新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理模式的完善

于冬

摘要：檔案在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用，無論是醫(yī)院管理工作的開展還是醫(yī)療機構(gòu)的建設(shè)都與醫(yī)院檔案具有非常緊密的聯(lián)系。特別是在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院更應(yīng)該積極推動檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。本文分析了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題，提出了新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理模式的完善對策，希望能為醫(yī)院管理水平的提升提供理論方面的借鑒。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案；檔案管理

檔案作為醫(yī)院的重要資料，是提高科研水平和醫(yī)療質(zhì)量的重要保障，也是醫(yī)院制定工作計劃和重要決策的依據(jù)，同時對于提升醫(yī)院的經(jīng)濟效益也有巨大幫助。在長期發(fā)展過程中，醫(yī)院檔案中積累了大量關(guān)于教學(xué)、科研、醫(yī)療、藥品等方面的信息，這些信息對促進醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展具有積極的意義。

一、 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中普遍存在的問題

1.檔案管理的重視程度不夠

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)普遍認為醫(yī)生的本職工作是醫(yī)病救人，而管理者的主要任務(wù)是對醫(yī)院進行經(jīng)營和管理，對于醫(yī)院檔案管理工作則不太重視，既沒有對檔案管理提出嚴(yán)格的工作要求，也不能安排專業(yè)人員開展檔案管理工作，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理水平長期停滯不前。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視，還造成計算機、硬盤等信息化檔案管理工具缺失，導(dǎo)致一些檔案信息不能及時保存而出現(xiàn)損毀或丟失。此外，醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，加之檔案管理人員不能充分重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案利用效率較低，不能達到應(yīng)有的檔案管理效果。

2.檔案制度不健全

在醫(yī)療改革的大背景下，醫(yī)院紛紛加大各項工作的管理力度，但是醫(yī)院檔案管理工作始終不能達到理想的效果，除了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不高之外，醫(yī)院檔案管理制度的不完善也是制約檔案管理工作順利開展的重要因素。沒有健全的檔案管理制度，就沒有嚴(yán)格的考核和獎懲標(biāo)準(zhǔn)，也就不能調(diào)動檔案管理人員的積極性和主動性，最終導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不能得到有效提高。此外，由于檔案制度的不健全，各部門、各科室在利用完檔案之后不能對檔案進行及時整理和存儲，也不能保證在第一時間將檔案歸還，進而使得醫(yī)院檔案不能對醫(yī)院的發(fā)展提供較大幫助。

3.檔案投入不足

醫(yī)院檔案投入不足和管理人員素質(zhì)較低是制約檔案管理水平提升的重要因素。在人才的培養(yǎng)上，多數(shù)醫(yī)院將教育重點放在醫(yī)護人員方面，而對檔案管理人員的培養(yǎng)和教育嚴(yán)重不足，在學(xué)習(xí)補貼和科研獎勵等方面的資金投入嚴(yán)重不足，導(dǎo)致檔案管理人員沒有足夠的機會進行學(xué)習(xí)與進修，進而導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)知識素養(yǎng)不高、檔案管理能力不足，不能滿足新醫(yī)改對醫(yī)院檔案管理提出的新要求。此外，雖然信息技術(shù)已經(jīng)得到快速發(fā)展和廣泛普及，但是由于資金投入不足，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用還十分有限，許多檔案管理人員不能充分認識和了解信息技術(shù)，其工作還停留在手工記錄和查找階段，不利于檔案管理水平的提升。

4.檔案丟失嚴(yán)重

大部分醫(yī)院的檔案室只負責(zé)保管科技檔案、文書檔案、基建檔案以及部分音像檔案和實物檔案等，而會計檔案、圖文檔案和醫(yī)療檔案由各科室進行分散管理，這就導(dǎo)致檔案的管理職責(zé)不明確，不能實現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理。一些科室為了方便檔案查閱和使用，將檔案資料隨意放置于辦公室，不能及時對檔案進行歸檔，容易造成檔案丟失問題的發(fā)生。此外，由于各科室沒有建立完善的檔案管理制度，加之檔案保存設(shè)施和技術(shù)的缺失，很容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)紕漏，從而制約醫(yī)院的持續(xù)健康發(fā)展。

