提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

宋海霞

摘 要：我國的主要能源來源于煤炭，煤礦檔案是煤礦在各個時間段的工作和活動情況的概述，對于了解煤炭行業(yè)的發(fā)展情況具有重要的作用，通過對煤礦煤炭企業(yè)檔案管理工作的管理和分析，可以使煤炭行業(yè)管理人員更加深入地了解煤炭企業(yè)的概況，從而使管理人員實現(xiàn)對煤礦煤炭企業(yè)更加科學(xué)的管理。在當(dāng)今經(jīng)濟快速發(fā)展的時代，煤礦煤炭企業(yè)檔案管理也在不斷發(fā)展，這就要求檔案管理人員與時俱進，及時更新檔案資料，加強檔案管理，從而保障煤礦煤炭企業(yè)的安全生產(chǎn)，推動煤礦煤炭企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案管理；路徑

在煤炭企業(yè)的發(fā)展中檔案起到了很重要的作用，煤炭企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理過程中會產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，從而形成資料。通過檔案管理能夠?qū)γ禾科髽I(yè)中的人員情況、財務(wù)情況以及經(jīng)營決策等提供依據(jù)和參考資料。因此使用科學(xué)化與規(guī)范化的技術(shù)促進檔案管理的健康有序發(fā)展。

1 煤炭企業(yè)檔案管理工作的重要性

檔案作為一種重要信息載體，提供多種信息，并且隨著社會文明程度的提高逐漸深入各個領(lǐng)域，對經(jīng)濟快速發(fā)展有非常重要的作用。檔案管理的根本目的在于合理有效地利用檔案為經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展服務(wù)，對于一個單位來說，做好檔案管理工作是一個單位健康發(fā)展的需要，規(guī)范翔實的檔案記載著一個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，是進行科學(xué)分析，制定發(fā)展方向的基礎(chǔ)。檔案管理工作，為社會和經(jīng)濟的進步提供了重要的參考資料。它再現(xiàn)了歷史，是第一手資料，具有其他資料所不具有的真實性，對吸取經(jīng)驗教訓(xùn)、教人育人、制定政策規(guī)劃具有非常重要的意義。

2 煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 信息歸檔不及時

煤炭企業(yè)在技術(shù)信息資料歸檔整理上存在滯后性，例如很多具有技術(shù)價值的資料被沒有被及時保存下來或者技術(shù)檔案保存的時間達不到規(guī)定的要求，結(jié)果造成巨大的資源流失。三是技術(shù)檔案利用效率不高，根據(jù)調(diào)查很多具有生產(chǎn)價值的技術(shù)檔案并沒有被有效地利用，甚至部分技術(shù)檔案由于沒有被利用使得其出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。

2.2 檔案質(zhì)量不高，收集不夠完整

煤礦煤炭企業(yè)檔案的專業(yè)性要求相關(guān)人員應(yīng)該客觀、完整地記錄下在煤炭行業(yè)發(fā)展過程中的各方面的工作，為煤礦的發(fā)展提供相應(yīng)的軌跡記錄。但目前在煤礦煤炭企業(yè)檔案管理過程中，存在許多妨礙正常管理的現(xiàn)象，比如某些檔案管理場所條件不好，不滿足檔案管理要求的通風(fēng)、防潮、防盜、防火等條件，很容易造成檔案的缺失和損壞，從而使得檔案不夠完整。另外，某些檔案保存設(shè)備不夠齊全，較為落后，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前煤礦煤炭企業(yè)檔案管理相對多樣化的需求，從而使檔案管理過程遇到困難。由于檔案管理的專業(yè)性，相關(guān)煤礦煤炭企業(yè)檔案的涉及面非常廣，導(dǎo)致煤礦檔案具有多樣性和復(fù)雜性，這就給相關(guān)管理人員對檔案的收集和整理工作造成了很大的困難，在記錄資料時，由于人為書寫不夠規(guī)范，相關(guān)格式?jīng)]有一個統(tǒng)一的標準，導(dǎo)致大量煤礦煤炭企業(yè)檔案的質(zhì)量相當(dāng)?shù)拖?，不能被很好地使用?/p>

2.3 檔案管理模式陳舊，信息化程度較低

信息技術(shù)的快速發(fā)展給許多行業(yè)領(lǐng)域帶來了全新的發(fā)展契機，檔案管理工作也是如此，目前，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理工作急需解決的重要問題。但是從當(dāng)前的檔案管理工作來看，信息化檔案管理的程度并不高，許多單位還一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，管理效率較低，并且耗費了大量的人工成本和時間成本，而且在檔案管理提檔升級的過程中也無法適應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，造成了檔案管理水平一直處于相對滯后的狀態(tài)，影響了檔案管理的整體工作效率，這是當(dāng)前檔案管理過程中面臨的主要問題。

