建設(shè)好共享服務(wù)中心的四大關(guān)鍵詞

SAP Concur

很多企業(yè)利用SAP Concur的解決方案，并采用全球共享服務(wù)中心模式，不僅提高了企業(yè)運(yùn)營效率，同時(shí)在財(cái)務(wù)管理的合規(guī)性、可見性和可控性等方面也保持了優(yōu)勢。

當(dāng)前，作為財(cái)務(wù)創(chuàng)新的一項(xiàng)重要手段，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)已經(jīng)得到了越來越多企業(yè)的認(rèn)可，并逐漸進(jìn)入實(shí)施階段。實(shí)際上，對于全球性企業(yè)或是有志于全球化運(yùn)營的企業(yè)來說，針對其擁有遍及全國的多個(gè)團(tuán)隊(duì)，分別管理著其財(cái)務(wù)職能的情況，通過向財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式轉(zhuǎn)型，可以集中團(tuán)隊(duì)力量，消除冗余成本，從而更好地利用公司資源。那么，如何運(yùn)行這種模式，才能為企業(yè)帶來更大的利益？對此，基于多年幫助客戶建設(shè)共享服務(wù)中心的經(jīng)驗(yàn)，SAP Concur為大家提供一些可行性建議。

共享服務(wù)中心讓財(cái)務(wù)更專注

很多人對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心都有些了解，但恐怕對其真正能產(chǎn)生的價(jià)值并不清晰地了解。從概念上說，共享服務(wù)中心是通過對人員、技術(shù)和流程的有效整合，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)公共流程的標(biāo)準(zhǔn)化和精簡化的一種創(chuàng)新手段。如果落實(shí)到費(fèi)用管理層面，那就是通過將與費(fèi)用相關(guān)的流程整合在一起并進(jìn)行簡化，從而更有效地管理支出，在節(jié)省成本的同時(shí)讓企業(yè)專注于核心業(yè)務(wù)。

實(shí)際上，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的出現(xiàn)，也是為了解決企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的內(nèi)部管理問題。例如，員工不想填寫費(fèi)用報(bào)告，所以他們經(jīng)常延遲填寫，甚至有可能出現(xiàn)嚴(yán)重的填寫錯(cuò)誤—想象一下，一個(gè)機(jī)票被錄入兩次，或在數(shù)字后面多加一個(gè)0，如果乘以數(shù)以千計(jì)的員工和報(bào)告，這樣的錯(cuò)誤后果不堪設(shè)想。而對于財(cái)務(wù)和會計(jì)來說，如果能找到讓公司資金“看起來更有效”的方法，他們也不會愿意輕易充當(dāng)“執(zhí)法人員”，追問收據(jù)、發(fā)票之外的事情，如員工是否按照公司政策要求預(yù)訂行程。而部門和預(yù)算經(jīng)理們，則更多關(guān)注預(yù)算能夠帶來哪些價(jià)值，對于預(yù)算實(shí)際花在了哪些地方則缺乏興趣。

很顯然，所有的支出數(shù)據(jù)需要更好地進(jìn)行管理、更加的集中、更多的時(shí)間和人力來確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，但過程往往非常繁雜。所以，當(dāng)可以將所有這些服務(wù)整合在一起并進(jìn)行簡化時(shí)，這些豐富的信息將幫助企業(yè)了解有關(guān)支出狀況，甚至業(yè)務(wù)運(yùn)營狀況。將費(fèi)用管理轉(zhuǎn)向共享服務(wù)中心模式，將幫助企業(yè)自動化和簡化以往的紙質(zhì)化費(fèi)用管理流程，不僅可以讓企業(yè)對員工的每一項(xiàng)花銷一目了然，還可以使公司的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)、預(yù)算經(jīng)理和員工從繁雜的事物中解放出來，更加專注于為公司業(yè)務(wù)創(chuàng)造價(jià)值。

實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)的四大關(guān)鍵詞

如果企業(yè)尚未通過共享服務(wù)中心模式管理支出，如何讓這種模式為企業(yè)帶來更多利益？如果企業(yè)已經(jīng)在共享服務(wù)中心中進(jìn)行了費(fèi)用管理，如何讓這種模式得到更進(jìn)一步的發(fā)展？SAP Concur通過與許多實(shí)施共享服務(wù)中心的企業(yè)合作獲得了豐富的見解，并總結(jié)出了轉(zhuǎn)向或發(fā)展共享服務(wù)中心模式的四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

