關(guān)于城建檔案事業(yè)數(shù)字化建設(shè)所對應(yīng)的難點及對策

陳健

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，城市化進(jìn)程的加快，城市建設(shè)檔案工作應(yīng)運而生，通過觀察如今信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)蒸蒸日上的發(fā)展態(tài)勢，城建檔案發(fā)展到如今，傳統(tǒng)的城建檔案建設(shè)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，需要對傳統(tǒng)檔案建設(shè)工作方法進(jìn)行改進(jìn)，可以預(yù)見未來的社會一定是貫徹了數(shù)字化與信息化技術(shù)的新時代。如今不斷發(fā)展的數(shù)字化技術(shù)給了我們的城建檔案建設(shè)新的發(fā)展機遇，為適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，將數(shù)字化技術(shù)同檔案管理結(jié)合在一起，能夠充分發(fā)揮城建檔案在城市建造中的重要作用，我們要爭取突破數(shù)字化發(fā)展中的重難點，將城建檔案事業(yè)推向數(shù)字化的時代。

關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；難點

1 城建檔案簡介

1.1 范圍

城建檔案隸屬于科技檔案的范疇。指城市中行政區(qū)域內(nèi)城建的規(guī)劃設(shè)計、工程管理和學(xué)術(shù)研究等行為中產(chǎn)生的文檔資料，例如設(shè)計圖、匯總表、文檔資料、計算草圖、模具與影像資料等。這些文檔資料能夠真實記錄城市城建的真實流程。

1.2 城建檔案的應(yīng)用特點

1.2.1 綜合性

城市建設(shè)是集合了各種設(shè)施和各功能的一個整體，各項市政設(shè)施與規(guī)劃之間，甚至于項目的開工建設(shè)之間都是息息相關(guān)的。所謂俗語中的“牽一發(fā)而動全身”，每一項城市工作都不可能脫離綜合性進(jìn)行獨立規(guī)劃，舉例來說：在城建的規(guī)劃方案制定與后期的驗收維護(hù)工作中，工作人員都必須嚴(yán)格按照城市的地理狀態(tài)圖、地下施工綜合圖為參考資料。所以城市中任何一項大的工程都是由一個個子工程積累建設(shè)的，無論是對于一個部分區(qū)域或一條街道，甚至于一個行政區(qū)的大工程，都要收集該區(qū)域內(nèi)各個小項目的建設(shè)資料進(jìn)行綜合性的參考。管理和科研人員在進(jìn)行工作前，也要認(rèn)真理解城市各個部分的城建情況，使得自己的管理和研究能夠從城市的綜合性進(jìn)行考慮，讓自己的工作成果更加貼近實際工作需求。

1.2.2 成套性

上文提到了城建檔案的概念，闡述了城建檔案是隸屬于科技檔案的范疇。對于科技檔案來說，其具有的統(tǒng)一特點就是成套性，尤其在城建檔案中表現(xiàn)更為明顯。例如在設(shè)計人員規(guī)劃工程方案的時候，要對大量的工程圖進(jìn)行瀏覽，特別是大型項目中要瀏覽超過千張的設(shè)計圖與幾十冊的檔案冊資料，工作量巨大。城市的環(huán)保部門也是如此，在進(jìn)行城鎮(zhèn)某區(qū)域的環(huán)保評價過程中，必須結(jié)合大量的現(xiàn)場勘察資料與采集物的分析報告等，不光要從該地區(qū)可見的情況分析，還要從歷史材料和經(jīng)濟狀況加以比較。顯而易見，在進(jìn)行規(guī)劃項目之前如果能將檔案成套規(guī)整可以顯著的提高工作人員收集資料的效率，所以城建檔案的應(yīng)用特點中包含成套性的要求。

1.2.3 專業(yè)性

城建檔案的應(yīng)用工作進(jìn)行時，要保證其工作流程的專業(yè)。從搜集檔案資料到參考檔案的編寫，各工作步驟都要體現(xiàn)出其檔案資料的專業(yè)性。只有專業(yè)性的流程才能規(guī)整出有項目針對性的檔案，有效地提升后續(xù)人員的工作效率，也便于實現(xiàn)城建檔案成套性要求。

1.2.4 典型性

大多數(shù)項目報告和需求分析中都要求典型性，因此在這不做過多的概念性闡述。在城建檔案的利用過程中，其典型性的應(yīng)用范圍大多處于可行性研究階段。可行性研究常被采用與城建規(guī)劃設(shè)計初期，若可行性分析報告中沒有結(jié)合典型性實例進(jìn)行分析說明，必然無形中增加了專業(yè)人員的研究精力[3]。一份有典型性的可行性分析報告，是最能體現(xiàn)實際情況、最大程度上避免項目風(fēng)險的做法。

