企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的思路

王玫

摘 要：任何企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展都離不開檔案管理工作，而隨著信息化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的需求，因此企業(yè)檔案管理創(chuàng)新工作成為了企業(yè)的重要工作之一，本文從目前企業(yè)檔案管理存在的問題出發(fā)，提出了當(dāng)前企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的思路，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)企業(yè)的健康快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；思路

企業(yè)檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要的作用，因此開展檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)的一項(xiàng)基本工作，然而當(dāng)前的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的需求，因此，開展企業(yè)檔案管理創(chuàng)新工作已經(jīng)成為必然。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.1 企業(yè)檔案管理模式滯后，相關(guān)制度不健全

當(dāng)前檔案管理模式不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，傳統(tǒng)的檔案管理主要是靠檔案工作人員的記錄，而目前隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，然而很多企業(yè)檔案管理仍然沿用過去的模式，還未引入網(wǎng)絡(luò)化管理模式，相關(guān)的檔案管理制度還不健全，這些都非常容易造成企業(yè)檔案信息的丟失。如果企業(yè)沒有嚴(yán)格的檔案管理制度，檔案資料的存放和使用都無(wú)章法，很容易造成檔案的丟失，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的安全、完整和有效利用。

1.2 企業(yè)檔案管理存在觀念落后，管理手段陳舊的現(xiàn)狀

很多企業(yè)對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)還停留在過去，認(rèn)為檔案管理不過就是簡(jiǎn)單的文件收集和整理工作，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展作用不大，這種陳舊的觀念直接影響檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，造成了企業(yè)檔案利用率低的現(xiàn)狀，不利于企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

1.3 檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)差，工作效率低

一些企業(yè)的檔案管理人員服務(wù)意識(shí)差，工作效率低，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是不熱愛自己的工作，把工作當(dāng)成例行公事，只是簡(jiǎn)單的按時(shí)上下班，沒有花更多的時(shí)間去了解企業(yè)的檔案資料，在工作時(shí)做不到得心應(yīng)手；二是在遇到工作人員查閱資料時(shí)，缺乏積極性和主動(dòng)性，做不到主動(dòng)詢問和幫助；三是在工作中缺乏危機(jī)意識(shí)，不注重自身業(yè)務(wù)能力的提高，服務(wù)質(zhì)量差。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)較低，無(wú)法達(dá)到工作要求

一是很多企業(yè)都沒有專職的檔案管理人員，一般都是兼職，一般情況下只能做到簡(jiǎn)單的收納盒存檔，對(duì)于復(fù)雜的工作則較為困難；二是忽視了檔案的作用，很多檔案管理人員在工作時(shí)輕利用重保存，從而出現(xiàn)了認(rèn)為檔案就是保存起來沒有什么作用的認(rèn)識(shí)，不利于促進(jìn)檔案管理工作的正常開展；三是忽視日常的檔案管理工作，從而在查找起來比較困難，不能滿足日常工作要求。

1.5 檔案設(shè)施建設(shè)滯后， 不注重檔案管理的科學(xué)規(guī)范

目前很多企業(yè)檔案管理設(shè)施還比較簡(jiǎn)陋，只有基本的文件存放柜，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足當(dāng)前信息化時(shí)代的檔案管理工作，當(dāng)前的檔案管理需要配備電腦、掃描儀等信息化處理設(shè)備，這樣就能有條件開展檔案管理的信息化工作，才能滿足企業(yè)發(fā)展的需求。

2 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思路

2.1 檔案管理體制要?jiǎng)?chuàng)新

隨著信息化時(shí)代的到來，電子文件越來越多，因此我們需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，積極開展數(shù)字化檔案管理，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性。檔案管理的體制需要?jiǎng)?chuàng)新，不能再繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理機(jī)制，要根據(jù)當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展實(shí)際來制定符合要求的工作機(jī)制，使檔案管理工作可以有據(jù)可循，有章可循，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作向制度化、程序化發(fā)展，真正形成程序規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的工作機(jī)制。不斷創(chuàng)新檔案管理制度，使企業(yè)的檔案管理符合現(xiàn)代企業(yè)的要求，推進(jìn)檔案管理體系和管理制度的完善和創(chuàng)新，使后期的檔案管理更加科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

