信息技術(shù)在檔案收集及管理工作中的應(yīng)用探究

摘 要：單位檔案工作有兩個核心組成部分，第一部分是對檔案進行收集，這部分是檔案工作的起點，是整個檔案工作建設(shè)以及后續(xù)工作開展的基礎(chǔ)。第二部分是對檔案進行管理，這部分是檔案工作的核心，其是評價檔案管理工作的重要尺度。信息化時代的加速發(fā)展沖擊著人們的生活、工作和思維方式，也對檔案管理工作造成了很大的影響。信息技術(shù)在檔案收集與管理中的運用，對于檔案業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，檔案珍貴信息的挖掘具有重要意義。筆者在理清相關(guān)概念的基礎(chǔ)上，針對當前信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域工作的運用存在的問題進行分析，提出相應(yīng)的策略，旨在為實踐工作需求提供些許參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；收集；管理

1 檔案收集及管理信息化的必要性分析

1.1 提升檔案收集效率的必然要求

我國行政機構(gòu)改革的深入推進，行政機關(guān)在日常工作中產(chǎn)生的信息量不斷增加，如何對這些廣泛的信息進行高效收集處理，是檔案收集中亟待解決的問題。而信息化技術(shù)的引進加快了對檔案數(shù)據(jù)及信息的分析效率，典型如人事檔案不僅有人事的基本信息，還有一些照片、圖片資料信息，這類數(shù)據(jù)如果通過傳統(tǒng)的方式進行數(shù)據(jù)收集，無疑會影響工作效率。而通過建立相關(guān)的數(shù)據(jù)處理平臺，再由單位工作人員對各自的信息進行分類上傳，最后通過信息技術(shù)的進行歸檔收集，則能夠避免繁瑣的手工查卷、整理，節(jié)省大量的人力勞動。

1.2 構(gòu)建科學合理的檔案管理體系的必要保障

紙質(zhì)檔案管理模式與信息化技術(shù)管理模式最大的區(qū)別在于檔案保存程度的高低。紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案在受到火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或者人為因素的影響時，其很難保存下來。而信息化技術(shù)管理模式中，則可以通過將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息上傳到云服務(wù)平臺進行保存，即使面臨上述意外情形時，仍然能夠完好的保存下來。同時，如果采取紙質(zhì)檔案管理模式，隨著檔案管理年限的不斷增加，檔案數(shù)量的與日俱增勢必會對檔案管理環(huán)境以及人力提出更高的要求，典型如工作人員對年限較長的檔案進行查閱時會造成人力的浪費以及工作效率的降低，這些都不利于對檔案的科學、高效的管理。而信息化技術(shù)管理模式中，檔案被整合成相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，其存放在硬盤和其他儲存器上，在對檔案進行查找時可以通過相應(yīng)的查找功能快速的找到其存放位置，有效的解決了傳統(tǒng)管理模式的窘境。

2 信息技術(shù)在檔案收集及管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

2.1 信息技術(shù)在檔案收集過程中面臨的挑戰(zhàn)

信息化時代背景下，檔案數(shù)據(jù)和信息呈現(xiàn)出“井噴式”的增長態(tài)勢，檔案信息形成的數(shù)據(jù)往往是海量且冗長的，在對檔案進行信息化采集時，如何從海量的數(shù)據(jù)中快速提取到有保存價值的信息數(shù)據(jù)是檔案收集過程中首待解決的問題。具體到工作實踐中，最為典型的是儲存設(shè)備面臨的挑戰(zhàn)。首先，每個單位由于財力狀況、實際狀況不一，其對儲存設(shè)備的購買和更新也存在著差異。存儲設(shè)備的老舊對儲存系統(tǒng)的數(shù)據(jù)承載量的威脅力度大，這就亟待單位尋找更為海量的信息儲存組織和系統(tǒng)。其次，單位往往處于對檔案信息安全保護的考量，為了防止硬盤的損壞，通常會購置第二塊或者第三塊外接硬盤，這就需要不斷地轉(zhuǎn)移相關(guān)的檔案信息以及定期檢查硬盤的使用程度，這種方式在人力成本和財力成本上都很高。

