新形勢下疾控中心檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)

白慧敏

【摘 要】檔案管理工作是疾病預(yù)防控制中心各項工作開展的基礎(chǔ)，檔案管理工作質(zhì)量的高低對疾病預(yù)防控制中心整體工作效率以及工作質(zhì)量會形成直接影響，檔案管理的科學(xué)化程度是衡量新形勢下疾病預(yù)防控制中心檔案管理質(zhì)量的重要指標(biāo)。分析當(dāng)前我國疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作現(xiàn)狀，依舊存在一些問題，具體體現(xiàn)在管理人員觀念落后、管理專業(yè)素質(zhì)不高、管理制度不夠完善等，直接影響了檔案管理工作質(zhì)量，本文通過對現(xiàn)存的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，探討新形勢下提升疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的有效措施。

【關(guān)鍵詞】新形勢；疾控中心；檔案管理工作；規(guī)范化；建設(shè)

【中圖分類號】R715 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】

A

【文章編號】1005-0019（2018）11-022-01

Abstract Objective：

Archives management is the foundation of the work of the Centers for disease prevention and control. The quality of the archives management will have a direct impact on the overall work efficiency and the quality of the disease prevention and control center. The scientific degree of the archives management is a measure of the archives management quality of the Centers for Disease prevention and control under the new situation. An important indicator of quantity. This paper analyzes the current situation of archives management in the center for disease prevention and control in China. There are still some problems， which are embodied in the backward management concept， the poor management professional quality and the inadequate management system， which directly affect the quality of the archives management. This paper analyzes the existing problems in detail and discusses the new problems. Effective measures to improve the standardized management of archives management in the Centers for Disease Control and prevention are put forward.

Key words：new situation； CDC； archives management； standardization； construction

在疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作中，遇到的主要問題是存在比較多的零散檔案，且檔案比較雜亂，使得檔案管理工作非常繁瑣，同時復(fù)雜度明顯提升[1]。在疾病預(yù)防控制中心具體的檔案管理工作中，不僅要完成檔案的劃分，還必須進(jìn)行檔案信息管理、檔案實體管理，確保疾病預(yù)防控制中心的檔案可以更好的服務(wù)社會實踐，所以必須保證檔案信息管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)統(tǒng)一且完善[2-3]。當(dāng)前社會對疾病預(yù)防控制中心的檔案需求度逐漸增高，對檔案管理水平、能力方面也有了更高的要求，所以疾病預(yù)防控制中心必須重視檔案管理工作，對檔案管理體系進(jìn)行不斷完善，通過先進(jìn)技術(shù)的充分應(yīng)用，不斷提升管理人員素質(zhì)水平，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的不斷提升。

1 規(guī)范化建設(shè)疾控中心檔案管理的意義

1.1 提升疾控中心檔案服務(wù)能力 提升疾控中心檔案服務(wù)能力，是規(guī)范化建設(shè)疾控中心檔案管理的價值體現(xiàn)，疾控中心每年都會有大量的檔案產(chǎn)生，需要收集和處理[3]，怎樣規(guī)范化管理好這些檔案，是疾控中心必須考慮的重要問題。疾控中心本質(zhì)上服務(wù)于社會，檔案服務(wù)是整個服務(wù)內(nèi)容中的組成部分，通過提升疾控中心檔案服務(wù)能力，能夠加快疾控中心各項業(yè)務(wù)的建設(shè)。

1.2 提升疾控中心檔案管理工作信息化程度 當(dāng)前科技發(fā)展日新月異，為了獲得更高的工作效率僅僅依靠人力資源無法完全達(dá)到，在當(dāng)前新形勢下，必須學(xué)會利用科學(xué)技術(shù)的力量。信息化轉(zhuǎn)變是疾控中心檔案管理工作的重要轉(zhuǎn)變，數(shù)據(jù)化處理檔案，同時將數(shù)據(jù)納入檔案管理系統(tǒng)中，可以迅速提升檔案管理工作能力，同時能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的多元化利用。而如果能夠規(guī)范化管理疾控中心的檔案，能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化管理。

1.3 融合檔案的收集、管理以及利用 檔案的存在有其特定價值，但是現(xiàn)實中基孔制紅心檔案價值難以簡單實現(xiàn)，部分疾控中心的檔案由于價值沒有得到挖掘，所以變成了廢紙。在新形勢下，通過不斷規(guī)范化管理檔案，能夠保證發(fā)現(xiàn)每份檔案的內(nèi)在價值[4]。經(jīng)對檔案進(jìn)行規(guī)范的收集、整理，將檔案管理的思路理清，能夠解決收集、管理、利用檔案不同環(huán)節(jié)中存在的問題，因而能夠促進(jìn)檔案管理工作的高效開展。

