企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

崔春雪

摘 要：隨著當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在積極適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展腳步。在企業(yè)運(yùn)行中，會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠?qū)⑾嚓P(guān)資料加以整合并歸納，能夠及時(shí)為企業(yè)提供所需資料，因此會(huì)計(jì)檔案管理工作尤為重要。

關(guān)鍵詞：企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理；問題；對(duì)策

會(huì)計(jì)檔案是指企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過程中，接收或形成的記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料。

1 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

1.1 沒有足夠重視會(huì)計(jì)檔案管理工作

會(huì)計(jì)檔案作為一項(xiàng)工作成果的信息檔案，其記錄了企業(yè)的成長歷程的核算數(shù)據(jù)信息。會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性并沒有像企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理工作那樣引人注目，這在一定程度上導(dǎo)致了一些工作人員沒有足夠重視檔案管理工作。例如，某些企業(yè)中的會(huì)計(jì)檔案管理只停留在數(shù)據(jù)核算與登記階段，而對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)與保護(hù)缺乏安全意識(shí)。會(huì)計(jì)憑證和相關(guān)賬簿的填寫與審核是傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)時(shí)代就應(yīng)該重視的工作內(nèi)容，而新形勢(shì)下的會(huì)計(jì)檔案管理工作不僅要提高信息化水平，更要保證檔案的安全性。當(dāng)前市場競爭激烈，沒有足夠重視會(huì)計(jì)檔案管理的問題主要出現(xiàn)在一些小型企業(yè)當(dāng)中，而這往往是小型企業(yè)的最致命的生存問題。

1.2 檔案的保管不規(guī)范、不安全，設(shè)施簡陋

會(huì)計(jì)檔案形成后存放庫（室）狹窄、潮濕，沒有防盜門窗和防火設(shè)施，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料隨意堆放，或會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放，以磁盤等為介質(zhì)的電算化會(huì)計(jì)檔案更是沒有專門的保管庫房和相應(yīng)的條件。

1.3 會(huì)計(jì)檔案借閱的手續(xù)不健全

會(huì)計(jì)檔案管理工作中借閱環(huán)節(jié)的規(guī)范性是一直影響會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要原因。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案的借閱人有很多對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不太足，所以對(duì)于很多會(huì)計(jì)檔案的借閱手續(xù)不是太了解。而且很多檔案管理工作人員因?yàn)橹T多原因?qū)τ诮栝喪掷m(xù)的辦理不太重視，這就使得現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案借閱中出現(xiàn)亂借亂還、有借無還、私借私還，沒有專人負(fù)責(zé)，出借時(shí)間、返還時(shí)間、借閱人姓名沒有記錄等不良現(xiàn)象。這給檔案管理工作中的檔案整理、調(diào)閱都帶來了很大的不利。所以說會(huì)計(jì)檔案管理工作借閱的手續(xù)不全也是影響會(huì)計(jì)檔案管理工作工作效率的一個(gè)重要原因。

1.4 會(huì)計(jì)檔案尚未進(jìn)行定期鑒定以及銷毀

會(huì)計(jì)檔案與企業(yè)整體檔案相比，其所占比例較大，因此，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案的有效性與實(shí)用性進(jìn)行鑒定與銷毀是檔案管理人員的工作內(nèi)容之一。但因?yàn)檫@項(xiàng)工作任務(wù)繁重且難度較大，多數(shù)企業(yè)并沒有專業(yè)人員為其鑒定，所以，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理部門會(huì)保留著許多財(cái)務(wù)檔案記錄，同時(shí)也增加了企業(yè)檔案保存室的壓力和管理的工作難度。

1.5 工作人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)有待提高

會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)往往決定了管理工作的質(zhì)量，而電算化會(huì)計(jì)更加考驗(yàn)新時(shí)代下的會(huì)計(jì)工作人員的水平和素質(zhì)。高水平高素質(zhì)的會(huì)計(jì)人員不僅是檔案管理工作的保障，更是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化進(jìn)程的有力保障。當(dāng)前，我國不少企業(yè)的會(huì)計(jì)人員還是一些老員工，其對(duì)會(huì)計(jì)電算化專業(yè)知識(shí)的認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致不少企業(yè)的現(xiàn)狀還不能滿足新形勢(shì)下的檔案管理信息化需求，阻礙了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的信息化。除此之外，會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)不夠會(huì)使得電子會(huì)計(jì)檔案管理做工沒有質(zhì)量保障，甚至于處在混亂不堪的狀態(tài)，這無疑會(huì)給企業(yè)發(fā)展帶來很大不便。

2 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

2.1 對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理給予足夠的重視

雖然會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于小型企業(yè)來說，其利益性不是很明顯，但是，會(huì)計(jì)檔案作為一個(gè)企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)管理資料，其對(duì)于企業(yè)今后的經(jīng)濟(jì)分析是有著莫大的幫助的。小型企業(yè)應(yīng)該在創(chuàng)業(yè)的初期就應(yīng)該重視企業(yè)檔案管理工作，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理法律法規(guī)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管要做到未到期時(shí)嚴(yán)格做好檔案管理保護(hù)工作，到期時(shí)也能夠做到及時(shí)清理和銷毀。只有保證企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的安全完整，才能繼續(xù)促使檔案網(wǎng)絡(luò)化信息化，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管，改善設(shè)施條件

