淺談干部人事檔案數(shù)字化管理

程美玲

摘 要： 干部人事檔案材料是反映干部情況的基本憑證和重要依據(jù)，是干部工作、人才工作的重要信息。同時(shí)，也公道正派地為選人用人提供真實(shí)、全面的檔案信息。因此，近期組織人事等部門開始采用數(shù)字化管理，這樣不僅能夠提高工作效率，短時(shí)高效，節(jié)省空間，而且可以較好地保護(hù)原件檔案。但是，在干部人事檔案數(shù)字化管理過程中還存在以下問題：一是管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)；二是管理人員的素質(zhì)不高；三是干部人事檔案的利用深度不夠。本文對(duì)這三個(gè)數(shù)字化管理干部人事檔案問題展開了討論。

關(guān)鍵詞： 干部人事檔案；數(shù)字化管理；問題

伴隨著中國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)滲透到我國(guó)社會(huì)生活的方方面面，這已經(jīng)是一個(gè)高度發(fā)達(dá)的信息化的時(shí)代。新的時(shí)代背景下，要求我們要與時(shí)俱進(jìn)，不斷跟隨時(shí)代腳步的發(fā)展，加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和改革意識(shí)。作為一名檔案工作者，我深刻認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)在檔案工作中的重要性，新的形勢(shì)下，過去的紙質(zhì)化檔案必將為電子化檔案所替代。什么是干部人事檔案？即在工作期間干部的表現(xiàn)情況如何，其領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其品德為人評(píng)價(jià)的一個(gè)重要的參考和依據(jù)，還有很多方面的綜合，對(duì)干部的選拔有重要的參考價(jià)值。近些年來，在檔案管理過程中我國(guó)主要還是采取紙張保存這樣一種形式，這種形式目前看有很多弊端，例如：占用空間大，查閱起來不方便，還要工作人員費(fèi)心去考慮怎么做好檔案的保存工作，等等。因此，在這個(gè)信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案已經(jīng)勢(shì)在必行。事物在發(fā)展過程中存在兩個(gè)方面，即有利也有弊，數(shù)字化檔案管理雖然好處很多，但也并不是完美無缺的，它也會(huì)存在一些問題，本文就干部人事檔案數(shù)字化管理方面的好處及問題展開討論。

一、干部人事檔案數(shù)字化管理的作用

干部人事檔案做到數(shù)字化管理時(shí)，有利于工作效率的進(jìn)一步提高，既節(jié)省了空間也節(jié)約了時(shí)間，同時(shí)可以對(duì)檔案的原始文件做到合理有效的保護(hù)。

（一）干部人事檔案采取數(shù)字化管理有助于減少管理成本。過去采取的紙質(zhì)檔案管理，需要很多的人力物力及費(fèi)用，也會(huì)占用一定的空間，所以成本相對(duì)較高。當(dāng)采取數(shù)字化管理時(shí)，我們就可以充分利用網(wǎng)絡(luò)的空間，通檢索等現(xiàn)代化手段輸入相應(yīng)的內(nèi)容就可以查找所需要人的檔案相關(guān)信息，同時(shí)進(jìn)行這種查閱操作的工作人員不需要很多，從而減少了管理成本。

（二）干部人事檔案采取數(shù)字化管理有助于提高工作效率。在對(duì)干部檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的同時(shí)，資料可以做到及時(shí)歸檔并盡可能快地提供利用。這種新的管理方式，使資料查詢不再像以前一樣繁瑣，變得簡(jiǎn)單易做，從而節(jié)約了人力物力，進(jìn)一步提高了檔案工作的效率。

（三）干部人事檔案采取數(shù)字化管理有助于保護(hù)檔案原件。原始的檔案保存方式是采取紙質(zhì)檔案保存，占用相當(dāng)大的空間，查閱的過程相當(dāng)繁瑣，多次查閱容易使檔案損壞。而紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使其保存得更為完整，查閱起來也比較方便，同時(shí)也消除了檔案篡改的情況。

