中學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作新探

房紅英

摘 要：圖書(shū)館是學(xué)校的重要部門(mén)，圖書(shū)館檔案管理也是學(xué)校日常管理工作中的重要組成部分。新時(shí)代新形勢(shì)下，利用科學(xué)方法，改革、完善中學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作，對(duì)于中學(xué)教學(xué)管理、學(xué)生發(fā)展及學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展等方面具有重要意義。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；圖書(shū)館；檔案管理

中學(xué)圖書(shū)館是中學(xué)教育教學(xué)及科學(xué)研究的重要機(jī)構(gòu)，收錄著中學(xué)的書(shū)刊等資料。圖書(shū)館檔案管理是對(duì)圖書(shū)館工作發(fā)展計(jì)劃、專(zhuān)題會(huì)議、工作人員教學(xué)教研活動(dòng)資料、學(xué)生讀書(shū)活動(dòng)、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)使用情況等的記錄、收集、整理、貯存和傳遞。圖書(shū)館檔案中存儲(chǔ)的重要信息資源，為教育教學(xué)提供了有效幫助，也為學(xué)校發(fā)展提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)與合理依據(jù)，在學(xué)校管理中扮演著不可或缺的角色。面對(duì)信息化時(shí)代的飛速發(fā)展，圖書(shū)館檔案管理工作更要與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念、改進(jìn)方法，使其在教育工作、學(xué)校發(fā)展等方面起到更有效的輔助作用。

一、中學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作的重要性

1. 對(duì)于中學(xué)校史建設(shè)的作用

校史見(jiàn)證了一所學(xué)校的改革發(fā)展，對(duì)于傳承學(xué)校文化與進(jìn)行教育交流等具有重要意義。隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，校史的編寫(xiě)成為全國(guó)學(xué)校管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，也逐漸顯現(xiàn)了圖書(shū)館檔案管理工作的重要作用。

圖書(shū)館作為學(xué)校重要的信息機(jī)構(gòu)，保存著學(xué)校教育工作的重要信息，有著完整、系統(tǒng)的學(xué)校歷史文獻(xiàn)資料，其中包括學(xué)校歷年開(kāi)展的重要活動(dòng)的照片、實(shí)物、音像、圖表、文件等。圖書(shū)館中所開(kāi)設(shè)的校史檔案室，收集著歷屆退休教師和畢業(yè)生的信息，是學(xué)校歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，反映了一所學(xué)校的文化底蘊(yùn)、管理水平和辦學(xué)特色，這些塵封的文獻(xiàn)資料成為學(xué)校進(jìn)行改革和不斷發(fā)展的巨大財(cái)富，也引來(lái)學(xué)生與教師的參觀瀏覽，極大地增強(qiáng)了師生的自豪感和責(zé)任感。因此，校史記錄與檔案工作的結(jié)合，既促進(jìn)了校史宣傳，也促進(jìn)了檔案管理工作更加科學(xué)有序地進(jìn)行。

2. 對(duì)于教學(xué)管理的意義

教育教學(xué)與管理是學(xué)校的中心工作，教學(xué)管理現(xiàn)代化是學(xué)校管理現(xiàn)代化的核心工作?，F(xiàn)代化是有目標(biāo)、有計(jì)劃地隨時(shí)代變化而變化的社會(huì)變遷過(guò)程，教學(xué)現(xiàn)代化正是對(duì)“教育要面向現(xiàn)代化，面向世界，面向未來(lái)”的貫徹落實(shí)，對(duì)推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)、提高教育質(zhì)量、培養(yǎng)全面發(fā)展的人才、滿(mǎn)足現(xiàn)代科技和社會(huì)發(fā)展的需要具有十分重要的意義。

