辦公自動(dòng)化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新

陳永武

摘 要：近年來，在日新月異發(fā)展的信息技術(shù)的帶動(dòng)下，醫(yī)院逐漸迎來了一個(gè)辦公自動(dòng)化的時(shí)代，醫(yī)院檔案管理工作也因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的不斷滲透而受到了很大的沖擊，如何與時(shí)俱進(jìn)地調(diào)整檔案管理工作思路，使之更好地適應(yīng)和融入辦公自動(dòng)化環(huán)境，就成為擺在醫(yī)院檔案管理人員面前的重要研究課題?；诖?，本文分析了辦公自動(dòng)化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理存在的問題，指出了辦公自動(dòng)化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略，以期為醫(yī)院檔案管理提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；醫(yī)院檔案；管理創(chuàng)新

檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成，對(duì)醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及醫(yī)療、科研活動(dòng)的順利開展都具有非常重要的影響。醫(yī)院辦公自動(dòng)化的引進(jìn)和實(shí)施，在給檔案管理提供一定便利的同時(shí)，也對(duì)其提出了更高挑戰(zhàn)和要求。因此，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

首先，辦公自動(dòng)化環(huán)境中的檔案管理突破了單一紙質(zhì)存儲(chǔ)的限制，開始采用電子文本、圖像、聲音等多樣化的存儲(chǔ)方式，極大地豐富了檔案存儲(chǔ)內(nèi)容，提高了檔案的完整性。其次，醫(yī)院檔案類別繁多，包括科研、病例、人事、會(huì)計(jì)等各個(gè)層面，傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境下，檔案文件的流轉(zhuǎn)較為低效，各部門檔案的共享水平較低，而利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠第一時(shí)間對(duì)檔案文件進(jìn)行采集、歸檔，一目了然地了解醫(yī)院各部門的檔案管理信息動(dòng)態(tài)，為各部門工作提供重要參考。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 管理制度不健全

良好的管理制度是開展檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，管理制度不健全會(huì)直接影響醫(yī)院各項(xiàng)檔案管理工作的開展，具體表現(xiàn)如下：首先，醫(yī)院管理工作十分繁雜，各科室每天都會(huì)形成大量的文件資料，管理起來比較困難，而部分醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)，并未對(duì)科室檔案進(jìn)行合理的分類，這一方面容易造成檔案歸檔錯(cuò)誤，另一方面也給檔案查閱造成了不便。其次，醫(yī)院檔案管理工作的責(zé)任劃分不清，且沒有形成科學(xué)合理的崗位責(zé)任制，檔案管理缺乏明確的制度指導(dǎo)和依據(jù)，管理操作缺乏規(guī)范性，部分員工的工作內(nèi)容交叉，進(jìn)而造成檔案管理效率十分低下。

2.2 管理人員綜合素質(zhì)偏低

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，辦公自動(dòng)化環(huán)境中的檔案存在多種不同的存儲(chǔ)形式，其歸檔方法、歸檔原則、管理技術(shù)各有不同。而目前很多醫(yī)院的檔案管理工作不受重視，通常都是由其他崗位人員兼任，他們沒有接受過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，面對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作尚有些力不從心，更不懂得如何操作現(xiàn)代化的檔案設(shè)備，其業(yè)務(wù)能力已然跟不上形勢(shì)的發(fā)展。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理需要一批既有扎實(shí)的檔案管理理論基礎(chǔ)又精通計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高素質(zhì)復(fù)合型人才，如何提高檔案管理人員素質(zhì)，幫助他們更好地勝任檔案管理工作，就成為醫(yī)院檔案管理中亟需解決的重要問題。

2.3 缺乏檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

辦公自動(dòng)化在給醫(yī)院各項(xiàng)管理工作帶來巨大便利的同時(shí)，也給檔案管理造成了很多的問題。其中較為突出的一個(gè)問題就是檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理比較滯后，對(duì)于已歸檔文件及現(xiàn)行文件都缺乏一個(gè)統(tǒng)一可行的管理標(biāo)準(zhǔn)。在醫(yī)院引進(jìn)辦公自動(dòng)化以后，通常不再有原始底稿存檔，而只有正式文件存檔，同時(shí)將打印材料、傳真文件、復(fù)印件做底稿歸檔的情況也較為普遍。為了滿足辦公自動(dòng)化的要求，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)錄存儲(chǔ)就成為一項(xiàng)非常必要的工作，但由于缺乏數(shù)字化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)非常緩慢。

