淺談從傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔到電子歸檔的研究

劉柳

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，我國(guó)各事業(yè)單位已基本實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，采用電子文件來(lái)進(jìn)行存檔。那么，如何協(xié)調(diào)紙質(zhì)歸檔與電子歸檔關(guān)系，如何有效管理電子檔案，將是各事業(yè)單位需要解決的問(wèn)題?；诖?，本文針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔到電子歸檔的變化展開(kāi)了進(jìn)一步研究。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)歸檔 電子歸檔 歸檔管理

前言：傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔方式存放時(shí)間一般較長(zhǎng)，而電子歸檔具有占用空間小、便于傳播，而且使用時(shí)間久等優(yōu)勢(shì)，很多人認(rèn)為紙質(zhì)歸檔似乎沒(méi)有存在必要。但是，無(wú)紙化辦公過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生數(shù)量巨大的電子文件，對(duì)檔案管理工作提出更高要求。因此，對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔與電子歸檔的研究具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔與電子歸檔的區(qū)別

（一）管理方式存在差異

事業(yè)單位在進(jìn)行紙質(zhì)文件歸檔時(shí)，首先由文書(shū)處理部門對(duì)已處理完畢的文件進(jìn)行處理，將其中具有價(jià)值的文件按照一定分類進(jìn)行收集，并移交給檔案部門。通常檔案部門會(huì)每年歸檔整理一次。在進(jìn)行電子歸檔過(guò)程中，借助計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)任意角度的分類，無(wú)需經(jīng)過(guò)分類和組卷過(guò)程。電子檔案的接收過(guò)程較為復(fù)雜，通常需要向檔案部門移交光盤、軟盤或是磁帶，還可以通過(guò)檔案部門規(guī)定的網(wǎng)絡(luò)地址，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的歸檔與提交。要求檔案部門配備專門的格式轉(zhuǎn)換設(shè)備便于對(duì)不同格式電子文件的識(shí)讀與歸檔。借助計(jì)算機(jī)自動(dòng)化系統(tǒng)，可以根據(jù)需要對(duì)文件進(jìn)行分類、組合，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）檔案的載體不同

傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔所采用的載體為實(shí)體，就是將相關(guān)數(shù)據(jù)記錄在紙質(zhì)文件上，然后進(jìn)行存檔，穩(wěn)定性較好。而且紙質(zhì)文件文字帶有個(gè)人字跡特征，在書(shū)寫(xiě)墨跡上因時(shí)間不同還會(huì)有新舊差別，因此很難被改造或是偽造。電子歸檔是將文件內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)直接輸入電腦中，存儲(chǔ)到磁盤、光盤上，方便攜帶。借助計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)多種形式的信息處理與分析，根據(jù)使用者的需求對(duì)信息進(jìn)行打印、復(fù)制、分類、統(tǒng)計(jì)等操作[1]。

（三）數(shù)據(jù)保存安全性不同

紙質(zhì)文件實(shí)現(xiàn)了存儲(chǔ)載體與數(shù)據(jù)的融合，因此只需將紙質(zhì)保存完好，不被損壞就能保持?jǐn)?shù)據(jù)的安全。紙質(zhì)文件對(duì)于保存環(huán)境有一定要求，如環(huán)境應(yīng)保持干燥和適宜溫度。電子文件的存儲(chǔ)載體與數(shù)據(jù)是相互分離的，因而文件內(nèi)數(shù)據(jù)信息極易被修改或盜取，嚴(yán)重的還會(huì)面臨被銷毀的威脅。此外，如果出現(xiàn)計(jì)算機(jī)病毒，還會(huì)使電子文件受到影響。

（四）文檔保存壽命不同

通常情況下，紙質(zhì)文件的保存壽命長(zhǎng)，如果將高溫、化學(xué)反應(yīng)等外界因素排除，紙質(zhì)文件甚至能夠保存上千年。而電子文件由于儲(chǔ)存在光盤或是磁盤上，一旦文檔受到磁場(chǎng)影響，將會(huì)導(dǎo)致退磁、消磁的發(fā)生，進(jìn)而造成文件丟失。由于電子文件易于保存和傳播，可以通過(guò)備份來(lái)防止文件發(fā)生丟失情況。