2 當(dāng)前疾控中心檔案管理中存在的問題

一方面體現(xiàn)在還沒有規(guī)范的檔案管理制度，當(dāng)前，多數(shù)疾控中心并沒有制訂統(tǒng)一的檔案管理制度，針對檔案案信息收集內(nèi)容、檔案資料整理、檔案制作、檔案查閱、檔案保管等多項工作都未形成完善的制度。大部分管理人員進(jìn)行管理時都是按照長期依賴形成的不成文規(guī)定、自身習(xí)慣或者經(jīng)驗，這種管理方法會直接影響疾控中心檔案資料的收集、整理以及制作質(zhì)量，同時會對檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展形成影響[5]。另一方面是檔案管理水平不高，新形勢下科學(xué)技術(shù)有了明顯進(jìn)步，醫(yī)療環(huán)境也有了顯著改變，大部分疾控中心也利用科學(xué)技術(shù)建立了信息化檔案管理系統(tǒng)，不過部分并沒有將系統(tǒng)落實應(yīng)用，僅僅流于形式，影響了檔案管理質(zhì)量。另外一點體現(xiàn)在管理人員缺乏對檔案管理的足夠重視，一些疾控中心對檔案管理缺乏重視，不認(rèn)為做好檔案管理工作具有現(xiàn)實意義，開展的管理工作更多是為了應(yīng)付檢查，管理的目的僅僅是保證能夠外調(diào)、查閱以及查檔[6]。在這種思想的引導(dǎo)下，疾控中心檔案管理的軟件、硬件設(shè)備都缺乏足夠投入，管理人員不充足，或者管理人員技術(shù)水平、專業(yè)知識不足，沒有完全開發(fā)檔案信息資源，沒有真正落實檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明顯影響了檔案管理質(zhì)量。

3 新形勢下疾控中心檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)措施

3.1 建立并不斷完善檔案管理體系 進(jìn)行綜合檔案資料管理部門的組建，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理檔案，保證疾控中心檔案管理工作能夠統(tǒng)一性、集中性開展，部門要做好其他各個部門檔案的收集、保管以及整理。另外還應(yīng)該組建一支監(jiān)督小組，對疾控中心綜合檔案資料管理部門工作開展質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，同時負(fù)責(zé)落實貫徹各級部門發(fā)布的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范、法律法規(guī)。按照相關(guān)制度、規(guī)范，綜合考慮疾控中心的具體情況，進(jìn)行檔案分類大綱、歸檔范圍的確定。

3.2 增加檔案管理投入 我國疾控中心各類檔案儲備實質(zhì)為公共資源，做好信息記錄、服務(wù)社會是其主要職責(zé)，而設(shè)備檔案是確保這一職責(zé)能夠得到履行的關(guān)鍵。疾控中心應(yīng)該加大對檔案管理的資金、人員、設(shè)備等各項投入，最大程度使設(shè)備檔案管理的配套設(shè)施、儲存環(huán)境得到改善[7]。另外為了保證檔案管理質(zhì)量，還需要保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性，在信息化管理檔案時，必須對其中存在的問題做到及時發(fā)現(xiàn)、及時解決。除此之外，還應(yīng)該注重設(shè)備檔案的安全管理，比如針對檔案管理信息系統(tǒng)，必須設(shè)置先進(jìn)靠譜的防火墻，防止出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全方面的問題，影響檔案存儲安全性。同時要準(zhǔn)備足夠的消防器材，避免檔案受到火災(zāi)影響。

3.3 規(guī)范化案卷 徹底整理、清查已存的檔案，篩選出有價值的檔案信息，銷毀沒有價值的檔案。將有效的部分檔案重新進(jìn)行分類、整理，重新填寫缺少題目、標(biāo)題的檔案，確保每份檔案的完整性。針對電子檔案，應(yīng)該仔細(xì)檢查檔案檢索、數(shù)據(jù)文檔以及加密措施各個環(huán)節(jié)，保證不存在任何問題。

3.4 合理利用科學(xué)技術(shù) 科學(xué)技術(shù)在當(dāng)前被應(yīng)用于各個領(lǐng)域，在疾控中心的檔案管理中也應(yīng)該應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案，實現(xiàn)檔案的信息化管理，將以往的紙質(zhì)載體變?yōu)殡娮虞d體，能夠方式由于年代久遠(yuǎn)一些資料丟失，保證檔案能夠永遠(yuǎn)保存。同時通過信息化管理，也有助于檔案信息的提取和利用。檔案管理室必須配備計算機(jī)，選擇合適的管理軟件對檔案進(jìn)行管理，利用信息管理系統(tǒng)做好檔案檢索、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析各項工作。

結(jié)束語

實現(xiàn)疾控中心檔案的規(guī)范化管理不僅能夠提升檔案管理質(zhì)量，也有助于更好的服務(wù)社會。在當(dāng)前新形勢下，科學(xué)技術(shù)有了不斷的進(jìn)步，疾控中心檔案管理人員有必要拋卻以往的陳舊觀念，不斷探索、嘗試新型的檔案管理方法，考慮疾控中心具體情況，建立一套最合適的檔案管理制度，保證疾控中心檔案管理質(zhì)量能夠得到逐步提升，實現(xiàn)疾控中心的穩(wěn)定發(fā)展。

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