淺談基于“三個體系”建設如何促進高校檔案工作開展

摘 要：國家檔案局以科學發(fā)展觀為指導，結合我國檔案事業(yè)發(fā)展的實際，提出了“三個體系”建設的理論， “三個體系” 檔案發(fā)展觀必將成為今后一個時期全國檔案工作的指導思想和行動指南，也是高校檔案工作發(fā)展的思路與指南。如何從三個體系建設出發(fā)，進行高校檔案工作的改革發(fā)展是當前新形勢下對高校檔案工作的新要求。

關鍵詞： 高校檔案；檔案工作；“三個體系”建設

國家檔案局以科學發(fā)展觀為指導，結合我國檔案事業(yè)發(fā)展的實際，提出了“三個體系”建設的理論：一是建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系；二是建立方便人民群眾的檔案利用體系。三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系?！叭齻€體系” 檔案發(fā)展觀必將成為今后一個時期全國檔案工作的指導思想和行動指南，也是高校檔案工作發(fā)展的思路與指南。高校檔案館可以從三個體系建設出發(fā)，不斷促進本校檔案工作的改革發(fā)展。

1 檔案資源體系建設

檔案資源體系建設是檔案部門開展各項工作的基礎，高校檔案工作圍繞學校教學、科研、學科建設和人才培養(yǎng)的中心工作開展，為師生和社會需求提供服務。因此檔案工作需要準確把握服務對象的需求，既要客觀記錄學校教育事業(yè)的發(fā)展，又要完善與利用需求相適應的高校檔案資源體系，科學整合優(yōu)化各類檔案資源。

1.1 采取主動服務的工作措施促進重要檔案資源的補充

很多高校檔案館都會由于歷史上收集整理不及時的原因館藏部分檔案存在斷檔情況，為盡快的完成重要檔案資源的補充收集，需要采取主動服務的工作措施，按類別分小組主動深入教學、行政一線部門，了解歷史檔案的積存狀態(tài)，協(xié)助相關部門做好歷史檔案的清理和移交。到部門中去現(xiàn)場查看歷史檔案資料，動手示范講解檔案的分類立卷和歸檔程序要求，提供一對一服務。

1.2 根據(jù)檔案類別不同建立不同的兼職檔案人員隊伍

高校檔案館管理的檔案類別較多，包括黨群行政類、教職工人事檔案、學生檔案等，由此建立了不同的兼職檔案員隊伍，根據(jù)工作內(nèi)容和時間要求的不同，開展“對癥下藥”的專題培訓。比如針對檔案系統(tǒng)著錄培訓、學生類檔案整理培訓 、研究生學位檔案整理培訓、學生個人檔案整理培訓等。培訓可以采取PPT 演示講解、上機演練操作、實際案例展示等方式，促進兼職檔案人員對檔案工作的理解與認識，進一步提高各部門檔案工作的基本技能，為規(guī)范移交檔案提供了有利條件。

1.3 檔案管理的前期控制及過程化

高校檔案中有些特定檔案，如科研項目檔案、基建項目檔案等，需要將檔案工作貫穿到項目的整個過程，實現(xiàn)檔案工作的管理過程化，可能有效科學地做到檔案工作的前期控制，保障了檔案收集整理的質(zhì)量。

以基本建設項目檔案為例，建設項目檔案有著：周期長，內(nèi)容復雜，專業(yè)性強，涉及的歸檔單位多等特點。在項目開工之初，通過工作指導會議明確了檔案收集的內(nèi)容與標準。在項目建設期間，項目檔案工作納入檔案館、基建處的部門工作計劃，由專人跟蹤檔案收集整理情況。根據(jù)跟蹤情況及發(fā)現(xiàn)的問題，需要定期組織項目檔案中期工作會議（碰頭會），及時協(xié)調(diào)溝通處理參建單位檔案收集整理的各種問題，對檔案組卷、整理和裝訂過程進行全程管理，由此保證最終竣工后檔案整理質(zhì)量。

