淺談基于“三個(gè)體系”建設(shè)如何促進(jìn)高校檔案工作開展

摘 要：國家檔案局以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，結(jié)合我國檔案事業(yè)發(fā)展的實(shí)際，提出了“三個(gè)體系”建設(shè)的理論， “三個(gè)體系” 檔案發(fā)展觀必將成為今后一個(gè)時(shí)期全國檔案工作的指導(dǎo)思想和行動(dòng)指南，也是高校檔案工作發(fā)展的思路與指南。如何從三個(gè)體系建設(shè)出發(fā)，進(jìn)行高校檔案工作的改革發(fā)展是當(dāng)前新形勢下對高校檔案工作的新要求。

關(guān)鍵詞： 高校檔案；檔案工作；“三個(gè)體系”建設(shè)

國家檔案局以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，結(jié)合我國檔案事業(yè)發(fā)展的實(shí)際，提出了“三個(gè)體系”建設(shè)的理論：一是建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系；二是建立方便人民群眾的檔案利用體系。三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系?！叭齻€(gè)體系” 檔案發(fā)展觀必將成為今后一個(gè)時(shí)期全國檔案工作的指導(dǎo)思想和行動(dòng)指南，也是高校檔案工作發(fā)展的思路與指南。高校檔案館可以從三個(gè)體系建設(shè)出發(fā)，不斷促進(jìn)本校檔案工作的改革發(fā)展。

1 檔案資源體系建設(shè)

檔案資源體系建設(shè)是檔案部門開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，高校檔案工作圍繞學(xué)校教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)的中心工作開展，為師生和社會(huì)需求提供服務(wù)。因此檔案工作需要準(zhǔn)確把握服務(wù)對象的需求，既要客觀記錄學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展，又要完善與利用需求相適應(yīng)的高校檔案資源體系，科學(xué)整合優(yōu)化各類檔案資源。

1.1 采取主動(dòng)服務(wù)的工作措施促進(jìn)重要檔案資源的補(bǔ)充

很多高校檔案館都會(huì)由于歷史上收集整理不及時(shí)的原因館藏部分檔案存在斷檔情況，為盡快的完成重要檔案資源的補(bǔ)充收集，需要采取主動(dòng)服務(wù)的工作措施，按類別分小組主動(dòng)深入教學(xué)、行政一線部門，了解歷史檔案的積存狀態(tài)，協(xié)助相關(guān)部門做好歷史檔案的清理和移交。到部門中去現(xiàn)場查看歷史檔案資料，動(dòng)手示范講解檔案的分類立卷和歸檔程序要求，提供一對一服務(wù)。

1.2 根據(jù)檔案類別不同建立不同的兼職檔案人員隊(duì)伍

高校檔案館管理的檔案類別較多，包括黨群行政類、教職工人事檔案、學(xué)生檔案等，由此建立了不同的兼職檔案員隊(duì)伍，根據(jù)工作內(nèi)容和時(shí)間要求的不同，開展“對癥下藥”的專題培訓(xùn)。比如針對檔案系統(tǒng)著錄培訓(xùn)、學(xué)生類檔案整理培訓(xùn) 、研究生學(xué)位檔案整理培訓(xùn)、學(xué)生個(gè)人檔案整理培訓(xùn)等。培訓(xùn)可以采取PPT 演示講解、上機(jī)演練操作、實(shí)際案例展示等方式，促進(jìn)兼職檔案人員對檔案工作的理解與認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步提高各部門檔案工作的基本技能，為規(guī)范移交檔案提供了有利條件。

1.3 檔案管理的前期控制及過程化

高校檔案中有些特定檔案，如科研項(xiàng)目檔案、基建項(xiàng)目檔案等，需要將檔案工作貫穿到項(xiàng)目的整個(gè)過程，實(shí)現(xiàn)檔案工作的管理過程化，可能有效科學(xué)地做到檔案工作的前期控制，保障了檔案收集整理的質(zhì)量。

以基本建設(shè)項(xiàng)目檔案為例，建設(shè)項(xiàng)目檔案有著：周期長，內(nèi)容復(fù)雜，專業(yè)性強(qiáng)，涉及的歸檔單位多等特點(diǎn)。在項(xiàng)目開工之初，通過工作指導(dǎo)會(huì)議明確了檔案收集的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)。在項(xiàng)目建設(shè)期間，項(xiàng)目檔案工作納入檔案館、基建處的部門工作計(jì)劃，由專人跟蹤檔案收集整理情況。根據(jù)跟蹤情況及發(fā)現(xiàn)的問題，需要定期組織項(xiàng)目檔案中期工作會(huì)議（碰頭會(huì)），及時(shí)協(xié)調(diào)溝通處理參建單位檔案收集整理的各種問題，對檔案組卷、整理和裝訂過程進(jìn)行全程管理，由此保證最終竣工后檔案整理質(zhì)量。

