醫(yī)院科研檔案的管理創(chuàng)新思考

摘 要：隨著近年來我國醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展，特別是我國醫(yī)學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，各種有關(guān)前沿醫(yī)學(xué)科技的最新成果出現(xiàn)在人們面前，為了將珍貴的科學(xué)研究材料進(jìn)行有效保存，做好醫(yī)院的科研檔案管理工作就顯得十分重要。然而隨著醫(yī)院科學(xué)管理制度改革，醫(yī)院的科研檔案管理工作在實(shí)踐中還存在不足。鑒于此，本文就醫(yī)院科研的步驟和程序及其檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行分析，進(jìn)而總結(jié)出醫(yī)院科研檔案管理中存在的一些問題，最后總結(jié)歸納出醫(yī)院科研檔案管理的創(chuàng)新思路，以期為廣大讀者提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院科研檔案；管理創(chuàng)新；問題研究

醫(yī)院科研部門在進(jìn)行科學(xué)研究活動(dòng)時(shí)所形成的科研檔案是具有一定科學(xué)價(jià)值和保存價(jià)值的文檔材料，能夠真實(shí)有效反映出醫(yī)院的科學(xué)研究狀況，同時(shí)也是醫(yī)院檔案管理體系的重要組成部分。對(duì)于醫(yī)院的科學(xué)研究檔案，如果能高效保存和有效利用，能有效提高醫(yī)院的科研管理水平，甚至能推動(dòng)我國醫(yī)療事業(yè)進(jìn)步。然而隨著近年來科學(xué)管理機(jī)制改革的深化，在醫(yī)院科研檔案保存和管理方面還存在一些問題，針對(duì)這些問題進(jìn)行有效研究，并找到相應(yīng)的解決策略，能夠提升醫(yī)院的檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院在科學(xué)研究上取得進(jìn)步[1]。

1 醫(yī)院科學(xué)研究的程序和醫(yī)院科研檔案管理特點(diǎn)

1.1 醫(yī)院科學(xué)研究的程序

醫(yī)院作為社會(huì)性服務(wù)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著重要的科學(xué)研究責(zé)任，需要醫(yī)院管理層建立完善的科研管理制度及條例，讓醫(yī)院科學(xué)研究人員按照相應(yīng)方法開展科學(xué)研究。通常，醫(yī)院科學(xué)研究活動(dòng)分為五個(gè)步驟：科研選題、研究?jī)?nèi)容設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)論證、數(shù)據(jù)整理和總結(jié)分析。對(duì)醫(yī)院科研檔案，從內(nèi)容上來看，又可分為醫(yī)院科研項(xiàng)目檔案、科研文書檔案、科研成果檔案，其中項(xiàng)目檔案是醫(yī)院科研檔案的重要組成部分，項(xiàng)目檔案主要包括了項(xiàng)目的申請(qǐng)說明、申請(qǐng)書、項(xiàng)目合同、所取得成果、項(xiàng)目結(jié)束證明等；科研文書檔案是科研檔案的基礎(chǔ)和依據(jù)，是醫(yī)院開展科學(xué)研究活動(dòng)的重要參考，其中包括醫(yī)院的科研制度、管理制度、醫(yī)療規(guī)定以及重要的管理文件等。科研檔案的成果檔案是對(duì)科學(xué)研究項(xiàng)目的重要總結(jié)，包括項(xiàng)目所取得的研究成果、論文發(fā)表情況、獲得獎(jiǎng)項(xiàng)以及專利材料等，是衡量醫(yī)院科學(xué)研究活動(dòng)所取得成果的重要標(biāo)準(zhǔn)[2]。

