檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

肖玉華

摘 要：不管是國(guó)家的機(jī)關(guān)還是企業(yè)單位，都要重視檔案管理工作，檔案里包含了單位員工們的信息資料和單位的發(fā)展歷程，是各個(gè)單位未來(lái)發(fā)展的重要資料。伴隨著科學(xué)的技術(shù)發(fā)展，檔案管理工作也要相應(yīng)的做出發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，讓檔案管理工作可以發(fā)揮其價(jià)值，這樣才能為單位發(fā)展提供必要的檔案數(shù)據(jù)信息。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；有效途徑

檔案里的資料包含了人多年的信息資料，是一種重要的記錄載體，對(duì)于人事部門(mén)來(lái)說(shuō)，在調(diào)動(dòng)人員上要結(jié)合檔案資料進(jìn)行科學(xué)的人員配置。從現(xiàn)在來(lái)看，因?yàn)閱挝坏墓ぷ魅藛T數(shù)量比較多，加上內(nèi)部管理體系不健全，傳統(tǒng)的檔案管理方式很難和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，所以必須優(yōu)化現(xiàn)在的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

1 檔案管理現(xiàn)代化的重要性

檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要價(jià)值，具體來(lái)看主要有以下幾種表現(xiàn)。

1.1 檔案管理現(xiàn)代化有利于科學(xué)的配置員工

任何一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行都需要檔案信息，要想做出科學(xué)的決策也需要檔案的輔助。借助于對(duì)檔案的審查可以發(fā)現(xiàn)個(gè)體的優(yōu)缺點(diǎn)，科學(xué)的配置員工，讓他們能夠在最適合的崗位上發(fā)揮作用，較臨時(shí)抽查要省時(shí)省力得多，“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”，節(jié)約了許多不必要的支出，極大地發(fā)揮出了人才價(jià)值，提高了勞動(dòng)者的積極性，從而優(yōu)質(zhì)快速地推進(jìn)工作的進(jìn)展。

1.2 現(xiàn)代化檔案便于存儲(chǔ)，利于準(zhǔn)確分析社會(huì)動(dòng)向

實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化可以借助于互聯(lián)網(wǎng)來(lái)把檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，存儲(chǔ)的方式更加科學(xué)，借助于這些檔案材料可以清晰的分析未來(lái)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向，把握發(fā)展的機(jī)遇，揚(yáng)長(zhǎng)避短地規(guī)避發(fā)展道路上的障礙，以完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資源，提煉出適合企業(yè)單位操作運(yùn)行的舉措。

1.3 現(xiàn)代化檔案便于傳輸，利于工作效率的提高

現(xiàn)代化的企業(yè)單位一般都具備多個(gè)職能部門(mén)，部門(mén)之間具有獨(dú)立性，同時(shí)也需要互通，現(xiàn)代社交網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，早已實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)接受傳送消息的功能，那么檔案管理當(dāng)然也需要利用QQ、微信、釘釘?shù)壬缃黄脚_(tái)互相輸送檔案內(nèi)容，節(jié)省了大量的人員查找時(shí)間，管理者可以在短時(shí)間內(nèi)獲取到想要的資源信息，突破了時(shí)間與空間的界限，極大地實(shí)現(xiàn)了檔案的便捷流通，達(dá)到信息的實(shí)時(shí)共享。

1.4 現(xiàn)代化檔案便于移動(dòng)，利于空間的節(jié)省

和過(guò)去的檔案管理方式不同，現(xiàn)代化的檔案管理可以和科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，把大量的檔案資料存儲(chǔ)到小小的空間，在后期的檔案搜索中非常便捷。對(duì)于大部分單位來(lái)說(shuō)，借助于U盤(pán)、硬盤(pán)等便于移動(dòng)的載體，可以快速的存儲(chǔ)信息，在需要信息時(shí)可以快速的提取，同時(shí)結(jié)合傳統(tǒng)封存于檔案袋里的紙質(zhì)文件，兩相結(jié)合強(qiáng)化了檔案的安全性。

2 現(xiàn)在的檔案管理存在的問(wèn)題分析

伴隨著時(shí)代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是大勢(shì)所趨，不過(guò)通過(guò)研究可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理的現(xiàn)代化面對(duì)著一些問(wèn)題，具體來(lái)看主要有以下幾種表現(xiàn)。

2.1 管理基礎(chǔ)比較薄弱

現(xiàn)在的大部分單位的檔案管理基礎(chǔ)工作不到位，檔案管理現(xiàn)代化的設(shè)備不足，同時(shí)缺乏專業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化人才。現(xiàn)在的檔案管理工作比較缺乏較為完備目錄，部分企業(yè)內(nèi)部科技檔案，未進(jìn)行卡片登記。通常為了制作上述卡片，需要借助于大量人工進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。一方面費(fèi)時(shí)費(fèi)力，消耗一系列人力，另一方面不能充分符合統(tǒng)一的規(guī)范。

