檔案管理工作的現(xiàn)狀與創(chuàng)新研究

王莉娜

摘 要：伴隨著我國社會經(jīng)濟高速發(fā)展，檔案管理亦獲得了更多的關(guān)注，同時隨著我國改革措施的推進，對于檔案管理而言面臨著巨大機遇的同時也具有諸多的挑戰(zhàn)，作為基礎(chǔ)設(shè)施載體需加強檔案管理工作的有效創(chuàng)新，從而有效的提升企業(yè)、政府以及民眾生產(chǎn)與生活當(dāng)中的便利?；诖?，本文主要對檔案管理工作的現(xiàn)狀與創(chuàng)新進行了簡要的分析，希望可以為從事相關(guān)工作的人員提供有益的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作現(xiàn)狀；創(chuàng)新策略

對檔案管理工作的開展，貫穿于項目全過程單子，直接對整個運營周期中的真實狀況進行詳細(xì)的記錄。因此，為了更有效的保證檔案管理工作的開展需加強創(chuàng)新策略研究。

1 檔案管理的重要性

檔案資源重要性可謂是不言而喻的，伴隨著我國經(jīng)濟高速崛起，檔案管理已由原來的簡單看管轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾?。隨著我國對檔案管理工作的重視日益增加，對以往管理形式正在進行深化改革，大力提高工作效率。檔案管理關(guān)系到人力資源的管理，因此，在各個環(huán)節(jié)均離不開檔案管理，只有高效的檔案管理方可為基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的開展創(chuàng)造良好的支持，提高管理效率的同時提升綜合競爭力。當(dāng)前伴隨著國民經(jīng)濟高速發(fā)展，各行各業(yè)開展過程中均需依靠相關(guān)檔案資料，為了更好的保證行業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展需加強檔案管理工作的有效開展。

2 檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 缺乏創(chuàng)新的管理理念

檔案管理相關(guān)人員受到其傳統(tǒng)思想的制約，在很大程度上制約到先進信息技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理理念相對落后，不利于管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。雖然大部分檔案管理機構(gòu)均配置了數(shù)字化設(shè)備，但并未真正的落實到工作當(dāng)中，在實際管理過程中依然延續(xù)以往落后的管理方法，進而導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化水平相對較低。

2.2 檔案管理人員缺乏專業(yè)性

通常項目建設(shè)運營過程中均需配有專業(yè)的資料管理人員，并具有相關(guān)從業(yè)證件。往往多數(shù)部門通常由其他人員兼職對檔案進行管理，并未受過專業(yè)的知識培訓(xùn)，因此在一定水平上制約著檔案管理工作的開展。

2.3 檔案信息缺少安保措施

信息技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上提升了檔案管理工作效率，但已然具有很多的安全隱患，其中最為常見的安全問題即文件損壞以及信息泄露問題，對于檔案管理而言其危害是非常大的。因此，在檔案管理工作開展過程中需加強安全保障。

3 檔案管理工作創(chuàng)新研究

3.1 工程檔案管理方式的改變

現(xiàn)代化檔案管理模式的運用，對檔案實體的重視度有增無減，現(xiàn)代化管理的成功與否，主要決定于基礎(chǔ)工作的落實到位情況。因此，必須重視基礎(chǔ)管理的作用。為此，在計算機項目檢索的基礎(chǔ)上進行改進提高，增加檔案材料的有序性，為實現(xiàn)計算機管理營造良好的條件。（1）將每項工程完成后的相關(guān)文件資料細(xì)化分寫，根據(jù)綜合類、施工類、完工類等形式進行排列，根據(jù)工程設(shè)立代號，并存儲至計算機，立卷人員在整理檔案時只要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)順序?qū)n案名稱進行排放，在完成代號填寫、頁碼編制后就可錄入計算機打印卷內(nèi)目錄；（2）依據(jù)流水號登記方式對檔案進行組卷，根據(jù)大流水排架對庫、柜、節(jié)進行固定，一次性將檔案項目著錄卡片填完，再將所有的信息錄入到計算機中進行存儲；（3）微機輔助立卷的解決，可通過檔案的歸類，在微機處理之后將案卷名稱卡片、卷內(nèi)文件目錄打印出來，在立卷工作人員完成裝訂以后入庫上架使用。

3.2 加強檔案的信息化管理

伴隨著信息化的發(fā)展，檔案管理也應(yīng)適應(yīng)新時代背景要求，快速完成管理方式的過渡，重人工管理轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化的信息管理，只有這樣檔案管理才能更好地服務(wù)社會的發(fā)展，促進社會經(jīng)濟水平快速提升。然而就目前來講，檔案信息的完整性仍舊不足，有些基層地區(qū)由于交通條件較差，信息不暢，再加上地方管理人員重視程度不夠，導(dǎo)致部分檔案信息遺失。所以，當(dāng)前一項極其重要的任務(wù)就是要對檔案的信息化管理進行加強。建設(shè)完善的信息網(wǎng)絡(luò)，努力做到紙質(zhì)檔案和電子檔案的統(tǒng)一。運用信息技術(shù)管理的現(xiàn)代化方式來提升檔案管理的信息化管理水平，以推動事業(yè)和經(jīng)濟的協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.3 加強基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的輸入

由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)數(shù)量龐大因此在信息化建設(shè)過程中需最為關(guān)鍵的就是入庫環(huán)節(jié)。通過長時間的積累，原始資料當(dāng)中囊括了眾多的信息與數(shù)據(jù)，同時在入庫前期需對其完成有效的甄別，在此過程中需投入大量的人力。因此，為了更好的解決以上問題需加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)入庫技術(shù)水平，加強資金投入力度，為檔案信息有效性奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.4 加強檔案管理的安全防護

就檔案管理而言，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用為其帶來便利的同時也帶來了諸多的安全隱患，因此，在利用大數(shù)據(jù)的同時需加強安全防護。在此過程中，主要包含以下幾個方面：首先，由于在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中檔案資料可以被共享與傳遞因此存在著信息泄露安全隱患，因而需加強信息防護，加強數(shù)據(jù)監(jiān)督，從而有效的防治信息泄露。其次，需加強檔案管理人員安全意識，在利用大數(shù)據(jù)工作過程中需加強網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范，及時甄別網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的安全漏洞，對內(nèi)部軟件定期給予升級，增強安全意識，同時建立健全防范機制，提升抗風(fēng)險能力。最后，加強檔案管理流程化。加強信息存儲、使用，在此環(huán)節(jié)可利用分級存儲、紙質(zhì)拷貝等模式對檔案資料給予細(xì)化，同時對相關(guān)人員進行定位追蹤，防止單人集中管理方式。

3.5 運用現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)

以往檔案管理大部分利用紙質(zhì)材料給予存檔，但其存在著很大的弊病，在一定程度上制約著企業(yè)信息傳遞、現(xiàn)場查看以及后期修改等狀況。而當(dāng)前檔案管理更多的將紙質(zhì)材料與電子信息技術(shù)相互融合，利用掃描等方式完成信息化管理，對項目給予更為科學(xué)的劃分，從而便于后期現(xiàn)場，以及改建等材料管理，同時對于修改的區(qū)域可以在電子圖紙進行修改。從而保證后續(xù)修改能夠與實踐狀況相一致。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作無疑是一項繁瑣復(fù)雜的工程，對于檔案人員而言，其需要面對龐大的資料信息庫。為了更好的保證檔案管理工作的有效開展需增強管理意識，結(jié)合信息化技術(shù)，記錄真實有效的過程。才能為后期的建設(shè)提供有效的保障。

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