大數據背景下醫(yī)院人事檔案管理工作的轉型升級

鄧少瑩

摘 要： 人事檔案是醫(yī)院重要的人才信息庫，也是醫(yī)院乃至社會的重要信息資源。醫(yī)院人事檔案詳細地記錄著醫(yī)務人員的人生經歷、社會實踐、技術能力、實戰(zhàn)業(yè)績和工作表現(xiàn)，是人事管理工作中的重要組成部分。在當前信息化技術發(fā)展?jié)u趨成熟的背景下，醫(yī)院人事檔案管理工作信息化建設已是大勢所趨。通過計算機和互聯(lián)網的應用，對醫(yī)務人員的檔案進行電子化，并形成醫(yī)院的醫(yī)務人員數據庫，能夠擺脫以往紙質檔案管理工作存儲、調用、文件送達等方面效率不高的限制，提高人事檔案管理效率和利用率。基于人事檔案數據庫的建立，醫(yī)院能夠快速高效地對醫(yī)務人員進行考核、定期培訓以及發(fā)展?jié)摿υu價，從而有助于醫(yī)院了解自身在人力資源上的優(yōu)劣勢，為提高醫(yī)院的管理效率和綜合實力提供有力參考。

關鍵詞：人事檔案管理；轉型升級；數據庫

1 引言

新時代的發(fā)展更重視人才的作用。因此，醫(yī)院的發(fā)展不但要有強大的硬件設備基礎，更要重視醫(yī)務人員實力的作用。目前，醫(yī)院往往在醫(yī)資力量的發(fā)展中忽視醫(yī)院人事檔案的作用。醫(yī)院人事檔案非常重要，第一，醫(yī)院人事檔案涵蓋管理對象個人身份、學歷以及工作經歷等相關內容，是醫(yī)務人員個人成長與發(fā)展的重要記錄，在職稱評定、社會保障等方面發(fā)揮著重要的作用。第二，人事檔案是醫(yī)院重要的人才信息庫，也是醫(yī)院的重要信息資源。它詳細地記錄著醫(yī)務工作者的人生經歷、社會實踐、技術能力、實戰(zhàn)業(yè)績和工作表現(xiàn)，這部分的內容對于醫(yī)院了解醫(yī)務人員的整體和個人能力具有重要作用，進而有計劃地引進人才和對現(xiàn)有醫(yī)務人員進行有針對性的培訓等具有重要意義。

此外，我們正處于一個數據共享的大數據時代下，社會各階層都面臨著數據帶來的挑戰(zhàn)與機遇。若能在醫(yī)院的現(xiàn)代化管理中，以大數據為基礎，運用先進的信息技術，建立醫(yī)院人事檔案電子化數據庫，不僅對于醫(yī)院合理有效地配置人力資源、完善醫(yī)院的人事管理工作具有很好的推動作用，而且有利于醫(yī)院快速高效地對醫(yī)務人員進行考核、定期培訓以及發(fā)展?jié)摿υu價，從而有助于醫(yī)院了解自身在人力資源上的優(yōu)劣勢，為提高醫(yī)院的管理效率和綜合實力。本文就目前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題以及發(fā)展的方向進行分析，對醫(yī)院人事檔案管理提出建議，以期建立電子化人才庫，對醫(yī)院發(fā)展提供幫助。

2 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

在醫(yī)院的實際管理中，通常來說，醫(yī)療工作是醫(yī)院的頭等大事，因而忽略了對檔案管理的重視，具體表現(xiàn)在檔案室、檔案柜、計算機等檔案管理設施數量短缺或過于陳舊，室藏檔案數量不完整，文件、資料的收集缺乏合理的分類，檔案制度實施不到位，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓等，更為重要的是，醫(yī)院人事檔案資源沒有得到有效的利用。本文將目前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題主要總結為以下四點。

2.1 對人事檔案管理重視程度不夠

醫(yī)院的主要目的是為群眾提供安全、優(yōu)質的醫(yī)療服務。因此，醫(yī)療質量及醫(yī)療業(yè)務的發(fā)展易受到重視。醫(yī)院將醫(yī)資力量和醫(yī)療硬件條件的提升作為工作重點，而人事檔案管理工作卻被忽視，因此導致醫(yī)院人事檔案管理中的許多問題。比如醫(yī)院的檔案室、檔案柜、計算機等檔案管理設施通常都是過于陳舊，文件、資料的收集缺乏合理的分類，檔案制度實施不到位，缺少適應現(xiàn)行環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的新模式等。醫(yī)院缺乏有針對性的行業(yè)檔案管理制度和規(guī)范，無法嚴謹、高效、規(guī)范的完成檔案收集工作，雖然制定了“檔案員崗位責任”等，但未及時與醫(yī)院的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢相匹配，對文件資料的收集工作沒有實際指導參考意義。相關制度執(zhí)行不到位，導致檔案工作職責未落到實處，該清理的檔案未及時處理，信息管理與檔案管理嚴重脫節(jié)。

