科技檔案資源管理中集成化服務研究

邢雙燕

摘 要：著手于調查研究，針對科技檔案管理以及利用中的主體多元、分散保存以及落后的服務手段等方面的問題進行分析，進一步引入集成化服務理念?？萍紮n案資源集成化服務不只是技術方面的問題而且是系統工程方面的問題，其與體制政策、利益協調以及管理機制等諸多方面存在聯系。由此，本文首先分析了科技檔案資源管理中存在的問題，其后從科技檔案信息檢索服務模塊設計、參考咨詢服務模塊設計以及信息發(fā)布模塊設計、個性化服務模塊設計四方面闡述了科技檔案資源集成化的相關服務。

1 科技檔案資源管理中存在的問題

科技檔案不僅能夠在真實記錄科技進步成果而且可以真實記錄人類科技生產活動情況，故其作為一種重要的科技信息資源蘊含著重要的經濟價值，且能夠促進經濟的發(fā)展。針對目前科技檔案需求與服務的現狀情況進行分析，針對本身范圍內的科技檔案資源服務狀況進行了調查和研究，其中設計調查的對象為檔案館、企事業(yè)檔案、教育機構和政府工作人員，采用調查問卷的形式進行信息收集。共發(fā)出100張問卷，收回80張。調查分析發(fā)現，就資源分布狀況而言，受到不同科技檔案權屬主體多元性的影響，其存在科技檔案保存現象分散和科技檔案資源集成較難的情況；就服務手段層面而言，傳統手工服務依然占據著主導地位，現代信息較少應用到科技檔案管理中；就供需矛盾分析而言，不斷在增長的用戶需求與一站式服務之間不相符合[1]。

2 科技檔案資源集成化服務模塊設計

2.1 信息發(fā)布服務模塊的設計

科技檔案信息資源服務的基礎是科技檔案信息發(fā)布平臺，科技檔案信息服務平臺主要是借助于多種服務渠道收集、整理、編目和編研科技檔案信息，并以用戶的根本需求為依據發(fā)布多種類型的科技信息，其主要目的在于，滿足不同用戶在科技檔案信息方面的需求[2]。以科技資源信息的類別以及內容為依據，從科技檔案資源、政策法規(guī)信息、機構信息以及中介信息、專家信息等多個領域區(qū)分信息發(fā)布功能。就科技檔案資源發(fā)布模塊而言，其首先需要設計專門的欄目以便于發(fā)布科技檔案集成服務平臺資源目錄，并定期將其平臺收錄數據庫、資源條目信息予以發(fā)布；其次，重點關注資源目錄導航界面的設計，以數據庫中涵蓋的檔案信息為依據依照不同類別、時間以及機構等形式特征開展導航工作，以便于用戶能夠清晰的明確館藏內容等系統涵蓋信息。以資源保密的等級設定檔案內容呈現的方式，其中未涉密的信息應當事先在線全文瀏覽，而且涉密的信息應該有獲取的渠道以及方式。明確平臺信息數據庫是機構信息發(fā)布的意義所在，繼而實現從來源特征上幫助用戶開展導航工作?？萍紮n案信息服務平臺的統計分析系統以機構發(fā)出的信息特征為依據，為機構提供部分需求信息以便更好地開展推送服務工作。發(fā)布機構信息在一定程度上便利了用戶獲取涉密信息并為其提供了信息獲取渠道，但需要用戶及時且準確地更新維護自身信息。

2.2 檢索服務模塊的設計

科技檔案安心服務模塊作為科技檔案信息利用的主要途徑，其不僅能夠提供科技檔案及相關編研產品的檢索，而且能夠提供科技檔案及相關編研產品的下載。

檢索服務模塊設計的關鍵在于借助于設計用戶友好頁面而提供更為便捷的用戶操作方式，借助于嵌入多種檢索功能提高用戶檢索的廣度和深度[3]?？萍紮n案信息的描述是檢索服務開展的前提，而選擇檔案著錄標準直接對檢索的效果以及效率造成影響。就當前著錄標準而言，不同類型的科技檔案在著錄方法以及著錄項目上均存在差異，故需要開發(fā)一種通用的著錄工具以滿足科技檔案資源標準化的實現要求。易用性是用戶界面友好的關鍵所在，關鍵詞檢索符合用戶在易用性方面的需求，但是其易擴大檢索結果進而降低檢索的準確性。高級檢索界面在一定程度上擴充了檢索的限定添加，進而滿足了用戶關于建細化檢索的要求。以現有技術條件為依據，采用跨庫檢索技術符合在異構分布的數據庫中的信息內容查找工作的要求。

