辦公室檔案收集整理體會(huì)

葉燕珍

摘 要：對(duì)一個(gè)企業(yè)而言，辦公室是其中十分重要的綜合性部門，辦公室的主要作用是為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的所有文件資料進(jìn)行收集和整理，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的正常開(kāi)展提供重要的保障。但是辦公室的檔案資料收集整理工作是十分繁瑣的工作，在資料的收集整理過(guò)程中，工作人員由于各種原因都可能出現(xiàn)檔案收集整理的失誤，或者工作效率低下的問(wèn)題，這對(duì)于辦公室的發(fā)展和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展都十分不利。因此在現(xiàn)代的企業(yè)辦公室發(fā)展過(guò)程中，需要對(duì)辦公室的檔案資料收集整理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高辦公室工作人員的檔案資料收集整理效率。本文就針對(duì)辦公室檔案資料收集整理工作進(jìn)行分析，提高辦公室檔案資料收集整理的效率，促進(jìn)辦公室發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案資料；收集整理

檔案資料的收集整理工作是辦公室日常工作中最主要的內(nèi)容，辦公室的檔案資料收集整理工作，直接影響著企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展，隨著現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)加劇，企業(yè)對(duì)于辦公室工作的效率和質(zhì)量都有了更高的要求。于是現(xiàn)在的辦公室檔案資料收集整理工作，必須要進(jìn)行現(xiàn)代化創(chuàng)新和改革，提高工作的效率和質(zhì)量，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

1 辦公室檔案收集整理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)

1.1 辦公室檔案收集整理工作的內(nèi)容

辦公室的檔案收集整理工作，主要包括了檔案資料的搜集、整理、審核和保存，這四個(gè)步驟是辦公室進(jìn)行檔案資料收集整理工作的主要步驟，任何檔案資料進(jìn)行收集和管理時(shí)，都需要按照這四個(gè)步驟順序進(jìn)行，缺一不可，任何一個(gè)步驟和環(huán)節(jié)的缺失，都會(huì)導(dǎo)致檔案的收集整理工作無(wú)法順利進(jìn)行。其中檔案資料的收集工作，指的是對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，每一個(gè)部門的工作情況和員工的檔案資料進(jìn)行搜集，并放置在收納盒中，一般來(lái)說(shuō)，檔案資料的搜集，是通過(guò)對(duì)每一個(gè)部門員工的工作情況進(jìn)行了解和匯總得到的；檔案資料的整理工作就是對(duì)收集到的檔案資料按照目錄進(jìn)行分類，對(duì)于其中一些無(wú)用的信息進(jìn)行剔除，保留有用信息；檔案資料的審核，是對(duì)檔案資料的真實(shí)性和完整性進(jìn)審核，保證資料的真實(shí)性，能夠?yàn)槲磥?lái)工作的開(kāi)展提供依據(jù)；檔案資料的保存，指的是對(duì)整理過(guò)得和通過(guò)審核的檔案資料進(jìn)行歸檔保存，方便后期的查詢和使用。

1.2 辦公室檔案收集整理工作的特點(diǎn)

辦公室的檔案收集整理工作，具有綜合性，創(chuàng)新性和邏輯性的特點(diǎn)，這與辦公室的工作特點(diǎn)有著一定關(guān)系。辦公室作為一個(gè)單位和企業(yè)的重要綜合性部門，其收集到的檔案資料具有一定的綜合性，在檔案收集整理工作中，必然具有綜合性特點(diǎn)，單位和企業(yè)內(nèi)部每一個(gè)部門員工的檔案資料都會(huì)被收集；創(chuàng)新性指的是檔案資料收集整理工作并沒(méi)有比較高的強(qiáng)制性和規(guī)范性，除了要保證資料信息的真實(shí)和完整之外，對(duì)于管理工作的方式和方法，都可以進(jìn)行適當(dāng)創(chuàng)新；邏輯性指的是檔案資料在收集整理的過(guò)程中，需要按照規(guī)章制度開(kāi)展工作，需要有一定的規(guī)范性。

2 辦公室檔案收集整理工作的現(xiàn)狀

2.1 當(dāng)前企事業(yè)單位的辦公室建設(shè)相對(duì)完善

當(dāng)前我國(guó)的企事業(yè)單位辦公室的建設(shè)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較完善，辦公室內(nèi)的人員設(shè)置也比較合理，對(duì)于檔案收集整理工作也有著比較明確的分工，但是在實(shí)際的管理過(guò)程中，工作人員對(duì)于自身的工作缺乏全面的認(rèn)知很了解，對(duì)工作的重視程度不足，導(dǎo)致了很多辦公人員在工作的過(guò)程中出現(xiàn)工作效率低下的問(wèn)題，甚至?xí)绊憴n案收集整理工作的質(zhì)量，甚至當(dāng)前我國(guó)很多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于辦公室的重視程度也不足，認(rèn)為辦公室的工作可有可無(wú)。

