檔案管理智慧化路徑探討

王繼華

【摘 要】現(xiàn)代數(shù)字化和信息化環(huán)境下，數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)對各行各業(yè)產(chǎn)生了巨大的影響。在信息管理領(lǐng)域，更是改變了信息管理的基本模式和發(fā)展方向。檔案管理作為信息管理體系中的一個環(huán)節(jié)，對單位決策以及單位其他工作的意義重大。近幾年來，許多單位從提升檔案管理效能的角度出發(fā)，開始利用一些新型信息處理設(shè)備對檔案資源進(jìn)行處理。檔案管理朝著多元化、智慧化和高速化的方向發(fā)展。本文立足于檔案管理智慧化這一背景，探討信息技術(shù)以及其他信息處理設(shè)備與檔案管理的融合路徑，希望能夠豐富檔案管理智慧化領(lǐng)域的研究。

【關(guān)鍵詞】智慧化；數(shù)據(jù)；檔案管理；智能移動

1 理論概括

檔案管理智慧化是近些年來檔案管理領(lǐng)域較為火熱的詞匯，它是創(chuàng)新2.0 時代的發(fā)展產(chǎn)物。檔案管理智慧化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，具體表現(xiàn)在兩個層面[1]。一方面，知識經(jīng)濟時代，各個單位的信息數(shù)據(jù)量都呈現(xiàn)出“井噴式”的增長態(tài)勢。在這種背景下，單位檔案管理工作量增加，檔案管理難度提升，檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)也隨之提升。為了提升單位檔案服務(wù)成效，改善單位檔案服務(wù)工作，必須加強對檔案資源的處理速度。信息技術(shù)在處理檔案資源方面優(yōu)勢明顯，能夠快速的對檔案資源進(jìn)行剖析、檢索和調(diào)動，優(yōu)化單位檔案服務(wù)工作。因此，從優(yōu)化檔案服務(wù)效能角度來看，檔案管理智慧化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。另一方面，傳統(tǒng)檔案管理機制當(dāng)中，單位檔案經(jīng)費開支增加的同時，檔案管理卻始終難以走向可持續(xù)化發(fā)展的道路，難以適應(yīng)信息時代的發(fā)展。在人工智能技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)以及云計算深度發(fā)展的今天，單位只有加強信息化建設(shè)，才不至于被時代所淘汰，才能保證自身在相關(guān)領(lǐng)域的競爭力。單位推動檔案智慧化管理工作，可以夯實檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，為單位未來發(fā)展提供助益，使單位檔案管理工作走向可持續(xù)化發(fā)展道路。因此，從時代背景以及單位未來發(fā)展角度來看，檔案管理智慧化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

2 智慧化管理路徑

2.1 檔案智能移動終端服務(wù)

顧名思義，檔案智能移動終端服務(wù)以智能移動終端和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為載體。一方面，單位創(chuàng)建相關(guān)的服務(wù)平臺，是提供智能移動終端服務(wù)的基礎(chǔ)條件。具體而言，單位既可以開發(fā)相關(guān)的APP，也可以在微信公眾號上提供智能移動終端服務(wù)。APP模式和微信公眾號模式各有利弊，APP模式的優(yōu)點在于穩(wěn)定性，也能夠為單位打造檔案管理品牌；APP模式的缺點則在于單位需要花費較多的資金進(jìn)行技術(shù)改造和技術(shù)維護(hù)。微信公眾號模式的優(yōu)點在于成本低廉，直接依托于現(xiàn)有的微信技術(shù)開展檔案服務(wù)；微信公眾號模式的缺點則在于穩(wěn)定性較差，難以為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，在使用過程中容易面臨系統(tǒng)崩盤的問題。另一方面，單位必須利用信息處理技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)來搭建平臺與單位檔案管理系統(tǒng)之間的渠道，確保各項檔案數(shù)據(jù)資源能夠及時被更新和同步。只有確保檔案數(shù)據(jù)資源更新渠道的暢通，才能提升用戶對單位檔案服務(wù)工作的體驗感和滿意感。

2.2 檔案智慧化安全管理

信息資源只有具備真實性和原始性，其才是有價值的資源。檔案智慧化管理的核心仍然在于檔案安全，只有確保檔案資源安全，才能保障檔案資源的可用性。單位應(yīng)當(dāng)綜合運用多種信息技術(shù)，加強檔案管理的事前防控和事后防控。一方面，在事前防控機制上，單位不僅應(yīng)當(dāng)在計算機中搭建相應(yīng)的防火墻，還應(yīng)當(dāng)利用信息隔離、信息加密以及區(qū)塊鏈技術(shù)固定檔案內(nèi)容，將最原始的數(shù)字檔案存于相對封閉的環(huán)境當(dāng)中。單位加強事前防控，能夠避免單位檔案管理系統(tǒng)遭受黑客以及木馬程序的入侵，降低檔案管理風(fēng)險，確保檔案資源隨時處于一個可用的環(huán)境當(dāng)中。另一方面，在事后防控機制上，單位應(yīng)當(dāng)重點加強檔案備份工作，利用云端儲存技術(shù)來實現(xiàn)檔案資源的高效備份，節(jié)省檔案備份開支。具體而言，單位應(yīng)當(dāng)加強與相關(guān)云儲存技術(shù)商的合作，將相關(guān)檔案資源分批次傳入到云終端數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。在檔案資源遺失、損毀后，及時在云終端下載相關(guān)檔案資源，提升單位檔案管理工作的抗風(fēng)險能力。

2.3 培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才

檔案智慧化管理需要單位打造一批優(yōu)質(zhì)人才隊伍，這是實現(xiàn)檔案管理智慧化、科學(xué)化和體系化的必經(jīng)路徑[2]。一方面，單位要切實加強人才培養(yǎng)工作，將信息技術(shù)操作課程融入到培訓(xùn)課程當(dāng)中，提高檔案管理人員對前沿技術(shù)的運用能力。另一方面，單位要加強工作人員對信息處理設(shè)備和系統(tǒng)的運用能力，提高工作人員對掃描儀、一站式裝訂機、檔案管理系統(tǒng)和檔案安全管理軟件的運用能力。

結(jié)束語：伴隨各種信息技術(shù)的發(fā)展，我國檔案事業(yè)的發(fā)展速度和改革速度也在加快。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施改進(jìn)以及檔案管理環(huán)境的優(yōu)化為檔案管理智慧化奠定了基礎(chǔ)。檔案智慧化管理可以調(diào)整單位檔案管理結(jié)構(gòu)、降低工作人員負(fù)擔(dān)和節(jié)約檔案管理開支。作為現(xiàn)代電子信息技術(shù)與檔案管理服務(wù)相結(jié)合的產(chǎn)物，檔案智慧化管理已經(jīng)成為單位改革的必然趨勢。尤其是近幾年來，云計算、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)以及移動互聯(lián)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得當(dāng)時也進(jìn)入到了新的歷史性技術(shù)變革期。檔案管理工作仍在不斷演進(jìn)與改善過程中，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新思維，在長創(chuàng)新中謀求發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁曉茹.互聯(lián)網(wǎng)+云服務(wù)模式在檔案利用中的探索與實踐[J].數(shù)字與縮微影像，2018（04）：10-13

[2]李月華.淺談檔案資料科學(xué)化管理[J].機電兵船檔案，2018（06）：36-38