淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革

劉竹

摘 要：改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)和科技等多方面得到了很大的發(fā)展，廣大人民群眾的法律意識(shí)也得到了很大的增強(qiáng)，隨之而來(lái)的就是對(duì)嶄新形勢(shì)下的機(jī)關(guān)事業(yè)單位有了更高的要求，相應(yīng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位也需要根據(jù)這些要求做出相應(yīng)的整改，對(duì)各部門(mén)的工作進(jìn)行一些改革，特別是對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的改革。如今，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理還處于一個(gè)小學(xué)水平，根本滿足不了如今快速發(fā)展的社會(huì)以及人們的需求，跟不上潮流。所以，對(duì)于現(xiàn)在這種形式的事業(yè)單位檔案管理工作，相關(guān)部門(mén)必須做出整改，找出一條能夠適應(yīng)我國(guó)現(xiàn)如今國(guó)情發(fā)展的道路，討論并分析出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案管理；改革

事業(yè)單位檔案管理工作，是一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位最基本的體系之一，如果我們將這個(gè)工作做好了，那么整個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)作將會(huì)十分順暢，不會(huì)出現(xiàn)一點(diǎn)問(wèn)題。檔案管理是記錄一個(gè)部門(mén)發(fā)展過(guò)程和資料記錄的工作，做的好了，對(duì)這個(gè)機(jī)關(guān)部門(mén)來(lái)說(shuō)是一筆寶貴的財(cái)富[1]。但是，伴隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的普及，許多事業(yè)機(jī)關(guān)單位依然固步自封，不愿意接納新想法，導(dǎo)致在新時(shí)代下的檔案管理工作沒(méi)有新的進(jìn)展，也沒(méi)有自己獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，這樣是不能很好的順應(yīng)時(shí)代的要求的。所以，我們應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步來(lái)發(fā)展，對(duì)檔案管理做出改革、進(jìn)行創(chuàng)新，使事業(yè)單位在以后的信息化時(shí)代中能夠更好的發(fā)展與成長(zhǎng)。

1 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 人才流動(dòng)頻繁

如今的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，人才的任職不是那么穩(wěn)定，特別是到了年關(guān)，老員工辭職跳槽的現(xiàn)象特別多，而且在一些比較基本的事業(yè)單位里面，經(jīng)常出現(xiàn)事情多但是人手不夠用的情況，一個(gè)人身兼數(shù)職，這都是由于單位里面人才不足造成的。而且在各個(gè)機(jī)關(guān)里面專門(mén)從事檔案管理的人員比較少，并且大部分不是穩(wěn)定人員，就算是穩(wěn)定人員，對(duì)這一部分也不是太精通。由于機(jī)關(guān)單位人才的流動(dòng)過(guò)于頻繁，這樣不僅給檔案管理工作增加了難度，還給人員的管理造成了困難。

1.2 檔案使用的多樣性

不管是你參加研究生考試、還是自己工作的單位對(duì)你的工作能力進(jìn)行測(cè)評(píng)、或是你平常進(jìn)行一些進(jìn)修考試，這些都和檔案管理息息相關(guān)，如今我國(guó)適應(yīng)以“人為本戰(zhàn)略”，在新形勢(shì)下社會(huì)以“以人為本”的戰(zhàn)略下，應(yīng)該重點(diǎn)改進(jìn)檔案資源的整理方法，這樣有助于對(duì)廣大人民群眾檔案資源進(jìn)行全面完善?，F(xiàn)在像一些如民政局、派出所、計(jì)劃生育等需要收集廣大人民群眾信息的部門(mén)，更要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的整理，這對(duì)以后的工作都很有利[2]。比如，派出所需要調(diào)查一些嫌疑人的信息、或者是人家夫妻離婚牽扯到財(cái)產(chǎn)分割問(wèn)題，這都是檔案管理的范疇。所以，我們需要做好對(duì)檔案的完善工作，這樣的話，我們以后的工作就會(huì)更加順利的進(jìn)行。

1.3 缺乏信息分享時(shí)代來(lái)臨意識(shí)

我們現(xiàn)在這個(gè)時(shí)代是一個(gè)分享的時(shí)代，大量的信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)分享出來(lái)，在這個(gè)時(shí)代你掌握了信息你就成功了一半，從以前信息是以紙質(zhì)為媒介傳播的，但現(xiàn)在的信息都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播并儲(chǔ)存的，我們通過(guò)電子文件對(duì)信息進(jìn)行保存，但大量的電子文件如何保存也是一個(gè)問(wèn)題?，F(xiàn)在很多工作人員會(huì)把信息保存到自己工作的那臺(tái)電腦上，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行歸檔整理，這樣的話，一旦發(fā)生一些不好的事故如電腦死機(jī)了或者是電腦中病毒了，就會(huì)造成信息的丟失，這會(huì)給工作造成不可挽回的損失，更糟糕的如果是一些機(jī)密文件，那就可能會(huì)觸犯法律。所以，我們?cè)谶@個(gè)信息時(shí)代下依然要注意信息的保存，不能掉以輕心。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革措施

