淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

劉竹

摘 要：改革開放以來，我國社會的經(jīng)濟和科技等多方面得到了很大的發(fā)展，廣大人民群眾的法律意識也得到了很大的增強，隨之而來的就是對嶄新形勢下的機關(guān)事業(yè)單位有了更高的要求，相應(yīng)的機關(guān)事業(yè)單位也需要根據(jù)這些要求做出相應(yīng)的整改，對各部門的工作進行一些改革，特別是對于事業(yè)單位檔案管理的改革。如今，我國的事業(yè)單位檔案管理還處于一個小學(xué)水平，根本滿足不了如今快速發(fā)展的社會以及人們的需求，跟不上潮流。所以，對于現(xiàn)在這種形式的事業(yè)單位檔案管理工作，相關(guān)部門必須做出整改，找出一條能夠適應(yīng)我國現(xiàn)如今國情發(fā)展的道路，討論并分析出相應(yīng)的改進措施。

關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；改革

事業(yè)單位檔案管理工作，是一個機關(guān)事業(yè)單位最基本的體系之一，如果我們將這個工作做好了，那么整個事業(yè)單位的運作將會十分順暢，不會出現(xiàn)一點問題。檔案管理是記錄一個部門發(fā)展過程和資料記錄的工作，做的好了，對這個機關(guān)部門來說是一筆寶貴的財富[1]。但是，伴隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的普及，許多事業(yè)機關(guān)單位依然固步自封，不愿意接納新想法，導(dǎo)致在新時代下的檔案管理工作沒有新的進展，也沒有自己獨特的優(yōu)勢，這樣是不能很好的順應(yīng)時代的要求的。所以，我們應(yīng)該順應(yīng)時代的進步來發(fā)展，對檔案管理做出改革、進行創(chuàng)新，使事業(yè)單位在以后的信息化時代中能夠更好的發(fā)展與成長。

1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 人才流動頻繁

如今的機關(guān)事業(yè)單位，人才的任職不是那么穩(wěn)定，特別是到了年關(guān)，老員工辭職跳槽的現(xiàn)象特別多，而且在一些比較基本的事業(yè)單位里面，經(jīng)常出現(xiàn)事情多但是人手不夠用的情況，一個人身兼數(shù)職，這都是由于單位里面人才不足造成的。而且在各個機關(guān)里面專門從事檔案管理的人員比較少，并且大部分不是穩(wěn)定人員，就算是穩(wěn)定人員，對這一部分也不是太精通。由于機關(guān)單位人才的流動過于頻繁，這樣不僅給檔案管理工作增加了難度，還給人員的管理造成了困難。

1.2 檔案使用的多樣性

不管是你參加研究生考試、還是自己工作的單位對你的工作能力進行測評、或是你平常進行一些進修考試，這些都和檔案管理息息相關(guān)，如今我國適應(yīng)以“人為本戰(zhàn)略”，在新形勢下社會以“以人為本”的戰(zhàn)略下，應(yīng)該重點改進檔案資源的整理方法，這樣有助于對廣大人民群眾檔案資源進行全面完善?，F(xiàn)在像一些如民政局、派出所、計劃生育等需要收集廣大人民群眾信息的部門，更要加強對檔案資源的整理，這對以后的工作都很有利[2]。比如，派出所需要調(diào)查一些嫌疑人的信息、或者是人家夫妻離婚牽扯到財產(chǎn)分割問題，這都是檔案管理的范疇。所以，我們需要做好對檔案的完善工作，這樣的話，我們以后的工作就會更加順利的進行。

1.3 缺乏信息分享時代來臨意識

我們現(xiàn)在這個時代是一個分享的時代，大量的信息通過網(wǎng)絡(luò)分享出來，在這個時代你掌握了信息你就成功了一半，從以前信息是以紙質(zhì)為媒介傳播的，但現(xiàn)在的信息都是通過網(wǎng)絡(luò)傳播并儲存的，我們通過電子文件對信息進行保存，但大量的電子文件如何保存也是一個問題?，F(xiàn)在很多工作人員會把信息保存到自己工作的那臺電腦上，沒有及時進行歸檔整理，這樣的話，一旦發(fā)生一些不好的事故如電腦死機了或者是電腦中病毒了，就會造成信息的丟失，這會給工作造成不可挽回的損失，更糟糕的如果是一些機密文件，那就可能會觸犯法律。所以，我們在這個信息時代下依然要注意信息的保存，不能掉以輕心。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革措施