面對(duì)快速發(fā)展的時(shí)代，作為學(xué)校管理工作中的重要內(nèi)容，中學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作為教學(xué)的信息化管理提供了幫助，其所采用的多種多樣的科學(xué)管理方法和技術(shù)，使資料具有電子化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、多元化等信息化特點(diǎn)。例如，圖書(shū)館中設(shè)立了電子圖書(shū)閱覽室，配備了電子信息瀏覽設(shè)備，在多媒體設(shè)備中能夠查看各類(lèi)信息，甚至將全國(guó)各地中學(xué)圖書(shū)館連接起來(lái)，進(jìn)行資源共享，從而為教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)提供了豐富、便利的信息資源和高效率、高水平的服務(wù)，成為教育教學(xué)現(xiàn)代化管理必不可少的條件。

3. 能提高學(xué)生的自主學(xué)習(xí)能力

自20世紀(jì)60年代開(kāi)始，國(guó)外很多研究者對(duì)中學(xué)圖書(shū)館與學(xué)生能力之間的關(guān)聯(lián)保持高度關(guān)注，開(kāi)始出現(xiàn)諸多研究。這些研究表明中學(xué)圖書(shū)館的利用程度和效率與學(xué)生成績(jī)和能力成正相關(guān)關(guān)系：圖書(shū)館管理水平越高，學(xué)生成績(jī)?cè)礁?；圖書(shū)館利用率越高，學(xué)生分?jǐn)?shù)越高；設(shè)有圖書(shū)館的學(xué)校學(xué)生成績(jī)優(yōu)于無(wú)圖書(shū)館的學(xué)校。由此看出，中學(xué)圖書(shū)館在學(xué)生各方面培養(yǎng)中具有重要作用。美國(guó)前總統(tǒng)布什的夫人勞拉·布什也曾指出學(xué)校圖書(shū)館是學(xué)生和教師必不可少的教育資源，并設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金資助美國(guó)中小學(xué)圖書(shū)館的建設(shè)。

我國(guó)素質(zhì)教育較國(guó)外起步較晚，但隨著理念的深入及實(shí)踐的普及，中學(xué)圖書(shū)館在學(xué)生能力提高中的價(jià)值得到越來(lái)越多人的認(rèn)可，大部分教師和學(xué)生認(rèn)為學(xué)校圖書(shū)館能夠參與學(xué)生的學(xué)習(xí)和教育，對(duì)學(xué)生的閱讀興趣、合作能力、信息素養(yǎng)和學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)等方面有積極的幫助作用。例如，中學(xué)圖書(shū)館中的圖書(shū)、期刊、報(bào)紙、數(shù)據(jù)庫(kù)等能幫助學(xué)生尋找不同類(lèi)型的信息資源，圖書(shū)館提供的各類(lèi)圖書(shū)及舒適、安逸的環(huán)境能夠引起學(xué)生的閱讀興趣等。因此，中學(xué)圖書(shū)館為學(xué)生所做的知識(shí)指導(dǎo)工作，培養(yǎng)和提高了學(xué)生自主學(xué)習(xí)的興趣和能力，使我國(guó)的教育發(fā)展再上一個(gè)新的臺(tái)階。

4. 促進(jìn)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展系統(tǒng)工程的建設(shè)

可持續(xù)發(fā)展是指既滿(mǎn)足當(dāng)代人的需求，又不損害后代人滿(mǎn)足其需求的能力。所謂學(xué)校可持續(xù)發(fā)展，就是秉持以人為本的管理理念，從學(xué)校改革和發(fā)展的實(shí)際情況出發(fā)，遵循學(xué)校發(fā)展的客觀規(guī)律，創(chuàng)立科學(xué)的辦學(xué)機(jī)制和管理體制，建立專(zhuān)業(yè)的師資隊(duì)伍，培養(yǎng)出適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的人。