2.2 辦公室工作的要求提高

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和企事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展，辦公室的工作要求也相應(yīng)提高，當(dāng)前的辦公室工作并不僅僅局限于檔案資料的收集和整理，還需要能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供服務(wù)，要求能夠用各種方式對(duì)辦公室的檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，因此現(xiàn)在的企事業(yè)單位的辦公室工作呈現(xiàn)出了很多新特點(diǎn)，面臨著很多新困難，要求工作不能只是停留在檔案信息的處理和分發(fā)上，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和應(yīng)用。但是目前我國(guó)很多企事業(yè)單位的辦公室都存在著很多管理上的問(wèn)題，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室工作不夠重視，使得辦公室人員得不到發(fā)展，辦公室的硬件設(shè)施和人才配備都無(wú)法滿足工作要求，再加上其實(shí)也單位的發(fā)展辦公室需要整理的檔案資料信息數(shù)量會(huì)急劇增加，導(dǎo)致工作人員的工作量更大，但是卻得不到預(yù)期工作量相匹配的薪酬，使得人才流失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

2.3 辦公室管理人員的素質(zhì)有待提升

當(dāng)前辦公室的檔案資料收集整理工作中，管理人員的素質(zhì)有待提升，當(dāng)前的大部分企事業(yè)單位辦公室工作人員并不具備專業(yè)的檔案收集整理專業(yè)知識(shí)和工作能力，在工作的過(guò)程中，對(duì)于一些專業(yè)性的知識(shí)并不了解，導(dǎo)致了工作缺乏專業(yè)性和系統(tǒng)性，工作效率比較低。

3 提升辦公室檔案收集整理工作的措施

3.1 加強(qiáng)檔案分類大綱的編制

辦公室是一個(gè)企事業(yè)單位中綜合性十分強(qiáng)的部門，所以在辦公室的日常工作中，辦公室會(huì)與其他部門進(jìn)行交流和溝通，而辦公室收集到的檔案資料數(shù)量和種類也很多，這給辦公室的檔案收集整理工作帶來(lái)了一定的困難，導(dǎo)致了工作效率低下。因此想要提升辦公室的檔案收集整理工作效率，就必須要加強(qiáng)檔案分類大綱的編制，對(duì)于收集到的企事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息編制合理的分類大綱，對(duì)大綱進(jìn)行詳細(xì)的分類和細(xì)化，這樣在進(jìn)行檔案資料的收集和整理時(shí)，就能夠按照大綱的目錄要求進(jìn)行檔案的分類存放。

3.2 加強(qiáng)檔案的分類存放處理

在辦公室檔案資料收集整理工作中，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放和處理，是檔案收集整理工作的重要步驟，所以在編制好檔案的分類大綱之后，需要嚴(yán)格按照大綱的目錄，進(jìn)行檔案的分類存放處理，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，保證檔案存放整理的系統(tǒng)性和有序性，從而方便以后的檔案資料查閱。比如在進(jìn)行檔案資料的分類存放時(shí)，就可以根據(jù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類，并在每一個(gè)資料盒上貼上標(biāo)簽和編號(hào)，這樣就能夠在以后查找檔案信息時(shí)，更加方便的尋找到目標(biāo)文件。

3.3 加強(qiáng)與其他部門之間的聯(lián)系

由于辦公室的檔案收集整理工作，是一項(xiàng)綜合性比較強(qiáng)的工作，而辦公室也是一個(gè)綜合性比較強(qiáng)的部門，所以辦公室在日常工作過(guò)程中，一定會(huì)與其他部門發(fā)生聯(lián)系，需要與其他部門進(jìn)行溝通。因此在辦公室的檔案資料收集整理工作中，需要加強(qiáng)與其他部門之間的聯(lián)系，處理好與其他部門之間的關(guān)系，尤其是處理好職責(zé)關(guān)系，對(duì)于彼此之間的職責(zé)進(jìn)行清晰的界定，這樣在工作的過(guò)程中，與其他部門進(jìn)行聯(lián)系時(shí)，就能夠避免矛盾和沖突的發(fā)生，從而提高檔案資料收集的效率和質(zhì)量。

3.4 完善檔案收集方法

在辦公室檔案資料的收集整理工作中，檔案的收集方法直接影響到工作的效率和質(zhì)量，因此，為了提高辦公室檔案資料收集整理工作的效率，就必須要完善檔案收集的方法和途徑，利用多種途徑和方式進(jìn)行檔案資料的收集。在傳統(tǒng)的企事業(yè)單位檔案資料收集工作中，都是直接到各個(gè)部門進(jìn)行紙質(zhì)檔案的收集，但是隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，在進(jìn)行檔案信息的收集工作時(shí)，可以直接制作一個(gè)檔案模板下發(fā)到各個(gè)部門，然后各個(gè)部門在填寫之后進(jìn)行匯總，而辦公室的工作人員就可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案資料的收集，這樣可以有效提高檔案收集的效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

辦公室作為一個(gè)企事業(yè)單位中綜合性比較強(qiáng)的部門，檔案資料的收集和整理工作是其主要工作內(nèi)容，對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展有著重要作用，隨著我國(guó)企事業(yè)單位的不斷發(fā)展，辦公室的檔案資料收集整理工作必須要隨之發(fā)展，因此辦公室必須要采取各種措施，提高檔案收集整理工作的效率。

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