加強教學文檔建設，提升教學管理水平

劉舒燕

摘 要： 提升教學管理的綜合水平需要強化教學文件的建設，這是十分重要的前提和依據(jù)，同時對保障教學管理也有著一定的作用。本文針對當下教學管理中文件建設存在的問題進行分析和討論，并提出強化專業(yè)教學的計劃和課程教學大綱等建議，以此提升教學管理的綜合水平。

關(guān)鍵詞： 高校教學文檔 教學管理 建議

檔案是歸納和處理一些具備考察價值的文件。在各個企業(yè)單位和組織中都有檔案。高等院校也不例外，在高校的檔案管理中有從事教學、科研及一些其他活動直接形成保存有院校教師的文字和圖表及聲像的歷史紀錄，其檔案可以真實記錄和反映高等院校的發(fā)展歷史，也是院校的寶貴財富。但是在提升教學管理水平的檔案文件建設上比較薄弱，教學管理投入較多，往往質(zhì)量較低，需要強化教學管理水平的檔案文件建設是各大高校的首要任務。

一、當前教學檔案中存在的主要問題及原因分析

1.存在的主要問題。

（1）教學管理檔案缺項。

目前我國各大高校對檔案管理的意識比較薄弱，一些需要形成的文件信息沒有及時處理和總結(jié)，還有很多需要歸檔的文件沒有及時歸檔，在運行的過程中文件信息流失現(xiàn)象嚴重，另外還有一些校外資料被忽視掉了，使得在開展教學活動的時候沒有留下任何資料，同時還有一些教學檔案資料有頭無尾、有始無終等。

（2）存在高校教學檔案不一致現(xiàn)象。

因為很多高等院校中的教學檔案來自于不同的職能部門或者不同的院系，促使很多表格形式和其中的內(nèi)容有所差別，存在數(shù)據(jù)現(xiàn)象不統(tǒng)一等現(xiàn)象。

（3）教學檔案不規(guī)范的現(xiàn)象比較普遍。

大部分高校教學檔案都用復印件或者傳真件代替原件，相關(guān)職能部門發(fā)文的時候存在缺少公章和文件生成日期及資料格式不符合標準等問題。

（4）高校教學檔案的信息化不夠。

一些高校中的教學檔案信息編輯僅僅是原始資料的簡單編輯和匯總，信息方面的內(nèi)容比較少。部分高校在編制教學檔案的過程中忽略了一些實踐的調(diào)查，針對性和實用性比較弱，利用率較低。

（5）教學檔案的服務功能較弱。

部分高校雖然對教學檔案進行收存，但是之后的開發(fā)和利用率比較低，高校教學檔案在服務教學管理及教學研究和教學決策等方面沒有發(fā)揮出應有的作用。

2.原因分析。

（1）對高校教學檔案的認識還不夠全面。

一些高校的領(lǐng)導和管理人員對教學檔案的重視程度遠不如其他檔案資料，甚至有的管理者沒有教學檔案的意識。就是因為這種對教學檔案的錯誤認識，很多重要的教學環(huán)節(jié)和教學科研及教學改革將教學檔案排斥在外，比較重要的教學檔案都散落在各個院系部門或科研部門中，使得教學檔案的信息資料不全面。這樣的管理模式安全性大大減少，甚至有的教學檔案資料都丟失了。

（2）高校教學檔案管理體系和制度不健全。

當下一些高校在檔案管理中只創(chuàng)建了綜合檔案管理科室，沒有將各個院校和教學管理部門創(chuàng)建單獨的檔案室，使得教學檔案在其中沒有得到專業(yè)人員的保管。另外，高校教學檔案管理過程中還存在制度不健全和職責不清晰的狀況，在教學檔案管理過程中院校根本沒有建立相關(guān)的文件和制度，雖然有部分院校制定了一些制度，但是在實施過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題，執(zhí)行起來比較隨意，不夠規(guī)范。