2.2 檔案匯編存在問(wèn)題

現(xiàn)在的檔案匯編工作需要很長(zhǎng)的時(shí)間，同時(shí)效率也不高，很多檔案管理的步驟沒(méi)有實(shí)現(xiàn)和科學(xué)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，依然借助于人工的力量完成目標(biāo)和索引編制，工作效率不高。完成一次相應(yīng)的匯編，對(duì)于全部相關(guān)檔案，遵循從頭到尾原則進(jìn)行翻閱，將浪費(fèi)大量時(shí)間。

2.3 檢索方面存在問(wèn)題

現(xiàn)在的檔案檢索存在一些不足，由于沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，導(dǎo)致在檢索上浪費(fèi)了大量的時(shí)間，實(shí)際工作比較被動(dòng)，如果一味采用此種檢索手段，一定將出現(xiàn)漏查，甚至引起科技檔案難以實(shí)現(xiàn)充分利用。

3 檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

通過(guò)上面的分析可以得知，現(xiàn)在的檔案管理現(xiàn)代化里存在很多不足，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化還需要加大研究力度，下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)分析的檔案管理現(xiàn)代化的有效措施。

3.1 認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理的重要性

在過(guò)去，檔案管理工作是企事業(yè)單位一直忽視的，認(rèn)為其很難直接的獲得利益，而且還需要加入資金和人才。這樣一來(lái)，檔案管理工作不能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。事實(shí)上，檔案管理工作對(duì)于企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義，而且這項(xiàng)工作非常繁瑣，需要極大的耐心和細(xì)心，定期檢閱排序，檔案作為企業(yè)單位內(nèi)部最機(jī)密的部分，一旦發(fā)生泄露或丟失，將有可能造成不可估量的損失，因此，相關(guān)的管理人員要加大對(duì)檔案管理工作的重視力度，認(rèn)可現(xiàn)代化檔案管理為企業(yè)單位作出的直接、間接貢獻(xiàn)。

3.2 引進(jìn)信息技術(shù)設(shè)施

過(guò)去的檔案管理模式下，檔案信息的存儲(chǔ)耗費(fèi)很多時(shí)間，而且伴隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)的檔案很容易腐爛，這樣一來(lái)檔案的實(shí)效性受到了影響。所以，對(duì)于企業(yè)單位來(lái)說(shuō)要重視檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)施，借助于信息化手段提高檔案管理的安全性，存儲(chǔ)重要的數(shù)據(jù)信息，電腦的篩選排列功能可以直觀地解讀出問(wèn)題的重心，為檔案管理人員節(jié)省出大量時(shí)間，以便于制定檔案分析總結(jié)報(bào)告。

3.3 篩選高素質(zhì)人才

檔案里的信息是企事業(yè)單位自身的重要材料，它對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。相關(guān)的檔案管理者必須要有責(zé)任心，在做好對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)以后還要保障檔案的安全。所以，各個(gè)單位要配置一些高素質(zhì)的人才，為其提供內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)會(huì)，幫助相關(guān)人員樹(shù)立現(xiàn)代化的管理觀念，以高效的管理水平推動(dòng)檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。檔案管理方面相關(guān)人員，需要自身具備較為良好綜合素質(zhì)。所以應(yīng)對(duì)檔案人員，予以針對(duì)性專業(yè)教育。計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，才能盡快實(shí)現(xiàn)掌握，自身能力得到不斷提高。除此之外，要重視開(kāi)拓檔案管理者的視野，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。

3.4 多種管理方式結(jié)合

盡管檔案管理的現(xiàn)代化提高了執(zhí)行的效率，但是因?yàn)楹芏鄼n案管理軟件不夠穩(wěn)定，很有可能會(huì)丟失重要的文件。所以必須實(shí)現(xiàn)多種檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，在保存了電子檔案的同時(shí)還要保存好紙質(zhì)的文件，保障檔案資料的安全性。另外，公用電腦應(yīng)設(shè)置密碼，確保工作人員離崗時(shí)的安全性。

3.5 完善庫(kù)房管理系統(tǒng)

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化必須完善對(duì)于庫(kù)房的管理，借助于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)可以把握庫(kù)房的實(shí)際情況，同時(shí)還可以幫助檔案管理方面相關(guān)人員，能夠更加清楚檔案究竟如何進(jìn)行存放，掌握具體位置信息，對(duì)應(yīng)的實(shí)際數(shù)量，以及保管方面相關(guān)情況，方便工作人員進(jìn)行查詢。除此之外，要盡可能的提高庫(kù)房的實(shí)際安全系數(shù)，不斷完備相關(guān)設(shè)施，爭(zhēng)取比較完好無(wú)損，隨時(shí)予以科學(xué)檢查，并且進(jìn)行較為良好維護(hù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)上面的分析可以得知，在時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)了巨大的變化。從現(xiàn)在來(lái)看，很多企事業(yè)單位都引進(jìn)了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)管理檔案，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?，F(xiàn)在的檔案管理工作存在很多不足，必須加大重視力度，從思想上、技術(shù)上和管理方式等方面突破過(guò)去的檔案管理工作模式，提高檔案管理的實(shí)效性。

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