3 如何提高煤炭企業(yè)檔案管理科學(xué)性

3.1 完善檔案管理信息化管理系統(tǒng)

檔案管理工作需要根據(jù)自身工作的實際需要，優(yōu)化檔案系統(tǒng)。此外，對于檔案管理要有一個全盤的考慮，制定出基本的系統(tǒng)骨架，然后根據(jù)系統(tǒng)的骨架大綱逐漸完善檔案內(nèi)容，比如一些有用的資料及相關(guān)的文獻等。這樣才能有效地提高檔案管理的水平。在檔案管理工作當(dāng)中，需要科學(xué)的按照其完整性、準確性、安全性對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造、完善和再提煉，以保障檔案資料的全面完整。在對檔案信息化建設(shè)方面高效需要投入資金和技術(shù)的支持，培養(yǎng)專業(yè)型發(fā)展人才，不斷地推動檔案管理的整體發(fā)展。

3.2 完善檔案管理工作制度體系

任何工作的規(guī)范、有序進行都離不開相應(yīng)的制度體系作為保障，檔案管理工作亦是如此。因此，應(yīng)結(jié)合不同單位部門的檔案管理工作實際開展情況進行配套管理制度體系的建設(shè)，在具體的工作中，要通過有關(guān)的規(guī)章制度和法律法規(guī)來完善管理體系，并堅持以此為基礎(chǔ)，進行相關(guān)工作的逐步完善及創(chuàng)新。除此之外，管理人員還應(yīng)對制度體系的重要性進行充分認識，保證制度體系的有效落實，防止其流于形式。對此可以通過專項監(jiān)督崗位或者部門的設(shè)置對制度落實情況進行監(jiān)督和檢查，同時制定相應(yīng)的獎懲政策對表現(xiàn)較好的員工實施嘉獎，反之對那些工作態(tài)度懈怠，產(chǎn)生嚴重不良影響的行為和個人予以一定的懲處，以此激發(fā)工作人員的工作熱情。

3.3 提升檔案資料和相關(guān)設(shè)備的質(zhì)量

煤礦煤炭企業(yè)檔案管理的水平高低很大程度上取決于檔案資料自身的質(zhì)量水平和相關(guān)設(shè)備的專業(yè)程度，這要求煤炭企業(yè)建立科學(xué)系統(tǒng)的檔案收集與管理體系，提升檔案的質(zhì)量，并保證檔案的完整性。同時，對于檔案管理人員也應(yīng)進行分層管理，推行責(zé)任制度，使得管理責(zé)任落實到每一個檔案管理者的身上，建立相關(guān)的監(jiān)督和考核機制，在檔案管理出現(xiàn)問題時，能夠及時找到責(zé)任人，從而及時解決相關(guān)問題。此外，對檔案管理工作也要進行一定的宣傳，對在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的人員，給予表彰和獎勵。

3.4 加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，檔案信息化管理需要煤炭企業(yè)內(nèi)部多系統(tǒng)的協(xié)同推進，通過內(nèi)部完善的煤炭企業(yè)信息管理系統(tǒng)，推動檔案管理信息化工程的集成與完善。由于在之前的工作實踐中，受傳統(tǒng)檔案管理的消極觀念制約，對檔案管理工作做邊緣化布局，因此檔案管理工作的工作設(shè)備還比較落后，根本無法適應(yīng)新時代檔案信息化建設(shè)工作的需要。針對這個問題，應(yīng)該專門撥付一部分資金，對檔案管理設(shè)備進行更新?lián)Q代，引進先進的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級到信息化水平，從而有效提升檔案管理質(zhì)量，在此過程中也能節(jié)省大量的人力和時間成本，從而更好的投入到其他工作之中，大大提升了檔案管理的工作效率。

3.5 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

煤炭企業(yè)應(yīng)該加強檔案管理人員的培養(yǎng)力度，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。對檔案管理人員的理論知識和專業(yè)技能進行培訓(xùn)，提高管理人員的文書立卷、鑒定、著錄、標引和計算機操作等方面的能力，全面、全方位的提高檔案管理人員的科學(xué)化手段。提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和政治敏感性，在檔案管理過程中運用科學(xué)化和現(xiàn)代化的標準，提升檔案管理人員的實際工作水平和業(yè)務(wù)能力。

4 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前社會發(fā)展進程中，我國仍處于社會主義初級階段。但在經(jīng)濟文化繁榮發(fā)展的支持下，我國檔案管理工作得到了普遍創(chuàng)新。在檔案管理工作開展中，只有充分樹立檔案管理工作意識，加強對檔案管理工作的重視，才能夠充分提高檔案管理工作的科學(xué)性。由此，為有序開展與檔案管理有關(guān)的工作，提供有力的保障。期望通過本文關(guān)于檔案管理相關(guān)內(nèi)容的探討，可以為日后提升檔案管理科學(xué)化水平，提供寶貴的建議。

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