學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展涉及方方面面，如教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)、校園文化建設(shè)等方面，具有整體性和復(fù)雜性，如果各方面平均用力，或許難以達(dá)到理想的效果，但是找到突破口，以點(diǎn)帶面，循序漸進(jìn)，對(duì)于學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展是切實(shí)可行的。圖書(shū)館檔案管理作為學(xué)校管理的重要一環(huán)，就是學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的“點(diǎn)”。于學(xué)生，圖書(shū)館定期開(kāi)展閱讀活動(dòng)，提供良好的閱讀環(huán)境，培養(yǎng)了學(xué)生的閱讀興趣和學(xué)習(xí)能力；另外，中學(xué)圖書(shū)館利用信息手段，通過(guò)微博、微信公眾號(hào)等推薦的有利于學(xué)生身心健康發(fā)展的文章，在一定程度上也緩解了學(xué)生的心理健康問(wèn)題。于教師，圖書(shū)館設(shè)立的圖書(shū)室與電子閱覽室所提供的最大程度的資源共享，有利于教師的備課、上課等。這樣，圖書(shū)館以“點(diǎn)”帶動(dòng)學(xué)校的“面”，有利于建立學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的系統(tǒng)工程。

可見(jiàn)，中學(xué)圖書(shū)館有利于促進(jìn)教學(xué)現(xiàn)代化管理、學(xué)生自主學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)等，對(duì)于學(xué)校可持續(xù)發(fā)展必不可少。因此，新時(shí)代下，學(xué)校要做好中學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作。

二、新形勢(shì)下做好中學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作的設(shè)想

1. 與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代，做好科學(xué)的檔案管理工作

隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)中學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作的弊端逐漸顯現(xiàn)。

首先，工作量大，效率較低。中學(xué)每年都有學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)及工作人員調(diào)動(dòng)、離退休等，這些大量學(xué)籍、檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)都需要人工管理，煩瑣的更新、維護(hù)和檢索，嚴(yán)重制約工作效率的提升，浪費(fèi)人力、物力和時(shí)間。

其次，保密安全性極低。學(xué)生和工作人員的學(xué)籍、檔案信息都由人工輸入完成，難免由于各種因素的影響出現(xiàn)失誤；另外，出入人員的混雜也極大降低了檔案數(shù)據(jù)的保密性。因此要做好科學(xué)的檔案管理工作，必須與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立科學(xué)的管理理念，做好信息化工作，用智能管理代替人工管理，人不入庫(kù)就能從計(jì)算機(jī)上直接查看，從而避免檔案文件的損害和泄露，大大提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公，提高效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化，把檔案工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到信息的傳遞和深化加工上來(lái)。

2. 利用檔案工作的特殊性，做好教學(xué)幫手與科研助手

2003年，國(guó)家教育部正式頒布了《普通高中課程方案（實(shí)驗(yàn)）》，其改革目標(biāo)在于加強(qiáng)課程內(nèi)容與社會(huì)、科學(xué)與生活的聯(lián)系，改變以往過(guò)于注重教科書(shū)、機(jī)械教學(xué)和學(xué)習(xí)的傾向。但是受傳統(tǒng)應(yīng)試教育的影響，許多中學(xué)圖書(shū)館購(gòu)買(mǎi)、收藏資料與各學(xué)科的教科書(shū)、習(xí)題冊(cè)有關(guān)，甚至為了應(yīng)付上級(jí)檢查，學(xué)校倉(cāng)促購(gòu)買(mǎi)圖書(shū)，這些圖書(shū)或受教材更新的影響失去了原有價(jià)值，或購(gòu)買(mǎi)之初就沒(méi)有利用價(jià)值。中學(xué)圖書(shū)館的書(shū)刊資料是輔助學(xué)生學(xué)習(xí)的重要工具，是教師進(jìn)行科研教學(xué)的重要信息來(lái)源，因此中學(xué)圖書(shū)館與其他部門(mén)不同的特殊性決定了圖書(shū)館檔案管理工作的特殊性。管理人員要及時(shí)制訂工作發(fā)展計(jì)劃，每隔一段時(shí)間進(jìn)行一次圖書(shū)情報(bào)教育活動(dòng)，和任課教師共同研究怎樣輔導(dǎo)學(xué)生使用文獻(xiàn)材料和工具書(shū)等。另外，根據(jù)教參、教材的變化有計(jì)劃地、系統(tǒng)地收集、整理、儲(chǔ)存和提供師生需要的書(shū)刊資料，及時(shí)引進(jìn)和購(gòu)買(mǎi)并向師生做好新書(shū)的介紹工作，提高電子閱覽室的利用率，從而使中學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作真正成為教學(xué)的好幫手與教改科研的助手，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)效率和教師的教學(xué)效率。

