新形勢下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

蘇雅

摘 要：檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位高效發(fā)展的重要一環(huán)，能夠有效的支持和推進(jìn)其他工作的良好的開展。然而隨著企事業(yè)單位的不斷發(fā)展與進(jìn)步，文書檔案管理中的弊端與問題逐漸顯露出來，本文通過對創(chuàng)新文書檔案管理工作的重要意義進(jìn)行分析，針對目前文書檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了探討，并提出了幾點(diǎn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；文書；檔案；管理；工作；創(chuàng)新

1引言

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，企業(yè)面臨的市場競爭日益加劇，為了在激烈的市場競爭中脫穎而出，企業(yè)必須要加強(qiáng)與時俱進(jìn)，改革原有的管理模式。檔案管理工作作為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，不僅服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展方向，同時還能服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，其服務(wù)性有效的反映了市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)文書檔案工作的出發(fā)點(diǎn)與最終目的。在企業(yè)步入改革深水區(qū)的關(guān)鍵階段，創(chuàng)新文書檔案管理對于轉(zhuǎn)化企業(yè)經(jīng)營機(jī)制，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。

2加強(qiáng)文書檔案管理工作創(chuàng)新中的重要意義

大數(shù)據(jù)以及信息時代的到來對企事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率提出了更高的要求，國有企業(yè)以及事業(yè)單位正處于改革攻堅的關(guān)鍵階段，文書檔案管理工作能夠?yàn)槠浒l(fā)展提供重要的參考依據(jù)與佐證；在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息的收集、整理與利用已經(jīng)成為企事業(yè)單位提升競爭力的關(guān)鍵內(nèi)容，文書檔案管理部分應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，自覺擔(dān)負(fù)起這些重任。除此之外，信息化的到來為文書檔案的管理所處的技術(shù)環(huán)境提出了更高的要求，當(dāng)前各企事業(yè)單位在局域網(wǎng)和遠(yuǎn)程互動平臺以及產(chǎn)品資料的數(shù)據(jù)化等方面加強(qiáng)了發(fā)展力度，對于信息資源的數(shù)據(jù)化生成、流轉(zhuǎn)、開發(fā)、利用以及共享方面都取得了一定的進(jìn)展。文書檔案管理部門作為歸集編研信息資料的重要部門，其管理方式以及存儲介質(zhì)更不能游離其外，因此，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)加大對文書檔案管理的重視程度，推動檔案管理工作中技術(shù)環(huán)境的發(fā)展。除了信息環(huán)境之外，企事業(yè)單位的變革也導(dǎo)致內(nèi)部管理關(guān)系產(chǎn)生了變化，無論是單位內(nèi)部的戰(zhàn)略性重組還是產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整與業(yè)務(wù)鏈的完善，這個過程當(dāng)中必然會產(chǎn)生資源的權(quán)屬變化以及組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，面對新的組織環(huán)境，文書檔案管理工作必須要對原有的檔案資料進(jìn)行分析與界定，為檔案資料的分拆、移交與繼承提供相應(yīng)的保障。

3文書檔案管理工作現(xiàn)狀與存在的問題

在新的發(fā)展形勢之下，大部分的企業(yè)與事業(yè)單位都在不同程度上加大了創(chuàng)新力度，在大的制度建設(shè)方面通常會有分管領(lǐng)導(dǎo)來負(fù)責(zé)，而具體到檔案規(guī)制的修編便很少有人問津，在一定程度上影響了檔案管理工作的科學(xué)規(guī)范化的發(fā)展。另外，部分文化檔案管理工作者存在“重藏輕用”的思想，主要工作精力都放在了檔案的收集、整理、鑒定以及保管等業(yè)務(wù)上，忽視了檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)服務(wù)價值以及與其他工作的銜接與滲透，因此導(dǎo)致檔案管理機(jī)制長期落后于企業(yè)發(fā)展的大環(huán)境，文書檔案的服務(wù)價值也因此大打折扣。大多數(shù)單位的文書檔案部門往往都是匆匆配備上現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，在接收電子文件并保存之后在脫網(wǎng)單機(jī)進(jìn)行編目或者提供檢索，這種檔案管理較為被動并且孤立于其他工作之外，形成了“孤島”現(xiàn)象，在信息資源的服務(wù)、利用與共享方面還有一定的提升空間。在檔案管理隊伍的建設(shè)方面，文書檔案部門常常成為機(jī)構(gòu)改革與人員精簡的對象，部分單位的檔案管理部門也是職稱評定、薪酬改革以及閑雜人員安置的重災(zāi)區(qū)，在新形勢下，這種與新環(huán)境、新技術(shù)、新要求相背離的人才建設(shè)現(xiàn)狀往往會給單位的可持續(xù)發(fā)展帶來不可彌補(bǔ)的損失。

