淺談檔案信息化管理工作

朱穎慧

摘 要：信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢。計算機技術的快速發(fā)展使我們步入了一個信息化的時代。隨著信息化的發(fā)展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，檔案信息化一直是新時代檔案管理追求的目標。在信息化條件下如何改進檔案管理工作是檔案工作者面臨的新課題。

關鍵詞：信息化；檔案； 管理

引言 檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音象及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而，許多單位檔案存在數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題，要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理的信息化。在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化已經成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

一.檔案信息化定義

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

二.檔案信息化應遵循的原則

1.規(guī)范性原則

制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過館藏檔案數字化接收電子文件，應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的規(guī)范法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發(fā)生。

2.安全性原則

隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

3.效益性原則

檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據自身的能力、館藏基礎，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，可以帶來巨大的經濟、社會效益；利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。

三.當前檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

1.創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)

原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統向深層應用發(fā)展時，會出現與其它應用系統整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾。同時計算機系統和網絡本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災害和人為的破壞，且軟件資源和數據信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。

2.標準化、法制化的挑戰(zhàn)

由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須密都沒有明確的法律依據，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應有的使用價值。

3.技術支持不全面

一是電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案，目前我們多數單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內完成轉化的要求。

4.人員配備不合理

就目前的檔案工作人員來說，既掌握信息技術、又懂檔案專業(yè)的人才很少，現有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多。從年齡結構看，三十歲以下的年輕人極少，四十歲以上的人員占絕大多數，帶來的問題是知識和觀念老化等問題。

四.如何改進檔案信息化管理工作

1.轉變管理模式

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤＼縮微、多媒體等技術的發(fā)展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。

2.加強基礎設施建設

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。

3.建立有效的信息系統

首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。

4.提高檔案工作者專業(yè)素質

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。因此，建立一支具有現代科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的：首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。

結束語：檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。加強檔案管理信息化建設，能夠提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。

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