2.1 完善檔案管理機(jī)制、提高信息利用率

我們應(yīng)該完善關(guān)于檔案管理的制度，要保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠長(zhǎng)期更好的發(fā)展下去，同時(shí)也可以維護(hù)員工的利益，但他的前提條件是要將傳統(tǒng)的觀念進(jìn)行更新，“取其精華，去其糟粕”，嚴(yán)格落實(shí)我國(guó)的科學(xué)發(fā)展觀政策，設(shè)立一些適應(yīng)如今社會(huì)發(fā)展的制度，同時(shí)在制定過(guò)程也要也要適應(yīng)最普通的廣大人民群眾，使其具有靈活性，這樣對(duì)以后的工作開(kāi)展和工作創(chuàng)新都很有利。在進(jìn)行檔案管理時(shí)要注意檔案的分類，把某一類的檔案放在一起方便以后查找和保存。檔案管理是一個(gè)比較繁瑣的工作，所以我們要把每個(gè)環(huán)節(jié)都照顧到，同時(shí)要充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，這樣能更好的進(jìn)行檔案的管理。另外比較重要的一點(diǎn)是，在一些檔案中可能會(huì)有一些比較機(jī)密的文件，這就牽涉到了安全方面，所以，我們同樣也要做好安全措施，并將這個(gè)措施加入到檔案管理?xiàng)l例中，用此來(lái)保證相關(guān)資料的安全。在出臺(tái)了一些安全條例下，可以嚴(yán)格按照條例進(jìn)行對(duì)信息的整理和保存[3]。

2.2 提高管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)水平

檔案管理人員在整個(gè)的檔案管理工作中起著至關(guān)重要的作用，是創(chuàng)新和改革的主要群體，因此，這對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力和水平提出了更高的要求，所以，我們應(yīng)該適量的招聘一些相關(guān)專業(yè)的人才，在進(jìn)行招聘時(shí)，需要將招聘的門(mén)檻提高，保證應(yīng)聘者的能力和水平，使我們能夠得到一些各方面都很優(yōu)秀的人才，這樣的話，能夠?qū)n案整理工作有很大的幫助，同時(shí)對(duì)整個(gè)檔案整理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，提升整個(gè)檔案整理隊(duì)伍的水平，也會(huì)提高檔案管理的效率。在他們剛?cè)肼毑惶煜すぷ鞯牧鞒虝r(shí)，我們可以對(duì)他們進(jìn)行一些在崗培訓(xùn)，以及能力考察，使后面來(lái)的檔案管理人員能夠更多的接收新理念和新技術(shù)，同時(shí)也可以分享一些成功的經(jīng)驗(yàn)供他們借鑒，同事之間互相進(jìn)行交流，以此提高以后工作的水平，使自己更加熱愛(ài)這份工作。

2.3 健全檔案管理制度，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展

因?yàn)楝F(xiàn)在在進(jìn)行改革，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作難免出現(xiàn)管理流程混亂、管理不細(xì)心、責(zé)任落實(shí)不到位等紕漏，為了減少這種錯(cuò)誤的發(fā)生，我們要對(duì)檔案管理的制度進(jìn)行完善，并進(jìn)行落實(shí)，明確檔案管理的流程及操作標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理人員熟悉工作的流程以及工作中會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題及解決方法，并將任務(wù)細(xì)化，并把任務(wù)落實(shí)到具體的員工上面，這樣可以加強(qiáng)員工的責(zé)任意識(shí)。其次，進(jìn)行對(duì)員工的考核。在工作中員工的能力是能否勝任這份工作的關(guān)鍵，所以，我們要經(jīng)常對(duì)員工進(jìn)行考核，并將考核的結(jié)果與員工的升職、獎(jiǎng)金掛鉤，這樣不僅可以發(fā)現(xiàn)平時(shí)員工工作出現(xiàn)的問(wèn)題并對(duì)其加以指導(dǎo)，從而提升他們的工作能力，也可以提高他們的積極性。

2.4 運(yùn)用信息管理方法，將服務(wù)內(nèi)容擴(kuò)大

機(jī)關(guān)單位在信息時(shí)代應(yīng)該，大量的信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)分享出來(lái)，在這個(gè)時(shí)代你掌握了信息你就成功了一半，從以前信息是以紙質(zhì)為媒介傳播的，但現(xiàn)在的信息都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播并儲(chǔ)存的，我們通過(guò)電子文件對(duì)信息進(jìn)行保存，同時(shí)也可以自己公司內(nèi)部聘請(qǐng)一些專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員來(lái)設(shè)計(jì)一個(gè)符合本機(jī)關(guān)工作的工作程序，這樣的話我們就可以使用電腦來(lái)進(jìn)行工作，這樣的話不但可以加快工作效率還可以使工作變得簡(jiǎn)潔，簡(jiǎn)單。其次，我們對(duì)一些不涉及隱私性的信息可以進(jìn)行共享，如衛(wèi)生部門(mén)、食品藥品管理監(jiān)督部門(mén)等部門(mén)。我們可以建立一個(gè)本部門(mén)的網(wǎng)站主頁(yè)，經(jīng)常性的發(fā)布一些新聞在上面，供廣大人民群眾觀看，還可以在網(wǎng)頁(yè)上面注明熱線電話，使人民群眾有困難時(shí)可以撥打熱線電話尋求幫助，將檔案管理數(shù)字化，使人民群眾能夠加深對(duì)這個(gè)部門(mén)的了解。

3 總結(jié)

在新時(shí)代下事業(yè)單位檔案的管理也需要順應(yīng)時(shí)代做出相應(yīng)的改變，改變?cè)鹊墓芾砟Ｊ?、老舊觀念，接納新的觀念，吸取新的知識(shí)，做到了這些，檔案管理工作將會(huì)邁上一個(gè)臺(tái)階，更好的為廣大人民群眾服務(wù)，同時(shí)為我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展做出一份貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]王玲玲.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2015（12）：74-75.

[2]夏楓.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J]企業(yè)改革與管理.2015（18）.

[3]王若琳.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].2016.224（29）.