2 城建檔案事業(yè)數(shù)字化的現(xiàn)狀及意義分析

城建檔案數(shù)字化是指通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)。配置城建檔案計算機輔助管

理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據(jù)城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺，依托高素質(zhì)的信息人才，對城建檔案信息資源進(jìn)行處理，管理和提供利用服務(wù)的活動和過程。

2.1 現(xiàn)狀

自計算機技術(shù)逐漸成熟以來，網(wǎng)絡(luò)通訊、數(shù)據(jù)儲存介質(zhì)、多媒體手段不斷產(chǎn)生技術(shù)變革，互相之間也在顯現(xiàn)出融合式的發(fā)展。尤其是數(shù)據(jù)儲存載體的變革，從計算機最初的軟盤、光驅(qū)到后來的內(nèi)存卡、閃存、移動硬盤等新儲存技術(shù)，也帶給城建檔案一個新的改革機遇。城建檔案的儲存方式由于儲存介質(zhì)的升級，實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展，城建檔案的載體能夠逐步從紙質(zhì)檔案館的管理模式轉(zhuǎn)變到適應(yīng)信息化發(fā)展的數(shù)字化城建檔案管理模式，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳播能力，讓城建檔案真正給研究人員和規(guī)劃設(shè)計人員提供資料上的優(yōu)勢[4]。顯而易見，數(shù)字化的城建檔案具有眾多優(yōu)勢，城建檔案館勢必會在這種環(huán)境下建成一個現(xiàn)代化、信息化的數(shù)字檔案館。

2.2 意義

在信息化普及之前我們的城建檔案管理模式，大部分都是以保護(hù)資料的原始性為主要目的。大量珍貴的檔案被儲存到了檔案館中收藏起來，都沒有考慮過對檔案進(jìn)規(guī)整和利用，使得我們錯失了了解珍貴檔案知識和參考檔案資料指導(dǎo)城市建設(shè)的機會。這種傳統(tǒng)的管理模式和守舊思想，對我們開發(fā)利用城建檔案的寶貴資源和規(guī)劃城市建設(shè)有著很大的制約性。在信息化快速發(fā)展的新時代下，我們應(yīng)該摒棄只針對于檔案保存的思想，在保存檔案的過程中學(xué)會利用檔案的珍貴資源進(jìn)行資料的搜集，讓這些珍貴的“老檔案”為我們的城市建設(shè)規(guī)劃產(chǎn)生更積極的用處，為設(shè)計人員、管理人員、社會群眾開放檔案這種優(yōu)秀的資料獲取途徑，通過城建檔案館數(shù)字化、信息化的建設(shè)推進(jìn)，逐步讓老檔案活起起來、新檔案規(guī)整起來，隨時為社會建設(shè)發(fā)揮自身價值[4]。

3 城建檔案事業(yè)數(shù)字化建設(shè)難點

3.1 檔案利用率不高

城建檔案在如今城建項目中的用處相比于其他種類的檔案是不可忽視的。它既是和城鎮(zhèn)生產(chǎn)力水平、社會生活質(zhì)量提升息息相關(guān)，自身的檔案資料間也存在著巨大的利用價值。而作為檔案資料，其核心價值的體現(xiàn)必須要進(jìn)行開發(fā)利用才能夠顯露出來。所以從社會角度來觀察，如果人們具有一定的檔案利用意識，對于城建檔案有一定的閱讀和搜集行為，在數(shù)字化的城建檔案管理平臺環(huán)境下，就能最大程度的享受到城建檔案事業(yè)數(shù)字化的益處。但相反來說，人們?nèi)魧Τ墙n案的利用達(dá)不到足夠的的意識程度，加上人們的了解程度和知識水平不足以理解檔案內(nèi)容，即使做了大量的檔案數(shù)字化工作，人們對于檔案的利用率仍然低下，不利于我國城市的城建檔案數(shù)字化事業(yè)進(jìn)展。

3.2 可利用檔案不全

城建檔案館中所儲存的檔案，都是城市進(jìn)行城市建設(shè)、項目研究、設(shè)計圖紙等多種工作所匯集形成的資料產(chǎn)物，且具有一定的專業(yè)性。這些檔案資料可以說是城市發(fā)展的記錄者，也從側(cè)面說明的城建檔案與城市發(fā)展的貼近性，且城建檔案的專業(yè)性要求我們進(jìn)行城建檔案的建設(shè)要更加具備專業(yè)的特點。一個城市形成城建檔案資源是一個長期的過程，呈現(xiàn)出動態(tài)組成的情況，和城市建設(shè)過程相互呼應(yīng)，其內(nèi)容也是涵蓋了城建工作中多種多樣的因素且與城市具體的規(guī)劃設(shè)計和項目開工密不可分。因此如今我們的城建檔案館在發(fā)展中凸顯出了一些問題，比如強調(diào)館藏量而忽視檔案中工程質(zhì)量和重要性，一律收入檔案館藏中，造成館藏出現(xiàn)濫竽充數(shù)的情況。大部分檔案館還是保持著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種傳統(tǒng)模式的表現(xiàn)之一就是對檔案工作缺乏主動性。只能做到被動的檔案收錄和整理，缺乏主動填補檔案類型空白的想法。