1.2 醫(yī)院科研檔案的管理特征

醫(yī)院科研檔案的保存與管理，并不是獨(dú)立分開的步驟與程序，而是一套完整的管理系統(tǒng)，針對(duì)科研項(xiàng)目的不同每一套管理系統(tǒng)都具有特色專題，能夠根據(jù)檔案內(nèi)容分門別類的進(jìn)行保存和管理。但是在醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中，這套行之有效的管理系統(tǒng)是經(jīng)過長(zhǎng)期探索形成的，因此其管理工作有較強(qiáng)的連續(xù)性和聯(lián)系性，進(jìn)而保障科研檔案儲(chǔ)存和管理不受到管理周期和外部因素影響。此外，醫(yī)院科研檔案管理的專業(yè)性較強(qiáng)，需要具備專業(yè)技術(shù)的人才進(jìn)行管理，在實(shí)際操作過程中管理人員要注重醫(yī)院科研檔案的專業(yè)性及重要特征，實(shí)現(xiàn)科研檔案的有效管理和高效利用[3]。

2 醫(yī)院科研檔案管理中存在的主要問題

2.1 檔案管理人員的檔案管理意識(shí)缺乏

醫(yī)院科研檔案對(duì)醫(yī)院在技術(shù)的積累及科學(xué)研究活動(dòng)開展方面有著積極作用，可有效提高醫(yī)院的科研技術(shù)水平，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。這也就決定了在科研檔案管理實(shí)踐中，檔案管理人員要具備較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，能針對(duì)不同種類、不同內(nèi)容的科研檔案，有效搜集、整理和保存。但是在現(xiàn)實(shí)操作中，由于檔案管理工作較為繁瑣，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理員的檔案管理意識(shí)缺乏，在一個(gè)科研項(xiàng)目完成后，文件材料的收集和保存，包括科研課題計(jì)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)批準(zhǔn)、項(xiàng)目合同以及成果評(píng)比等，這些都是重要的科研檔案材料，檔案管理人員必須有效管理。但由于檔案管理人員重視文件搜集效果，輕視了與科研檔案有關(guān)材料的收集，使得科研數(shù)據(jù)方面的信息記錄不夠全面，加之檔案管理人員科學(xué)意識(shí)的缺乏，導(dǎo)致科研檔案記錄不夠完整，使很多有價(jià)值的科研信息失去了應(yīng)用價(jià)值，影響了整體科研檔案收集計(jì)劃的落實(shí)。實(shí)踐證明，只有建立完善的檔案收集管理制度，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科學(xué)研究檔案的科學(xué)化管理與收集，不斷提高醫(yī)院科研檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院科研檔案管理工作又好又快發(fā)展。

2.2 醫(yī)院科研檔案管理制度存在不足

醫(yī)院科研部門在制定科學(xué)研究檔案管理計(jì)劃時(shí)，由于沒有教科研檔案管理與實(shí)際的科學(xué)研究活動(dòng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)和信息同步記錄，導(dǎo)致科研檔案在實(shí)際管理中效率不高，無法滿足后期科研人員信息查詢及成果運(yùn)用的需要。由于目前很多醫(yī)院沒有健全科研檔案監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理中很多文件材料內(nèi)容有所匱乏，歸檔效率不高，進(jìn)而造成科研檔案開發(fā)利用率較低。另外，由于科研檔案管理人員不能長(zhǎng)期保持較好的工作態(tài)度，使得歸檔的檔案資源與科學(xué)研究活動(dòng)脫節(jié)，進(jìn)而降低了檔案管理效率，也影響了檔案管理人員的創(chuàng)造性和工作積極性。

2.3 科研檔案管理人員科學(xué)文化素質(zhì)缺乏

從目前醫(yī)院科研檔案管理的實(shí)踐情況來看，科研檔案管理人員科學(xué)素質(zhì)的缺乏是當(dāng)前醫(yī)院科研檔案管理過程中存在的主要問題。由于醫(yī)院的科學(xué)研究活動(dòng)是由各領(lǐng)域頂尖專家負(fù)責(zé)，所涉及的科學(xué)文化層次較深，有大量的專業(yè)醫(yī)學(xué)用語和醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，無論是選題立項(xiàng)，還是實(shí)驗(yàn)論證，在醫(yī)學(xué)研究活動(dòng)各個(gè)步驟中產(chǎn)生的文字材料都需要檔案管理人員分類保存，有效歸檔。這也就決定了醫(yī)院科研檔案管理人員要具備較高的科學(xué)文化素質(zhì)，具有一定的學(xué)術(shù)背景和科研能力，能針對(duì)各類醫(yī)學(xué)科研檔案信息詳細(xì)分類、保存和歸檔，能夠針對(duì)科研活動(dòng)中每一個(gè)步驟產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行收集，進(jìn)而保障檔案信息內(nèi)容的完整性和連續(xù)性，為后期相關(guān)領(lǐng)域科研活動(dòng)的開展提供參考。

