對(duì)中醫(yī)院文書(shū)檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

周輝

摘 要：中醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作是衡量其檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案存在的基礎(chǔ)性工作，更是中醫(yī)院重要資源的發(fā)生地，其管理工作的好壞直接影響到中醫(yī)院檔案資料的完整性和使用效率等。因此，需要加強(qiáng)中醫(yī)院文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，才能在保證文書(shū)檔案資料完整性的同時(shí)，提高其使用效率，促進(jìn)中醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中醫(yī)院；文書(shū)檔案；管理

中醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作是其管理工作中的重要組成部分，能夠促使醫(yī)院的檔案管理工作逐漸走向標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和科學(xué)化。可見(jiàn)，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的管理質(zhì)量和效率，對(duì)于中醫(yī)院的和諧、穩(wěn)定、長(zhǎng)久發(fā)展具有重要意義。故此，本文首先分析中醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的不足，而后分析其優(yōu)化策略，以此改善中醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作。

1 中醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的不足

第一，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作在銜接上存在問(wèn)題。中醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作中，大多數(shù)文書(shū)工作與檔案管理工作分開(kāi)執(zhí)行，這就造成文書(shū)工作與檔案管理之間的銜接出現(xiàn)脫節(jié)。主要是由于文書(shū)工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠了解，而檔案管理工作人員與文書(shū)工作人員之間的溝通較少，導(dǎo)致雙方在文書(shū)工作與檔案管理工作的銜接上沒(méi)有達(dá)成一致。第二，中醫(yī)院文書(shū)檔案使用效率較低，沒(méi)有發(fā)揮出文書(shū)檔案在中醫(yī)院發(fā)展中的作用[1]。雖然有很多的中醫(yī)院已經(jīng)引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，但是并沒(méi)有完全發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)，尤其是在文書(shū)檔案的使用方面，信息技術(shù)并沒(méi)有發(fā)揮出優(yōu)勢(shì)和作用，導(dǎo)致中醫(yī)院文書(shū)檔案的使用效率較低，影響文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展，并影響醫(yī)院的發(fā)展和科研工作的落實(shí)。

2 優(yōu)化中醫(yī)院文書(shū)檔案管理的策略

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視

只有領(lǐng)導(dǎo)重視文書(shū)檔案的管理工作，才能保證其基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)滿足管理需求；同時(shí)，只有領(lǐng)導(dǎo)了解文書(shū)檔案管理工作，才能確保管理制度的落實(shí)，并促使各部門工作人員正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作，高度配合，共同完善文書(shū)檔案的管理工作。中醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，能夠促使相關(guān)部門為檔案管理工作選擇有專業(yè)能力、良好綜合素質(zhì)的工作人員，并增加資金投入，從技術(shù)、文書(shū)檔案管理設(shè)備、人員培訓(xùn)等方面做好基礎(chǔ)性工作，并通過(guò)相關(guān)的制度提供工作人員的積極性；同時(shí)，因領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，能夠加強(qiáng)各科室之間的聯(lián)系，強(qiáng)化溝通、協(xié)調(diào)效果，促使中醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展，且有利于提升其管理水平。中醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)的重視在其中占據(jù)重要地位，需要領(lǐng)導(dǎo)從中醫(yī)院的發(fā)展等方面認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性，并重視其管理質(zhì)量和效率，才能提升其管理水平。

2.2 明確文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作的關(guān)系

在中醫(yī)院中，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作有著極為密切的聯(lián)系，文件是檔案的基礎(chǔ)，而檔案則是文件的歸宿，做好文書(shū)工作則是做好文書(shū)檔案管理工作的重要條件，文書(shū)工作質(zhì)量直接影響著其管理工作質(zhì)量。因此，需要在工作中強(qiáng)化文書(shū)工作人員的檔案意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作人員的指導(dǎo)與監(jiān)督作用。文書(shū)工作人員需要嚴(yán)格按照管理制度執(zhí)行工作，做好文書(shū)的收集和整理等工作，并保證文書(shū)的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的分類，促使文書(shū)材料之間形內(nèi)在聯(lián)系[2]。文書(shū)檔案管理工作人員則需要認(rèn)識(shí)執(zhí)行相關(guān)的歸檔等制度，關(guān)注文書(shū)材料的收集和整理等工作，按時(shí)接收文書(shū)檔案，對(duì)于新接收的文書(shū)檔案要認(rèn)真核對(duì)，不合符規(guī)定的文件要將其返回，重新進(jìn)行整理后歸檔保存；同時(shí)，按照文書(shū)檔案管理期限表等確定其價(jià)值，并按照其使用制度等開(kāi)展檔案檢查和借閱等工作，保證借閱的檔案能夠及時(shí)歸檔，并做好文書(shū)檔案的保護(hù)以及統(tǒng)計(jì)工作。

