干部人事檔案的探討

辛敏思

摘 要：干部人事檔案是記錄個(gè)人主要經(jīng)歷，政治面貌，品德作風(fēng)等情況的文件材料，在人生的重要時(shí)期起到佐證和參考作用。隨著干部人事檔案改版、干部檔案核查等工作的開(kāi)展，機(jī)關(guān)、事業(yè)單位越來(lái)越重視人事檔案管理，規(guī)范干部人事檔案材料的歸檔、裝訂、改版，成了人事干部的重要工作之一。

1 人事檔案的意義及重要性

1.1 人事檔案的歷史意義

我國(guó)人事檔案具有悠久歷史，從商周萌芽，到漢代起源，經(jīng)歷唐宋元明清的初步發(fā)展，經(jīng)歷了最初的雛形發(fā)展并逐步豐富完善起來(lái)，成為我國(guó)乃至人類(lèi)社會(huì)的一筆寶貴財(cái)富，這些文化遺產(chǎn)為后人了解歷史、研究歷史提供了豐富翔實(shí)的素材。

它是記載著我們?nèi)松?jīng)歷的一份完整的歷史記錄，借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。

1.2 干部人事檔案的重要作用

毛主席曾說(shuō)：“性命可能犧牲，檔案文件是不能丟掉的；任何時(shí)候都要注意保護(hù)檔案文件，因?yàn)樗P(guān)系到人們的命運(yùn)和前途”。人事檔案，從個(gè)人身份上分為干部和工人檔案，所有統(tǒng)招的大專(zhuān)以上學(xué)歷畢業(yè)生畢業(yè)以后，在檔案記載上都被認(rèn)定為干部，否則被認(rèn)定為工人。干部檔案一般從高中或大專(zhuān)時(shí)期開(kāi)始建立，記錄了個(gè)人學(xué)習(xí)、黨團(tuán)等經(jīng)歷，包括學(xué)籍檔案、成績(jī)單、黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲材料等。在參加工作后，記載著個(gè)人的工作歷程，包括考核鑒定、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)晉升、獎(jiǎng)勵(lì)處分、工資級(jí)別變動(dòng)以及職務(wù)任免等材料，這些都作為考察和了解干部的重要依據(jù)，是研究干部工作規(guī)律的重要資料。此外，它還是維護(hù)干部合法權(quán)益的可靠憑證，是黨和國(guó)家的寶貴史料，也是垂訓(xùn)后世的高貴財(cái)富。

為了對(duì)干部人事工作起到規(guī)范、檢查、監(jiān)督作用，干部人事檔案統(tǒng)一由單位人事組織部門(mén)管理，是人事工作中的重要環(huán)節(jié)之一。組工干部在日常管理和歸類(lèi)整理必須要按要求規(guī)范整理、及時(shí)歸檔，不得擅自涂改、弄虛作假，要做到嚴(yán)格審核，確保檔案材料來(lái)源真實(shí)可靠、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。

2 干部人事檔案的管理

2.1 檔案材料收集和審核

為了使人事檔案能夠適應(yīng)干部工作的需要，要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集干部任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績(jī)的材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。

人事檔案材料進(jìn)行歸類(lèi)入檔前，必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)完整齊全，對(duì)象明確，手續(xù)完備，經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案，并做到完整、真實(shí)、及時(shí)、規(guī)范等四點(diǎn)要求。完整，是要將記載干部本人德、能、勤、績(jī)、廉的各方面材料收集齊全，使干部檔案能夠反映干部本人的基本面貌，收集到的每份檔案材料要齊全；真實(shí)，是指檔案材料須文字清楚，沒(méi)有涂改造假，沒(méi)有與實(shí)際情況不符合的信息；及時(shí)，是在開(kāi)展檔案工作過(guò)程中，要隨時(shí)注意收集需要?dú)w檔的材料，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸；規(guī)范，是要保證檔案材料收集歸檔工作質(zhì)量，歸檔的材料必須屬于同一立卷對(duì)象，是《收集歸檔規(guī)定》確定的歸檔范圍內(nèi)，并辦理完畢的正式材料。組工干部在收集檔案材料的同時(shí)，也需做好材料審核工作，認(rèn)真核實(shí)每份歸檔材料上的姓名、出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、民族、籍貫等自然情況是否與檔案其他材料記載一致。凡經(jīng)鑒別確認(rèn)不真實(shí)的材料以及未經(jīng)組織查證核實(shí)的材料，要清出處理。此外，在收集檔案材料的過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)材料有出現(xiàn)破損、殘缺、大小不一致、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象，須用檔案專(zhuān)用宣紙補(bǔ)缺，防止材料進(jìn)一步破損。

2.2 檔案的保管和保護(hù)

