我國人事檔案管理若干問題的思考

梁璧

摘 要：我們知道，人事檔案有著較強(qiáng)的全面性、真實(shí)性、動態(tài)性和機(jī)密性等特點(diǎn)，人事檔案記錄著一個人的學(xué)習(xí)、成長和工作軌跡，為用人單位快速、真實(shí)地了解人員情況提供了真實(shí)的、原始的人事資料。隨著我國人事檔案管理和人事制度的不斷改革與發(fā)展，也對人事檔案管理提出了更多新的要求。就目前我國人事檔案管理工作來看還存在著一些問題與不足，基于此，本文就我國人事檔案管理中存在的若干問題進(jìn)行了分析，并就這些問題的解決了提出了一些有效措施，以期更好地促進(jìn)我國人事檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；問題；措施

人事檔案管理是在人事管理活動中形成的一個重要管理形式，通過人事檔案可以將個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等進(jìn)行有效的記載，為用人單位發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才提供一個真實(shí)的憑據(jù)。通過人事檔案管理，可以更好地將人事檔案進(jìn)行有序的整理，并加以利用，從而真正做到人盡其才，并為單位的人力資源做到優(yōu)化配置。但是就目前我國人事檔案管理工作來看，還存在著一些不足，制約了我國人事檔案的良好發(fā)展。

1 我國人事檔案管理中存在的問題分析

1.1 人事檔案管理人員思想認(rèn)識不足，重視程度不夠

長期以來，在我國企事業(yè)單位發(fā)展過程中，對于人事檔案管理工作的認(rèn)識還存在著很大的誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是對單位人員信息的收集，整理，并沒有多少實(shí)際用處，亦或是不能對人事檔案進(jìn)行有效的利用。由于對人事檔案管理工作認(rèn)識不足，人事檔案管理工作不能引起足夠的重視，不能將人事檔案管理工作納入到日常的工作中來，甚至是沒有專人負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，從而使得人事檔案資料不全，利用率低，更是不能體現(xiàn)出人事檔案的重要性。

1.2 人事檔案管理方法與手段比較落后

隨著時代的不斷發(fā)展，對各部門的人事檔案管理工作提出了更多新的要求與挑戰(zhàn)，但是，就目前我國人事檔案管理工作來看，依然延用著傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，仍以手工操作為主，人事檔案管理方法與手段都比較落后。由于對人事檔案管理工作的認(rèn)識不足和重視程度不夠，相對于人事檔案管理的軟硬件設(shè)施投入也存在嚴(yán)重不足，從而使人事檔案材料得不到良好的保存，檔案的完整性得不到有效的保障。隨著社會、單位的發(fā)展，對人員檔案需求的數(shù)量與種類也在不斷增加，而傳統(tǒng)的手工操作人事檔案管理已不能與日益增多的個人檔案相匹配，落后的人事檔案管理方法與手段已不能很好地適應(yīng)時代的發(fā)展。

1.3 流動人員的人事檔案管理比較混亂

我國勞動人事制度的改革，帶動了人才交流的同時，也使得人才的流動比較頻繁，用人單位與人才之間的雙向選擇的動態(tài)發(fā)展，加大了流動人員人事檔案管理的難度。目前流動人員的人事檔案管理還沒有一個完善的管理辦法，流動人員的人事檔案在很大程度上存在著轉(zhuǎn)遞不及時或是不移交，出現(xiàn)積壓、扣留現(xiàn)象。流動人員與人事檔案不能同時到位，阻滯了人事檔案管理工作的順利開展，使得人事檔案管理工作的難度加大。

1.4 沒有一個完善的人事檔案管理規(guī)章制度

我們常說沒有規(guī)矩不成方圓，對于人事檔案管理工作的開展亦然。但是就目前我國人事檔案管理工作來看，其規(guī)章制度并不完善，還存在很大的問題。隨著時代的發(fā)展與人才流動的變化，在人事檔案管理工作中，人事檔案資料的收集、歸檔、變動登記、提供利用等等一系列工作，并不能根據(jù)時代的發(fā)展制訂出相應(yīng)的管理規(guī)章制度，從而使得人事檔案管理工作沒有一個可以依循的依據(jù)，這也是我國人事檔案管理工作中存在的一個重要問題。

