科技檔案資源管理中集成化服務(wù)研究

邢雙燕

摘 要：著手于調(diào)查研究，針對科技檔案管理以及利用中的主體多元、分散保存以及落后的服務(wù)手段等方面的問題進(jìn)行分析，進(jìn)一步引入集成化服務(wù)理念。科技檔案資源集成化服務(wù)不只是技術(shù)方面的問題而且是系統(tǒng)工程方面的問題，其與體制政策、利益協(xié)調(diào)以及管理機(jī)制等諸多方面存在聯(lián)系。由此，本文首先分析了科技檔案資源管理中存在的問題，其后從科技檔案信息檢索服務(wù)模塊設(shè)計(jì)、參考咨詢服務(wù)模塊設(shè)計(jì)以及信息發(fā)布模塊設(shè)計(jì)、個性化服務(wù)模塊設(shè)計(jì)四方面闡述了科技檔案資源集成化的相關(guān)服務(wù)。

1 科技檔案資源管理中存在的問題

科技檔案不僅能夠在真實(shí)記錄科技進(jìn)步成果而且可以真實(shí)記錄人類科技生產(chǎn)活動情況，故其作為一種重要的科技信息資源蘊(yùn)含著重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，且能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。針對目前科技檔案需求與服務(wù)的現(xiàn)狀情況進(jìn)行分析，針對本身范圍內(nèi)的科技檔案資源服務(wù)狀況進(jìn)行了調(diào)查和研究，其中設(shè)計(jì)調(diào)查的對象為檔案館、企事業(yè)檔案、教育機(jī)構(gòu)和政府工作人員，采用調(diào)查問卷的形式進(jìn)行信息收集。共發(fā)出100張問卷，收回80張。調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，就資源分布狀況而言，受到不同科技檔案權(quán)屬主體多元性的影響，其存在科技檔案保存現(xiàn)象分散和科技檔案資源集成較難的情況；就服務(wù)手段層面而言，傳統(tǒng)手工服務(wù)依然占據(jù)著主導(dǎo)地位，現(xiàn)代信息較少應(yīng)用到科技檔案管理中；就供需矛盾分析而言，不斷在增長的用戶需求與一站式服務(wù)之間不相符合[1]。

2 科技檔案資源集成化服務(wù)模塊設(shè)計(jì)

2.1 信息發(fā)布服務(wù)模塊的設(shè)計(jì)

科技檔案信息資源服務(wù)的基礎(chǔ)是科技檔案信息發(fā)布平臺，科技檔案信息服務(wù)平臺主要是借助于多種服務(wù)渠道收集、整理、編目和編研科技檔案信息，并以用戶的根本需求為依據(jù)發(fā)布多種類型的科技信息，其主要目的在于，滿足不同用戶在科技檔案信息方面的需求[2]。以科技資源信息的類別以及內(nèi)容為依據(jù)，從科技檔案資源、政策法規(guī)信息、機(jī)構(gòu)信息以及中介信息、專家信息等多個領(lǐng)域區(qū)分信息發(fā)布功能。就科技檔案資源發(fā)布模塊而言，其首先需要設(shè)計(jì)專門的欄目以便于發(fā)布科技檔案集成服務(wù)平臺資源目錄，并定期將其平臺收錄數(shù)據(jù)庫、資源條目信息予以發(fā)布；其次，重點(diǎn)關(guān)注資源目錄導(dǎo)航界面的設(shè)計(jì)，以數(shù)據(jù)庫中涵蓋的檔案信息為依據(jù)依照不同類別、時(shí)間以及機(jī)構(gòu)等形式特征開展導(dǎo)航工作，以便于用戶能夠清晰的明確館藏內(nèi)容等系統(tǒng)涵蓋信息。以資源保密的等級設(shè)定檔案內(nèi)容呈現(xiàn)的方式，其中未涉密的信息應(yīng)當(dāng)事先在線全文瀏覽，而且涉密的信息應(yīng)該有獲取的渠道以及方式。明確平臺信息數(shù)據(jù)庫是機(jī)構(gòu)信息發(fā)布的意義所在，繼而實(shí)現(xiàn)從來源特征上幫助用戶開展導(dǎo)航工作。科技檔案信息服務(wù)平臺的統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)以機(jī)構(gòu)發(fā)出的信息特征為依據(jù)，為機(jī)構(gòu)提供部分需求信息以便更好地開展推送服務(wù)工作。發(fā)布機(jī)構(gòu)信息在一定程度上便利了用戶獲取涉密信息并為其提供了信息獲取渠道，但需要用戶及時(shí)且準(zhǔn)確地更新維護(hù)自身信息。

2.2 檢索服務(wù)模塊的設(shè)計(jì)

科技檔案安心服務(wù)模塊作為科技檔案信息利用的主要途徑，其不僅能夠提供科技檔案及相關(guān)編研產(chǎn)品的檢索，而且能夠提供科技檔案及相關(guān)編研產(chǎn)品的下載。

檢索服務(wù)模塊設(shè)計(jì)的關(guān)鍵在于借助于設(shè)計(jì)用戶友好頁面而提供更為便捷的用戶操作方式，借助于嵌入多種檢索功能提高用戶檢索的廣度和深度[3]?？萍紮n案信息的描述是檢索服務(wù)開展的前提，而選擇檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)直接對檢索的效果以及效率造成影響。就當(dāng)前著錄標(biāo)準(zhǔn)而言，不同類型的科技檔案在著錄方法以及著錄項(xiàng)目上均存在差異，故需要開發(fā)一種通用的著錄工具以滿足科技檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)要求。易用性是用戶界面友好的關(guān)鍵所在，關(guān)鍵詞檢索符合用戶在易用性方面的需求，但是其易擴(kuò)大檢索結(jié)果進(jìn)而降低檢索的準(zhǔn)確性。高級檢索界面在一定程度上擴(kuò)充了檢索的限定添加，進(jìn)而滿足了用戶關(guān)于建細(xì)化檢索的要求。以現(xiàn)有技術(shù)條件為依據(jù)，采用跨庫檢索技術(shù)符合在異構(gòu)分布的數(shù)據(jù)庫中的信息內(nèi)容查找工作的要求。

