檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)

摘 要：文章從檔案信息化建設(shè)的概念出發(fā)，深入分析在新時(shí)期檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，并就存在的問(wèn)題提出具體的可行性建議，期望能夠進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)和管理的效率及質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；管理；改進(jìn)

1 檔案信息化的概念

檔案信息化指的是在國(guó)家檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處置和管理。檔案信息化管理與以前的檔案管理模式最大的不同之處在于以前檔案管理模式的重點(diǎn)是檔案實(shí)體保管，而如今檔案信息化管理的重點(diǎn)是以數(shù)字化信息的形式為社會(huì)提供服務(wù)。換言之，與過(guò)去相比，而今的檔案信息化更加強(qiáng)調(diào)共享精神[1]。

2 檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。在高度網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代社會(huì)，檔案館所接受的電子檔案的來(lái)源相比以往接受的實(shí)體檔案的來(lái)源更為復(fù)雜。電子檔案來(lái)自于數(shù)據(jù)庫(kù)異構(gòu)的多個(gè)單位和部門(mén)，不同的部門(mén)對(duì)數(shù)據(jù)處理又有不同的要求。故而，在新時(shí)期，入館檔案資料相比以往更為紛繁復(fù)雜，工作人員的工作強(qiáng)度和難度也比以往增加了不少。

2.2 高度的分散性。檔案館的許多資料都分散在不同的管理部門(mén)和單位。就拿財(cái)務(wù)報(bào)表來(lái)說(shuō)，其出現(xiàn)的場(chǎng)合多種多樣，建設(shè)局有它，稅務(wù)局有它，就連單位移交中也有它的身影，雖然這些財(cái)務(wù)報(bào)表都圍繞著一個(gè)主題，但在入關(guān)提交之時(shí)，仍然無(wú)法避免出現(xiàn)重復(fù)信息。作為信息資源的擁有者和管理者，如何在海量數(shù)據(jù)中挑選出有用的信息，對(duì)其進(jìn)行深度加工和處理，在社會(huì)進(jìn)行共享，也是值得所有檔案館工作人員思考的問(wèn)題。

2.3 管理的滯后性。大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，檔案事業(yè)信息化的重點(diǎn)在于管理，而不在于信息化。即檔案管理的相關(guān)工作人員要精通檔案管理的業(yè)務(wù)流程，創(chuàng)新管理方法，竭盡所能提高管理質(zhì)量和效率。然而，目前阻礙檔案信息化建設(shè)的因素之一便是滯后的檔案管理制度。在過(guò)去，我國(guó)移交檔案的時(shí)間期限為十年，在信息不暢通的年代，這一舉措本無(wú)可厚非。而在信息昌達(dá)的現(xiàn)代，十年的期限，顯然已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需要和人民共享信息的需求。簡(jiǎn)而言之，檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)的工程，需要管理人員加以重視。

3 影響信息化建設(shè)的主要因素

3.1 認(rèn)識(shí)不到位。目前，檔案管理的相關(guān)工作人員對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)和理解還存在偏差。從個(gè)人的角度而言，信息技術(shù)能夠提高個(gè)人的工作效率，從部門(mén)角度而言，信息技術(shù)能夠提高部門(mén)的職能效率。但就筆者的調(diào)查情況來(lái)看，檔案信息管理方面的技術(shù)專(zhuān)家在構(gòu)建信息模型時(shí)，更多關(guān)注信息如何配置和流動(dòng)問(wèn)題，卻沒(méi)有綜合考慮用戶的信息體驗(yàn)，與此同時(shí)，由于檔案信息的業(yè)務(wù)人員文化程度和技術(shù)水平普遍不高，對(duì)新鮮事物的理解和接受程度也較為緩慢，所以在信息化技術(shù)出現(xiàn)之初，他們的第一反應(yīng)是排斥，而不是思考如何利用信息技術(shù)搞好檔案信息化建設(shè)[2]。

3.2 水平參差不齊。檔案部門(mén)與檔案部門(mén)之間的信息化水平有著顯著的差距。有的檔案館早在多年以前就引入了先進(jìn)的設(shè)備如計(jì)算機(jī)等來(lái)開(kāi)展管理工作，但也有一定數(shù)量的檔案館故步自封，在新時(shí)期仍然采用單機(jī)操作，最終導(dǎo)致資源無(wú)法共享同時(shí)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)也不能完全顯現(xiàn)出來(lái)。除此之外，辦公人員的計(jì)算機(jī)水平低也是阻礙信息化建設(shè)的另一重要原因，就筆者的調(diào)查情來(lái)看，許多的檔案工作人員年齡較大，對(duì)于辦公軟件一竅不通。

3.3 觀念落后。許多的檔案管理人員還保留著傳統(tǒng)的管理觀念，重視檔案資料的接收工作，卻忽略了后續(xù)對(duì)檔案資料分析整理利用及共享工作。在新時(shí)期，檔案館的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是最大程度的利用信息資源，使之得以在社會(huì)共享，為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，給國(guó)家?guī)?lái)一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，助力國(guó)家的興旺發(fā)達(dá)。

4 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的步驟

4.1 建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。要建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，使之成為宣傳工作和對(duì)外服務(wù)的橋梁，滿足檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，首先檔案管理部門(mén)要采購(gòu)先進(jìn)的硬件設(shè)施，為網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)提供硬件保障和支持，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，提高他們的軟件應(yīng)用水平。從而為實(shí)現(xiàn)信息交流共享創(chuàng)造條件。