首先，要建立健全會(huì)計(jì)檔案庫（室）管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。做到專人負(fù)責(zé)，妥善保管，存放有序，便于查找，不得隨意堆放，未經(jīng)允許非檔案管理人員不得擅入庫房，確保檔案的保密與安全。會(huì)計(jì)人員不得自行保管會(huì)計(jì)檔案，已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)移交本企業(yè)檔案部門或財(cái)會(huì)部門保管，更不得私自留存。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的企業(yè)或部門，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)移交上級(jí)檔案部門保管并盡快辦理移交手續(xù)。其次，建設(shè)符合會(huì)計(jì)檔案保管條件的檔案庫（室），配備合格的密集架、櫥柜等存儲(chǔ)裝具，以及溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，做到防火、防盜、防潮、防蟲蛀、防塵，對(duì)于以磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片為介質(zhì)的電算化會(huì)計(jì)檔案，更須采用專門存儲(chǔ)設(shè)備和庫房，做到防磁、防震、防火，重要電子檔案做到異地備份。

2.3 完善會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)

檔案借閱手續(xù)的不完善會(huì)使會(huì)計(jì)檔案借閱秩序混亂，而且非常容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作其他環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，所以完善會(huì)計(jì)檔案管理借閱手續(xù)是非常必要的，借閱手續(xù)必須對(duì)于借閱人、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容以及歸還檔案的時(shí)間等多種信息都做一個(gè)記錄。此外應(yīng)該實(shí)現(xiàn)專事專人，責(zé)任到人，這樣對(duì)于手續(xù)完善工作的有效開展也有很大的促進(jìn)作用。

2.4 定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定與銷毀工作

按時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案加以鑒定以及銷毀工作，是完善企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理工作的前提。根據(jù)國家對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面所提出的相關(guān)規(guī)定，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)所有檔案的保存時(shí)間都有規(guī)定，只有會(huì)計(jì)年度財(cái)務(wù)報(bào)告能夠永遠(yuǎn)保存。但在多數(shù)企業(yè)中，假如檔案室面積允許，就會(huì)保存大量超過保管期的檔案，進(jìn)而引起檔案保管混亂，并出現(xiàn)對(duì)所需檔案不能及時(shí)查找等現(xiàn)象。財(cái)務(wù)部門人員可以參考檔案管理的保管時(shí)間，銷毀已經(jīng)到了保管期時(shí)間和沒有使用價(jià)值的檔案；對(duì)檔案內(nèi)容中所涉及的財(cái)務(wù)賬目處理不清的檔案需要將其分類并加以標(biāo)注；對(duì)保管期滿但是仍是在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間內(nèi)的檔案，不能銷毀。

2.5 加大力度培養(yǎng)高水平高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案管理人員

電算化會(huì)計(jì)要求會(huì)計(jì)人員必須要掌握一定的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)。企業(yè)需要改變會(huì)計(jì)人員的“技術(shù)盲”現(xiàn)象，不僅要引入高水平高素質(zhì)的專業(yè)人員，也要采取相應(yīng)措施提高在職人員的技術(shù)水平。例如，定期開展技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，請(qǐng)一些技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)教導(dǎo)，以提高企業(yè)會(huì)計(jì)人員隊(duì)伍的整體業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)，使企業(yè)工作人員不再是單一技術(shù)人員，而是多技術(shù)全面發(fā)展的信息時(shí)代人才。除了培訓(xùn)之外，企業(yè)也需積極引入新設(shè)備新技術(shù)，會(huì)計(jì)檔案管理能夠緊跟時(shí)代潮流，才不至于被時(shí)代淘汰。

2.6 必須建章立制

“沒有規(guī)矩不成方圓”，很多工作的順利開展必須有相應(yīng)的規(guī)章制度來保證。但是因?yàn)闀r(shí)代發(fā)展變化，之前的檔案管理制度在實(shí)際實(shí)施過程中在很多方面都存在一些缺失。所以要想改善會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，首要的任務(wù)就是應(yīng)該建章立制。而且規(guī)章制度對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)的多個(gè)方面都應(yīng)該考慮，這樣規(guī)章制度才會(huì)更加全面。所以規(guī)章制度的確立應(yīng)該通過會(huì)計(jì)檔案管理工作中領(lǐng)導(dǎo)人員的討論商議進(jìn)行不斷完善。

3 結(jié)語

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)長期的工作，并具有較強(qiáng)的綜合性。因此，會(huì)計(jì)檔案管理人員要不斷提升自己的綜合能力，加強(qiáng)自己對(duì)該方面能力的培養(yǎng)與提升，改善自身對(duì)檔案管理工作的不足。同時(shí)，企業(yè)也要大力配合會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作，最好邀請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行指導(dǎo)，幫助該項(xiàng)工作更加科學(xué)高效的完成。

參考文獻(xiàn)

[1]楊惠玲.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2018，（04）：29-31.

[2]呂巖紅.會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].企業(yè)研究，2014（18）：22.

[3]王麗.當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及完善對(duì)策[J].東方企業(yè)文化，2014（02）：33-36.