綜上所述，推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化，不但可以促進(jìn)檔案利用效率的有效提高，而且可以從技術(shù)層面杜絕檔案造假。當(dāng)然，推進(jìn)數(shù)字化工作的同時(shí)，信息安全是我們必須注意的首要問題。

二、目前干部人事檔案數(shù)字化管理三大問題

盡管在提高工作效率等很多方面，人事檔案數(shù)字化管理有著不可替代的優(yōu)勢(shì)，但這種先進(jìn)的管理形式還存在很多問題，例如：它在管理方式上有一定的缺陷，相關(guān)管理設(shè)備也不是先進(jìn)的，管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等都有待提高。

（一）管理方式上有一定的缺陷，硬件和軟件設(shè)施都不夠完善。在進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理的時(shí)候，我國(guó)因?yàn)椴扇∵@種方式的時(shí)間并不長(zhǎng)，經(jīng)驗(yàn)不足，其中在一些方面還是沿用了過去的一些管理方式方法，很多地方還是采取了手工操作的管理方式。與此同時(shí)，中國(guó)幅員遼闊，因此各個(gè)地區(qū)之間也存在著差異，如：計(jì)算機(jī)硬件配置高低不一，互相之間通用性較差，高端設(shè)備使用低配置計(jì)算機(jī)，根本無法發(fā)揮出自身的功能和效用。軟件方面，因?yàn)椴]有形成統(tǒng)一的管理模式，區(qū)間之間不能轉(zhuǎn)換使用，進(jìn)而給相關(guān)工作帶來了不便，檔案信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和利用率不高，從而減少了一些地區(qū)對(duì)數(shù)字化干部人事檔案的使用。

（二）從事檔案信息化管理的過程中，管理人員需要注重自身素質(zhì)的不斷提高。進(jìn)行數(shù)字化信息管理，對(duì)從業(yè)人員的知識(shí)水平、層次以及技術(shù)水平要求較高，需要有較高知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平的管理人員，而僅懂得一般的計(jì)算機(jī)操作水平的管理人員會(huì)給人事檔案的數(shù)據(jù)開發(fā)和利用帶來較大的影響。因此，需要提高干部人事檔案管理人員的整體素質(zhì)。

（三）從事檔案信息化管理的過程中，干部人事檔案的利用深度不夠。目前干部人事檔案管理的工作程序標(biāo)準(zhǔn)尚未從數(shù)字化技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展進(jìn)行考慮，很多的“文件資料”仍然還是硬盤和光盤，現(xiàn)行的檔案管理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定還沒能完全適應(yīng)干部人事檔案數(shù)字化的要求。因此，在進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化的開發(fā)過程中，難免會(huì)存在一些利用率低的現(xiàn)象和問題。而且，有些資源還沒完全的開發(fā)出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對(duì)人事檔案的開發(fā)利用帶來了阻礙。所以，在保證信息的安全下，需要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案數(shù)字化的開發(fā)力度和深度，最大程度上利用數(shù)字化管理，將干部人事檔案管理的數(shù)字化功能發(fā)揮到極限大。

三、結(jié)語

干部人事檔案管理工作中，采取紙質(zhì)的管理方式繁瑣且易出錯(cuò)，不利于檔案管理人員提高工作效率。所以，采取干部人事檔案數(shù)字化管理技術(shù)目前看來勢(shì)在必行，數(shù)字化管理作為一種現(xiàn)代化的管理手段，需要我們適應(yīng)并不斷完善，并在工作中去積極地努力學(xué)習(xí)，從而可以做到更好地利用先進(jìn)的設(shè)備資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，進(jìn)而建立一套完整的、現(xiàn)代化的數(shù)字化干部人事檔案信息管理系統(tǒng)。大力開展干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，也是對(duì)干部人事檔案和組織人事部門管檔責(zé)任的雙重“體檢”。我們一定要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，履職盡責(zé)、善作善成，“清淤”治標(biāo)，“防污”治本，推動(dòng)形成“不敢造假、不能造假、不想造假”的長(zhǎng)效機(jī)制。切實(shí)提高干部人事檔案工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，為全面從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理監(jiān)督干部作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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