根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對(duì)干部檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管。檔案保存得是否妥當(dāng)，關(guān)系到檔案壽命的長(zhǎng)短，因此，檔案庫(kù)房要做到隔熱防潮的效果。另外，為避免檔案在保存中受到損害，更要對(duì)檔案進(jìn)行防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲(chóng)、防水等“八防”的措施處理。就廣東省而言，屬于熱帶和亞熱帶季風(fēng)氣候區(qū)，每年三、四月屬潮濕霉雨天氣，在此月份內(nèi)應(yīng)注意做好檔案的防潮工作，可通過(guò)機(jī)器進(jìn)行除濕，保持檔案室內(nèi)干燥。對(duì)于存放已久的歷史檔案，蟲(chóng)害是最嚴(yán)重的危害之一，常見(jiàn)于離退休干部的檔案中。檔案害蟲(chóng)能通過(guò)庫(kù)房的門(mén)窗縫隙等進(jìn)入庫(kù)內(nèi)，也會(huì)在檔案的收集、整理、利用的過(guò)程中帶入，其破壞的形式主要是啃咬，使檔案殘破，另外，害蟲(chóng)的糞便及其它排泄物還能污染檔案，使紙質(zhì)檔案沾粘在一起，所以檔案害蟲(chóng)是破壞檔案材料的大敵。要減少檔案害蟲(chóng)對(duì)檔案造成的危害，需要定期地抽查，如發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害，即立刻要對(duì)檔案進(jìn)行消毒殺蟲(chóng)處理，對(duì)剛接收進(jìn)庫(kù)的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，帶有害蟲(chóng)的檔案要必須做好消毒殺蟲(chóng)才能入庫(kù)。做好防蟲(chóng)工作，在檔案柜里放置防蟲(chóng)藥，將出現(xiàn)蟲(chóng)蛀的檔案與其他檔案分開(kāi)存放，定期更換防蟲(chóng)藥，防止害蟲(chóng)滋生蔓延。

3 人事檔案的轉(zhuǎn)遞

干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作是在干部工作調(diào)動(dòng)、辭職或職務(wù)變動(dòng)后，人事檔案管理部門(mén)將其檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位干部人事檔案部門(mén)。人事檔案的轉(zhuǎn)遞，應(yīng)符合合格、及時(shí)、安全、規(guī)范四點(diǎn)要求。轉(zhuǎn)遞的檔案要按照干部檔案審核整改的要求，制訂干部人事檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。檔案轉(zhuǎn)出單位要按照標(biāo)準(zhǔn)，把握信息準(zhǔn)確、材料齊全、手續(xù)完備、整理規(guī)范的要求，對(duì)需要轉(zhuǎn)出的干部檔案嚴(yán)格進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案認(rèn)真進(jìn)行整改，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。對(duì)有調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)的干部，在其新單位考察結(jié)束后，由新單位提供“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，將檔案移交至該單位人事檔案管理部門(mén)；辭職的干部檔案，應(yīng)在干部本人辦理離職手續(xù)后，及時(shí)將其檔案移交到當(dāng)?shù)厝肆Y源市場(chǎng)保管。辦理人事檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，檔案必須嚴(yán)密包封，通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專(zhuān)人送取，嚴(yán)禁郵寄或交干部本人自帶，對(duì)個(gè)人攜帶檔案的，檔案管理部門(mén)應(yīng)拒絕接收。轉(zhuǎn)遞時(shí)須按規(guī)定填寫(xiě)“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目，并詳細(xì)登記，收到檔案的單位，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回。

4 干部人事檔案工作存在的問(wèn)題

4.1 缺少專(zhuān)職檔案工作人員

目前，部分機(jī)關(guān)、事業(yè)單位人事檔案管理都是以人事部門(mén)兼職開(kāi)展，缺少專(zhuān)職負(fù)責(zé)檔案的人員，導(dǎo)致檔案材料不能及時(shí)分類(lèi)歸檔，容易造成檔案材料保管不全、缺失損壞等現(xiàn)象。兼職人事檔案干部存在缺少檔案工作專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、人員不固定等問(wèn)題。組工干部在進(jìn)行檔案改版時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多檔案編排雜亂無(wú)章，不按規(guī)定類(lèi)別歸檔，且檔案裝訂工作不嚴(yán)格，部分檔案材料中出現(xiàn)多次打孔，材料內(nèi)容字體被裁切等現(xiàn)象，這是因?yàn)閺氖聶n案工作的干部沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案培訓(xùn)或沒(méi)有嚴(yán)格按照干部人事檔案整理工作要求進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的整理。

4.2 缺乏科學(xué)化管理

現(xiàn)時(shí)干部人事檔案管理方式都是以紙質(zhì)檔案保管為主，缺乏科學(xué)化管理。紙質(zhì)材料易造成損害，長(zhǎng)久保存會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)發(fā)黃、字跡變淺、內(nèi)容模糊不清的現(xiàn)象，也會(huì)容易引起蟲(chóng)蛀、潮濕等，使檔案材料受到損壞。

5 解決措施和建議

根據(jù)存在的問(wèn)題，就此提出以下建議：

（1）設(shè)立專(zhuān)職負(fù)責(zé)管理檔案人員和部門(mén)，使檔案材料能做到及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)格管理干部檔案，注意保密，不讓無(wú)關(guān)人員翻閱，不隨便將檔案調(diào)離檔案室，做到規(guī)范操作程序、提高檔案質(zhì)量。在未配置專(zhuān)職檔案人員的情況下，兼職檔案管理工作人員需對(duì)檔案進(jìn)行翻閱、借調(diào)時(shí)，應(yīng)做好登記，以便明確檔案材料的去向及用途，同時(shí)也能讓檔案工作人員對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)，起到監(jiān)督管理作用。

（2）引入信息化的管理系統(tǒng)，把現(xiàn)有紙質(zhì)的檔案材料錄入或掃描存入電腦，做好備份工作，備注干部的年齡、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、職稱(chēng)、職務(wù)等信息，分類(lèi)分檔存放，有效提高檔案的利用率，使檔案工作更完善、更方便快捷。

注釋

1.檔案保護(hù)

2.干部檔案工作條例

3.人事檔案管理工作

4.淺談人事檔案的重要性