關(guān)于推進(jìn)基層檔案管理信息化建設(shè)的探討分析

韓曉利

摘 要：在社會的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步下，檔案管理工作也迎來了新的契機(jī)。在當(dāng)前的大環(huán)境下，檔案管理必須跟上時代的步伐，加強(qiáng)信息化建設(shè)水平，提高檔案管理的科學(xué)性、合理性、有效性，使檔案管理工作邁向新的臺階。本文分對基層單位檔案管理中存在的問題以及對應(yīng)的解決措施進(jìn)行了詳細(xì)的分析和探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；方法

社會的快速發(fā)展推動了單位管理工作的進(jìn)步，相關(guān)的資料檔案逐漸增多，檔案管理在單位的發(fā)展中占據(jù)著越來越重要的位置，與領(lǐng)導(dǎo)決策、發(fā)展方向、人才培養(yǎng)、職工績效等息息相關(guān)。必須在針對實際情況的基礎(chǔ)上，將新技術(shù)、新設(shè)備等合理應(yīng)用在檔案管理工作中，加快檔案管理的信息化建設(shè)步伐，實現(xiàn)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。

1 基層檔案管理中存在的問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度不夠

基層單位檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)往往沒有意識到檔案管理的重要作用，對于檔案管理工作的重視程度不夠，直接引發(fā)了各種問題的出現(xiàn)。例如，檔案管理工作中存在疏漏，與實際管理工作相背離，出現(xiàn)明顯的不協(xié)調(diào)性，沒有起到真正有效的指導(dǎo)作用。有些領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理對單位的促進(jìn)作用，在檔案管理中，只安排檔案管理人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，與其他部門的聯(lián)系不夠，檔案管理工作處于孤立和封閉狀態(tài)，檔案材料收集存在不及時、缺漏的問題，而檔案利用幅面較窄，利用率不高，削弱了檔案管理工作的有效性。在實際的工作中，檔案反映著一個單位的歷史發(fā)展進(jìn)程，檔案管理與單位發(fā)展和職工切身利益息息相關(guān)，檔案管理能夠在對單位的良好發(fā)展起著重要的借鑒與助推作用。

1.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

管理人員的能力和素質(zhì)在很大程度上影響著和決定著檔案管理的最終質(zhì)量。而當(dāng)前，由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，基層檔案管理工作的效率往往受到嚴(yán)重影響，由于對檔案工作認(rèn)識不夠，各單位專業(yè)的檔案管理人員往往配比不夠，而工作效率的普遍偏低、方法手段的不科學(xué)、專業(yè)技能的不到位等問題對檔案管理工作更是提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在很多情況下，單位的的檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的科學(xué)的培訓(xùn)，專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)存在欠缺，對于新鮮事物的接收能力較差，不能及時有效的解決實際工作中的問題，與實際的崗位需求存在偏差與背離，影響了檔案管理效用的的真正發(fā)揮。管理人員在管理工作中，重視不夠、責(zé)任心不強(qiáng)、態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象時發(fā)生，大大影響了檔案管理的質(zhì)量和作用。

1.3 檔案管理信息化程度不足

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展下，網(wǎng)絡(luò)和信息已經(jīng)滲入到生活中的各個領(lǐng)域，然而，在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式仍然占據(jù)著很大的比例，網(wǎng)絡(luò)化、信息化等在檔案管理中的應(yīng)用還存在很大的局限性，沒有實現(xiàn)廣泛應(yīng)用。很多單位的檔案管理依舊停留在紙質(zhì)的水平，信息檢索停留在手工檢索狀態(tài)，不利于信息的快速查找，無法提供高效的檔案利用。而在裝訂和室存保管不利的情況下，容易出現(xiàn)歸檔文件破損和丟失，加大了修復(fù)難度，造成重要檔案和信息流失，給檔案管理帶來不可挽回的損失，不利于檔案管理工作的正常進(jìn)行。因此，在檔案管理的實際工作中，應(yīng)該逐漸摒棄傳統(tǒng)的管理方法，通過創(chuàng)新方式，增強(qiáng)新技術(shù)的利用程度，加快信息化建設(shè)的步伐，為檔案管理的科學(xué)性和有效性提供切實的保障。