（3）高校教學檔案管理人員素質(zhì)較低。

在檔案管理工作中，管理人員需要具備專業(yè)的理論水平和綜合的政治素養(yǎng)，充分了解檔案管理工作的原則和具體的方法，還要使用現(xiàn)代科技信息的技巧和能力。但是目前我國一些高校檔案管理人員沒有達到以上要求，在檔案管理工作體系中因為部分工作人員沒有受到專業(yè)的訓練和培訓，在實際工作中會出現(xiàn)各種各樣的問題和漏洞，使得高校教學檔案的收集和分類及信息的開發(fā)等存在一些問題。

二、強化高校教學檔案建設的相關(guān)措施

1.強化宣傳，提升對教學檔案重要性的認識。

教學是高校工作的中心。高校在教學組織及一些管理活動中形成的資料是院校建設和發(fā)展過程中寶貴的檔案資料。另外，高校的各個部門及領(lǐng)導都要對教學檔案的管理和建設給予一定的重視，利用多種渠道和方式進一步強化教學檔案的重要性，積極主動地宣傳教學檔案建設的意義，每個人都要重視教學檔案管理的意義和作用，形成人人都參與到教學檔案的建設中，高效開展教學檔案建設工作的新局面。

2.加大監(jiān)管力度，創(chuàng)建完善的激勵約束機制。

檔案管理模式需要保障檔案管理工作的有效性。積極主動地完善院校各個組織機構(gòu)的教學檔案是做好教學管理工作的基本條件，也是高校檔案管理走向正規(guī)化、科學化的重要依據(jù)。根據(jù)各個院校的實際情況，全面綜合地建立規(guī)范的教學檔案管理體系，進一步明確校方、院方和系方的檔案歸檔模式、歸檔時間及歸檔要求等。從規(guī)范的角度融入，以此保障教學檔案管理的順利進行，做到有章可循。還可以成立教學檔案工作的小組，然后定期進行培訓，或召開會議，聽取匯報，全面掌握教學檔案建設的情況，這樣可以及時了解教學檔案管理工作過程中的不足，并且提出更改方案。除此之外，還需要創(chuàng)建科學合理的考核體系和考核標準，進一步完善教學檔案的考評模式。相關(guān)管理部門需要加大對教學檔案工作的督查力度，不定期地對其進行檢查和評估，以這種模式推動教學檔案的規(guī)范化。還需要應用獎懲的制度模式，針對一些優(yōu)秀的管理人員給予一定的鼓勵，例如在職進修或晉升等方面的獎勵，這樣可以充分調(diào)動工作人員對工作的積極性。針對一些對工作不認真負責的員工進行批評，特別嚴重的人員可以選擇調(diào)離管理崗位。

3.重視對教學檔案建設的指導，積極組織和開發(fā)利用檔案資源。

高效開展教學檔案建設工作的主要目的是應用檔案信息資源，讓其高效為本校教學服務。所以，各個高校需要強化對教學檔案建設的引導和指導，積極主動地鼓勵教學檔案管理工作人員進行檔案的開發(fā)和利用等方面的分析和研究，讓其有效開展多形式和多渠道的檔案信息資源開發(fā)工作，讓豐富的檔案信息管理從無秩序狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橛兄刃虻臓顟B(tài)。開發(fā)利用檔案信息的資源可以從以下幾點進行：首先要掌握校方的中心工作和首要任務，了解檔案需要的基本方向，了解檔案利用者的需求。其次要重點強化檔案的著錄，進一步完善科學檢索模式。再次要開展高效的整理工作，對一些零散的文件信息進行科學合理的分類，讓其變得系統(tǒng)化。最后要有效組織和開展教學檔案的編制工作，把一些現(xiàn)有教學檔案中涵蓋的內(nèi)容進行深化，對有價值和意義的檔案信息內(nèi)容進行深入的挖掘，編制成為系統(tǒng)和實用的信息資源，等等。有效進行教學檔案建設，可以大力提升教學管理的綜合水平。

三、結(jié)語

檔案管理是教學管理過程中重要的組成部分，其中管理質(zhì)量是權(quán)衡教學管理綜合水平的重要標志，同時是反映學校和各個學科及課程的發(fā)展與改革的重要依據(jù)。管理檔案的人員需要提升認識，深入做好檔案的歸檔和檢查及評估等工作，在高校檔案管理中切實做到以教學服務和以教學為根本需求，逐漸完善高校文檔建設相關(guān)工作，以此提升高校教學管理的綜合水平。

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