2.3 數(shù)字參考咨詢服務(wù)模塊設(shè)計(jì)

虛擬參考咨詢服務(wù)作為一種問答式服務(wù)，是在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上建立的用戶與專家、學(xué)科專門知識之間的聯(lián)系，科技檔案信息服務(wù)平臺虛擬參考咨詢以Web2.0為技術(shù)職稱，其是以用戶作為中心的互動服務(wù)模式[4]。在平臺中開展虛擬參考咨詢服務(wù)活動能夠?qū)崿F(xiàn)科技檔案信息資源的共享、共建，滿足科技檔案服務(wù)數(shù)字化的需要，并有助于各主體間的溝通交流；此外，虛擬參考咨詢服務(wù)產(chǎn)生的社會效應(yīng)HIA有助于擴(kuò)大科技檔案信息價(jià)值的作用范圍。Web2.0技術(shù)在一定程度上為數(shù)字參考咨詢服務(wù)提供了即時(shí)通訊等豐富技術(shù)條件，而現(xiàn)代通訊技術(shù)可為參考咨詢服務(wù)通過運(yùn)行所需的基本環(huán)境，而知識以及專家經(jīng)驗(yàn)等非技術(shù)性因素在參考咨詢服務(wù)中具有重要作用。數(shù)字參考咨詢服務(wù)的本質(zhì)是將專家指揮知識檢索服務(wù)予以引入。其中咨詢服務(wù)專家不應(yīng)該僅僅限制在檔案管理機(jī)構(gòu)，這是因?yàn)闄n案管理機(jī)構(gòu)能夠?qū)ｉT解答檔案領(lǐng)域方面的問題，但關(guān)于檔案用途的需求限制與檔案內(nèi)容方面，其無法解答技術(shù)性和專業(yè)性的問題。故構(gòu)成咨詢服務(wù)專家應(yīng)該選納入企業(yè)科技檔案領(lǐng)域、基層科技檔案管理部門以及專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的研究者。在參考咨詢服務(wù)的過程中，對于咨詢服務(wù)專家隱形知識線下的過程予以高度重視，并從參考咨詢結(jié)果角度查看專家反饋的相關(guān)結(jié)果，進(jìn)而得出吸引研究的解決方案。

2.4 個性化服務(wù)模塊設(shè)計(jì)

在現(xiàn)代信息服務(wù)中，應(yīng)用相對較為廣泛的一種服務(wù)模式便是個性化服務(wù)模式，其核心原則是以用戶不斷變化的需求為依據(jù)開展具有針對性的服務(wù)，其中紅點(diǎn)是信息的定制和推送服務(wù)。在用戶登錄到集成化服系統(tǒng)用戶界面之后，聚集了用戶的檢索內(nèi)容以及瀏覽痕跡等方面的信息，進(jìn)而形成用戶模型。就用戶模型而言，其不僅是對于用戶類別、行業(yè)領(lǐng)域等信息的描述，而且是對于檢索習(xí)慣、檢索內(nèi)容等信息的描述，用戶模型以此類型的信息為依據(jù)向數(shù)據(jù)庫發(fā)送相關(guān)檢索請求，集成化服務(wù)系統(tǒng)將檢索的結(jié)果定期向用戶推送；而用戶定制則清晰地描述了自己對于信息的需求?，F(xiàn)代信息技術(shù)不僅為信息定制提供了較好的技術(shù)環(huán)境，而且為信息推送提供了較好的技術(shù)環(huán)境，包括標(biāo)簽技術(shù)、RSS技術(shù)等?？萍紮n案信息服務(wù)平臺中采用RSS技術(shù)實(shí)現(xiàn)對于科技檔案信息資源內(nèi)容的聚合、個性化信息服務(wù)以及信息推送?，F(xiàn)代信息技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用的過程中，平臺管理人員以學(xué)科、專業(yè)以及主題等分類整理各種新聞信息、學(xué)術(shù)動態(tài)信息以及各類別科技資源信息等。以RSS標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為依據(jù)生成RSS頻道，并將學(xué)科、主題等相關(guān)內(nèi)容聚合到科技檔案信息資源服務(wù)平臺閱讀器中，隨后將生產(chǎn)的內(nèi)容推送給用戶，滿足用戶個性化定制需求，極大的節(jié)省用戶信息查詢所需的時(shí)間。將標(biāo)簽技術(shù)運(yùn)用到科技檔案信息資源服務(wù)平臺中的主要目的是，滿足用戶在信息個性化方面的需求，其一用戶自身特點(diǎn)、愛好以及需求為依據(jù)管理和組織信息，以便于用戶能夠更為快速地獲取和瀏覽科技檔案信息資源。

3 結(jié)束語

科技檔案資源集成化服務(wù)不只是技術(shù)方面的問題而且是系統(tǒng)工程方面的問題，其與體制政策、利益協(xié)調(diào)以及管理機(jī)制等諸多方面存在聯(lián)系?？萍紮n案信息資源集成化服務(wù)以合理整合。共享科技檔案信息以及滿足用戶全方位科技檔案信息需求為目標(biāo)，其由科技檔案信息檢索服務(wù)、個性化服務(wù)、參考咨詢服務(wù)以及信息發(fā)布等四個模塊共同組成。

參考文獻(xiàn)

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