高職高專院校檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

吳麗娟

摘要：學(xué)校檔案對(duì)社會(huì)、學(xué)校的發(fā)展變革有著重要的歷史憑證作用，規(guī)范、安全管理好學(xué)校檔案至關(guān)重要。而就高職高專院校來(lái)說(shuō)，在檔案工作上存在諸多的問(wèn)題，嚴(yán)重制約其檔案工作的發(fā)展，也將制約著高職高專院校今后的建設(shè)與發(fā)展。因此，對(duì)高職高專院校來(lái)說(shuō)，認(rèn)清問(wèn)題，正視問(wèn)題，積極解決，才能走出檔案工作困境，促進(jìn)今后檔案工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高職高專院校；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

學(xué)校檔案是指學(xué)校在從事教育教學(xué)、科研、黨政管理以及其他活動(dòng)中直接形成的對(duì)社會(huì)、學(xué)校具有保存價(jià)值的各種文字、聲像、圖表等不同形式的歷史記錄，可供社會(huì)和學(xué)校各方面參考、利用的檔案資料。它真實(shí)地反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期發(fā)展、變革的情況，記載了學(xué)校發(fā)展的歷史，對(duì)學(xué)校的教育教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)有著重要的憑證作用。

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案在學(xué)校的發(fā)展變革中起著承前啟后的重要作用，它真實(shí)記載了學(xué)校過(guò)去在教育教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)方面的情況，也將為今后學(xué)校的發(fā)展提供歷史依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)借鑒，指引著學(xué)校朝著更好的方向發(fā)展。學(xué)校檔案管理工作直接反應(yīng)著一個(gè)學(xué)校的管理水平。做好學(xué)校的檔案管理工作不僅為學(xué)校今后的發(fā)展提供利用，更是優(yōu)化學(xué)校管理模式，提高學(xué)校管理水平的重要方面。

近幾年，隨著檔案工作越來(lái)越受到社會(huì)各界人士的重視，人們逐漸意識(shí)到檔案對(duì)社會(huì)、對(duì)單位、對(duì)個(gè)人的重要性，檔案管理工作逐步走上了正軌。學(xué)校檔案作為檔案整體的一個(gè)組成部分，在學(xué)校的管理活動(dòng)中也越來(lái)越備受重視。學(xué)校檔案管理工作經(jīng)過(guò)眾多學(xué)校在多年的實(shí)踐過(guò)程中得到了完善，也形成了其自己的特性。目前，學(xué)校檔案管理工作在本科院校中做的相對(duì)較好，而高職高專院校同樣作為大學(xué)教育，就存在很多的欠缺，這嚴(yán)重制約著高職高專院校的全面發(fā)展，所以，對(duì)于高職高專院校來(lái)說(shuō)，彌補(bǔ)欠缺，完善不足，迫在眉睫。

1、高職高專院校檔案管理現(xiàn)狀

1.1、檔案意識(shí)欠缺，重視程度不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，高職高專院校著力于提高教育教學(xué)質(zhì)量、科研能力、行政管理水平、校園建設(shè)等工作，認(rèn)識(shí)不到檔案工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要作用。認(rèn)為檔案管理只是收集文書(shū)檔案和一些重要的資料，做的好壞并沒(méi)有影響到學(xué)校的教育教學(xué)、管理等工作，于是，被看做是可有可無(wú)的一項(xiàng)工作，導(dǎo)致檔案管理在學(xué)校管理上一直被邊緣化。在許多高職高專院校中，一提到檔案，人們便只知道那是一些歷史遺留下來(lái)的、布滿灰塵的、不會(huì)被翻閱的東西，并不知道檔案為何物，也不知道檔案有什么作用。也正因?yàn)槿绱?，學(xué)校的檔案管理工作變成了想起來(lái)、有時(shí)間便隨便理理，想不起來(lái)、沒(méi)時(shí)間就先放放的一個(gè)局面。在本科院校已經(jīng)單獨(dú)建館規(guī)范管理的時(shí)候，許多高職高專院校仍連專門的檔案室都沒(méi)有，更不要說(shuō)專門的人員和相應(yīng)的制度了。

