淺談企業(yè)工程技術檔案的管理

易志艷

摘 要：在企業(yè)的發(fā)展過程中，工程技術檔案是一項十分重要的第一手資料。每一個企業(yè)從提出項目、籌備項目，到購買設備和投入生產的整個過程中，都需要大量的檔案資料記錄。其中包括企業(yè)的征地、建設、設備和生產等。這些資料的記錄和存放，有利于企業(yè)在發(fā)展過程中進行回顧思考，幫助企業(yè)提供更優(yōu)質的技術生產和創(chuàng)新服務。因此，要加強對企業(yè)工程技術檔案的有效管理，延長檔案的存放時間，充分發(fā)揮工程技術檔案的作用。本文就將從工程技術檔案的資料收集、資料的整理和資料的管理安全等方面進行探討，以幫助更多企業(yè)實現(xiàn)工程技術檔案資料的科學管理事項。

關鍵詞：企業(yè)；工程技術檔案；檔案管理

1 企業(yè)工程技術檔案的收集和整理的工作

任何企業(yè)中檔案管理的前提是資料的收集和整理也是企業(yè)工程技術檔案管理最基礎的工作。但是，由于檔案資料內容復雜，工作繁重，許多檔案整理人員面對這些資料會不知所措。所以整齊、完備的做好檔案收集和整理的工作非常重要。

1.1 掌握企業(yè)工程技術相關信息

資料的收集是檔案整理的第一步。檔案工作人員要從檔案資料的源頭抓起，隨時跟蹤掌握工程項目的進展情況，保持與工程項目負責人、施工單位技術負責人、項目監(jiān)理的溝通，及時記錄工程不同時期的資料。在資料收集的過程中，要保證資料的質量和工作的效率。

1.2 檔案收集和整理的相關要求

為了保證企業(yè)工程技術檔案管理的質量，要從檔案的收集階段抓起。要做到以下這些注意事項：1）檔案管理員要加強業(yè)務素質 的培養(yǎng)和專業(yè)技能的學習，熟悉《建設工程文件整理與規(guī)范》條例及相應的規(guī)章制度，樹立高度的責任心和愛崗精神。2）資料收集時一定要保證原始資料的真實性、完整性，要做到簽字不缺不漏，紙張在收集時就沒有破損，字跡要足夠清晰，可以辨別。3）檔案整理時要做到按照一定的標準進行分類，如施工前期的資料收集（決策立項文件、建設用地、土地征用、三同時批復文件等）、施工過程資料的收集（施工記錄、施工圖審查、工程量核定、、設備資料、監(jiān)理資料等）、竣工資料的收集（竣工報告、參建單位對工程的驗收文件、工程參建的責任主體資料等。4）歸檔時的規(guī)范管理。資料收集齊全后要進行整理歸檔，這就要求封面與檔號章、檔案盒與脊背都要統(tǒng)一標準，檔案盒統(tǒng)一采用無酸紙，按資料的薄厚不一采用規(guī)定的檔案盒整齊擺放，美觀整潔，便于查檔利用。

1.3 電子檔案的建立

隨著科學技術的不斷發(fā)展，工程技術檔案中電子檔案的存放和管理也越來越重要，它為企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新提供相應的信息支持。目前電子檔案的載體很多，有紙質檔案的掃描件，影像件、多媒體文件、圖像文件、聲音文件等。其存儲方式有磁盤和光盤、計算機。磁盤和光盤一般存放在專屬的防磁柜，計算機存儲要與企業(yè)網(wǎng)絡管理人員定期檢查和清除計算機病毒，拒收含有病毒文件的數(shù)據(jù)文件。所收集的電子文件按機構、年度、保管期限、問題進行分類，填寫著錄和檢索目錄。

2 做好企業(yè)工程技術檔案安全保管工作

企業(yè)工程技術檔案中最重要的是底圖，所以底圖的管理便成為檔案管理中的重點工作。想要使底圖的保管科學、安全、高效，就要選擇使用最科學的管理方法。

2.1 平放法

這是一種最直接的存放方法。將底圖按照大小的不同進行分類，并將同一類別的底圖疊放在一起，直接放在儲存檔案的柜子中，再將不同類別的底圖用鋼卡進行隔離。這種直接平放的方法雖然可以使得紙張免除了被折疊和摩擦，增加了一定的使用壽命，但是按照紙張的大小進行分類存放，會導致同一個工程的底圖不在同一個地方，不利于之后的翻閱。同時，由于底圖直接存放，使得其占據(jù)的空間較大，由此增加了相應的成本。如果按照這種存放方法，表面上底圖沒有被折疊，看似壽命較長，但是如果有拿出底圖的需要時，就會對所有的底圖造成磨損，傷害反而更大。

2.2 折疊存放法

這種方法是將同一個項目的所有底圖按照一定的大小進行折疊存放，同時用牛皮紙進行包裝保管，再分類放置在底圖柜中。這種存放方法由于粘貼的有相應的卡片，因此查閱方便，同時還可以充分的利用底圖柜的空間，節(jié)省資源。但是這種方法是直接將地圖進行折疊，經(jīng)過長時間的存放之后，紙張容易破裂，壽命較短，不太利于地圖長期的存放。

2.3 簡式存放法

這種方法就是將同一個項目或者工程的底圖按照統(tǒng)一的標準進行折疊，再統(tǒng)一卷成圓筒的形狀，之后放置在經(jīng)過防止生銹的圓通內部，加蓋之后就可以成為一個獨立的保存單位。經(jīng)過這種方法處理的底圖可以有效避免光線、害蟲等外界因素的腐蝕和侵害，使得底圖得到高效的保存。但是由于紙張經(jīng)過卷曲之后非常容易發(fā)生卷曲，如果需要拿出查閱和進行曬印藍圖，相關的工作的流程會增加，由此對底圖造成的二次操作也會影響其存放的壽命。

2.4 筒式平放法

這三種方法各有優(yōu)缺點，但是隨著經(jīng)驗的增加，我們就企業(yè)工程技術檔案管理總結了新的方法：筒式平放法。這種方法就是將同一個工程中的圖紙按照一定的順序進行排列，在卷成卷之后直接在外部包上牛皮紙，貼上底圖卡片之后就可以直接存放了。這種方法可以兼顧存放空間和使用年限的需求。

3 結論

企業(yè)的工程技術檔案是非常重要的資料，因此，對它的管理也發(fā)揮著至關重要的作用。因此，企業(yè)要加強對工程技術檔案的管理，用科學有效的方法發(fā)揮其對于企業(yè)發(fā)展的重要作用。

參考文獻

[1]武晉梅.淺談工程技術檔案管理.《江西建材》，2015（11）：286-286