新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新研究

韓凌

摘 要：人事檔案是指國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用。它是個(gè)人成長的真實(shí)寫照，也是考察能力的重要依據(jù)。因此，人事檔案具有不可替代的重要作用。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；人事檔案管理制度與模式；創(chuàng)新

無論是在國家機(jī)構(gòu)還是企業(yè)中，人力資源工作中的人事檔案管理都是至關(guān)重要的，科學(xué)有效地對(duì)人才進(jìn)行管理，開發(fā)利用企業(yè)的人力資源力量，人事檔案管理在其中都會(huì)發(fā)揮不可替代的作用。雖然隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)十分重視對(duì)人力資源的利用，但在實(shí)際工作中仍然存在一定問題，人事管理部門也需要順應(yīng)時(shí)代，在現(xiàn)有模式中不斷摸索出更多創(chuàng)新性高效方法，以適應(yīng)未來更為快速的發(fā)展。

1 人事檔案管理的重要性

1.1 為人才資源管理和利用提供重要依據(jù)

當(dāng)前，人才競爭在現(xiàn)代社會(huì)的競爭中占據(jù)首要位置。人才是一個(gè)國家發(fā)展的重要基石，而人事檔案就是相關(guān)部門在進(jìn)行人員選用、聘用、獎(jiǎng)懲、管理培訓(xùn)等一系列工作中逐漸形成的，它記錄一個(gè)人的思想道德品質(zhì)、政治覺悟、社會(huì)實(shí)踐能力、業(yè)務(wù)水平、職稱評(píng)價(jià)、養(yǎng)老保險(xiǎn)管理、出國、家庭成員、社會(huì)關(guān)系和身體狀況等，它能為相關(guān)單位提供一個(gè)人系統(tǒng)全面的信息，內(nèi)容詳實(shí)，準(zhǔn)確性高，有利于用人單位作為參考，從中發(fā)現(xiàn)和研究人才的個(gè)性特點(diǎn)和發(fā)展?jié)摿?，有利于用人單位挖掘人才、培養(yǎng)人才和使用人才。

1.2 有利于創(chuàng)建社會(huì)主義和諧社會(huì)

人事檔案伴隨著一個(gè)人的人生，不但是個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷及其活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是社會(huì)不同時(shí)期的歷史面貌的真實(shí)反映?？v觀歷史，它為人事調(diào)動(dòng)、冤案錯(cuò)案的調(diào)查、職稱評(píng)定和考核、工資水平調(diào)整以及個(gè)人和社會(huì)遺留問題的解決等方面提供重要的參考依據(jù)，有利于維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益，是維護(hù)社會(huì)秩序穩(wěn)定，推進(jìn)我國建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)的重要保障。

2 人事檔案管理制度與模式存在的問題

2.1 缺乏人事檔案管理意識(shí)，管理模式過于單一

管理意識(shí)薄弱問題主要源于我國人事檔案管理制度和模式的由來，均為計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的產(chǎn)物，管理人員思想也還停留在傳統(tǒng)階段，只是對(duì)于人員基本學(xué)習(xí)、工作信息原始文字記錄的歸檔和保管，不再深入探究管理的意義；其次認(rèn)識(shí)不到人事檔案及其管理的重要性，實(shí)際情況下檔案管理普遍存在“棄檔”、“人檔分離”以及管理機(jī)構(gòu)過于分散的情況，不遵循檔案管理原則即是不重視人事檔案管理。說到管理模式上，通常企業(yè)等機(jī)構(gòu)采取干部人事檔案管理制度，員工檔案為上級(jí)部門管理，這種單一的管理模式隨著新型企業(yè)的不斷出現(xiàn)，企業(yè)結(jié)構(gòu)不斷趨于復(fù)雜的現(xiàn)狀，很多員工的檔案無法及時(shí)更新，人事檔案各種混淆、混雜，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案與實(shí)際不符的情況，不但發(fā)揮不了人事檔案管理的作用，還不斷出現(xiàn)新的問題，影響員工和企業(yè)發(fā)展。

2.2 人事檔案的真實(shí)性問題日益突出

人事檔案管理中規(guī)定：“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案?！边@是人事檔案制度的重要一條，其目的是為了安全的需要和方便組織管理，但這種高度保密性也導(dǎo)致了人事腐敗的蔓延，降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性。近些年，為了個(gè)人的利益而隨意改變?nèi)耸聶n案的現(xiàn)象屢見不鮮。另外，人事檔案中還存在檔案材料內(nèi)容不準(zhǔn)確、歸檔不齊全等現(xiàn)象?，F(xiàn)有的檔案材料中許多內(nèi)容前后不符及內(nèi)容失真，如“三齡兩歷”記載多樣，前后記載不一致；有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱、獎(jiǎng)懲等材料仍在個(gè)人手中未能及時(shí)歸檔。