1.2、缺乏規(guī)范的管理制度與管理方法

目前，許多高職高專院校對(duì)于檔案管理并沒(méi)有制定相應(yīng)的規(guī)章制度，也沒(méi)有規(guī)范的管理方法，使得學(xué)校的檔案管理一直處于混亂、分散的狀態(tài)，缺乏規(guī)范。據(jù)了解，高職高專院校在檔案規(guī)范管理上存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)為：

①在有的高職高專院校中，檔案管理并沒(méi)有被納入學(xué)校的統(tǒng)一規(guī)劃、管理上，在管理方面并沒(méi)有制定相應(yīng)的制度，也沒(méi)有規(guī)范的整理方法。因此，在檔案管理工作中，只是從辦公室的人員中分配一人兼顧，而只是保管好日常的文書(shū)檔案和一些零散的不便他人保管的重要資料。這些只是學(xué)校檔案中極小的一部分，那么學(xué)校在日常的教育教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的重要檔案資料則分散在各個(gè)部門或某個(gè)人手中，隨著學(xué)校機(jī)構(gòu)的變革和人員的流動(dòng)更替，這些重要的檔案隨時(shí)面臨著丟失的風(fēng)險(xiǎn)。而原來(lái)保管的那一小部分也將因?yàn)楸９懿簧贫媾R著損壞、遺失和查找不便的問(wèn)題。

②有的院校由于學(xué)校建設(shè)的需要和領(lǐng)導(dǎo)的重視，正逐步推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，建立制度，安排專門的人員進(jìn)行管理。但由于各種問(wèn)題的制約，仍存在諸多的問(wèn)題。由于缺乏專業(yè)的檔案人員，在管理的過(guò)程中難免缺乏專業(yè)性，并且建立起的制度多為沿用那些發(fā)展相對(duì)成熟的本科院校，因?yàn)閷W(xué)校性質(zhì)和實(shí)際情況的差異，那些制度并不能真正體現(xiàn)自己的實(shí)際情況，在實(shí)施的過(guò)程中往往面臨著理論高于實(shí)際、無(wú)法切實(shí)指導(dǎo)實(shí)踐的問(wèn)題。這樣的管理難以真正改變其檔案管理問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，也難以適應(yīng)今后學(xué)校發(fā)展對(duì)檔案工作的需要。

③由于缺乏制度和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，在日常的教育教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中，因?yàn)闆](méi)有歸檔范圍，也沒(méi)有規(guī)范的整理方法，更沒(méi)有統(tǒng)一移交保管的專門人員，諸多檔案資料均在部門或個(gè)人手中保管，整理方法各異，歸檔內(nèi)容全憑各人理解，多有查找利用不便、內(nèi)容不完整和遺失的現(xiàn)象發(fā)生，給今后的工作造成了諸多麻煩。

1.3、管理體制不盡合理

高職高專院校大多存在著體制不合理的弊端，主要表現(xiàn)在：

①諸多高職高專院校中要么沒(méi)有獨(dú)立的檔案室，檔案管理工作歸屬于辦公室；要么有檔案室，但檔案室歸屬于辦公室的管理。檔案工作沒(méi)有獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，在實(shí)際工作中往往與辦公室的工作的密不可分，甚至多數(shù)時(shí)候由于重辦公室的管理工作而疏于檔案工作，致使檔案工作始終未能有效開(kāi)展起來(lái)，得不到發(fā)展。

