辦公室行政事務(wù)管理的若干問(wèn)題分析

朱中香

摘要：辦公室行政管理工作對(duì)于單位有著重要影響，需要引起關(guān)注。同時(shí)，辦公室行政事務(wù)管理屬于行政事務(wù)管理的關(guān)鍵內(nèi)容，可以發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)作用。辦公室管理工作有著較強(qiáng)的綜合性，而且有著廣泛的接觸面。相關(guān)人員需要承上啟下，加強(qiáng)各部門的聯(lián)系。辦公室工作人員工作范圍比較廣，同時(shí)需要參與政務(wù)，所以需要進(jìn)行有效協(xié)商和工作落實(shí)。

關(guān)鍵詞：辦公室 行政事務(wù) 問(wèn)題

在當(dāng)前的發(fā)展中，辦公室的職能受到了一定的重視，并且在單位中發(fā)揮了不可替代的關(guān)鍵作用和調(diào)節(jié)作用。在辦公室行政事務(wù)管理工作中，涉及到文化傳播、職員溝通以及人員調(diào)配等方面的內(nèi)容。辦公室行政管理工作比較零碎和復(fù)雜，所以相關(guān)人員需要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的研究。

一、行政事務(wù)管理工作的意義和內(nèi)涵

為了保障工作的高效運(yùn)行，必須重視行政事務(wù)管理工作，這是為了服務(wù)單位事務(wù)的實(shí)踐活動(dòng)。如果從性質(zhì)層面對(duì)行政事務(wù)管理進(jìn)行分析，有著綜合性和服務(wù)性的基本特點(diǎn)。行政事務(wù)管理工作的影響范圍比較大，工作內(nèi)容比較多，在許多狀況下需要聯(lián)動(dòng)多個(gè)部門進(jìn)行管理。相關(guān)事務(wù)管理著需要根據(jù)事物的復(fù)雜性以及數(shù)量的特點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)管，這樣可以有效處置綜合性的事物管理工作。同時(shí)，行政事務(wù)管理的對(duì)象是人，所以需要遵循以人為本的原則，做好相關(guān)的服務(wù)工作，優(yōu)化工作服務(wù)質(zhì)量，這樣可以體現(xiàn)行政事務(wù)管理的性質(zhì)，發(fā)揮自身作用。行政事務(wù)管理在單位的運(yùn)行和發(fā)展中有著關(guān)鍵作用和意義，主要體現(xiàn)在這兩個(gè)方面：第一可以為單位部門職能的發(fā)揮提供保障，這樣可以為單位的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展奠定基礎(chǔ)。第二，如果行政事務(wù)管理系統(tǒng)比較完善，可以在單位的行政管理活動(dòng)中提供制度性和規(guī)范化保障，這樣可以顯著提升工作質(zhì)量和效率。

二、辦公室行政事務(wù)管理工作的常見(jiàn)問(wèn)題

第一，管理人員的素質(zhì)不符合要求。一些辦公室管理者的綜合素質(zhì)能力不符合要求。許多管理者經(jīng)過(guò)了短期的培訓(xùn)和專業(yè)學(xué)習(xí)，但是并不具備較強(qiáng)的實(shí)踐工作能力。他們的服務(wù)性較差，而且缺乏對(duì)于工作性質(zhì)的全面了解，無(wú)法根據(jù)單位的實(shí)際狀況開(kāi)展相關(guān)工作，沒(méi)有提出可以促進(jìn)自身發(fā)展的意見(jiàn)，無(wú)法提供有效的服務(wù)。

第二，缺乏對(duì)工作的科學(xué)界定。當(dāng)前背景下，辦公室行政管理涉及到單位的方方面面，所以相關(guān)管理人員需要有效應(yīng)對(duì)較大的工作壓力和繁多的事務(wù)，有效處理從業(yè)人員問(wèn)題。在工作中，管理者沒(méi)有有效總結(jié)和歸類相關(guān)信息。為了加強(qiáng)對(duì)工作的了解，需要花費(fèi)大量的時(shí)間參與相關(guān)項(xiàng)目活動(dòng)，否則會(huì)面臨來(lái)自于單位領(lǐng)導(dǎo)的壓力，所以引發(fā)了職員之間溝通不暢的問(wèn)題，這提升了辦公室行政管理的難度，對(duì)管理者造成了心理壓力。