4新形勢下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

4.1加強(qiáng)制度建設(shè)，保障執(zhí)行力度

要想推進(jìn)制度的創(chuàng)新就要結(jié)合本單位的實(shí)際情況對制度進(jìn)行完善，甄別和廢除不合時宜的管理規(guī)定，根據(jù)實(shí)際管理體制、機(jī)制、機(jī)構(gòu)的變化來建立新興業(yè)務(wù)的管理辦法，查缺補(bǔ)漏，揚(yáng)棄結(jié)合，確保檔案管理制度能夠切實(shí)可行。重構(gòu)制度體系，即梳理管理關(guān)系變化，持續(xù)的完善領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、管理網(wǎng)絡(luò)與責(zé)任制，為檔案管理工作提供強(qiáng)有力的組織制度保障。此外針對電子檔案應(yīng)當(dāng)建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)原有制度與新制度的有效融合，形成階段性的檔案修編規(guī)范制度。在文書檔案管理部門外部環(huán)境的不斷演化過程中，檔案工作制度建設(shè)不可能一蹴而就，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行評審，集中內(nèi)部組織力量對相關(guān)制度進(jìn)行篩選與調(diào)整，從而使現(xiàn)行文書檔案管理制度更加行之有效。

4.2創(chuàng)新工作機(jī)制，順應(yīng)檔案規(guī)律

文書檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注重現(xiàn)實(shí)利益進(jìn)行開放式管理，首先建立自我營銷機(jī)制，即根據(jù)企事業(yè)單位的總體規(guī)劃部署與不同階段的安排，宣傳文書檔案工作的重要性，并且在重大活動以及項目中提出檔案管理工作的相關(guān)要求，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，為后期文書檔案的生成以及管理工作奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。其次，完善主動參與機(jī)制，優(yōu)化文書檔案上游階段的生成環(huán)節(jié)，并且將其延伸到下游的開發(fā)利用環(huán)節(jié)當(dāng)中去，彰顯文書檔案管理工作的作用與地位。最后，建立起文書檔案管理工作的互動、銜接與協(xié)調(diào)機(jī)制，及時參與各個部門的業(yè)務(wù)活動，并就檔案工作要求達(dá)成共識，形成完善的互動行動路線，在參與實(shí)際工作的過程中履行服務(wù)職責(zé)，實(shí)現(xiàn)文書檔案生成工作與開發(fā)利用工作的順利對接。

4.3優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，滿足人文要求

任何企業(yè)的發(fā)展都離不開一支高效的人才隊伍，因此，文書檔案管理工作首先要根據(jù)發(fā)展實(shí)際需求引進(jìn)、招聘優(yōu)秀人才到隊伍中來，把好入口關(guān)，為檔案管理隊伍的建設(shè)補(bǔ)充新鮮血液。加強(qiáng)和重視對檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，從實(shí)際情況出發(fā)，按照崗位結(jié)構(gòu)，分層次、多渠道、多形式、有計劃、有重點(diǎn)的進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷更新員工的業(yè)務(wù)知識，提升檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)；除此之外，還可以根據(jù)地域以及行業(yè)之間的業(yè)務(wù)開展橫向交流，實(shí)行檔案系統(tǒng)內(nèi)部的崗位輪換，提升檔案管理人員的復(fù)合能力；建立起公平合理的用人機(jī)制，確保文書檔案工作人員在職務(wù)晉升、職稱評定以及福利待遇方面與其他崗位平等，維持骨干隊伍的穩(wěn)定；建立日?？己藱C(jī)制，通過考核加強(qiáng)檔案管理人員的危機(jī)意識，調(diào)動起員工的積極性與主動性，促進(jìn)文書檔案管理工作的良性循環(huán)。

4.4著力技術(shù)創(chuàng)新，提升檔案管理信息化水平

在信息化時代，無論是檔案業(yè)務(wù)工作還是檔案的管理與信息交流工作都需要現(xiàn)代化的技術(shù)手段作為媒介，從而更好的提升服務(wù)效率。針對當(dāng)前大部分企業(yè)檔案資料多、查閱共享不及時、檔案使用效率低等現(xiàn)象，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)考慮檔案信息化管理系統(tǒng)的引入與推廣。該系統(tǒng)可以借助二維碼以及條形碼等方式對實(shí)體檔案實(shí)行智能化以及虛擬化管理，建立起系統(tǒng)內(nèi)部的虛擬檔案室，在檔案的管理過程中自動生成檔案條碼并進(jìn)行檔案出入庫的掃描，有效的實(shí)現(xiàn)檔案室檔案的清點(diǎn)工作，減少人工操作中的出錯率，提升管理效率。電子化的檔案管理體系能夠使檔案的存儲與關(guān)鍵詞檢索過程更加便捷，為了保障檔案的安全性可以設(shè)置查看權(quán)限，移動設(shè)備通過VPN連接到內(nèi)網(wǎng)中不僅保障檔案信息的安全，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)審計功能，使文書檔案逐漸實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)的事后收集向事前管理、事中控制的現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，滿足全方位、多層次、便捷高效的服務(wù)需要，有效提高檔案整理、保管和利用的信息化水平。

5結(jié)語

綜上所述，在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的新形勢下，創(chuàng)新文書檔案工作，全面真實(shí)的反應(yīng)企事業(yè)單位的發(fā)展經(jīng)營狀況與經(jīng)營成果，對于實(shí)現(xiàn)企業(yè)事業(yè)單位的長期發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響。

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