2 人事檔案管理存在問題的解決對策分析

2.1 強(qiáng)化人事檔案管理意識，加強(qiáng)對人事檔案管理的重視

人事檔案管理工作要想取得良好的發(fā)展，真正將人事檔案管理的作用有效地發(fā)揮出來，那么首先就要加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視，不斷地強(qiáng)化人事檔案管理意識。各單位與各部門要真正意識到人事檔案管理的重要性，從領(lǐng)導(dǎo)開始對人事檔案管理有一個更加全面與正確的認(rèn)識，人事檔案管理并不是單純地對人才資料進(jìn)行收集與歸檔，更重要的應(yīng)該是對人事檔案加以利用，從而使得人事檔案可以更好為單位的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的人才。要加強(qiáng)對人事檔案管理的宣傳，各個部門與員工要積極地配合人事檔案工作的開展，將人事檔案管理工作放在一個重要的位置。另外，各單位與部門要加強(qiáng)對人事檔案管理規(guī)章制度的建立與完善，建立一個有效的人事檔案管理機(jī)制，從而使得人事檔案管理工作有計劃、有落實(shí)地開展。

2.2 不斷地更新管理方法與手段，使得人事檔案管理更加適應(yīng)時代的發(fā)展

2.2.1 引進(jìn)科學(xué)的管理理念

時代的發(fā)展有效地促進(jìn)了各行業(yè)的發(fā)展，人事檔案管理工作要想更好地適應(yīng)時代的發(fā)展，那么就必須要不斷地加強(qiáng)對人事檔案管理方法與手段的更新，加強(qiáng)對先進(jìn)的科學(xué)的管理理念的引進(jìn)，運(yùn)用先進(jìn)的管理手段有效地促進(jìn)人事檔案管理工作的開展。更新管理方法，那么就要對傳統(tǒng)的人事檔案管理方法進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，隨著人事檔案資料的加大，就要加大信息化人事檔案管理的運(yùn)用，通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)加大對人事檔案管理工作的開展。

2.2.2 推進(jìn)人事檔案管理的信息化進(jìn)程

隨著辦公自動化進(jìn)程的快速發(fā)展，人事檔案管理工作中運(yùn)用到越來越多的信息化管理技術(shù)，有效地促進(jìn)了我國人事檔案管理工作的開展。因此，在人事檔案管理工作中，要不斷地加大信息化進(jìn)程的推進(jìn)，加大資金投入，確保人事檔案管理工作的硬件設(shè)施到位，從而使得 人事檔案的收集、查閱、存取、利用更加便捷。人事檔案管理的信息化建設(shè)，可以使得人事檔案的收集與保存更加便利，同時，保存也更加安全，人事檔案的保密性也更強(qiáng)。另外，人事檔案管理的信息化建設(shè)，可以有效地實(shí)現(xiàn)對流動人才的信息管理與收集，可以更加及時、準(zhǔn)確對流動人員進(jìn)行查閱。對于不定期收集到的流動人員的資料，可采取隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。

2.3 做好流動人員人事檔案管理工作

人才流動是隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立而建立的，做好流動人員的人事檔案管理工作也是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，只有做好流動人員人事檔案管理工作才能更好地促進(jìn)人才的合理流動。針對流動人員的人事檔案中存在的轉(zhuǎn)遞不及時或是不移交問題，首先要加強(qiáng)對流動人員管理相關(guān)法律法規(guī)的健全，用法律手段加強(qiáng)對流動人員檔案管理的約束與完善。其次在人事檔案管理工作中，要將流動人員的人事檔案進(jìn)行及時地轉(zhuǎn)遞，杜絕流動人員人事檔案不移交的現(xiàn)象，不能私自將其積壓、扣留，防止產(chǎn)生“有檔無人”、“有人無檔”的現(xiàn)象。另外，還要與流動人員及時簽定臨時人事檔案管理合同，加強(qiáng)對流動人員人事檔案的收集，采取有力措施確保材料可以及時歸檔，對那些接收或移交的檔案材料，保證其檔案的完整性、齊全性。

2.4 完善人事檔案管理制度

要提高我國人事檔案的管理水平，就必須要建立一套完善的人事檔案管理制度，加強(qiáng)對各項檔案管理工作機(jī)制的建立與健全，從而構(gòu)建一套規(guī)范完善的檔案管理制度，嚴(yán)格落實(shí)人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、借閱、移交、安全保密等工作，確保人事檔案管理工作有據(jù)可依。

3 結(jié)束語

總之，隨著時代的進(jìn)步與發(fā)展，人事檔案管理的重要性日益突出，只不斷地加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視，不斷創(chuàng)新人事檔案管理手段，促進(jìn)其信息化建設(shè)，完善其管理制度，才能更好地促進(jìn)人事檔案管理工作的良好發(fā)展。

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