3.3 制度不健全

城建檔案的管理需要一個標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制度化的落實。就我國目前情況而言，很多城建檔案館在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)工作的改革的時沒有對自身管理體制同步改革。容易造成在進(jìn)行數(shù)字、信息化平臺建設(shè)后，工作人員不能及時轉(zhuǎn)變規(guī)則意識，自身工作達(dá)不到新的工作任務(wù)要求。這些問題從源頭上來分析，都是管理體制機制不完善導(dǎo)致的。一個檔案館若不能對于整體員工設(shè)置一個行之有效的管理體系，就不能有效的監(jiān)督各員工的檔案工作情況，也缺少了對具體工作內(nèi)容的指示性，造成城建檔案事業(yè)數(shù)字化事業(yè)的工作效率降低。

3.4 工作管理人員素質(zhì)參差不齊

依靠著城鎮(zhèn)經(jīng)濟的騰飛，城建檔案信息的覆蓋方面也在擴展，工作節(jié)奏相比舊時更為緊張。在信息化時代的環(huán)境下，各城建檔案的閱讀者都期望能夠更快的在檔案館中獲取自己需要的城建檔案資料，這對于我們城建檔案館的工作人員可以說是工作能力上的一種考驗。城建檔案作為一種信息資源被人們所閱讀和利用，與普通的期刊資料、暢銷書有所區(qū)別，城建檔案工作者可以在一定程度上給檔案利用者提供便利，協(xié)助利用者更快的獲取自己需要的檔案資料。當(dāng)然各工作者也有義務(wù)，在進(jìn)行城建檔案工作中給各利用者提供口頭或者書面的答疑，促進(jìn)整體檔案的利用率[5]。所以我們不光要求城建檔案工作者的專業(yè)水平，更要求的是工作者要對檔案館藏資料的具體情況和設(shè)施有一定的了解，在工作中表現(xiàn)出更高的管理素質(zhì)，主動地發(fā)現(xiàn)工作中的問題并解決問題。

3.5 建設(shè)滯后

從我國的觀察來看，大部分的城建檔案館數(shù)字化情況令人擔(dān)憂，整體表現(xiàn)出緩慢、滯后于如今信息技術(shù)的整體水平的情況。大部分城建檔案館中由于數(shù)字化水平不足的問題，仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案閱讀，只做到部分檔案文獻(xiàn)實現(xiàn)了數(shù)字化借閱。顯而易見，這些未能達(dá)到全檔案數(shù)字化借閱的檔案館，其內(nèi)部的文件儲存技術(shù)、數(shù)據(jù)庫覆蓋仍然處于低等級的建設(shè)水平，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到全過程數(shù)字化的目標(biāo)，與我國如火如荼的經(jīng)濟建設(shè)和城鎮(zhèn)建設(shè)工程沒有同步得到發(fā)展。

建設(shè)滯后的深遠(yuǎn)影響很可能會造成數(shù)字檔案文件的危險性提升，進(jìn)而可能會造成數(shù)字化檔案被各種因素破壞，包括外來黑客破解存儲程序，篡改文檔信息，這些會是信息化數(shù)字化建設(shè)滯后可能導(dǎo)致的網(wǎng)絡(luò)安全問題。

4 針對城建檔案數(shù)字化建設(shè)難點的對策

4.1 完善計算機數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

要完善對于利用計算機進(jìn)行的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，要做到有效的使用計算機來處理數(shù)字化的檔案信息，實現(xiàn)更高效率的信息加工，一定程度上也提升了讀者檢索、閱讀相應(yīng)檔案信息的速度。傳統(tǒng)模式中檔案信息難以檢索，完善化的計算機數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)用關(guān)鍵字作為檢索工具，高效率完成未來的檔案檢索工作。

以集成化和系統(tǒng)化為目標(biāo)，我們只有逐步實現(xiàn)數(shù)字化功能的建設(shè)，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的配套發(fā)展，才能夠?qū)崿F(xiàn)最終以計算機進(jìn)行數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)。另外，我們在建設(shè)由計算機主導(dǎo)的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中要對系統(tǒng)各種接口考慮優(yōu)化設(shè)計，添加包含圖形處理、掃描等主要接口，方便基層工作人員進(jìn)行日常工作。