②在許多院校中，學(xué)校教職工的人事檔案存放在檔案室，而檔案室又歸屬于辦公室，人事檔案就成了辦公室在管理，但形成、使用人事檔案的又是學(xué)校的人事部門。在長(zhǎng)期的人事檔案管理活動(dòng)中，給工作造成了很多的不便和問(wèn)題。比如，人事部門要查閱人事檔案，需經(jīng)過(guò)辦公室的批準(zhǔn)；教職工個(gè)人要查閱自己的檔案，需先到辦公室預(yù)約，再需人事部門批準(zhǔn)。這樣的工作程序給管理工作造成了很多的不便，又存在著諸多的矛盾。管理部門不清楚哪些材料必須歸檔，形成、使用部門又不清楚管理的方法和檔案中的內(nèi)容，長(zhǎng)此以往，必將造成管理的混亂。

③由于沒(méi)有相關(guān)的歸檔移交制度，各個(gè)部門形成的檔案僅僅只是保存在自己部門，比如教務(wù)處的學(xué)生學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案，科研處的科研檔案等等。學(xué)校檔案分散在學(xué)校各個(gè)部門中，一方面由于沒(méi)有專門的人員管理，致使管理松散，疏于整理和安全保管；另一方面機(jī)構(gòu)的變革導(dǎo)致檔案的延續(xù)性差且容易丟失；再者，這種分散管理，寶貴的檔案財(cái)富隨時(shí)面臨著損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，且不利于為今后學(xué)校的發(fā)展建設(shè)提供利用和經(jīng)驗(yàn)借鑒，不僅失去了其作用，也將給學(xué)校造成極大的損失。

1.4、缺乏專業(yè)的管理人員

檔案專業(yè)管理人員直接影響著檔案管理的質(zhì)量和檔案工作的成效。目前高職高專院校缺乏專業(yè)的管理人員是制約其檔案工作發(fā)展的一大重要因素。

①高職高專院校中的檔案管理人員多數(shù)為辦公室的人員，并不是檔案專業(yè)出身的人員，缺乏專業(yè)素養(yǎng)，不管是管理的方法還是相關(guān)的職業(yè)道德操守都有所欠缺。在管理的過(guò)程中經(jīng)驗(yàn)和工作習(xí)慣成為主要的指導(dǎo)，但這些往往帶有主觀的成分，且與科學(xué)管理實(shí)際有所差距，給日后的科學(xué)管理埋下隱患。

②由于檔案管理工作歸屬于辦公室，不管是專業(yè)的檔案人員還是非專業(yè)的檔案人員都屬于辦公室人員。他們大多數(shù)不是專門管理檔案的，而是要同時(shí)兼顧辦公室的工作。辦公室的工作多為日常的、瑣碎繁雜的事務(wù)，兼職的檔案管理人員常常難以兼顧兩個(gè)工作，因此難以應(yīng)對(duì)大量的檔案管理工作與繁雜的辦公室工作之間的矛盾，只能先解決緊急的辦公室工作，而檔案管理工作常常被擱置。專門專業(yè)的管理人員的緊缺是導(dǎo)致檔案工作滯后的重要因素。

1.5、檔案管理信息化程度嚴(yán)重滯后

隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)各方面的工作都朝著信息化的方向發(fā)展，檔案管理工作同樣如此。原始的紙質(zhì)管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今的管理模式，它與信息化管理相比，效率低、管理耗時(shí)耗力、查找利用極為不便、同時(shí)安全性低，因此，檔案管理信息化是形勢(shì)所趨，也更為科學(xué)、有效。

在本科院校中，大多高校已逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，而在高職高專院校中多數(shù)才開(kāi)始起步，甚至還未開(kāi)始。

①據(jù)悉，高職高專院校中管理檔案的人員多數(shù)年齡較大，對(duì)電腦、管理軟件等信息化設(shè)備使用存在著巨大的困難，因此，檔案的信息化工作便長(zhǎng)期被擱置下來(lái)。

②由于多年保管的紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，高職高專院校檔案管理人員緊缺，資金緊張，信息化設(shè)備欠缺，因此信息化工作就變得異常艱巨。同時(shí)，學(xué)校多年形成的檔案一是整理方法存在問(wèn)題，二是數(shù)量巨大，在進(jìn)行信息化前需重新整理立卷，而如今管理的人員又不清楚過(guò)去的實(shí)際情況，整理又面臨著巨大的困難，并且耗時(shí)耗力。這些嚴(yán)重制約著高職高專院校檔案信息化工作的開(kāi)展。