3 醫(yī)院科研檔案管理的創(chuàng)新途徑

3.1 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理機(jī)制

要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案的高效管理和有效利用，最有效的途徑就是創(chuàng)新管理機(jī)制，也就是去除科研管理機(jī)制中阻礙科研檔案高效保存與管理的因素，解決科研檔案管理中遇到的問題，使管理機(jī)制能與檔案管理實(shí)際工作吻合?？茖W(xué)技術(shù)的快速發(fā)展使各種技術(shù)融入到社會(huì)生產(chǎn)的各個(gè)領(lǐng)域，因此在實(shí)際檔案管理中要轉(zhuǎn)變思維意識(shí)，通過更新組織觀念營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境。同時(shí)要不斷加強(qiáng)科學(xué)研究檔案組織管理制度建設(shè)，將具體的檔案管理工作職責(zé)劃分到各個(gè)部門，實(shí)現(xiàn)以各部門為主體的科研檔案管理，讓具體工作得到有效落實(shí)，提升科研檔案管理效率。在具體工作開展中，需要檔案管理人員能夠?yàn)榭蒲许?xiàng)目提供更加豐富和完善的信息材料，以便提高醫(yī)院的科學(xué)研究能力。對(duì)管理機(jī)制創(chuàng)新要不斷推動(dòng)檔案管理人員轉(zhuǎn)變思維觀念，不僅要讓其從思想層面認(rèn)識(shí)到科研檔案管理的重要性，還需促進(jìn)檔案管理人員對(duì)科研檔案的科學(xué)性和專業(yè)性進(jìn)行分析研究，推動(dòng)最新科研成果進(jìn)行技術(shù)轉(zhuǎn)化，使之符合醫(yī)療市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)規(guī)律。醫(yī)院管理層還要將科研檔案管理工作提升到議事日程上，需要構(gòu)建科學(xué)完善的科研管理機(jī)制，要以加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè)為基礎(chǔ)，由不同領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，各個(gè)科室具體負(fù)責(zé)，運(yùn)用行政方法和制度手段對(duì)醫(yī)院科研檔案進(jìn)行集中管理，強(qiáng)化管理機(jī)制建設(shè)，提高醫(yī)院整體檔案管理水平。

3.2 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式

醫(yī)院科研檔案管理模式創(chuàng)新的重要前提就是對(duì)科研檔案管理人員的工作意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，在檔案信息材料分類、搜集、整理、利用方面要由專人負(fù)責(zé)，并通過雙向協(xié)同模式實(shí)現(xiàn)各崗位互相監(jiān)督，將具體的工作職責(zé)落實(shí)到各個(gè)部門、各個(gè)責(zé)任人，理順各個(gè)科室的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)各個(gè)科室協(xié)同發(fā)展、共同配合，以強(qiáng)化科研檔案信息材料利用及管理。同時(shí)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，促進(jìn)醫(yī)院科研檔案管理人員掌握正確的工作方法，具備一定的信息化操作技能，既能夠有效搜集各類科研信息數(shù)據(jù)，也能為醫(yī)院科研部門科學(xué)研究活動(dòng)的開展提供信息支持，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的井然有序。在具體的管理實(shí)踐中，要對(duì)不同的科學(xué)研究項(xiàng)目進(jìn)行分類，對(duì)科研信息檔案進(jìn)行跟蹤管理和定期檢查，避免科研檔案在管理實(shí)踐中出現(xiàn)問題，同時(shí)要協(xié)調(diào)專門的人員對(duì)重要的科研信息材料定期核查，既要保障科研檔案信息管理質(zhì)量，也要促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠，推動(dòng)科研檔案信息資源得到有效利用。

3.3 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理技術(shù)