2 檔案利用體系建設(shè)

檔案工作基礎(chǔ)在“建設(shè)”，核心在“管理” 、重點(diǎn)在“應(yīng)用”，如何能科學(xué)高效地為利用者提供檔案利用服務(wù)是檔案工作者不斷探索的一個(gè)方向。在新形勢下，高校檔案工作者應(yīng)當(dāng)加大供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的力度，不斷提高檔案服務(wù)的效率和水平，為師生的日常利用、學(xué)校的改革發(fā)展提供精準(zhǔn)服務(wù)。

當(dāng)前高校檔案的需求領(lǐng)域、需求層次、需求方式地不斷變化提升，比如學(xué)生參加競賽或求職就業(yè)，需要復(fù)印錄取花名冊；個(gè)人檔案與養(yǎng)老保險(xiǎn)掛勾；教職工出國、遺產(chǎn)繼承公證，都需要查閱人事檔案；全國各地開展的三齡一歷核查工作，更是突顯了檔案的重要性。在這樣的形勢下，需要充分地利用信息技術(shù)來改變我們提供服務(wù)的方式，首先要做的，就是把受空間限制的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為不受空間、時(shí)間限制的數(shù)字化文件。

要開展數(shù)字化工作必須要進(jìn)行設(shè)備的配置，借助先進(jìn)掃描設(shè)備加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程。需要在學(xué)校設(shè)備處的大力支持下配置高速掃描儀，才能極大地提高掃描文件的效率。以需求為導(dǎo)向，把握重點(diǎn)，分批次，分項(xiàng)目實(shí)施，注重對數(shù)字化文件的安全保密和數(shù)據(jù)備份。對利用率較高和重點(diǎn)檔案也有選擇的先期進(jìn)行了數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作極大的提高了檔案利用服務(wù)效率和效果，同時(shí)進(jìn)一步減少利用過程中對紙質(zhì)檔案的損害。特別是在近年大量的學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作中，通過利用數(shù)字化的招生錄取名冊及畢業(yè)證發(fā)放檔案，極大程度上避免了人工繁瑣的查找翻閱復(fù)印操作，可以僅利用1個(gè)工作人員就順利完成了上千次的學(xué)歷認(rèn)證工作。檔案數(shù)字化工作嚴(yán)格按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，注重對數(shù)字化文件的安全保密和數(shù)據(jù)備份。采取多種的保存方式：移動(dòng)硬盤離線保存，服務(wù)器保存 ，省市檔案館定期備份。

3 檔案安全體系建設(shè)

進(jìn)行檔案安全體系建設(shè)就要重視檔案的安全和管理工作，高校檔案館需要?jiǎng)澐中l(wèi)生、安全責(zé)任區(qū)，將安全工作責(zé)任到人。工作人員嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度，有臺(tái)賬、有記錄、嚴(yán)格落實(shí)檔案管理“十防”措施。檔案安全體系建設(shè)可以分以下幾個(gè)方面：

1）基礎(chǔ)設(shè)施改造： 全部配置新型檔案裝具--檔案密集架，配有防磁防火保險(xiǎn)柜。加強(qiáng)庫房的硬件設(shè)施維護(hù)和修繕，保障檔案管理的安全。

2）庫房設(shè)備配置：配置庫房專業(yè)加濕設(shè)備，提升庫房溫控設(shè)施，優(yōu)化檔案庫房環(huán)境。 由數(shù)字監(jiān)控設(shè)備替代已經(jīng)老化的模擬監(jiān)控設(shè)備，增加監(jiān)控點(diǎn)位并聯(lián)網(wǎng)保衛(wèi)處監(jiān)控中心。

3）網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)保障：將檔案館網(wǎng)站集成到學(xué)校統(tǒng)一站群管理平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)管理，檔案電子數(shù)據(jù)進(jìn)行線上線下三套制同步保存。

4）應(yīng)急措施：針對檔案管理的安全管理要求，完善檔案管理制度，進(jìn)行《檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》的編制。

當(dāng)前，高校檔案館要結(jié)合“兩學(xué)一做”的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)、克服困難、聚焦問題、狠抓落實(shí)。一方面繼續(xù)深入教學(xué)和管理一線提供精準(zhǔn)服務(wù)，加快推進(jìn)歷史檔案的收集和整理工作；一方面加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，探索檔案利用和編研的新方式，提高檔案服務(wù)水平，同時(shí)不斷探索創(chuàng)新檔案管理的信息化模式，實(shí)現(xiàn)高校檔案智能化管理，是“智慧校園” 建設(shè)的一部分。

作者簡介

王珊（1986-），女，四川宜賓人，天津商業(yè)大學(xué)檔案管理中心館員，碩士研究生，主要從事教學(xué)檔案、科技類檔案、電子檔案及檔案信息化研究。