2.1 完善檔案管理機制、提高信息利用率

我們應(yīng)該完善關(guān)于檔案管理的制度，要保證機關(guān)事業(yè)單位能夠長期更好的發(fā)展下去，同時也可以維護員工的利益，但他的前提條件是要將傳統(tǒng)的觀念進行更新，“取其精華，去其糟粕”，嚴格落實我國的科學(xué)發(fā)展觀政策，設(shè)立一些適應(yīng)如今社會發(fā)展的制度，同時在制定過程也要也要適應(yīng)最普通的廣大人民群眾，使其具有靈活性，這樣對以后的工作開展和工作創(chuàng)新都很有利。在進行檔案管理時要注意檔案的分類，把某一類的檔案放在一起方便以后查找和保存。檔案管理是一個比較繁瑣的工作，所以我們要把每個環(huán)節(jié)都照顧到，同時要充分調(diào)動管理人員的積極性，這樣能更好的進行檔案的管理。另外比較重要的一點是，在一些檔案中可能會有一些比較機密的文件，這就牽涉到了安全方面，所以，我們同樣也要做好安全措施，并將這個措施加入到檔案管理條例中，用此來保證相關(guān)資料的安全。在出臺了一些安全條例下，可以嚴格按照條例進行對信息的整理和保存[3]。

2.2 提高管理人員素質(zhì)，強化服務(wù)水平

檔案管理人員在整個的檔案管理工作中起著至關(guān)重要的作用，是創(chuàng)新和改革的主要群體，因此，這對檔案管理人員的專業(yè)能力和水平提出了更高的要求，所以，我們應(yīng)該適量的招聘一些相關(guān)專業(yè)的人才，在進行招聘時，需要將招聘的門檻提高，保證應(yīng)聘者的能力和水平，使我們能夠得到一些各方面都很優(yōu)秀的人才，這樣的話，能夠?qū)n案整理工作有很大的幫助，同時對整個檔案整理隊伍進行優(yōu)化，提升整個檔案整理隊伍的水平，也會提高檔案管理的效率。在他們剛?cè)肼毑惶煜すぷ鞯牧鞒虝r，我們可以對他們進行一些在崗培訓(xùn)，以及能力考察，使后面來的檔案管理人員能夠更多的接收新理念和新技術(shù)，同時也可以分享一些成功的經(jīng)驗供他們借鑒，同事之間互相進行交流，以此提高以后工作的水平，使自己更加熱愛這份工作。

2.3 健全檔案管理制度，促進機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展

因為現(xiàn)在在進行改革，所以機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作難免出現(xiàn)管理流程混亂、管理不細心、責(zé)任落實不到位等紕漏，為了減少這種錯誤的發(fā)生，我們要對檔案管理的制度進行完善，并進行落實，明確檔案管理的流程及操作標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理人員熟悉工作的流程以及工作中會出現(xiàn)的問題及解決方法，并將任務(wù)細化，并把任務(wù)落實到具體的員工上面，這樣可以加強員工的責(zé)任意識。其次，進行對員工的考核。在工作中員工的能力是能否勝任這份工作的關(guān)鍵，所以，我們要經(jīng)常對員工進行考核，并將考核的結(jié)果與員工的升職、獎金掛鉤，這樣不僅可以發(fā)現(xiàn)平時員工工作出現(xiàn)的問題并對其加以指導(dǎo)，從而提升他們的工作能力，也可以提高他們的積極性。

2.4 運用信息管理方法，將服務(wù)內(nèi)容擴大

機關(guān)單位在信息時代應(yīng)該，大量的信息通過網(wǎng)絡(luò)分享出來，在這個時代你掌握了信息你就成功了一半，從以前信息是以紙質(zhì)為媒介傳播的，但現(xiàn)在的信息都是通過網(wǎng)絡(luò)傳播并儲存的，我們通過電子文件對信息進行保存，同時也可以自己公司內(nèi)部聘請一些專業(yè)的計算機人員來設(shè)計一個符合本機關(guān)工作的工作程序，這樣的話我們就可以使用電腦來進行工作，這樣的話不但可以加快工作效率還可以使工作變得簡潔，簡單。其次，我們對一些不涉及隱私性的信息可以進行共享，如衛(wèi)生部門、食品藥品管理監(jiān)督部門等部門。我們可以建立一個本部門的網(wǎng)站主頁，經(jīng)常性的發(fā)布一些新聞在上面，供廣大人民群眾觀看，還可以在網(wǎng)頁上面注明熱線電話，使人民群眾有困難時可以撥打熱線電話尋求幫助，將檔案管理數(shù)字化，使人民群眾能夠加深對這個部門的了解。

3 總結(jié)

在新時代下事業(yè)單位檔案的管理也需要順應(yīng)時代做出相應(yīng)的改變，改變原先的管理模式、老舊觀念，接納新的觀念，吸取新的知識，做到了這些，檔案管理工作將會邁上一個臺階，更好的為廣大人民群眾服務(wù)，同時為我國事業(yè)單位的發(fā)展做出一份貢獻。

參考文獻

[1]王玲玲.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2015（12）：74-75.

[2]夏楓.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J]企業(yè)改革與管理.2015（18）.

[3]王若琳.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].2016.224（29）.