在當(dāng)今以科學(xué)文化為主的國際競(jìng)爭(zhēng)中，專業(yè)的技術(shù)型人才成為了技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)，針對(duì)檔案管理技術(shù)進(jìn)行有效創(chuàng)新，不僅能提高醫(yī)院科研檔案管理水平，更有助于增強(qiáng)醫(yī)院的科研技術(shù)實(shí)力。這就需要對(duì)專業(yè)人才進(jìn)行技術(shù)化培養(yǎng)，促進(jìn)其掌握一定的信息化技能，并形成現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，能夠針對(duì)醫(yī)院科研檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新。在醫(yī)院檔案管理過程中，需要尊重科研檔案管理人員的創(chuàng)造性和主動(dòng)性，要為檔案工作人員提供充足的發(fā)展空間，通過加強(qiáng)其專業(yè)化培訓(xùn)、建立專業(yè)化的人才培養(yǎng)策略，促進(jìn)其有效落實(shí)檔案管理工作，在全面實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對(duì)各類重要的科研檔案信息進(jìn)行有效存儲(chǔ)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新，提高醫(yī)院科研檔案管理水平。

3.4 創(chuàng)新醫(yī)院科研檔案資源利用模式

醫(yī)院實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的主要目的并不是為了讓檔案有序排列，而是為將來科研活動(dòng)的開展提供有效的資料參考，進(jìn)而提高自身的技術(shù)實(shí)力。因此，拓寬科研檔案信息資源共享渠道，開發(fā)創(chuàng)新資源利用模式成為提高科研檔案信息資源利用效率的途徑。這就需要醫(yī)院檔案管理部門需要與其他各科室建立良好的協(xié)作關(guān)系，加強(qiáng)科室之間的溝通交流，促進(jìn)信息技術(shù)和科研資源共享，可利用高新技術(shù)和高科技設(shè)備建立線上資源共享系統(tǒng)，具體可分為兩個(gè)步驟：其一可以利用信息技術(shù)對(duì)數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行創(chuàng)新，可以在滿足傳統(tǒng)科研檔案信息資源查閱功能上，將科研檔案有關(guān)醫(yī)學(xué)的信息材料利用數(shù)字編碼方式導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫，可以建立多種題材的專業(yè)數(shù)據(jù)庫，例如，科研項(xiàng)目信息支撐數(shù)據(jù)庫、文檔信息閱覽數(shù)據(jù)庫、特色醫(yī)學(xué)信息數(shù)據(jù)庫等。并通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行排序和檢索，為醫(yī)院用戶提供多種檔案信息服務(wù)。其二，可以利用各種方法進(jìn)行開發(fā)創(chuàng)新，可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)引入到科研檔案管理中，利用不同的數(shù)字編碼方法對(duì)各類重要的科學(xué)文獻(xiàn)信息進(jìn)行電子化處理，例如科研項(xiàng)目專項(xiàng)簡(jiǎn)介、科研項(xiàng)目論文匯編等，以保障各類科研項(xiàng)目資源得到有效利用。

4 結(jié)語

隨著我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，人們的檔案管理意識(shí)也在逐漸增強(qiáng)，在各個(gè)領(lǐng)域中應(yīng)用新技術(shù)、新方法，提高工作效率。在醫(yī)院科研檔案管理中，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理創(chuàng)新是為滿足科研信息檔案專業(yè)化管理需求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科研檔案資源的有效開發(fā)和綜合利用，對(duì)醫(yī)院各類科研活動(dòng)的開展提供信息支持。這也就決定了在檔案管理實(shí)踐中，上到醫(yī)院院領(lǐng)導(dǎo)，下到檔案管理人員都要樹立創(chuàng)新意識(shí)，針對(duì)科研檔案管理的實(shí)際情況，應(yīng)用新技術(shù)、新方法、新思路，提高科研檔案管理效率，促進(jìn)科研檔案信息資源得到有效保存，以滿足醫(yī)院科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新的需要。

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[3]索南玉珍.醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].西藏科技，2016（08）：3-5.

作者簡(jiǎn)介

盧潔貞，廣東東莞，東莞市東坑醫(yī)院