2 提升基層檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

2.1 提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化的重視程度

在檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)必須提高信息化建設(shè)的重視程度，意識到信息化建設(shè)在檔案管理中的重要作用，將檔案管理信息化建設(shè)放在突出和關(guān)鍵的位置。首先，檔案管理辦公室必須獨(dú)立且選擇在安全隱蔽的位置，門窗和房門需按要求進(jìn)行加固防盜，避免其他人員能夠輕易進(jìn)入，切實增強(qiáng)檔案信息管理安全，提高檔案工作的保密程度。其次，選擇專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案信息管理，培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心，提高管理人員的專業(yè)技能，保證檔案管理工作能夠達(dá)到理想的效果。第三，嚴(yán)格檔案利用流程。相關(guān)人員在調(diào)取檔案的時候，必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的審批，按照嚴(yán)格的流程才能進(jìn)入，并對相關(guān)人員的信息進(jìn)行登記，防止信息的泄露，提高檔案管理的科學(xué)性、合理性、有效性。第四，著力提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和技能，要采取定期培訓(xùn)的方式，對相關(guān)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，應(yīng)保證培訓(xùn)的針對性，使員工能夠切實提高自身的專業(yè)技能，在檔案管理工作中充分發(fā)揮自身的才能。第五，要加強(qiáng)硬件設(shè)施設(shè)備的投入，要配備必要的電腦軟硬件及掃描儀等設(shè)備，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造必要條件。

2.2 將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化相結(jié)合

基層單位往往在進(jìn)行檔案管理工作的時候，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，不利于檔案管理工作的科學(xué)開展。為了促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步，需要將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化相結(jié)合，找到兩者之間的契合點(diǎn)，實現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案管理到信息化管理的有效過渡，使檔案管理信息化建設(shè)按照規(guī)定的步驟有序進(jìn)行，增強(qiáng)管理工作的層次感，使檔案管理的信息化水平提升到新的層次。另外，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須結(jié)合現(xiàn)代管理理念，在實際工作中創(chuàng)新管理手段，使管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)良好的效果，同時，為增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的步伐，需要注重豐富檔案管理人員的知識儲備，使其能夠充分掌握先進(jìn)的信息化管理方式，不斷解決實際工作中遇到的問題，使檔案管理信息化建設(shè)能夠順利推進(jìn)并實行。

2.3 建立健全檔案管理制度

良好的檔案管理制度為檔案管理工作提供了科學(xué)有效的保障，能夠使檔案管理能夠有堅實的制度基礎(chǔ)。在建立檔案管理制度的時候，需要結(jié)合單位的實際情況，以此為依據(jù)，使檔案管理工作能夠起到有效的實際作用，切實指導(dǎo)檔案管理工作的有序進(jìn)行。將檔案管理工作的具體內(nèi)容作為一個立足點(diǎn)和關(guān)注點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理工作的實踐意義，能夠有效指導(dǎo)檔案管理工作中管理人員的職稱評定、績效考核、責(zé)任追究等各項內(nèi)容，通過一定的獎懲機(jī)制，提高管理人員的工作積極性，在日常工作中能夠充分發(fā)揮自身的主觀能動性，認(rèn)真并且耐心對待檔案管理工作，使檔案管理的質(zhì)量能夠提升到新的臺階和層次，實現(xiàn)更加理想的效果，加快檔案管理的信息化建設(shè)步伐，為檔案管理工作的正常進(jìn)行提供堅實可靠的依據(jù)。

2.4 整合資源，加強(qiáng)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)在很大程度上影響著最終的建設(shè)質(zhì)量和水平。因此，在建設(shè)的過程中，需要將檔案管理的各種資源進(jìn)行有效整合，使網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、軟件分析技術(shù)等得到有效的利用，通過綜合有效的措施，使檔案管理的信息化水平實現(xiàn)明顯的提高。另外，在電子檔案的管理中，需要明確電子檔案的重要作用，切實加強(qiáng)電子檔案在信息化建設(shè)中的意義，使電子檔案的真正作用得到切實有效的發(fā)揮，借助具有針對性的管理方法，為檔案管理工作提供良好的平臺，使檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到切實的提高。同時，采取合適的方式，存儲和處理錄音檔案、視頻檔案等電子檔案，使數(shù)字化檔案信息資源的進(jìn)程得到有效加快，加快檔案信息資源的建設(shè)速度，提高電子檔案的信息化建設(shè)水平。

3 結(jié)語

檔案管理對于單位的正常運(yùn)行和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，在很大程度上決定了單位的管理質(zhì)量。在科學(xué)技術(shù)的推動下，必須借助網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)等技術(shù)，對傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新和改造，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。針對當(dāng)前管理工作中存在的問題，應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化相結(jié)合，建立健全檔案管理制度，整合資源，加強(qiáng)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過一系列綜合有效的措施，使單位的檔案管理水平實現(xiàn)健康穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]于洪坤. 如何提升事業(yè)單位綜合檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量[J]. 蘭臺內(nèi)外. 2018（02）

[2]張曉蓉. 對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2018（04）

[3]孫要男. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題與解決措施[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2018（04）