充分利用”都是十分重要的，如何在兩者之間取得平衡點(diǎn)，使兩者互為補(bǔ)充、互為促進(jìn)，具體來說，要做好以下幾點(diǎn)：

2.1 建立和完善有關(guān)管理制度

包括閱覽制度、借閱制度、復(fù)制制度等，以制度管人管事，做到有法可依、有章可循。為了延長(zhǎng)檔案的壽命，檔案管理人員和利用者，必須愛護(hù)檔案，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、勾劃、剪裁和污損。檔案閱覽一定要登記檔案利用者的姓名單位和閱覽日期。檔案外借要做到特別珍貴的與殘破易損的原件不能外借，有復(fù)印件的盡量不借原件、外借與復(fù)印要登記備案，如檔案利用者查閱的檔案涉及密級(jí)，還要登記檔案利用者的身份、目的和使用方法、期限等。根據(jù)檔案的密級(jí)，履行不同的批復(fù)手續(xù)，借出或歸還檔案時(shí)，管理人員應(yīng)作詳細(xì)檢查，保證檔案文件完好無損，以確保檔案利用中，不失密、不泄密。

2.2 大力宣傳《檔案法》和《保密法》

通過各種媒體以電視公益廣告、手機(jī)短信、報(bào)刊插圖、社區(qū)公示欄、充分利用公共電子顯示屏開展保密提醒等形式，對(duì)檔案管理人員和利用者進(jìn)行檔案知識(shí)和保密知識(shí)的教育，要時(shí)刻緊繃保密這根弦，進(jìn)一步明確保密紀(jì)律，提高他們的保密意識(shí)，自覺保守檔案機(jī)密。

2.3 做好檔案的解密工作

密級(jí)檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》的規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)，確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案，但是檔案密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況而變化的。檔案密級(jí)的變更要嚴(yán)格按照《保密法》的規(guī)定。各單位的保密人員和檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)密級(jí)檔案文件進(jìn)行檢查、分類存放，標(biāo)注保密期限和保密范圍，及時(shí)做好涉密檔案的升密、降密、解密工作，使檔案信息資源得以有效利用。

2.4 監(jiān)督工作

加強(qiáng)檔案利用監(jiān)督是確保檔案利用過程中不失密、不泄密的重要舉措，能有效地發(fā)現(xiàn)和制止檔案利用過程中不利于檔案保密的不良行為，從而做到既能讓人們利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，特別是檔案信息安全。這就要求檔案管理人員做到以下幾點(diǎn)：一是認(rèn)真聽取利用者所選擇和查找的檔案資料，如發(fā)覺查閱的檔案資料帶密級(jí)，需分析查閱目的和動(dòng)機(jī)，防患于未然。二是注意觀察利用者，特別是利用者在查閱帶密級(jí)檔案當(dāng)中，提醒利用者履行保密義務(wù)。三是利用者查閱完畢后，要認(rèn)真檢查檔案資料的完整性，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。