2.2 信息技術(shù)在檔案管理過程中面臨的挑戰(zhàn)

信息化水平低是目前實踐中最為嚴重的短板，例如雖然有的單位使用了信息技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，但是只局限于檔案目錄的輸入與打印或者檔案內(nèi)容的格式化，信息技術(shù)系統(tǒng)的很多功能并沒有得到有效開發(fā)。出現(xiàn)這一短板最主要的問題還是相應(yīng)的信息化管理、儲存設(shè)備不能與實際相匹配，有的單位需要管理的檔案數(shù)量非常多，檔案頁碼多則幾百，少則近百，工作人員不僅需要填寫檔案的基本信息，而且需要將這些檔案一一掃描進計算機，這就對儲存設(shè)配的儲存能力和儲存空間提出了更高的要求。因此，要提升信息化水平，歸根到底要解決硬件設(shè)施方面的匱乏。

3 完善信息技術(shù)在檔案收集及管理工作中的策略

3.1 加強硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

良好的基礎(chǔ)設(shè)施，是工作人員開展檔案收集以及管理工作的前提條件。單位擁有高效科技的基礎(chǔ)設(shè)施，可以加速檔案信息采集速度以及管理效率。因此，單位要加大資金投入力度，建立屬單位檔案信息數(shù)據(jù)庫。主要可以從一下方面入手：1.引進配備先進的計算機成套硬件設(shè)施，特別是硬盤設(shè)備，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的高效采集、歸納、整理，提高聲像資料錄入和文字圖片掃描的效率。2.統(tǒng)一開發(fā)一套格式統(tǒng)一、功能齊全的信息系統(tǒng)處理軟件，以滿足單位檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基本要求

3.2 加強隊伍建設(shè)，培育、引進高素質(zhì)的復合型工作人員

檔案信息化建設(shè)水平的高低，不僅取決于其信息技術(shù)水平、硬件設(shè)施水平的高低，更取決于信息技術(shù)運用工作人員專業(yè)水平的高低。因此，單位既要重視對原有工作人員的相關(guān)技能培訓，也要大量引進檔案管理能力強、計算機應(yīng)用水平高的復合型人才。[3]例如，單位可以定期派遣相關(guān)工作人員到相關(guān)機構(gòu)、高校進行專業(yè)技術(shù)學習和理論知識學習；單位要鼓勵在職工作人員繼續(xù)攻讀碩士、博士學位，對于取得相應(yīng)學位的工作人員給予相應(yīng)的獎勵，以滿足檔案收集與管理數(shù)字化、信息化的需求。

4 結(jié)語

信息技術(shù)與檔案收集、管理的融合，對于改變我國單位檔案收集、管理工作中模式落后、水平落后、方式老舊、效率低下的現(xiàn)狀有著積極的推動作用。對于這一領(lǐng)域的研究，目前我國理論界取得的成果少，域外值得借鑒的資料也不多。限于筆者的理論功底和實踐能力以及實踐中紛繁復雜的狀況，筆者還不能夠設(shè)計一套可操作性強的管理模式，因此本文也只是初步的對這一領(lǐng)域進行探索應(yīng)用，以期對我國檔案收集與管理有所助益。

參考文獻

[1]姜云翔.信息時代計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用淺談[J].現(xiàn)代商業(yè)，2016（13）

[2] 肖詩浩.信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].硅谷，2011（12）：137.

[3]陸瑩潔.數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用必要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）

作者簡介

南燚（1978-），河南濮陽，鄭州大學（大專），法學，本科。畢業(yè)學校：中共中央黨校。專業(yè)：法律。檔案管理館員（中級）；研究方向：人力資源與檔案管理。