2.4 辦公自動(dòng)化軟件質(zhì)量不高

辦公自動(dòng)化固然能夠提高醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)水平，但這是以高質(zhì)量的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及軟件為前提的。目前來說，醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的整體水平較低，軟件質(zhì)量不高，很多系統(tǒng)只是簡單地模擬手工作業(yè)，無法真正發(fā)揮信息技術(shù)高效便捷的優(yōu)勢(shì)。究其原因，一是因?yàn)獒t(yī)院在軟件方面的投入較少，二是開發(fā)人員缺乏對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)的全面了解，導(dǎo)致系統(tǒng)的集成度較差，很多實(shí)用功能未能覆蓋，特別是系統(tǒng)中的電子公文管理與電子檔案管理相互沒有貫通，給實(shí)際使用帶來很大麻煩。例如，目前的OA公文管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)、對(duì)接等方面就存在很大問題，影響了對(duì)文件流程的全面監(jiān)控和管理。

3 辦公自動(dòng)化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 完善檔案管理制度

醫(yī)院在引進(jìn)辦公自動(dòng)化管理模式以后，應(yīng)盡快建立健全與之配套的規(guī)章制度，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的流程及方法，工作人員必須嚴(yán)格依據(jù)檔案管理規(guī)章制度對(duì)科室檔案進(jìn)行分類歸檔，在提高檔案歸檔效率的同時(shí)，為日后的查閱使用提供方便。其次，醫(yī)院應(yīng)在檔案管理制度中詳細(xì)規(guī)定檔案管理人員的職責(zé)范圍，將管理責(zé)任落實(shí)到人，避免不同人員的工作出現(xiàn)交叉，同時(shí)制定檔案管理考核評(píng)估制度，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與危機(jī)意識(shí)，改善檔案管理工作態(tài)度，促使其積極投入到檔案管理活動(dòng)當(dāng)中。

3.2 提高檔案人員素質(zhì)

隨著辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理人員對(duì)辦公自動(dòng)化已有一定程度的了解，但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作的需要，既精通檔案管理理論知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)操作的專業(yè)檔案管理人才依然十分缺乏。因此，要想提高醫(yī)院檔案管理工作水平，切實(shí)發(fā)揮辦公自動(dòng)化設(shè)備的巨大優(yōu)勢(shì)，就必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)和培訓(xùn)，使之對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作有一個(gè)具體、全面的認(rèn)識(shí)，逐漸打造一支高素質(zhì)復(fù)合型的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。對(duì)于檔案管理工作人員來說，必須自覺做到與時(shí)俱進(jìn)，在認(rèn)真學(xué)習(xí)和扎實(shí)掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)，積極了解最新的檔案管理理論及技術(shù)，同時(shí)不斷提高計(jì)算機(jī)操作水平，熟悉檔案管理信息化系統(tǒng)的操作和使用方法，保證檔案信息的高效錄入和調(diào)取，為檔案管理工作提供有力支撐。

3.3 明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院應(yīng)從檔案采集、整理、編目、鑒定、數(shù)字轉(zhuǎn)錄、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等各環(huán)節(jié)入手，制定完善的檔案管理業(yè)務(wù)流程，明確每一環(huán)節(jié)的具體工作標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理提供依據(jù)。醫(yī)院制定的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)必須具有一定的科學(xué)性、合理性、可操作性，要滿足國家及檔案部門制定的各類標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)應(yīng)當(dāng)符合醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)及實(shí)際。例如，在檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)錄、存儲(chǔ)方面，要明確文件的排序方式、掃描方式、命名樣式、校對(duì)方法、數(shù)據(jù)格式等，最后進(jìn)行文件的認(rèn)真鑒別和科學(xué)歸檔，保證檔案資源的使用價(jià)值。

3.4 構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)

醫(yī)院應(yīng)以現(xiàn)有的辦公自化系統(tǒng)為基礎(chǔ)，擴(kuò)充或?qū)与娮訖n案管理模塊，將電子公文管理與電子檔案管理有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)從公文生成到歸檔管理的一體化管理模式。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)集成了權(quán)限管理、人員管理、平臺(tái)管理、智能表單等基礎(chǔ)組件，在構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分利用這些基礎(chǔ)組件，實(shí)現(xiàn)檔案管理子與公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)。通過構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)，將有效提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的適用性，實(shí)現(xiàn)各類公文的規(guī)范、有序、快速歸檔，為文檔一體化管理提供有力支持。

4 結(jié)語

綜上所述，本文以辦公自動(dòng)化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理存在的問題為切入點(diǎn)，從完善檔案管理制度、提高檔案人員素質(zhì)、明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)幾個(gè)方面提出了辦公自動(dòng)化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略，多角度入手，旨在提高醫(yī)院檔案管理工作水平，為醫(yī)院各項(xiàng)工作開展提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

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