3. 充分調(diào)動(dòng)師生的積極性，提高檔案利用率，變“死檔”為“活檔”

受傳統(tǒng)教育的影響，大多數(shù)學(xué)生的學(xué)習(xí)還是以教材為主，教師也片面地用題海戰(zhàn)術(shù)指導(dǎo)教學(xué)，因此中學(xué)生并沒(méi)有養(yǎng)成主動(dòng)進(jìn)入圖書(shū)館學(xué)習(xí)的習(xí)慣，也沒(méi)有掌握用圖書(shū)館來(lái)獲取知識(shí)的方法和能力。圖書(shū)館有關(guān)管理人員和教師有必要對(duì)學(xué)生進(jìn)行圖書(shū)館教育工作。另外，圖書(shū)館要改革借閱制度，放寬借閱范圍，盡可能地為師生提供廣闊的信息平臺(tái)，鼓勵(lì)學(xué)生走進(jìn)圖書(shū)館正確、有效地借閱資料，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)。另外，圖書(shū)館可以建立教師業(yè)務(wù)檔案，其中包括教師歷年來(lái)教學(xué)的心得體會(huì)、獲獎(jiǎng)情況、教研成果等，可以了解教師的動(dòng)向、需求，從而進(jìn)一步滿(mǎn)足他們的需求，解決他們的實(shí)際困難。這些文檔資料也可以開(kāi)放展示給全校師生參觀瀏覽，成為培養(yǎng)青年教師的活資料。這樣教師既能因?yàn)榈玫娇隙ǘe極工作，又能因?yàn)槌蔀閷W(xué)生學(xué)習(xí)的榜樣而努力學(xué)習(xí)，使“死檔”變?yōu)椤盎顧n”，提高檔案的利用率。

4. 利用各種手段，增強(qiáng)學(xué)校的魅力和凝聚力

中學(xué)建立的檔案資料是學(xué)校發(fā)展歷程中積攢的財(cái)富，是學(xué)校的文化底蘊(yùn)和精神支撐。檔案記錄著學(xué)校的發(fā)展軌跡，優(yōu)秀的教學(xué)成果、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，所有學(xué)校教職工的勞動(dòng)成果、辛勤汗水，以及學(xué)校師生的好人好事，這對(duì)于學(xué)校形象的樹(shù)立起到了重要作用，因此，學(xué)校要采取合理的方法建立學(xué)校檔案，并利用各種手段使這些檔案成為學(xué)校對(duì)外宣傳的窗口。例如，開(kāi)設(shè)外展館展覽學(xué)校活動(dòng)的照片，播放學(xué)校建設(shè)、發(fā)展的影視紀(jì)錄片等，利用各種手段來(lái)增強(qiáng)學(xué)校的魅力和凝聚力，增強(qiáng)師生的自信心和自豪感。

總之，中學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作越來(lái)越受到中學(xué)的重視，對(duì)于學(xué)校教育教學(xué)及科學(xué)研究起到不容忽視的作用。中學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作要秉持以人為本的理念，根據(jù)師生不同的需要提供不同的服務(wù)方式，以達(dá)到更好的服務(wù)效果。新時(shí)代下，中學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，有關(guān)管理人員要迎合新的發(fā)展需求及時(shí)更新管理理念，改進(jìn)工作辦法，采取有力措施，使中學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作內(nèi)容、方式、手段等更好地適應(yīng)新的發(fā)展，更加智能化、信息化和服務(wù)化，從而密切圖書(shū)館與師生的關(guān)系，使師生在圖書(shū)館中獲益，進(jìn)一步促進(jìn)和推動(dòng)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。

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