檔案管理人員如何做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

鄒靜

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國已經(jīng)迎來了知識經(jīng)濟時代。檔案工作也隨著時代的發(fā)展在不斷改變，有了更多新時代的工作特點，對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)也有了更高的要求。在面對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題時，應(yīng)當(dāng)做出科學(xué)合理的解決對策。從完善檔案管理模式、加強檔案管理人員的培訓(xùn)教育、建立健全檔案管理規(guī)章制度、強化檔案管理人員思想意識等方面來使檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展。無論檔案管理是傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，還是現(xiàn)代的電腦檔案管理系統(tǒng)，一切的操作都離不開檔案管理人員。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理人員；基礎(chǔ)工作

檔案管理工作已經(jīng)隨著信息化時代的到來而有了很多的改變，這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更多更高的要求，如果檔案管理人員的思想觀念和專業(yè)知識水平還停留在以前的基礎(chǔ)上，對當(dāng)今信息化時代的理念和技術(shù)不加以運用，這不但是對自身的不負責(zé)，也讓檔案管理工作的發(fā)展和進步收到了制約。無論是客觀還是主觀原因?qū)е聶n案管理基礎(chǔ)工作出現(xiàn)問題，檔案管理人員都應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)有的信息和科技資源進行解決。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作中出現(xiàn)的問題

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和信息化時代的到來，我國的檔案管理基礎(chǔ)工作也在一些方面表現(xiàn)出來薄弱性和不足性。檔案管理工作在向計算機管理發(fā)展適應(yīng)的過程中應(yīng)當(dāng)對出現(xiàn)的問題進行科學(xué)合理的解決?，F(xiàn)階段我國綜合性的檔案館很多都是館內(nèi)存藏內(nèi)容數(shù)量繁多，內(nèi)容雜亂且龐大，實踐跨度相對較長這種現(xiàn)狀。再加上多年來檔案館一直實行封閉式管理，檔案管理僅僅以保管為目的，基本上每個歷史時期的檔案管理對整理水平的要求和規(guī)格豆不統(tǒng)一，多數(shù)都以不丟失為原則，這就形成了檔案管理基礎(chǔ)普遍較差的局面。檔案管理基礎(chǔ)工作中的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一、一些案卷標(biāo)題不規(guī)范，較多的標(biāo)題缺少基本的要素或不能反映主體的內(nèi)容，甚至案卷標(biāo)題不存在等都是相對普遍的現(xiàn)象。二、檔案檔號不規(guī)范，有很多檔案沒有目錄號或者檔案一卷多冊等現(xiàn)象也很常見。三、案卷缺少卷內(nèi)目錄，這將導(dǎo)致部分沒被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容沒有辦法唄利用或者檢索。四、組卷混亂也是較為嚴重的一種案卷現(xiàn)象。案卷內(nèi)含有按職能部門管轄權(quán)限組的，按照文種組的、按時間組的等多重組合。五、有些案卷沒有頁碼，如果在使用中有掉頁或者缺頁等現(xiàn)象發(fā)生也很難被察覺。六、案卷有的是四五百頁紙分成一類一卷，有的只有一頁或者幾頁紙分成一卷?？傮w來說檔案館的建館時間越長，檔案存儲量越大，存在的以上類似的問題就越多，我國現(xiàn)在還沒能實現(xiàn)檔案管理的信息化，計算機管理的實現(xiàn)還有很長的路要走，我國的綜合性檔案館應(yīng)當(dāng)盡快的?？茖W(xué)合理的解決這些問題，讓檔案管理工作早日成熟化、完善化。

2 檔案管理人員該如何做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

2.1 建立健全相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度

我國的《檔案法》明確規(guī)定了：各級各類檔案館、機關(guān)、團體企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于檔案利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理的相關(guān)單位首要的任務(wù)就是建立健全相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，讓檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。對檔案管理的收集、整理、分類、立卷、編目、保存等各個環(huán)節(jié)都實行統(tǒng)一的程序來進行科學(xué)合理的工作。只有檔案管理做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能更好的發(fā)揮檔案的經(jīng)濟效益和社會效益。

