檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略研究

李婷婷

摘 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展給許多行業(yè)帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，也極大地改變了檔案工作。本文分析了檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略。闡述了信息化背景下檔案管理的新特點(diǎn)、檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的基礎(chǔ)，以及信息背景下檔案管理的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；策略

信息技術(shù)的飛速發(fā)展使我們進(jìn)入了信息社會(huì)。對(duì)于檔案管理而言，有必要在檔案信息的背景下，創(chuàng)新自己的管理策略。創(chuàng)新的檔案信息管理戰(zhàn)略的背景下，能夠有效提高檔案信息使用效率，利用檔案信息降低成本，創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，有必要對(duì)檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略進(jìn)行分析。

1 信息背景下檔案管理的新特點(diǎn)

1.1 管理對(duì)象主要是數(shù)字文件

隨著檔案資源信息化的不斷深入，紙質(zhì)檔案的數(shù)量越來越少，而數(shù)字載體檔案逐漸成為檔案的主要形式。這些數(shù)字文件存儲(chǔ)在電腦中，肉眼看不到，很容易復(fù)制和傳輸。他們需要由電腦和其他設(shè)備來管理。

1.2 檔案的使用是網(wǎng)絡(luò)化的

傳統(tǒng)檔案利用需要利用者到檔案館進(jìn)行查閱，檔案不能同時(shí)提供給多個(gè)用戶，檔案利用率低。檔案信息保存后，以數(shù)字信息的形式保存檔案。數(shù)字信息快速、容易復(fù)制，便于使用。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們可以在不離開家的情況下就能查閱所需的檔案信息。檔案利用方式的網(wǎng)絡(luò)化提高了檔案利用的效率，更有利于發(fā)揮檔案憑證的作用，擴(kuò)大檔案工作的影響。

1.3 檔案安全為數(shù)據(jù)安全

傳統(tǒng)檔案管理模式下，管理對(duì)象為實(shí)體檔案。因此，檔案安全工作主要圍繞檔案實(shí)體展開，重點(diǎn)是做到防火、防盜、防潮等“九防”。信息化背景下檔案資源以數(shù)字形態(tài)存儲(chǔ)，檔案安全主要是通過必要的信息安全防護(hù)技術(shù)確保檔案數(shù)據(jù)安全。這既要做到傳統(tǒng)意義上的數(shù)字檔案保存載體的實(shí)體安全，更要建立必要的檔案信息安全體系，從信息安全管理制度和安全防護(hù)技術(shù)上，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

2 檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的基礎(chǔ)

2.1 檔案信息的背景下信息技術(shù)創(chuàng)新管理策略的基礎(chǔ)

第三次科技革命帶來了電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化的發(fā)展也必須以計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)手段為基礎(chǔ)才能夠發(fā)展起來。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)發(fā)展的重要性，不僅計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善，相應(yīng)的數(shù)字技術(shù)，檢索技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)檔案信息的背景下創(chuàng)新管理策略奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)，促進(jìn)社會(huì)訪問和使用檔案。

2.2 檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略的相關(guān)政策基礎(chǔ)

政府和有關(guān)部門近些年來出臺(tái)了諸如《信息化社會(huì)建設(shè)條例》等一系列的普及和推廣信息化技術(shù)手段的政策；特別是在檔案管理方面，已經(jīng)出臺(tái)了一些規(guī)章制度，以促進(jìn)檔案管理的不斷創(chuàng)新和變革，并將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。一些國(guó)家直接在一些檔案的領(lǐng)導(dǎo)下也以榜樣為榜樣，積極推進(jìn)檔案信息化、持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新管理戰(zhàn)略，取得了明顯的信息參考效率和管理效率，在創(chuàng)新戰(zhàn)略的背景下檔案信息管理為基礎(chǔ)的好政策奠定了基礎(chǔ)。

2.3 檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略的人才培育基礎(chǔ)

在信息時(shí)代背景下，檔案信息化人才培養(yǎng)基地背景下的創(chuàng)新管理策略，檔案管理人才培養(yǎng)體系也逐漸發(fā)生變化，在高等院校的學(xué)科體系中，對(duì)主體的探討已逐漸融入高校的信息資源中，摘要信息資源是檔案管理的重要組成部分，在檔案管理人才培養(yǎng)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和知識(shí)綜合培訓(xùn)等方面也逐漸受到重視?？梢哉f，我國(guó)培養(yǎng)了大量的專業(yè)知識(shí)和檔案管理綜合人才的信息素質(zhì)，在管理戰(zhàn)略的背景下對(duì)檔案信息的創(chuàng)新，提供了扎實(shí)的人才培養(yǎng)基地。

2.4 檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略的社會(huì)環(huán)境基礎(chǔ)

信息化已經(jīng)充斥在我們的生活之中，在線訂購(gòu)，在線預(yù)訂，網(wǎng)上購(gòu)物，在線娛樂，可以說，我們生活中的衣食住行已經(jīng)處處離不開信息化。因此，在檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略已經(jīng)具有相當(dāng)廣泛的社會(huì)環(huán)境基礎(chǔ)，人們?cè)絹碓揭庾R(shí)到信息化帶給我們的好處。因此，在良好的社會(huì)環(huán)境的基礎(chǔ)上，檔案信息化能夠真正提高檔案資源的共享范圍，實(shí)現(xiàn)信息在全社會(huì)的有效傳播機(jī)制。

3 信息化背景下的檔案管理創(chuàng)新

3.1 加強(qiáng)電子檔案的歸檔

一是提高對(duì)歸檔的意識(shí)。數(shù)字信息正在成為信息存儲(chǔ)的主要方式，檔案部門應(yīng)順應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)電子資源的收集和歸檔。檔案保管員應(yīng)爭(zhēng)取單位信息部的支持，積極向各業(yè)務(wù)部宣傳電子檔案的檔案要求，提高全體員工的電子檔案意識(shí)。第二，做好電子文檔的收集整理工作。開發(fā)電子文檔歸檔模塊或接口，控制整個(gè)電子文檔流程，根據(jù)黨政機(jī)關(guān)電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范要求，元數(shù)據(jù)信息采集，確保電子公文檔案內(nèi)容完整。三是積極開展多媒體檔案工作。開發(fā)多媒體電子檔案數(shù)據(jù)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，如照片、音頻、視頻等，積極開展多媒體檔案。

3.2 建立電子檔案數(shù)字簽名認(rèn)證中心

建立區(qū)域性的電子檔案數(shù)字簽名認(rèn)證中心，可以從技術(shù)上確保電子檔案的真實(shí)性。數(shù)字簽名是當(dāng)前確保信息真實(shí)性的有效途徑。數(shù)字簽名的基本原理是，電子檔案經(jīng)過摘要算法生產(chǎn)摘要，SHA1算法算出摘要信息的hash值，利用私鑰對(duì)hash值進(jìn)行非對(duì)稱加密，簽名完成，把算出來的hash值和使用公鑰解密出來的hash值進(jìn)行比對(duì)，兩者相匹配則驗(yàn)證簽名成功，不然失敗。簽名認(rèn)證中心的核心作用是簽發(fā)和管理數(shù)字證書。

3.3 增加信息化資金投入，加強(qiáng)人才培養(yǎng)

各級(jí)黨委、政府檔案管理部門應(yīng)積極爭(zhēng)取檔案信息支持，將檔案信息編入年度預(yù)算和信息范圍內(nèi)予以支持，以確保檔案信息資金投入。同時(shí)，通過積極引進(jìn)信息化人才和發(fā)展信息服務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)一批信息技術(shù)和信息技術(shù)的復(fù)合檔案管理人才。

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