第三，工作效率比較低。當(dāng)前背景下，許多單位都設(shè)置了企業(yè)文化管理制度、人事管理制度以及薪酬管理制度，這樣可以提升辦公室行政管理的效率。但是，在落實(shí)制度的過(guò)程中，這些制度發(fā)揮的作用比較有效。辦公室行政管理和制度之間存在一定的沖突和矛盾，解決問(wèn)題往往需要經(jīng)過(guò)負(fù)責(zé)和繁多的持續(xù)，所以對(duì)于工作效率有著較大的影響，影響企業(yè)的正常發(fā)展和運(yùn)行。

三、辦公室行政事務(wù)管理的策略研究

（一）重視管理服務(wù)的主動(dòng)性

辦公室屬于督促檢查工作、綜合協(xié)調(diào)內(nèi)外、反饋群眾意見(jiàn)以及貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策的重要中樞機(jī)構(gòu)。相關(guān)的工作人員需要具備一定的服務(wù)意識(shí)，這是他們?cè)诠ぷ髦行枰邆涞?。在?shí)際工作中，需要轉(zhuǎn)變被動(dòng)服務(wù)的觀念，引入主動(dòng)服務(wù)的思路。需要立足于發(fā)展和改革的大局，圍繞中心開(kāi)展工作，這樣可以提升工作的計(jì)劃性、預(yù)見(jiàn)性和主動(dòng)性，如果可以想的遠(yuǎn)一點(diǎn)，謀略的深一些，可以落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)意見(jiàn)，并且為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效的素材和基礎(chǔ)。同時(shí)，需要從以往的事務(wù)型服務(wù)轉(zhuǎn)向政務(wù)型服務(wù)。利用辦事、辦公和辦文的核心環(huán)節(jié)，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)辦好關(guān)，其中包括依法行政、文件質(zhì)量和工作程序方面的關(guān)。相關(guān)人員需要重視改革服務(wù)，并且具備創(chuàng)新意識(shí)和發(fā)展思想，這樣可以具備勇于創(chuàng)新的精神、銳意進(jìn)取的意志和創(chuàng)新意識(shí)。依據(jù)新任務(wù)的要求，積極思考思路和問(wèn)題，不僅需要善于提出問(wèn)題和發(fā)行價(jià)問(wèn)題，還需要在創(chuàng)造性和求真務(wù)實(shí)的執(zhí)行中解決相關(guān)的實(shí)踐問(wèn)題。

（二）提升自身的綜合協(xié)調(diào)能力

綜合協(xié)調(diào)能力是辦公室行政事務(wù)管理人員的核心能力素養(yǎng)。在辦公室工作的方方面面都涉及到綜合協(xié)調(diào)，如果無(wú)法發(fā)揮這樣的作用，就會(huì)影響工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作屬于承上啟下的關(guān)鍵紐帶和橋梁，需要遵循領(lǐng)導(dǎo)的要求和意圖進(jìn)行思考，進(jìn)而有效處理、安排、籌劃和思考問(wèn)題，協(xié)調(diào)各個(gè)方面的關(guān)系，這樣可以形成共識(shí)并且統(tǒng)一自己的思想[1]。在工作中，需要關(guān)注科學(xué)決策，做好相關(guān)工作的部署，這樣可以和自己的領(lǐng)導(dǎo)保持一致，并且確保政令的暢通。在做好協(xié)調(diào)工作的流程中，需要了解全局，并且遵循標(biāo)準(zhǔn)程序辦事，這樣可以提升工作效率，促進(jìn)工作的創(chuàng)新。圍繞自身的工作重點(diǎn)，需要踏實(shí)工作并且按部就班，不僅需要獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，還需要未雨綢繆。對(duì)于重大問(wèn)題的處理，需要提升自己的敏銳性，進(jìn)而發(fā)揮自己的主心骨作用。對(duì)于重大活動(dòng)和會(huì)議的安排，需要提升自己的計(jì)劃性，這樣可以結(jié)合靈活性和計(jì)劃性。辦公室工作的內(nèi)容沒(méi)有小事，所以需要嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)致完善各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這樣可以克制求穩(wěn)怕變、求穩(wěn)怕亂的負(fù)面思路，加強(qiáng)對(duì)新情況的研究和探索，利用創(chuàng)新拓展自己的思路，同時(shí)解決新出現(xiàn)的問(wèn)題[2]。