第一，集中管理。理想狀況是，在開始集中管理差旅和費(fèi)用流程之前，企業(yè)需要有共同的政策和配套的系統(tǒng)。但不要因?yàn)樾枰晟七@些條件就停下來等待，集中管理的工作需要從現(xiàn)在開始。

“先集中，再改變”戰(zhàn)略是實(shí)現(xiàn)集中管理的好辦法。如果公司不同的部門和業(yè)務(wù)單位有不同的差旅和費(fèi)用政策和習(xí)慣，請先將流程集中起來，然后著力轉(zhuǎn)向更統(tǒng)一的方案。一旦進(jìn)入共享服務(wù)模式，協(xié)調(diào)、修改和統(tǒng)一每項(xiàng)政策將更容易。

通過集中管理，一家SAP Concur的全球客戶將其系統(tǒng)中的費(fèi)用類型數(shù)量減少到50個(gè) （一些組織有200多個(gè)），簡化了每個(gè)員工的費(fèi)用報(bào)銷流程，而不會影響數(shù)據(jù)清晰度和費(fèi)用控制。

第二，政策推動。在轉(zhuǎn)型過程中，有可能會出現(xiàn)組織、部門或其他業(yè)務(wù)部門不配合的情況，需要采取某些策略，鼓勵(lì)他們接受共享服務(wù)模式。例如，在零基礎(chǔ)上進(jìn)行預(yù)算和統(tǒng)一的公司差旅和費(fèi)用政策（當(dāng)以前那些事情不存在）就能創(chuàng)造各部門對于共享服務(wù)的需求。為什么？在新的條件下，業(yè)務(wù)單位只有遵守新政策才能獲得權(quán)益，自然會來幫助實(shí)施新政策。所以，應(yīng)主動讓員工來敲門，而不是強(qiáng)迫他們接受一種新的工作方式。

在SAP Concur全球大客戶的調(diào)查中，77.5%的受訪者表示，在建立共享服務(wù)中心的過程中他們有著全球性政策，或以全球性政策為主，必要時(shí)加一些當(dāng)?shù)卣摺?/p>

第三，明確責(zé)任。一旦企業(yè)用全球性政策將業(yè)務(wù)部門、不同地區(qū)和部門統(tǒng)一起來，保持共享服務(wù)的模式就需要一種責(zé)任機(jī)制。

通常情況下，企業(yè)可以將部分集中的費(fèi)用管理流程外包給關(guān)鍵合作伙伴，這是降低成本的好方法。在這種模式中，合作伙伴管理差旅和費(fèi)用的日常規(guī)則交易，如票據(jù)管理和審計(jì)。公司的共享服務(wù)差旅和費(fèi)用團(tuán)隊(duì)則管理業(yè)務(wù)預(yù)期、政策，以及業(yè)務(wù)調(diào)整所帶來的費(fèi)用變化，包括一些更高級的問題，如付款拖欠。

在這種體系下，就需要各個(gè)不同的團(tuán)隊(duì)來各司其職，按照各自的目標(biāo)要求來完成工作，而一旦出現(xiàn)問題，將第一時(shí)間能明確責(zé)任方，進(jìn)而快速處理。

第四，統(tǒng)一系統(tǒng)。統(tǒng)一的費(fèi)用管理系統(tǒng)將使企業(yè)能夠從共享模式中獲得更多價(jià)值，從而確保從員工采購，到票據(jù)管理，到發(fā)票審批和費(fèi)用報(bào)告審核的所有內(nèi)容都集中在一起。這意味著，在共享服務(wù)中心就可以實(shí)時(shí)查看各個(gè)部門的支出、費(fèi)用流程和策略等，從而提高生產(chǎn)力，并與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展保持一致。

總體上說，共享服務(wù)模式使用起來可以很簡單：一方面技術(shù)和企業(yè)內(nèi)部政策將促使共享服務(wù)成功，另一方面，選擇對用戶來說易于使用的最優(yōu)差旅和費(fèi)用解決方案，將使企業(yè)更加輕松。