2.3 數字參考咨詢服務模塊設計

虛擬參考咨詢服務作為一種問答式服務，是在網絡基礎上建立的用戶與專家、學科專門知識之間的聯系，科技檔案信息服務平臺虛擬參考咨詢以Web2.0為技術職稱，其是以用戶作為中心的互動服務模式[4]。在平臺中開展虛擬參考咨詢服務活動能夠實現科技檔案信息資源的共享、共建，滿足科技檔案服務數字化的需要，并有助于各主體間的溝通交流；此外，虛擬參考咨詢服務產生的社會效應HIA有助于擴大科技檔案信息價值的作用范圍。Web2.0技術在一定程度上為數字參考咨詢服務提供了即時通訊等豐富技術條件，而現代通訊技術可為參考咨詢服務通過運行所需的基本環(huán)境，而知識以及專家經驗等非技術性因素在參考咨詢服務中具有重要作用。數字參考咨詢服務的本質是將專家指揮知識檢索服務予以引入。其中咨詢服務專家不應該僅僅限制在檔案管理機構，這是因為檔案管理機構能夠專門解答檔案領域方面的問題，但關于檔案用途的需求限制與檔案內容方面，其無法解答技術性和專業(yè)性的問題。故構成咨詢服務專家應該選納入企業(yè)科技檔案領域、基層科技檔案管理部門以及專業(yè)技術領域的研究者。在參考咨詢服務的過程中，對于咨詢服務專家隱形知識線下的過程予以高度重視，并從參考咨詢結果角度查看專家反饋的相關結果，進而得出吸引研究的解決方案。

2.4 個性化服務模塊設計

在現代信息服務中，應用相對較為廣泛的一種服務模式便是個性化服務模式，其核心原則是以用戶不斷變化的需求為依據開展具有針對性的服務，其中紅點是信息的定制和推送服務。在用戶登錄到集成化服系統用戶界面之后，聚集了用戶的檢索內容以及瀏覽痕跡等方面的信息，進而形成用戶模型。就用戶模型而言，其不僅是對于用戶類別、行業(yè)領域等信息的描述，而且是對于檢索習慣、檢索內容等信息的描述，用戶模型以此類型的信息為依據向數據庫發(fā)送相關檢索請求，集成化服務系統將檢索的結果定期向用戶推送；而用戶定制則清晰地描述了自己對于信息的需求?，F代信息技術不僅為信息定制提供了較好的技術環(huán)境，而且為信息推送提供了較好的技術環(huán)境，包括標簽技術、RSS技術等。科技檔案信息服務平臺中采用RSS技術實現對于科技檔案信息資源內容的聚合、個性化信息服務以及信息推送?，F代信息技術在實際應用的過程中，平臺管理人員以學科、專業(yè)以及主題等分類整理各種新聞信息、學術動態(tài)信息以及各類別科技資源信息等。以RSS標準規(guī)范為依據生成RSS頻道，并將學科、主題等相關內容聚合到科技檔案信息資源服務平臺閱讀器中，隨后將生產的內容推送給用戶，滿足用戶個性化定制需求，極大的節(jié)省用戶信息查詢所需的時間。將標簽技術運用到科技檔案信息資源服務平臺中的主要目的是，滿足用戶在信息個性化方面的需求，其一用戶自身特點、愛好以及需求為依據管理和組織信息，以便于用戶能夠更為快速地獲取和瀏覽科技檔案信息資源。

3 結束語

科技檔案資源集成化服務不只是技術方面的問題而且是系統工程方面的問題，其與體制政策、利益協調以及管理機制等諸多方面存在聯系。科技檔案信息資源集成化服務以合理整合。共享科技檔案信息以及滿足用戶全方位科技檔案信息需求為目標，其由科技檔案信息檢索服務、個性化服務、參考咨詢服務以及信息發(fā)布等四個模塊共同組成。

參考文獻

[1]劉洪飛.科技檔案資源集成化服務研究[J]. 黑龍江史志，2014，11（07）：142.

[2]張衛(wèi)東，張帥，劉夢瑩.科技檔案資源集成化服務研究[J].檔案學通訊，2012，14（06）：45-48.

[3]呂小輝.加強科技檔案的利用和服務功能[J].新經濟，2016，4（05）：126.

[4]孟麗華.淺談如何做好企業(yè)科技檔案收集工作[J].黑龍江檔案，2014，6（06）：111.