（三）協(xié)調(diào)辦公室人員的人際關(guān)系

一般來(lái)說(shuō)，確定工作內(nèi)容和做法，屬于管理工作的簡(jiǎn)單任務(wù)。最關(guān)鍵是人事和管理方面的工作。對(duì)于辦公室人員來(lái)說(shuō)，每個(gè)人都有自己的責(zé)任。所以是，常識(shí)、耐心、公正和信任屬于解決人問(wèn)題的基本要求。對(duì)于成功辦公室管理者來(lái)說(shuō)，需要博得下屬的忠心和尊敬，這樣可以確保部門保持較高的效率，讓他們有較強(qiáng)的個(gè)人品質(zhì)。管理人員需要像對(duì)朋友一樣對(duì)待下屬，避免傷害到相關(guān)人員的尊嚴(yán)。管理者避免過(guò)于親近自己的下屬，這種親近可能導(dǎo)致過(guò)于寬厚，進(jìn)而失去信任和尊重。如果采取過(guò)于嚴(yán)格和冷淡的幾率，也難以成功。管理者如果是從一個(gè)工頭的思路進(jìn)行管理，就會(huì)到另一個(gè)極端，不利于有效合作，同時(shí)會(huì)破壞相關(guān)部門的高效運(yùn)行，所以必須具備坦率和公正的辦事思路。對(duì)于具體的問(wèn)題，需要公平解決問(wèn)題，在接近下屬的工作成，需要善于聽(tīng)忠告，進(jìn)而有效處理私人和個(gè)人問(wèn)題，保持自己的寬容和耐心[3]。

（四）利用信息平臺(tái)提升反應(yīng)速度

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，信息是有效耳目，通過(guò)積極報(bào)送和收集信息資料內(nèi)容，可以為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握合理能接情況，做出科學(xué)有效的決策，屬于比較關(guān)鍵的辦公室行政事務(wù)管理服務(wù)。在鉆研和研究業(yè)務(wù)和形勢(shì)的前提下，需要有針對(duì)性、及時(shí)、快捷地，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點(diǎn)問(wèn)題和具體情況、突發(fā)性事件、社會(huì)民意等等，做出準(zhǔn)確和有效反饋。這種信息工作是在主動(dòng)查找不足以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的流程中進(jìn)行的，需要了解到領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際需求，站在較高的角度上，進(jìn)而多層次和多方面分析問(wèn)題，擴(kuò)展自己的思路并且有效收集信息，盡可能全方面反映工作的變化和復(fù)雜性。信息的關(guān)鍵是真實(shí)性，相關(guān)人員需要喜憂兼報(bào)。同時(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)信息內(nèi)容的整合，這樣可以提煉有效價(jià)值的情報(bào)和信息，完善當(dāng)前的信息參考服務(wù)[4]。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室行政事務(wù)管理常常給相關(guān)工作人員帶來(lái)較大的壓力，如果缺乏完善的秩序和制度，難以發(fā)揮辦公室行政事務(wù)管理的效果，在辦公室行政事務(wù)管理中，需要切實(shí)優(yōu)化工作流程，重視自身能力提升和提升信息素養(yǎng)的重要意義。通過(guò)促進(jìn)管理的流程化和規(guī)范化，可以獲得顯著的效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙春梅.淺談做好辦公室行政事務(wù)管理[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2014，（04）.

[2]李威.對(duì)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)及探討[J].低碳世界，2014，（13）.

[3]彭彩鳳.淺談辦公室行政事務(wù)管理工作[J].科技創(chuàng)業(yè)家，2013，（20）.

[4]李欣.淺析如何提升辦公室綜合事務(wù)管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（01）.

（作者單位：江蘇省無(wú)錫市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)）