2.2 檔案管理模式要?jiǎng)?chuàng)新

管理模式創(chuàng)新就是要改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，將檔案管理成為信息化的管理，使企業(yè)的管理更加系統(tǒng)和信息化。此外，要不斷推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新工作，及時(shí)建立適合企業(yè)實(shí)際的檔案管理模式，為檔案管理信息化奠定良好基礎(chǔ)，從而確保企業(yè)檔案資源的整體性和科學(xué)性，促進(jìn)企業(yè)提高檔案資料的綜合利用效率。

2.3 加大檔案管理工作的投入力度

企業(yè)要進(jìn)一步重視檔案管理工作，加大檔案管理工作的資金投入力度，有了足夠的資金作保障，才能更好地開展檔案管理工作。一是可以購(gòu)買先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備如電腦、掃描儀、打印機(jī)等，為企業(yè)的檔案管理工作提供良好的條件，從而有效提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量；二是可以將資金用于提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，如可以組織員工培訓(xùn)、組織知識(shí)競(jìng)賽等，這樣不僅能有效提高員工素質(zhì)，還可以為檔案管理工作奠定良好的人力基礎(chǔ)；三是不僅有利于企業(yè)檔案管理技術(shù)的提高，還有利于檔案管理工作信息的整合，在一定程度上促進(jìn)企業(yè)的快速健康發(fā)展。

2.4 提高企業(yè)檔案管理的信息化水平

信息化時(shí)代的來臨對(duì)各行各業(yè)都有著非常重大的影響，而企業(yè)的檔案管理工作也要緊跟時(shí)代的腳步，提高信息化管理水平。檔案管理的信息化是指在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代的信息化技術(shù)來開展檔案管理工作，不僅有利于提高檔案工作效率，也有利于提高檔案的保管質(zhì)量，因此企業(yè)必須對(duì)檔案管理工作實(shí)行科學(xué)管理，對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化。具體工作措施如下：一是改變企業(yè)檔案管理工作人員的思想認(rèn)識(shí)，使其真正接收新的技術(shù)和知識(shí)，了解到信息化管理的先進(jìn)性、科學(xué)性和高效性，從而在工作中主動(dòng)運(yùn)用信息化技術(shù)；二是引入先進(jìn)的信息化設(shè)備，提高員工的信息化技術(shù)水平，從而更好地開展檔案信息化管理工作。

2.5 提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，有利于提高企業(yè)檔案管理工作水平，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。一是提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能保證工作人員在工作中做到“胸有成竹”，從而在一定程度上提高工作質(zhì)量和效率；二是提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，只有提高服務(wù)質(zhì)量，才能真正發(fā)揮檔案工作的作用，才能促進(jìn)企業(yè)的健康有序發(fā)展；三是提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，作為檔案管理工作人員必須做好檔案的保密工作，要建立嚴(yán)格的保密制度，保證資料不外傳，要做好檔案的安全保管工作，確保檔案資料的完整。檔案管理工作人員是企業(yè)檔案管理的主要角色，只有其具備良好的業(yè)務(wù)能力、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度、較強(qiáng)的責(zé)任心，才能保證檔案管理工作的順利開展，才能滿足企業(yè)檔案管理工作的需要。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們知道創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的健康有序發(fā)展具有極大的促進(jìn)作用，但是目前我國(guó)的檔案管理創(chuàng)新工作仍然存在著較大問題，具體問題如下：企業(yè)檔案管理模式滯后，相關(guān)制度不健全；二是企業(yè)檔案管理存在觀念落后，管理手段陳舊的現(xiàn)狀；三是檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)差，工作效率低；四是檔案管理人員素質(zhì)較低，無(wú)法達(dá)到工作要求；五是檔案設(shè)施建設(shè)滯后， 不注重檔案管理的科學(xué)規(guī)范。針對(duì)這些問題，我提出了一系列創(chuàng)新檔案管理工作的新思路，一是檔案管理體制要?jiǎng)?chuàng)新；二是檔案管理模式要?jiǎng)?chuàng)新；三是加大檔案管理工作的投入力度；四是提高企業(yè)檔案管理的信息化水平；五是提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。相信通過以上措施的實(shí)施，企業(yè)的檔案管理工作水平能有所提高，從而更好地促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

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