③有的院校雖已開(kāi)展了檔案的信息化，但是也基于上述種種原因，進(jìn)展緩慢，延續(xù)性差，信息化過(guò)程處處受阻，管理實(shí)質(zhì)也存在諸多弊端。市面上的檔案管理軟件眾多，且多為普遍適用的，但是，各個(gè)學(xué)校的實(shí)際情況又不盡相同，在選擇時(shí)就難以找到真正適合自己的，因此在類目設(shè)置、模塊功能等方面上諸多受限。

1.6、硬件設(shè)施嚴(yán)重不足

高職高專院校由于其學(xué)校性質(zhì)的制約，多數(shù)學(xué)校把主要精力放在提高學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量、科研能力、管理水平和學(xué)校的整體建設(shè)上。要發(fā)展改革的東西太多，而資金又緊張，故對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施便無(wú)暇也無(wú)力顧及。這一現(xiàn)狀是制約高職高專院校檔案管理硬件設(shè)施嚴(yán)重不足的重要原因。許多院校僅僅只有一間或者幾間空房間作為檔案庫(kù)房，這些庫(kù)房?jī)?nèi)沒(méi)有任何溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，也沒(méi)有任何防光、防火、防蟲(chóng)鼠、防盜等設(shè)施，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法達(dá)到檔案庫(kù)房的基本要求，嚴(yán)重威脅著檔案的安全保管，存在著巨大的安全隱患。

2、改善高職高專院校檔案管理現(xiàn)狀的對(duì)策

2.1、增強(qiáng)大家的檔案意識(shí)，提高對(duì)檔案工作的重視程度

目前高職高專院校檔案規(guī)范統(tǒng)一管理工作尚未得到有效開(kāi)展，其中一個(gè)重要的原因是大家的重視程度不夠，缺乏檔案意識(shí)。那么，要做好檔案統(tǒng)一規(guī)范管理工作首先要增強(qiáng)大家的檔案意識(shí)，主要包括重視檔案工作的意識(shí)，積極主動(dòng)收集檔案的意識(shí)，檔案的安全保管意識(shí)和檔案的立卷歸檔意識(shí)?？梢酝ㄟ^(guò)檔案宣傳教育，增加大家對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和了解，認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，從而提高大家對(duì)檔案的重視程度。大家的檔案意識(shí)提高了，重視程度提高了，這樣才能促進(jìn)檔案工作的順利開(kāi)展。

2.2、盡快建立檔案管理制度，制定規(guī)范完善適用的檔案管理辦法

制度建設(shè)對(duì)檔案的綜合管理起到至關(guān)重要的作用。完善的管理制度將促使檔案管理朝著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展，對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作起到推動(dòng)和規(guī)范的作用，這是目前高職高專院校開(kāi)展檔案工作的一大助力。這些制度主要包括：綜合性的規(guī)章制度、立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度等。最終形成由一系列制度構(gòu)成的檔案管理工作規(guī)范。

2.3、健全學(xué)校的管理體制，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)獨(dú)立，職責(zé)分明

高職高專院校管理體制中機(jī)構(gòu)不獨(dú)立、職責(zé)模糊的弊病嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展，必須加以改進(jìn)。學(xué)校要做好檔案工作，必須要有獨(dú)立的檔案室（館）和專門的檔案管理人員。因此，將檔案室和管理人員從辦公室分離出去是十分必要的。因?yàn)橹挥歇?dú)立才能實(shí)現(xiàn)職責(zé)分明，才能徹底解決檔案管理工作與檔案管理人員受制于辦公室管理和辦公室工作的現(xiàn)狀，才能全心全意地專注于檔案工作的開(kāi)展。