2.2 信息化管理手段相對落后

基于目前檔案管理的信息化建設水平，檔案形成依賴于紙質文件，使檔案管理工作以紙質文件為主。而醫(yī)院檔案不同于其它檔案，內容繁雜、種類眾多，又具有較強的專業(yè)性，相對落后的信息化管理手段導致了醫(yī)院人事檔案管理效率低下。具體來說，目前醫(yī)院的人事檔案中，一是信息冗雜凌亂，可以說是記錄了當事人從小到大幾乎所有的信息，卻很難篩選出其核心和精華的部分；二是內容模式化痕跡明顯，很難客觀地反映出一名醫(yī)務人員的真實素質和水平，比如像醫(yī)務人員診病的治愈率、就診人員的滿意度等實用信息缺乏等，使醫(yī)院人事檔案的實用價值與現(xiàn)實需求嚴重脫節(jié)。相對落后的信息化管理手段，無有效價值的人事檔案信息管理，不僅損耗著醫(yī)院的人力、物力、財力，也使人事檔案失去了自身的實用性、時效性和核心性。各部門規(guī)格各異，也沒有適用于檔案文件檢索和檔案資料匯總分類的計算機管理軟件系統(tǒng)，文件材料的收集人員與其他工作人員未建立起良好的協(xié)作關系，容易形成信息“孤島”，造成資源浪費，降低了工作效率。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素質參差不齊

醫(yī)院對人力資源的關注點更多地是在于醫(yī)務人員的素質培養(yǎng)與教育，較少對檔案管理人員的專業(yè)素質提出要求。其中，甚至有部分檔案管理人員原先不從事檔案工作，從其他崗位借用，這導致檔案管理人員在理論知識、專業(yè)素質和文化程度等方面參差不齊。目前在各醫(yī)院中，專職檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓，檔案管理人員的綜合水平跟不上新形勢的發(fā)展，在工作中缺乏創(chuàng)新和活力。

2.4 對人事檔案的利用不夠

國家對于人事檔案的利用有著嚴格的規(guī)定，一般情況下本人無權查看自己及其直系親屬的檔案資料。這種封閉式的管理方式，對于人事檔案信息的保密，有著非常有效的作用。但是，作為涵蓋了醫(yī)務護人員參與醫(yī)療實踐、科學研究、從醫(yī)經驗的醫(yī)院人事檔案信息，在這種管理模式下卻無法發(fā)揮它應有的作用，不能有效地為醫(yī)院的教學、醫(yī)療和管理服務，無法實現(xiàn)區(qū)域內人事檔案資源的共享和共用。在新時代的發(fā)展中，更看重人才的作用。因此，現(xiàn)今檔案管理己不滿足于僅限于數據或文件的利用，更希望能夠獲得數據背后的信息以及信息蘊藏的知識，因此，檔案利用服務也應由提供數據、信息轉變?yōu)樘峁┲R。

3 大數據背景下醫(yī)院檔案管理工作的轉型建議

3.1 建立電子檔案及人才數據庫

在醫(yī)院人事檔案管理中應用數字信息化技術能夠減少紙張的用量，移動硬盤、云儲存等系列工具的具有可重復利用特點，能夠有效降低醫(yī)院人事管理工作辦公成本投入；而大數據技術支持龐大數據的存儲和處理，使檔案資源的統(tǒng)一管理或統(tǒng)一備份成為可能。大數據時代的來臨，對檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰(zhàn)，檔案管理在大數據時代的發(fā)展方向應該是開發(fā)和利用檔案的信息資源。由于人事檔案涉及個人隱私問題，一直以來對人事檔案的管理都處于密封保存的階段。但是隨著信息化的發(fā)展，人事檔案的管理趨向電子化，可以在設置保密措施的基礎上，建立醫(yī)務人員數據庫，對醫(yī)務人員的教育背景、培訓經歷等進行歸檔處理，建立數據庫。

目前，大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作已經開始逐步推行信息化和智能化管理，應用人事檔案管理信息化管理模式，醫(yī)院能夠依托現(xiàn)有數字化軟硬件資源，完成人事管理信息的錄入、處理、儲存以及查詢調用等系列工作，人事管理工作的時效性大大提升。這樣不僅可以減輕工作人員大量的負擔，節(jié)約出大量時間和精力去規(guī)范這種管理制度與模式，提高人事檔案管理的效率，還可以醫(yī)院內部形成獨立的資源數據庫，通過網絡平臺與區(qū)域或者網絡平臺內實現(xiàn)資源交換，將人力達到最合理化的利用，實現(xiàn)資源的共享，更大程度地為人類的醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展與進步提供源源不斷的新鮮血液和動力。

3.2 加強檔案保存的安全性和保密性

雖然醫(yī)院人事檔案信息化管理模式存在快捷、方便等優(yōu)勢，但是其中存在的安全風險也必須引起醫(yī)院的警惕，在日常管理過程中需要做好防范措施。由于大部分醫(yī)院并沒有根據醫(yī)院的實際情況來建立專門的系統(tǒng)軟件，基本是在市場中運用較為成熟的人事檔案管理系統(tǒng)的基礎上進行適當改良后得到的。在這一類型的系統(tǒng)當中，各種安全防范技術并沒有得到有效應用，例如數據加密技術以及防火墻保護技術等，這給網絡黑客提供了更多計算機入侵機會。因此在目前醫(yī)院人事檔案信息化建設過程中，安全防范工作應擺在第一位。