今天，很多企業(yè)利用SAP Concur的解決方案，并采用全球共享服務(wù)中心模式，不僅提高了企業(yè)運(yùn)營效率，同時(shí)在財(cái)務(wù)管理的合規(guī)性、可見性和可控性等方面也保持了優(yōu)勢。根據(jù)全球共享服務(wù)與外包網(wǎng)絡(luò)（SSON）發(fā)布的2017年最受贊賞企業(yè)名單，名列前20的公司中有75%已經(jīng)在其組織的某個(gè)部門采用了SAP Concur的解決方案。

從文思海輝的實(shí)踐看財(cái)務(wù)共享價(jià)值

文思海輝技術(shù)有限公司（以下簡稱文思海輝）是一家總部位于中國的IT服務(wù)與解決方案提供商，為客戶提供的服務(wù)涉及多個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)，其中80%的交付在中國實(shí)現(xiàn)。隨著業(yè)務(wù)拓展，員工需要頻繁出差，報(bào)銷量跟項(xiàng)目比以往更多，文思海輝對員工服務(wù)效率、質(zhì)量及風(fēng)險(xiǎn)控制提出更高要求。為了更高效提升內(nèi)部管理和服務(wù)，文思海輝2015年全面搭建了共享服務(wù)運(yùn)營中心（以下簡稱SSOC），且全面采用了SAP Concur差旅和費(fèi)用管理解決方案，旨在通過整合、優(yōu)化內(nèi)部服務(wù)及運(yùn)營模式，持續(xù)改進(jìn)流程、提高工作效率、降低運(yùn)營成本并提升服務(wù)質(zhì)量與員工體驗(yàn)，為公司的業(yè)務(wù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的后盾及價(jià)值。

文思海輝SSOC現(xiàn)共有320多名員工，為企業(yè)全球2.8萬名員工提供服務(wù)。通過在員工集中的城市建立員工服務(wù)大廳來處理現(xiàn)場交付工作，并將不需要面對面交付的工作統(tǒng)一在無錫SSOC旗艦中心集中化、模塊化處理，加上員工門戶、手機(jī)應(yīng)用、自助終端機(jī)等自助服務(wù)，文思海輝SSOC能夠?yàn)閱T工提供全方位的支持。

SAP Concur的差旅和費(fèi)用管理解決方案，不但可以幫助文思海輝集成現(xiàn)有不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，還可以根據(jù)各個(gè)地區(qū)總部的差旅規(guī)則調(diào)整報(bào)銷流程。SAP Concur商業(yè)智能分析模塊，可以為文思海輝提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析報(bào)告，及時(shí)地了解差旅報(bào)銷狀況，制定相應(yīng)的財(cái)務(wù)策略，提升企業(yè)的財(cái)務(wù)管理控制，從而降低差旅成本。

目前，SAP Concur已經(jīng)整合到文思海輝的SSOC中，是財(cái)務(wù)共享服務(wù)的重要組成部分。財(cái)務(wù)共享服務(wù)全年為員工提供差旅服務(wù)近2.5萬人次，平均每工作日91人次；全年處理報(bào)銷單數(shù)量超過13萬張，平均1.15分鐘處理一份報(bào)銷單。財(cái)務(wù)共享前，每年處理的交易流水超過40萬，每單交易流水的人力成本近3元；財(cái)務(wù)共享后，交易流水總量上升70%左右，單位成本降低60%左右。在The Shared Services & Outsourcing Network （SSON） 2016年組織的“SSON Excellence China Award 2016”評選中，文思海輝SSOC獲得“杰出轉(zhuǎn)型獎”這一共享服務(wù)領(lǐng)域的“奧斯卡”金獎，SAP Concur的成功上線在其中發(fā)揮了重要的作用。

文思海輝共享服務(wù)運(yùn)營中心副總裁崔曉燕表示：“除了提升工作效率、加強(qiáng)管控透明度、節(jié)省管理成本外，SAP Concur標(biāo)準(zhǔn)化方面的優(yōu)勢也為我們追求的全球一體化管控提供了幫助。利用SAP Concur基于云平臺的可定制化解決方案，我們能夠針對不同市場的不同特殊需求，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的差旅與費(fèi)用管理，從而使企業(yè)的內(nèi)部管理控制更加合理、高效?！?/p>