2.4、引進(jìn)專業(yè)人才，解放現(xiàn)有專業(yè)人員

要解決目前檔案管理專業(yè)人員緊缺的問(wèn)題，必須著力于引進(jìn)專業(yè)的檔案人員和將現(xiàn)有的專業(yè)人員從辦公室工作中解放出來(lái)，這樣才能彌補(bǔ)人員不足的難題。引進(jìn)專業(yè)人才，一方面是引進(jìn)專業(yè)的理論與實(shí)踐和改善原有管理存在的問(wèn)題，另一方面是為今后檔案工作的科學(xué)發(fā)展提供高素質(zhì)的人才支持。解放現(xiàn)有專業(yè)人員，將原有的檔案管理人員從辦公室工作中解放出來(lái)，這樣才能有更多的時(shí)間和精力去面對(duì)艱巨的檔案管理工作，才能改善長(zhǎng)期以來(lái)檔案工作存在的問(wèn)題。

2.5、劃撥專項(xiàng)資金，組織專門人員，完善軟硬件設(shè)施，大力推進(jìn)信息化進(jìn)程

資金、人員和軟硬件設(shè)施是制約檔案信息化的關(guān)鍵因素。在資金方面可以以申請(qǐng)專項(xiàng)項(xiàng)目的方式申請(qǐng)專項(xiàng)資金，畢竟信息化是學(xué)校檔案工作發(fā)展和與時(shí)俱進(jìn)的有利之舉，是應(yīng)當(dāng)給予支持的重要項(xiàng)目。解決人員問(wèn)題，在資金緊張的情況下，可以從學(xué)校其他部門抽調(diào)人員，但考慮到其數(shù)量龐大和其長(zhǎng)期性，且抽調(diào)人員缺乏專業(yè)性，這也只是暫時(shí)的舉措。若是資金允許，可以引進(jìn)專門的信息化公司以外包的形式將過(guò)去積累的龐大檔案承包出去進(jìn)行信息化，而今后的維護(hù)就要靠檔案管理人員的日常管理來(lái)完成。至于設(shè)備方面，需引進(jìn)專門且必需的信息化設(shè)備，這是信息化的物質(zhì)條件。同時(shí)適用的檔案管理軟件也是信息化必不可少的。若自己有能力開(kāi)發(fā)的，可以自己開(kāi)發(fā)，這樣既符合實(shí)際，又能極大地節(jié)約成本。若是必須從外引進(jìn)則要多方調(diào)研，選用同類型學(xué)校使用的功能完備、使用便捷的適合自己的軟件，切忌一味追隨大流。解決了這三大制約因素，將大力推進(jìn)檔案工作的信息化進(jìn)程。

2.6、完善庫(kù)房條件，降低保管風(fēng)險(xiǎn)

檔案的安全保管至關(guān)重要，直接關(guān)系到檔案的安全與壽命。檔案庫(kù)房是保管檔案的最基本的物質(zhì)條件，它所具備的功能是檔案安全與否的重要指標(biāo)。檔案室的溫濕度調(diào)控、防火、防盜、防水、防蟲(chóng)鼠、防光等性能是保障檔案安全的基本要求，這需要從最初的選址、設(shè)計(jì)、建設(shè)，到檔案柜架的選用及相關(guān)設(shè)施的配備就要開(kāi)始考慮。要盡量地改善檔案庫(kù)房的條件，給檔案保存提供一個(gè)相對(duì)安全、適宜的環(huán)境，保障檔案的長(zhǎng)期、安全保管，以為今后提供利用。

高職高專院校的檔案管理工作正處于起步階段，雖存在眾多的問(wèn)題，面對(duì)諸多的困難，但只要給予重視，認(rèn)清問(wèn)題，積極改進(jìn)，其檔案管理工作將會(huì)越來(lái)越好，不僅起到保護(hù)檔案資源的作用，也為發(fā)揮其價(jià)值，推動(dòng)社會(huì)及學(xué)校的發(fā)展有著重要意義。

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（作者單位：云南能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院，云南 曲靖 655000）