在建立數據庫時，為保護醫(yī)務人員的隱私，可以給醫(yī)務人員進行獨立編碼，非管理人員不得獲得某個個體的所有或具體信息。從數據庫中提取人才信息并進行報告時，將醫(yī)務人員以一個整體的概念呈現(xiàn)，比如以某科室為單位，這樣不僅能客觀得到某個科室的整體人員實力，也能防止個人隱私的泄露。此外，檔案信息資源的開發(fā)和利用會涉及到檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改、隱私權的侵犯、知識產權的糾紛等問題，因此，檔案管理在運用大數據技術時需要注意這些潛在的風險。

3.3 加強對檔案管理人員的培訓

醫(yī)院在開展人事檔案信息化建設過程中涉及的工作繁復，必須得到充分的人力支持，但目前大部分醫(yī)院對此缺乏重視，配置從事人事檔案管理工作的員工無論是在年齡、學歷還是在技術方面都無法滿足人事檔案信息化管理的基本要求，這給醫(yī)院人事檔案信息化建設工作帶來了極高的風險。此外，醫(yī)院檔案管理工作具有業(yè)務性、保密性等特點，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案數量逐年增多，因此要不斷加強檔案管理隊伍素質建設。

醫(yī)院加強對檔案管理人員的培訓可以分為以下三個方面進行。一是制定檔案管理人員的培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)系統(tǒng)的培訓、進修學習等方式，提高檔案管理人員的技術能力、專業(yè)素質和計算機檔案管理知識。二是注重安排對檔案管理人員檔案法規(guī)知識的學習，并定期對人事檔案管理人員進行職業(yè)道德水平的評價，提高其檔案管理的意識。三是完善醫(yī)院職稱評聘制度，鼓勵檔案管理人員考評檔案專業(yè)中高級職稱，同時，為檔案管理人員提供更多的晉升機會，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性。此外，應當在醫(yī)院中加強全體職工對檔案工作的認識，改變職工對檔案工作可有可無的錯誤認識，這有助于醫(yī)院整體檔案管理工作的開展。

3.4 提高檔案利用率

檔案信息化管理不單局限于對檔案資料的處理，而要充分發(fā)掘檔案信息的潛在價值。醫(yī)院檔案數字化化平臺的建設，可以把單純的數據提取重要的信息，以不同的形式比如圖片、語言陳述、數字數據、發(fā)展指數等呈現(xiàn)出來。在對數據庫的利用中，可以對整體某一科室整體的人員狀況，比如年齡分布、學歷狀況、工作年限、男女醫(yī)護人員比例等進行數據提取。管理人員可以在某個方面設置特定值，比如某科室的整體醫(yī)護人員中，整體年齡分布偏低，則提示該引進經驗豐富的人才，或提示進行技術培訓，提高整體醫(yī)護人員水平；若整體年齡分布偏高，則提示引進青年醫(yī)護人員。此外，還可以考慮對年齡、學歷、工作年限等賦予權重編制綜合指數來考察科室醫(yī)護人員整體水平，從而對綜合指數偏低的科室進行培訓或人才引進，使醫(yī)院在醫(yī)護人員實力的發(fā)展上始終保持健康。

在檔案管理的過程中，要實現(xiàn)人事檔案資源數字化并充分利用單位內部的網站，將醫(yī)院的發(fā)展和運行狀況都涵蓋進來，使檔案材料的收集、整理、傳輸及開發(fā)利用等形成一個系統(tǒng)性的網絡覆蓋面。將醫(yī)院各個部門的資源以最合理的方式實現(xiàn)數字化，通過建立區(qū)域或網內共享的信息系統(tǒng)，可以使這一重要的人事資源得到最大化利用。

4 結論

綜合前文所述，目前醫(yī)院人事檔案管理中存在對人事檔案管理重視程度不夠、信息化管理手段相對落后、檔案管理人員專業(yè)素質參差不齊、對人事檔案資源的利用不夠等問題，并針對這些問題給出了政策建議。此外，對信息數字化的醫(yī)院人事檔案資源建立數據庫，提高對檔案信息資源的利用率。參考醫(yī)院的人事檔案管理，可以把醫(yī)院設備儀器、基建檔案等也進行電子化管理。通過建立數據庫，通過設定程序，可以定時提醒哪些設備該進行檢修、維修時配件型號等，大大提高醫(yī)療設備管理的效率。

醫(yī)院檔案管理工作是一項復雜、繁瑣、長期性的工作，要想提升醫(yī)院檔案管理的工作水平，助力醫(yī)院的整體發(fā)展與有序運行，需要改善現(xiàn)行的檔案管理制度，從檔案管理的硬件、軟件上同時進行改革和發(fā)展，并進行落實。另外，還要積極提升檔案管理人員的綜合素質水平，以求充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的潛在價值，全面促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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