干部人事檔案的探討

辛敏思

摘 要：干部人事檔案是記錄個人主要經(jīng)歷，政治面貌，品德作風等情況的文件材料，在人生的重要時期起到佐證和參考作用。隨著干部人事檔案改版、干部檔案核查等工作的開展，機關、事業(yè)單位越來越重視人事檔案管理，規(guī)范干部人事檔案材料的歸檔、裝訂、改版，成了人事干部的重要工作之一。

1 人事檔案的意義及重要性

1.1 人事檔案的歷史意義

我國人事檔案具有悠久歷史，從商周萌芽，到漢代起源，經(jīng)歷唐宋元明清的初步發(fā)展，經(jīng)歷了最初的雛形發(fā)展并逐步豐富完善起來，成為我國乃至人類社會的一筆寶貴財富，這些文化遺產(chǎn)為后人了解歷史、研究歷史提供了豐富翔實的素材。

它是記載著我們?nèi)松?jīng)歷的一份完整的歷史記錄，借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。

1.2 干部人事檔案的重要作用

毛主席曾說：“性命可能犧牲，檔案文件是不能丟掉的；任何時候都要注意保護檔案文件，因為它關系到人們的命運和前途”。人事檔案，從個人身份上分為干部和工人檔案，所有統(tǒng)招的大專以上學歷畢業(yè)生畢業(yè)以后，在檔案記載上都被認定為干部，否則被認定為工人。干部檔案一般從高中或大專時期開始建立，記錄了個人學習、黨團等經(jīng)歷，包括學籍檔案、成績單、黨團、獎懲材料等。在參加工作后，記載著個人的工作歷程，包括考核鑒定、專業(yè)技術職稱晉升、獎勵處分、工資級別變動以及職務任免等材料，這些都作為考察和了解干部的重要依據(jù)，是研究干部工作規(guī)律的重要資料。此外，它還是維護干部合法權益的可靠憑證，是黨和國家的寶貴史料，也是垂訓后世的高貴財富。

為了對干部人事工作起到規(guī)范、檢查、監(jiān)督作用，干部人事檔案統(tǒng)一由單位人事組織部門管理，是人事工作中的重要環(huán)節(jié)之一。組工干部在日常管理和歸類整理必須要按要求規(guī)范整理、及時歸檔，不得擅自涂改、弄虛作假，要做到嚴格審核，確保檔案材料來源真實可靠、內(nèi)容真實準確。

2 干部人事檔案的管理

2.1 檔案材料收集和審核

為了使人事檔案能夠適應干部工作的需要，要經(jīng)常通過有關部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料，充實檔案內(nèi)容。

人事檔案材料進行歸類入檔前，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應完整齊全，對象明確，手續(xù)完備，經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案，并做到完整、真實、及時、規(guī)范等四點要求。完整，是要將記載干部本人德、能、勤、績、廉的各方面材料收集齊全，使干部檔案能夠反映干部本人的基本面貌，收集到的每份檔案材料要齊全；真實，是指檔案材料須文字清楚，沒有涂改造假，沒有與實際情況不符合的信息；及時，是在開展檔案工作過程中，要隨時注意收集需要歸檔的材料，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸；規(guī)范，是要保證檔案材料收集歸檔工作質(zhì)量，歸檔的材料必須屬于同一立卷對象，是《收集歸檔規(guī)定》確定的歸檔范圍內(nèi)，并辦理完畢的正式材料。組工干部在收集檔案材料的同時，也需做好材料審核工作，認真核實每份歸檔材料上的姓名、出生日期、參加工作時間、入黨時間、民族、籍貫等自然情況是否與檔案其他材料記載一致。凡經(jīng)鑒別確認不真實的材料以及未經(jīng)組織查證核實的材料，要清出處理。此外，在收集檔案材料的過程中，如發(fā)現(xiàn)材料有出現(xiàn)破損、殘缺、大小不一致、蟲蛀等現(xiàn)象，須用檔案專用宣紙補缺，防止材料進一步破損。