4.2 提升檔案處理專業(yè)化水平

城建檔案的核心包含了專業(yè)性和典型性等特征。要保證城建檔案的專業(yè)性，做好城市建設(shè)項目的實施，就必須保證檔案文件的準(zhǔn)確完整，檔案整理工作中就是以這種專業(yè)的理念來保護(hù)文檔的完整性與準(zhǔn)確性?？萍荚诓粩喟l(fā)展，電子文件的儲存與規(guī)整已經(jīng)被各資料管理機構(gòu)廣泛使用并且獲得了一些積極的效果，許多城市的政府都宣布了相應(yīng)的政策，要建成數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施并研究相應(yīng)的管理軟件，嘗試構(gòu)建數(shù)字化的辦公、檔案管理系統(tǒng)，收集數(shù)據(jù)建設(shè)數(shù)據(jù)庫自動化地管理檔案，初步實現(xiàn)辦公自動化。

操作計算機完成的檔案數(shù)字化過程，必須遵循信息化建設(shè)原則、規(guī)律進(jìn)行工作，促進(jìn)檔案管理機構(gòu)在數(shù)字化前提下進(jìn)行的檔案利用程度提高。數(shù)字化工作主要目標(biāo)是方便讀者閱讀，檔案標(biāo)題如果不能直觀表述內(nèi)容，可以在目錄后附加內(nèi)容概要。另一方面檔案管理人員的數(shù)字化工作要注意要對檔案保密并保證檔案的安全，時時謹(jǐn)記保密與安全的原則。提供對外服務(wù)的同時，也應(yīng)該注重計算機的安全防護(hù)工作，比如日常工作時計算機的USB接口和光驅(qū)等進(jìn)行檢查，防止外來人員非法竊取檔案資料或傳播病毒毀壞資料的情況。

盡力加快人力資源建造工作。一是引入高技術(shù)人才。彌補具有計算機、信息化等學(xué)歷為基礎(chǔ)的技術(shù)人員，逐漸改動現(xiàn)有事務(wù)人員部隊專業(yè)結(jié)構(gòu)，達(dá)到具備城建檔案信息化的需求。二是強化在職人員培訓(xùn)。把工作需求的城建檔案著錄、計算機、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等常識以及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范列入事務(wù)學(xué)習(xí)方案，遍及城建檔案信息化專業(yè)常識，不斷提高城建檔案工作人員的常識水平和事務(wù)技術(shù)，全面提高信息化應(yīng)用水平。

4.3 加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和維護(hù)工作

我國目前的應(yīng)用計算機進(jìn)行的城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，在一定程度上仍處過渡階段，大量的檔案還未錄入計算機的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。要做到全面發(fā)展的數(shù)字化工程，首要任務(wù)是數(shù)據(jù)庫環(huán)境的搭建，這在整體數(shù)字化工作中處于核心地位。數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建是一個長期的過程，檔案管理人員也必須尊重事物的發(fā)展規(guī)律由淺入深的完成搭建工作。數(shù)據(jù)庫構(gòu)建及維護(hù)要注意四個要點：①檔案管理人員要精通業(yè)務(wù)且人員配備數(shù)量充足；②檔案管理人員建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，要考慮數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的多樣性，保證未來的數(shù)據(jù)庫使用中既可以滿足讀者多方面的查詢需要，也給日常管理人員增加操作上的便捷性；③要建設(shè)系統(tǒng)化的檔案管理模式，統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)并按安排專業(yè)進(jìn)行計算機內(nèi)數(shù)字化管理軟件的日常維護(hù)和備份操作，保護(hù)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全性。

5 結(jié)論

實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化事業(yè)是實現(xiàn)檔案館資源的再開發(fā)，實現(xiàn)了單單靠改革技術(shù)就實現(xiàn)了全新的管理體系和服務(wù)模式。今后還可以在數(shù)字化城建檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，模擬出更真實的檔案閱讀體驗，方便用戶通過網(wǎng)絡(luò)達(dá)到與紙質(zhì)閱讀同等的效果，甚至還可以擴展更多的檔案資源，形成全國檔案館的數(shù)字化整合系統(tǒng)，有效地把珍貴的城建檔案利用起來?？傊墙n案要實現(xiàn)數(shù)字化的事業(yè)還有很長的路要走，本文通過分析了城建檔案數(shù)字化建設(shè)實際中對應(yīng)的難點總結(jié)出了部分對策，希望能給各市實現(xiàn)城建檔案提供一些解決思路，讓城建檔案事業(yè)數(shù)字化變成城市建設(shè)有力的推手。

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