2.2 大力推行并完善部門立卷制度

國家檔案局在1955年開始推行文書處理部門立卷制度，“機關(guān)各單位（或領(lǐng)導(dǎo)人親辦）完畢的文書材料，均交單位文書處理部門或文書工作人員立卷保存”；1957年部門立卷在全國范圍推行；1990年啟實施《中華人民共和國檔案法實施辦法》也作出“由文書或業(yè)務(wù)部門負責(zé)規(guī)檔文件材料的收集、整理、立卷并向檔案部門移交”的規(guī)定。經(jīng)過長期實踐工作證明，部門立卷制度可切實防止文件散失，發(fā)揮文書處理部門熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)和文書處理過程的優(yōu)勢；提高檔案歸檔效率與質(zhì)量，作為單位檔案人員應(yīng)大力推行部門立卷制度，對各個部門的兼職檔案員提供更多立卷指導(dǎo)和監(jiān)督。

2.3 全面普查案卷，重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

一般的綜合性檔案館由于很多年都沒有進行全面的清查工作，加上案卷移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，這些必將導(dǎo)致一些重份或者無考查價值案卷的出現(xiàn)。首先應(yīng)當(dāng)對這些沒有用處的文件進行清理，只有剔除這些無用的案卷或者文件才能避免日后在計算機管理中出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象。重組案卷就是對信息不全或者年代久遠的檔案進行重新的再現(xiàn)化、規(guī)范化處理。很多檔案管理人員在更換后會出現(xiàn)前期工作和后期工作標(biāo)準(zhǔn)不一的情況，也有些資料的字跡模糊、內(nèi)容殘缺、標(biāo)注不詳、頁碼標(biāo)題不存在，這些都是需要檔案管理人員進行整理和修復(fù)的，以前案卷排列方式可能已經(jīng)不適用現(xiàn)在。完成這些重復(fù)繁雜的工作是對檔案管理工作負責(zé)的表現(xiàn)，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)將這些工作做到與計算機管理相結(jié)合，只有檔案管理跟上時代的步伐，才是對檔案管理人員工作的肯定。

2.4 做好檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)劃

檔案管理工作繁重復(fù)雜，檔案管理人員并不能在短期內(nèi)就完成所有的基礎(chǔ)工作，所以在工作進行時應(yīng)當(dāng)分清輕重緩急，循序漸進的進行檔案管理基礎(chǔ)工作。檔案管理的主要服務(wù)對象就是全體的人民群眾。通過對檔案的分類整理實現(xiàn)歷史的重現(xiàn)。在檔案管理工作進行的時候檔案管理人員應(yīng)當(dāng)有清晰的脈絡(luò)，分級次著錄，盡量做到省時省力。在著錄的過程中可以將案卷分成次進行著錄，這樣不僅能揭示檔案的主體內(nèi)容和特征也節(jié)約了時間，減少了財力和人力的消耗并且能提高效率。檔案整理時一定要充分利用檔案的原基礎(chǔ)進行分門別類，對有共同組織、共同事件或者相同屬性的案卷進行總體劃歸。只有按照事先做好的規(guī)劃進行工作，才能實現(xiàn)預(yù)期效果?？茖W(xué)的研究和多年的檔案管理工作經(jīng)驗表明，只有對檔案管理基礎(chǔ)工作做到細節(jié)化、精細化，才是促進檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要手段。檔案管理人員一定要以高標(biāo)準(zhǔn)來要求自己，在檔案管理工作中體現(xiàn)出自己的職業(yè)素養(yǎng)。

3 結(jié)語

時代在發(fā)展，科技在進步，雖然檔案管理工作的任務(wù)、環(huán)境、對象、管理方式等都在不斷變化，但檔案管理人員應(yīng)當(dāng)時刻牢記只有提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，才是推動檔案事業(yè)向信息化、科技化發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷的提升自身的水平，讓自己在面對困難和挑戰(zhàn)時擁有新的思路和視野。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)切實做好檔案管理中的基礎(chǔ)工作，肩負起檔案管理工作的時代重任，讓自身為檔案管理工作走向成熟化、完善化貢獻一份力量。

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