4.2 加強(qiáng)電子文件的管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及，信息管理網(wǎng)也如雨后春筍般建立起來(lái)。對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，將文件上傳至信息管理網(wǎng)站，一方面能夠確保信息的安全性，另一方面能夠提高管理的質(zhì)量和效率。不過(guò)將檔案上傳至信息管理網(wǎng)站之前也有許多的注意事項(xiàng)：首先需要工作人員將接收的各種各樣格式的文件，轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)文件格式，進(jìn)行上傳和保存。這樣方能切實(shí)的保證數(shù)據(jù)的可靠性。其次，對(duì)于那些沒(méi)有必要傳送到信息管理網(wǎng)上進(jìn)行保存的電子文檔，也應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行編目整理，并將其上傳到相關(guān)的檔案部門(mén)。然后，還可以利用信息管理網(wǎng)絡(luò)開(kāi)通歸檔傳遞網(wǎng)線，將上傳至信息管理網(wǎng)站的信息資源和未上傳的資源都通過(guò)傳遞網(wǎng)線傳遞給檔案部門(mén)，提高工作效率和工作質(zhì)量，避免傳輸錯(cuò)誤造成的嚴(yán)重后果。最后，尤其應(yīng)當(dāng)注意的是不管是通過(guò)傳遞網(wǎng)線歸檔還是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)歸檔的文件，都需要按照統(tǒng)一格式進(jìn)行編目處理后，方能傳輸給歸檔部門(mén)進(jìn)行歸檔處理，確保文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。與此同時(shí)為了確保檔案信息的安全性，檔案部門(mén)最好以光盤(pán)的形式代替磁盤(pán)儲(chǔ)存的形式對(duì)電子文件進(jìn)行保存。

4.3 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作。要做好檔案信息建設(shè)的管理，當(dāng)務(wù)之急便是對(duì)新型文件材料進(jìn)行歸檔。毫無(wú)疑問(wèn)，這對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。同時(shí)，為了保護(hù)電子文件的原始信息，檔案工作者還必須采取技術(shù)處理，對(duì)海量已經(jīng)歸檔的可更改文件進(jìn)行更改，將其更改為只讀性文件，保護(hù)資源原始結(jié)構(gòu)的同時(shí)確保資料的可靠性，使其更好的發(fā)揮社會(huì)作用。

4.4 解決歸檔電子文件的保存問(wèn)題。目前的電子文件大多是以化學(xué)磁性材料為載體，由于讀取信息不需要與外界進(jìn)行接觸，所以磨損率較低。從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。但是，由于電子文件形成的時(shí)間并不長(zhǎng)，還缺乏時(shí)間的驗(yàn)證。故而，如何長(zhǎng)期有效的保存電子文件，仍然是值得所有檔案工作者思考的問(wèn)題。

5 如何改進(jìn)信息化建設(shè)

5.1 加強(qiáng)電子文件歸檔管理。檔案工作者在工作的過(guò)程中，要以檔案管理的具體要求為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化和處理。同時(shí)要重視對(duì)電子文件的鑒定和歸檔工作，確保保存的電子文件的真實(shí)性和有效性以及完整性，使之能夠最大的發(fā)揮價(jià)值。最后要深入研究接收和保管以及利用電子檔案的技術(shù)和方法，并據(jù)此制定相應(yīng)的管理?xiàng)l例。提高歸檔管理的效率。

5.2 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，檔案人員的素質(zhì)和能力都有待增強(qiáng)。當(dāng)前檔案工作人員的能力還無(wú)法滿足檔案信息化建設(shè)管理的需要，必須從雜業(yè)型向?qū)I(yè)型進(jìn)行轉(zhuǎn)變，確保檔案信息化建設(shè)有序的發(fā)展。當(dāng)前，檔案管理領(lǐng)域既懂檔案知識(shí)又有一定軟件開(kāi)發(fā)技能的人才數(shù)量十分稀少，故而檔案部門(mén)要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，為檔案部門(mén)的從業(yè)人員提供對(duì)外學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)，提高整支隊(duì)伍的素質(zhì)。同時(shí)建立合理的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，激發(fā)員工的工作熱情和積極性，鼓勵(lì)員工獻(xiàn)言獻(xiàn)策，對(duì)金點(diǎn)子給予獎(jiǎng)勵(lì)，幫助員工樹(shù)立自信，建立激勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)員工學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)更好的進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。最后，改變傳統(tǒng)的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，提高管理效率。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)管理要全面正確的認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)化管理，運(yùn)用先進(jìn)的管理理念結(jié)合先進(jìn)的管理手段，輔之以先進(jìn)的、規(guī)范化的管理軟件，實(shí)現(xiàn)信息共享的目的，更好的推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展和國(guó)家的進(jìn)步.

參考文獻(xiàn)

[1]雷亞旭. 檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)[J]. 實(shí)用醫(yī)技雜志， 2006， 13（7）：233-233.

[2]鄧小兵. 加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的思考[J]. 蘭臺(tái)世界， 2008（6）：42-43.

[3]鄭月. 關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 赤子（上中旬）， 2014， 31（17）：250-251.

作者簡(jiǎn)介

王梁（1986-），男，漢，四川榮縣，本科，榮縣勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁院，研究方向：檔案管理。