2.2 檔案的保管和保護

根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對干部檔案應嚴密、科學地保管。檔案保存得是否妥當，關系到檔案壽命的長短，因此，檔案庫房要做到隔熱防潮的效果。另外，為避免檔案在保存中受到損害，更要對檔案進行防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水等“八防”的措施處理。就廣東省而言，屬于熱帶和亞熱帶季風氣候區(qū)，每年三、四月屬潮濕霉雨天氣，在此月份內(nèi)應注意做好檔案的防潮工作，可通過機器進行除濕，保持檔案室內(nèi)干燥。對于存放已久的歷史檔案，蟲害是最嚴重的危害之一，常見于離退休干部的檔案中。檔案害蟲能通過庫房的門窗縫隙等進入庫內(nèi)，也會在檔案的收集、整理、利用的過程中帶入，其破壞的形式主要是啃咬，使檔案殘破，另外，害蟲的糞便及其它排泄物還能污染檔案，使紙質(zhì)檔案沾粘在一起，所以檔案害蟲是破壞檔案材料的大敵。要減少檔案害蟲對檔案造成的危害，需要定期地抽查，如發(fā)現(xiàn)蟲害，即立刻要對檔案進行消毒殺蟲處理，對剛接收進庫的檔案進行認真檢查，帶有害蟲的檔案要必須做好消毒殺蟲才能入庫。做好防蟲工作，在檔案柜里放置防蟲藥，將出現(xiàn)蟲蛀的檔案與其他檔案分開存放，定期更換防蟲藥，防止害蟲滋生蔓延。

3 人事檔案的轉遞

干部人事檔案轉遞工作是在干部工作調(diào)動、辭職或職務變動后，人事檔案管理部門將其檔案轉給新的主管單位干部人事檔案部門。人事檔案的轉遞，應符合合格、及時、安全、規(guī)范四點要求。轉遞的檔案要按照干部檔案審核整改的要求，制訂干部人事檔案質(zhì)量標準。檔案轉出單位要按照標準，把握信息準確、材料齊全、手續(xù)完備、整理規(guī)范的要求，對需要轉出的干部檔案嚴格進行審核，對不符合要求的檔案認真進行整改，不得扣留材料或分批轉出。對有調(diào)動或職務變動的干部，在其新單位考察結束后，由新單位提供“干部檔案轉遞通知單”，將檔案移交至該單位人事檔案管理部門；辭職的干部檔案，應在干部本人辦理離職手續(xù)后，及時將其檔案移交到當?shù)厝肆Y源市場保管。辦理人事檔案轉遞時，檔案必須嚴密包封，通過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁郵寄或交干部本人自帶，對個人攜帶檔案的，檔案管理部門應拒絕接收。轉遞時須按規(guī)定填寫“干部檔案轉遞通知單”的項目，并詳細登記，收到檔案的單位，經(jīng)核對無誤，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回。

4 干部人事檔案工作存在的問題

4.1 缺少專職檔案工作人員

目前，部分機關、事業(yè)單位人事檔案管理都是以人事部門兼職開展，缺少專職負責檔案的人員，導致檔案材料不能及時分類歸檔，容易造成檔案材料保管不全、缺失損壞等現(xiàn)象。兼職人事檔案干部存在缺少檔案工作專業(yè)培訓、人員不固定等問題。組工干部在進行檔案改版時會發(fā)現(xiàn)，很多檔案編排雜亂無章，不按規(guī)定類別歸檔，且檔案裝訂工作不嚴格，部分檔案材料中出現(xiàn)多次打孔，材料內(nèi)容字體被裁切等現(xiàn)象，這是因為從事檔案工作的干部沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案培訓或沒有嚴格按照干部人事檔案整理工作要求進行科學規(guī)范的整理。

4.2 缺乏科學化管理

現(xiàn)時干部人事檔案管理方式都是以紙質(zhì)檔案保管為主，缺乏科學化管理。紙質(zhì)材料易造成損害，長久保存會出現(xiàn)紙質(zhì)發(fā)黃、字跡變淺、內(nèi)容模糊不清的現(xiàn)象，也會容易引起蟲蛀、潮濕等，使檔案材料受到損壞。

5 解決措施和建議

根據(jù)存在的問題，就此提出以下建議：

（1）設立專職負責管理檔案人員和部門，使檔案材料能做到及時整理歸檔，嚴格管理干部檔案，注意保密，不讓無關人員翻閱，不隨便將檔案調(diào)離檔案室，做到規(guī)范操作程序、提高檔案質(zhì)量。在未配置專職檔案人員的情況下，兼職檔案管理工作人員需對檔案進行翻閱、借調(diào)時，應做好登記，以便明確檔案材料的去向及用途，同時也能讓檔案工作人員對檔案管理負責，起到監(jiān)督管理作用。

（2）引入信息化的管理系統(tǒng)，把現(xiàn)有紙質(zhì)的檔案材料錄入或掃描存入電腦，做好備份工作，備注干部的年齡、學歷、專業(yè)、職稱、職務等信息，分類分檔存放，有效提高檔案的利用率，使檔案工作更完善、更方便快捷。

注釋

1.檔案保護

2.干部檔案工作條例

3.人事檔案管理工作

4.淺談人事檔案的重要性