文書檔案保管期限表的量化演變

文/延邊朝鮮族自治州體育局 金穎

一、文書檔案保管期限表及其作用

文書檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體企業(yè)以及事業(yè)單位在行政管理事務(wù)一系列活動中產(chǎn)生的，也就是說將發(fā)生的一系列活動通過文書的形式體現(xiàn)并且保存，主要包括指示、通告、報告、通知和會議總結(jié)等文件。

檔案保管期限的主要作用：我國各時期的文書檔案保管期限表都是為了便于各級管理人員準(zhǔn)確地區(qū)分檔案保管期限，使保存的檔案既能夠明確地反映出我國檔案界對每一個工作時期發(fā)生的事件以及任務(wù)整理思考，還可以維護(hù)機(jī)關(guān)的主要職能活動的歷史原貌，可以更好地保存文書檔案，方便工作人員的查詢工作；在檔案保管期限表中，管理工作人員可以按照其保存價值進(jìn)行分門別類的劃分，并且結(jié)合現(xiàn)實檔案工作的環(huán)節(jié)內(nèi)容，這種方式可以防止相關(guān)部門錯銷、誤銷的現(xiàn)象發(fā)生；根據(jù)文書檔案保管的工作人員實際反饋，將文書檔案保管期限表作為保管工具，檔案管理的工作人員可以快速、準(zhǔn)確地查詢不同時期的文書檔案，在更大程度上保全了文書檔案的保存價值，提高了工作管理者的鑒定效益，使其可以快速區(qū)分文書檔案的價值。

二、文書檔案保管期限表的量化演變

（一）文書檔案保管期限表分析。在我國文書檔案保管工作中，文件材料應(yīng)該嚴(yán)格按照歸檔范圍和保管期限的要求進(jìn)行鑒定整理，當(dāng)這部分文件按規(guī)定整理好后需要移交到相關(guān)部門，因此，應(yīng)該編制一個符合該部門實際狀況的文書檔案保管期限表，這是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)前提，也是實現(xiàn)檔案有條理歸放的重要依據(jù)，對提高文書檔案保管庫存具有深遠(yuǎn)的意義。下面是對機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表的分析，文書檔案保管期限分為永久、30年以及10年。

?

文書檔案保管期限作為檔案管理工作的主要工具，它在其中有著非常特殊的含義，針對每個時期以及每個部門都有相應(yīng)的文書檔案保管期限表，隨著我國檔案部門對檔案的成分、數(shù)量以及認(rèn)識的提升，對檔案保管期限表的修訂次數(shù)也逐漸增加，不斷的修訂、完善可以使我國相關(guān)部門的檔案保管期限更加明確。

（二）量化說明與結(jié)論。1.文書檔案保管期限表適用性的衡量標(biāo)準(zhǔn)包含條目、款目、項目的變化情況。據(jù)相關(guān)負(fù)責(zé)人對歷年來的檔案保管期限表統(tǒng)計分析得出，其中包含的條目、款目隨著年限的增長也在逐漸減少，這也就代表著檔案管理期限表對檔案形成的整體概括程度在逐漸降低，也就是說將來會有很大一部分新型檔案在保管期限表中找不到相應(yīng)的條目、款目情況，因此，我們需要對現(xiàn)實中檔案的變化進(jìn)行分析，從而更方便地修訂適合該檔案保管期限表的內(nèi)容。2.文書檔案保管期限總體上逐年縮短。文書檔案保管期限總體上逐年縮短，主要表現(xiàn)在其中永久項款目隨著年限的增長也在不斷地減少，這種情況的變化主要是因為相關(guān)負(fù)責(zé)人對永久項目的檔案審核相對嚴(yán)格，尤其是2000年征集意見稿以后，相關(guān)部門也將一些永久保管年限的檔案改為定期保管，這種方式降低了檔案的重復(fù)保管現(xiàn)象的發(fā)生，對本機(jī)關(guān)的檔案保存情況有著深遠(yuǎn)影響，從根本上促進(jìn)了檔案保管期限的完善發(fā)展。3.文書檔案保管期限在表格中分布相對較合理。文書檔案保管期限的合理性主要是通過對各期限表階段的永久、定期比例進(jìn)行分析的，結(jié)果顯示永久期限的檔案逐漸減少，這種比例上的變化說明了以下情況：一是說明了檔案管理期限表實際的工作價值有所下降，其實際評價也會相應(yīng)地逐漸降低。二是在同一時期的檔案表，我們需要參照實際操作選擇年限，目前呈現(xiàn)的趨勢是，人們會在可長可短期限中選擇采用率較高的作為自己的檔案保管期限。

三、結(jié)語

作為通用操作標(biāo)準(zhǔn)，文書檔案管理期限表具有重要參考意義，也在文書檔案保管質(zhì)量提升方面發(fā)揮重要作用。時代的推進(jìn)對于我國檔案的成分、數(shù)量、類型均不斷進(jìn)行變化和更新，通過其保管期限表的量化演變也更加能夠了解國家各部門對于檔案的管理需要。同時，我們也更加期望有更多的部門參與到文書檔案的保管中來，對其期限表根據(jù)需要進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，做好其適當(dāng)年限的跟進(jìn)和分類，讓文書檔案的保管更加科學(xué)、規(guī)范，讓文書檔案的利用更加有效，讓文書檔案在新時代發(fā)揮重要作用和價值。