2 檔案利用體系建設

檔案工作基礎在“建設”，核心在“管理” 、重點在“應用”，如何能科學高效地為利用者提供檔案利用服務是檔案工作者不斷探索的一個方向。在新形勢下，高校檔案工作者應當加大供給側結構性改革的力度，不斷提高檔案服務的效率和水平，為師生的日常利用、學校的改革發(fā)展提供精準服務。

當前高校檔案的需求領域、需求層次、需求方式地不斷變化提升，比如學生參加競賽或求職就業(yè)，需要復印錄取花名冊；個人檔案與養(yǎng)老保險掛勾；教職工出國、遺產(chǎn)繼承公證，都需要查閱人事檔案；全國各地開展的三齡一歷核查工作，更是突顯了檔案的重要性。在這樣的形勢下，需要充分地利用信息技術來改變我們提供服務的方式，首先要做的，就是把受空間限制的紙質(zhì)檔案轉化為不受空間、時間限制的數(shù)字化文件。

要開展數(shù)字化工作必須要進行設備的配置，借助先進掃描設備加快推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化進程。需要在學校設備處的大力支持下配置高速掃描儀，才能極大地提高掃描文件的效率。以需求為導向，把握重點，分批次，分項目實施，注重對數(shù)字化文件的安全保密和數(shù)據(jù)備份。對利用率較高和重點檔案也有選擇的先期進行了數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作極大的提高了檔案利用服務效率和效果，同時進一步減少利用過程中對紙質(zhì)檔案的損害。特別是在近年大量的學歷學位認證工作中，通過利用數(shù)字化的招生錄取名冊及畢業(yè)證發(fā)放檔案，極大程度上避免了人工繁瑣的查找翻閱復印操作，可以僅利用1個工作人員就順利完成了上千次的學歷認證工作。檔案數(shù)字化工作嚴格按照國家檔案行業(yè)標準，注重對數(shù)字化文件的安全保密和數(shù)據(jù)備份。采取多種的保存方式：移動硬盤離線保存，服務器保存 ，省市檔案館定期備份。

3 檔案安全體系建設

進行檔案安全體系建設就要重視檔案的安全和管理工作，高校檔案館需要劃分衛(wèi)生、安全責任區(qū)，將安全工作責任到人。工作人員嚴格執(zhí)行庫房管理制度，有臺賬、有記錄、嚴格落實檔案管理“十防”措施。檔案安全體系建設可以分以下幾個方面：

1）基礎設施改造： 全部配置新型檔案裝具--檔案密集架，配有防磁防火保險柜。加強庫房的硬件設施維護和修繕，保障檔案管理的安全。

2）庫房設備配置：配置庫房專業(yè)加濕設備，提升庫房溫控設施，優(yōu)化檔案庫房環(huán)境。 由數(shù)字監(jiān)控設備替代已經(jīng)老化的模擬監(jiān)控設備，增加監(jiān)控點位并聯(lián)網(wǎng)保衛(wèi)處監(jiān)控中心。

3）網(wǎng)絡數(shù)據(jù)保障：將檔案館網(wǎng)站集成到學校統(tǒng)一站群管理平臺進行維護管理，檔案電子數(shù)據(jù)進行線上線下三套制同步保存。

4）應急措施：針對檔案管理的安全管理要求，完善檔案管理制度，進行《檔案管理突發(fā)事件應急預案》的編制。

當前，高校檔案館要結合“兩學一做”的學習和實踐，統(tǒng)一思想、提高認識、克服困難、聚焦問題、狠抓落實。一方面繼續(xù)深入教學和管理一線提供精準服務，加快推進歷史檔案的收集和整理工作；一方面加強業(yè)務學習，探索檔案利用和編研的新方式，提高檔案服務水平，同時不斷探索創(chuàng)新檔案管理的信息化模式，實現(xiàn)高校檔案智能化管理，是“智慧校園” 建設的一部分。

作者簡介

王珊（1986-），女，四川宜賓人，天津商業(yè)大學檔案管理中心館員，碩士研究生，主要從事教學檔案、科技類檔案、電子檔案及檔案信息化研究。