二、 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理模式的完善

1.健全檔案管理制度

首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認識檔案管理工作的重要性，將檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃中，并建立完善的責(zé)任追究制度，確保檔案管理工作的順利開展。其次，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，為檔案管理工作提供制度上的保障，確保檔案管理工作有章可循，使檔案管理人員在制度的約束下開展工作。再次，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員進行績效考核，并將考核成績同工資、獎金和晉升等相掛鉤，進一步提升檔案管理工作水平。

2.加大檔案管理軟硬件建設(shè)

在信息化時代，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理工作具有重要的作用，因此醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極引進現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和設(shè)備，進一步完善檔案管理環(huán)境，實現(xiàn)對檔案室、計算機、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、存儲設(shè)備等軟硬件設(shè)施的升級。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)把檔案人員繼續(xù)教育和培訓(xùn)納入人才培養(yǎng)計劃之中，建立檔案管理人員培養(yǎng)基金，通過定期培訓(xùn)、科技研發(fā)等方式優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。此外，醫(yī)院科研人員應(yīng)當(dāng)充分利用檔案資源，使其服務(wù)于臨床醫(yī)療和醫(yī)院管理等工作，加強醫(yī)院發(fā)展同檔案管理之間的聯(lián)系，進一步提升醫(yī)院的發(fā)展質(zhì)量。

3.把握檔案管理特征

（1） 人事檔案

人事檔案對醫(yī)院的發(fā)展具有重要作用，其不但可以使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)掌握從業(yè)人員的實際情況，而且可以為醫(yī)院的人事工作提供決策依據(jù)。醫(yī)療改革背景下，醫(yī)院在選人用人、職務(wù)晉升等方面擁有更大的自主權(quán)，因此醫(yī)院可以利用人事檔案選拔人才，為醫(yī)院的發(fā)展提供更大的幫助。在新形勢下，醫(yī)院應(yīng)對人事檔案進行進一步的完善和改進，對醫(yī)院從業(yè)人員進行分類管理，詳細記錄學(xué)歷、專長、業(yè)績、職稱等信息，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供參考依據(jù)。

（2） 衛(wèi)生檔案

在醫(yī)療改革背景下，公共衛(wèi)生的作用和意義得到空前提升，疾病預(yù)防工作已經(jīng)成為社會的必然選擇，而衛(wèi)生檔案的數(shù)量也隨之增加。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對衛(wèi)生檔案進行詳細分類和管理，例如居民的傳染病檔案、預(yù)防接種檔案等等，為做好衛(wèi)生工作提供堅實的基礎(chǔ)。此外，公共衛(wèi)生工作的順利開展離不開宣傳工作，因此醫(yī)院會有很多宣傳資料和檔案，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將宣傳資料進行保存，為今后的宣傳工作提供重要參考依據(jù)。

（3） 績效檔案

績效檔案記錄了醫(yī)院績效管理過程中最有價值的信息，包括考核辦法、考核記錄、獎懲記錄等內(nèi)容，對醫(yī)院管理效率的提升具有重要意義。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)及時搜集、整理績效考核結(jié)果并予以分類存放，為醫(yī)院制定相關(guān)決策提供參考依據(jù)。同時，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)并使用績效檔案管理軟件，方便信息使用者及時查閱績效信息，提高績效檔案的管理質(zhì)量和利用效率，使檔案管理工作更加符合信息化時代的要求。

4.加強檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理人員需要長期面對冗雜的數(shù)據(jù)和信息，并且要對數(shù)據(jù)進行核對和整理，因此檔案管理人員不但要擁有檔案管理方面的知識和技術(shù)，而且要具備豐富的經(jīng)驗和耐心。醫(yī)院在人才招聘過程中，應(yīng)當(dāng)加大對應(yīng)聘人員的考察力度，提升檔案管理人員的入職門檻，嚴(yán)把檔案管理人員的素質(zhì)關(guān)。同時，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員提供更多的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機會，不斷提升在職人員的知識和技術(shù)水平，為檔案管理工作的順利開展提供保障。

結(jié)語：

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理工作存在的問題較多，不利于醫(yī)院各項工作的順利開展。對此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從健全檔案管理制度、加強檔案管理軟硬件建設(shè)、把握檔案管理特征、加強檔案管理隊伍建設(shè)等方面努力，不斷提升檔案管理水平，促進醫(yī)院的持續(xù)健康發(fā)展。

[參考文獻]

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[2]劉世杰.醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理模式的改進策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（7S）.

（作者單位：濱州市沾化區(qū)人民醫(yī)院，山東 濱州 256800）