2.3 過于注重隱秘性，影響檔案使用

傳統(tǒng)的人事檔案管理因?yàn)樘厥庑孕枰哂斜Ｃ苄?，在想調(diào)用人事檔案時(shí)需要多層審批，實(shí)際上，除了在政審中查閱人事檔案應(yīng)注重保密性外，其余調(diào)用都應(yīng)該酌情而定，避免造成人事檔案管理資源的浪費(fèi)。同時(shí)也因?yàn)檫^于注重隱秘性，很多人事檔案管理工作也缺少必要的監(jiān)督性，容易出現(xiàn)徇私枉法、不能及時(shí)糾錯(cuò)的問題，必要的隱秘性是對(duì)員工自身信息的保護(hù)，但缺少監(jiān)督的隱蔽性，則可能成為影響人力資源管理工作進(jìn)行下去的阻礙。

3 新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新措施

3.1 樹立人事檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)宣傳教育工作

人事檔案管理是人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，是提升企業(yè)機(jī)構(gòu)競爭力重要途徑，所以樹立人事檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)其重要性至關(guān)重要。企業(yè)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)自身必須給予重視，并通過有效途徑培養(yǎng)員工和管理人員這方面意識(shí)和能力，可以邀請相應(yīng)專家教師開展講座、研討會(huì)，讓人力資源管理人員和普通員工認(rèn)識(shí)到檔案的重要性、相應(yīng)保管利用方法，謹(jǐn)記管理原則等，還可以運(yùn)用多種傳媒工具，對(duì)人事檔案管理的重要內(nèi)容廣泛宣傳，提高人們對(duì)其認(rèn)識(shí)和重視度。

3.2 及時(shí)建立和補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容，消除檔案身份限定

現(xiàn)有人事檔案管理制度中，只強(qiáng)調(diào)了政府工作人員、科研人員、國企人員和高學(xué)歷人員需擁有檔案，對(duì)其他人員的檔案則無何要求，這也是造成兩者在社會(huì)身份和地位上存在差異的原因，所以管理制度完善的第一步就是做到人人平等，任何人員都擁有一份屬于自己的檔案，基于我國人口大國的現(xiàn)狀，管理地點(diǎn)為原戶籍所在地，有流動(dòng)需求時(shí)采取郵寄的方式；除此之外，檔案管理還要實(shí)現(xiàn)切實(shí)規(guī)范和監(jiān)管，采取定期的查閱考核制度，規(guī)范管理人員行為和和保證人事檔案的完整。

3.3 明確人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)

在組織人事部門成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)前，人事檔案管理一直由他們統(tǒng)一管理。隨著人事改革的不斷深入，特別是為了適應(yīng)人事制度改革和政府職能轉(zhuǎn)變，各級(jí)政府和組織部門成立的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)，也將流動(dòng)人才的檔案委托或授權(quán)給他們來管理。無論人事檔案的管理權(quán)如何轉(zhuǎn)變，人事檔案管理始終具有公共服務(wù)性質(zhì)，屬公益類工作，政府應(yīng)維持其日常管理費(fèi)用。

3.4 努力提高人事檔案管理信息化水平

現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展日新月異，人事檔案管理引入信息技術(shù)手段勢在必行。人事檔案就相當(dāng)于人才信息資源庫，我們要加快人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，既方便利用者又提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。使人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的軌道。

3.5 培養(yǎng)高水平的專業(yè)人才

要想培養(yǎng)高水平的專業(yè)人才，相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)和考核，提升人事檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作水平。人事檔案管理人員應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，不斷更新自己的檔案管理知識(shí)體系，掌握科學(xué)的、現(xiàn)代的工作方式和管理手段，了解人事制度改革的發(fā)展水平，不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力，在工作中做到高效、準(zhǔn)確無誤。眾所周知，一支專業(yè)能力過硬的團(tuán)隊(duì)是檔案管理工作能否取得成績的關(guān)鍵所在。如果沒有專業(yè)能力較強(qiáng)的人才隊(duì)伍，人事檔案管理工作就難以取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)步。因此，必須建立一支專業(yè)水平過硬、思想水平高、工作效率高的人才隊(duì)伍，為人事檔案管理工作的快速發(fā)展提供保證。

4 結(jié)語

人事檔案管理是有效溝通人才和各項(xiàng)組織機(jī)構(gòu)的平臺(tái)，在提升人才就業(yè)率的基礎(chǔ)上，不斷提高企業(yè)或國家機(jī)構(gòu)的競爭力，但就當(dāng)前我國人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀來看，其重要性還沒有被充分認(rèn)識(shí)到，其管理制度和模式也存在不完善和落后的情況，不能發(fā)揮既定作用的同時(shí)所以需從樹立管理意識(shí)、健全管理制度、完善檔案內(nèi)容以及結(jié)合現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)幾方面努力，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化和信息化，為人才的有效利用和各類組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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