二、傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔與電子歸檔的有效融合

（一）做好紙質(zhì)歸檔向電子歸檔的轉(zhuǎn)換工作

當(dāng)前，對(duì)于具有法律效力及憑證作用的文件依舊采用紙質(zhì)歸檔方式。因計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)還存在不足之處，電子文件極易被修改。因此，具有重要價(jià)值的電子文件也應(yīng)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔，提高數(shù)據(jù)的安全性?；诖?，應(yīng)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)歸檔與電子歸檔雙向并行。也就是說(shuō)，針對(duì)同一歸檔內(nèi)容采用紙介質(zhì)與磁盤、光盤等介質(zhì)分別歸檔的方式，強(qiáng)化文件的安全系數(shù)。檔案部門應(yīng)在電子文件的目錄處備注相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)和存儲(chǔ)位置，反之亦然。

（二）對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行技術(shù)處理、

電子歸檔已經(jīng)成為各事業(yè)單位普遍使用的一種辦公形式，要求檔案管理人員參與到文件工作的各領(lǐng)域，對(duì)電子文件的接受、處理及保存工作進(jìn)行有效指導(dǎo)。全面了解信息組合的過(guò)程，從而確保電子文件所存儲(chǔ)的原始信息的真實(shí)性。例如通過(guò)技術(shù)處理將已經(jīng)歸檔電子文件屬性改為“只讀”，這樣就不會(huì)被隨意更改，有效提升電子文件的可靠性和真實(shí)性。

（三）仔細(xì)鑒別所要?dú)w檔的文件

隨著事業(yè)單位辦公領(lǐng)域自動(dòng)化的進(jìn)一步應(yīng)用，產(chǎn)生了大量形式多樣的紙質(zhì)文件、電子文件。要求檔案管理人員在歸檔前必須做到認(rèn)真鑒別，否則將相同的歸檔文件采用多種形式進(jìn)行歸檔，不僅增加檔案管理人員的工作量，還會(huì)增加一定的管理成本。對(duì)于電子文件的鑒別與紙質(zhì)文件鑒定標(biāo)準(zhǔn)相同，需要對(duì)文件的保存價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)和判斷。在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，檔案部門應(yīng)協(xié)助文件形成部門，針對(duì)文件的內(nèi)容、價(jià)值進(jìn)行鑒別，在此基礎(chǔ)上檢查內(nèi)容和載體，作出最后的取舍。明確硬件、軟件環(huán)境，根據(jù)電子文件價(jià)值來(lái)設(shè)定具體的保管期限[2]。

（四）合理采用紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔方式歷經(jīng)了漫長(zhǎng)的發(fā)展時(shí)期，已經(jīng)具備完整的管理標(biāo)準(zhǔn)。但是在進(jìn)行電子歸檔與管理的過(guò)程中，很多管理標(biāo)準(zhǔn)并不適用。因此應(yīng)充分考慮電子歸檔的特殊性，合理采用紙質(zhì)檔案管理中適用于電子歸檔的管理標(biāo)準(zhǔn)，避免具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件在歸檔過(guò)程中出現(xiàn)損壞。此外，還應(yīng)積極借鑒當(dāng)前國(guó)際上的標(biāo)準(zhǔn)及外國(guó)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從而制定出符合我國(guó)實(shí)際情況電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。

總結(jié)：從傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔到電子歸檔的變化，是時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的表現(xiàn)。但兩種歸檔方式各具優(yōu)勢(shì)，應(yīng)在廣泛應(yīng)用電子歸檔方式的同時(shí)，與紙質(zhì)歸檔互相結(jié)合，確保文件的安全性。進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子歸檔方式的研究，使其更加科學(xué)化、規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 賴秀琴.芻議企業(yè)電子文件的歸檔方式及實(shí)現(xiàn)條件[J].辦公自動(dòng)化，2018，23（08）：60-62.

[2] 劉偉珍.檔案歸檔管理和利用方式之研究[J].城建檔案，2017（08）：63-64.