2.3 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的文書(shū)檔案管理

隨著信息技術(shù)在各行業(yè)中的廣泛使用，部分中醫(yī)院也將信息技術(shù)引入文書(shū)檔案管理工作中，利用計(jì)算機(jī)處理龐大信息的高效性簡(jiǎn)化相關(guān)的管理工作，節(jié)約文書(shū)檔案收集、整理以及歸檔等工作的時(shí)間，有效提高工作效率。同時(shí)，使用計(jì)算機(jī)以及光盤等檢索工具，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不同經(jīng)過(guò)中醫(yī)院文書(shū)檔案管理部門授權(quán)的人員可以快速、便捷的查詢到所需的檔案材料，從而提高文書(shū)檔案的借閱效率，豐富文書(shū)檔案的借閱方式。中醫(yī)院實(shí)行數(shù)字化的文書(shū)檔案管理工作，是檔案管理發(fā)展的必然需求，也是中醫(yī)院進(jìn)步和發(fā)展的趨勢(shì)。因此，中醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中，需要結(jié)合醫(yī)院以及文書(shū)檔案管理的實(shí)際需求，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的同時(shí)，不斷完善其數(shù)字化管理模式[3]。

2.4 加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)工作

作為中醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作人員，需要從崗位的實(shí)際情況出發(fā)，樹(shù)立自身的服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真做好文書(shū)檔案的收集、整理、歸檔以使用等基礎(chǔ)性工作，充分發(fā)揮出自身崗位的作用，提升文書(shū)檔案管理水平。在中醫(yī)院的運(yùn)行中，其重要、有價(jià)值的文書(shū)檔案大多來(lái)自于關(guān)鍵業(yè)務(wù)科室，因此，文書(shū)檔案管理工作人員需要積極與各科室的工作人員進(jìn)行科通，結(jié)合文書(shū)檔案管理的需求和管理工作的發(fā)展等，定期對(duì)各科室的負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、提升其管理能力，進(jìn)而提升各科室文書(shū)檔案的收集、整理等工作的質(zhì)量，保證中醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作渠道的有效性，從而發(fā)揮出文書(shū)檔案管理科室在醫(yī)院發(fā)展、科研等工作中的意義。

2.5 做好文書(shū)檔案的歸檔工作

中醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作不僅工作量大，且涉及的范圍較廣，為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格，提高管理質(zhì)量，可以重點(diǎn)從以下兩個(gè)方面加強(qiáng)工作：第一，建立并完善相關(guān)的規(guī)章制度。中醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作需要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》，以此為依據(jù)建立管理制度，使文書(shū)檔案管理工作有據(jù)可依。將崗位職責(zé)、歸檔整理、保管、借閱等作為建立文書(shū)檔案管理制度的重點(diǎn)內(nèi)容，保證文書(shū)檔案資料的完整性和管理質(zhì)量、效率等。第二，把握好文書(shū)檔案的歸檔質(zhì)量。首先，做好材料的歸檔工作，嚴(yán)格按照文書(shū)檔案的管理制度執(zhí)行工作，對(duì)于中醫(yī)院的文書(shū)類檔案采取定期收集、整理、歸檔的方式做好歸檔工作。其次，做好零散文書(shū)材料的管理工作，主要是將工作重點(diǎn)放在為經(jīng)過(guò)各部門文書(shū)處理的重要資料方面，做好其收集和整理工作。最后，切實(shí)保證文書(shū)檔案的整理工作。文書(shū)檔案在收集、整理和保存中需要做到分類明確，準(zhǔn)確劃分文書(shū)檔案的管理期限，區(qū)分的標(biāo)題要簡(jiǎn)單明確，將文書(shū)檔案有序排列起來(lái)，確保檔案目錄清晰、準(zhǔn)確，并將其裝訂整齊[4]。

3 總結(jié)

中醫(yī)院在完善文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中，需要結(jié)合自身的實(shí)際情況來(lái)制定策略，從文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)工作做起，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視，加大管理工作的人力和物力投入，保障文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，進(jìn)而逐漸優(yōu)化其管理質(zhì)量和效率，提升文書(shū)檔案管理水平，為中醫(yī)院檔案管理工作的全面發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[2]周燦.論檔案“雙軌制”管理在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中的利用[J].蘭臺(tái)世界，2017（20）：77-79.

[3]李桂萍.新時(shí)期醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作辦法研究進(jìn)展[J].實(shí)用心腦肺血管病雜志，2017，25（S1）：219-221.

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