高校系部教學檔案管理探析

摘 要：高校的辦學實力和辦學水平在一定程度上可以通過教學檔案反映出來，高校的基本組成單位是系部，其教學檔案管理工作具有更加重要的作用。但是當前高校系部在管理教學檔案時依然存在許多問題，這對其管理工作會造成一定的不利影響。因此本文主要是對高校系部教學檔案管理進行了具體的研究與分析。

關鍵詞：高校；系部教學檔案管理；信息化水平

高校教學管理工作的內容、方法和效果等都是教學檔案中所記載的，其可以將高校各個時期的教學管理情況、教學質量和水平等充分的反映出來。高校要想使教學管理工作更加有序和正常的進行，需要將系統(tǒng)和規(guī)范的教學管理檔案系統(tǒng)及時的建立[1]。高校教學檔案的主要組成部分就是系部，其教學檔案管理工作對高校具有重要的作用。所以具體研究高校系部教學檔案管理情況具有重要的現實意義。

1 高校系部教學檔案管理存在的問題

1.1 沒有全面的收集

高校系部教學檔案管理工作具有較低的規(guī)范程度和不明確的層級檔案機制，這樣在檔案的歸類中容易將漏歸的現象引發(fā)出來。另外教學檔案具有非常狹窄的收集范圍，一些資料會在教師個人手中分散，沒有向檔案室及時移交，甚至沒有完整的記錄部分教學檔案，這會對管理工作造成一些不利影響。

1.2 不統(tǒng)一的數據

具有較多的統(tǒng)計數據，但是這些數據具有嚴重的不一致的情況。系部整理教學評估中各種數據的主要目的是為分析高校辦學效果等各項指標提供保障。但是在實際的評估工作中，由于學生的畢業(yè)論文答辯和獲獎統(tǒng)計等各種數據具有很多的出處，但是是不統(tǒng)一的，這樣在實際的評估中無法將具有權威的統(tǒng)計數據拿出來，需要對數據進行統(tǒng)一和匯總，這個過程中需要花費大量的時間[2]。

1.3 信息化程度較低

高校系部檔案信息的編研工作紙質簡單的匯總和整理原始資料，這樣導致其具有較低的信息含量，而且也無法及時的歸類和統(tǒng)計日常的教學檔案。由于在學期初或者年度末沒有及時的統(tǒng)計這些數據，在收集歸檔以后定量分析工作就不能及時的進行，從而嚴重的影響的評估統(tǒng)計數據的相關工作的進度。另外高校系部字編研教學檔案信息的過程中，對調查教學檔案用戶的實際需求情況并沒有充分的考慮，這樣導致其具有較低的針對性、實用性和利用率，而且高校系部教學檔案管理人員在日常的工作中對于開發(fā)信息的方向往往無法準確的尋找。

2 高校管理系部教學檔案的對策

2.1 院系領導的重視力度要加大

高校領導要對建設系部教學檔案的工作高度重視，在日常的教學工作計劃中納入系部檔案管理工作，同時在主管領導的議事日常中也要將教學檔案納入，將投入力度不斷加大，將保管檔案的條件及時的改善，對于系部檔案管理工作中的問題及時的分析和解決。較廣的涉及面和較大的數量等特點是教學檔案所具備的，針對這種狀況高校院領導不僅從宏觀上指導系部教學檔案工作的力度加強，同時應該將微觀方面，如將經費和設備使用等投入的力度加強，這樣可以為更好的收集整理和開發(fā)利用系部教學檔案提供有利的保障[3]。另外當前“歸檔難”是大部分高校教學檔案管理普遍存在的問題，這就需要高校將一定的職能權利賦予給檔案管理部部門，將其管理職能不斷的情況，同時在教學檔案管理崗位中要安排具有專業(yè)知識水平和較強工作能力的人，這樣才能將系部教學檔案管理水平不斷提升。

2.2 將管理人員的自身素質不斷提升

系部檔案管理人員的素質對檔案管理水平的高低具有直接的決定作用，所以高校只有將檔案人員的業(yè)務素質和工作水平不斷的提升才能將檔案管理水平提升。另外檔案管理人員自身要對國家的相關法律認真的學習，不僅要將檔案管理業(yè)務流程熟練的掌握，對檔案材料本身涉及的專業(yè)知識充分的了解，同時要對手工管理的方式和現代化管理的基本技能熟練的掌握。高校要將培訓檔案管理人員的力度加強，對于培訓工作要定期組織，其主要目的是將檔案管理人員的思維和業(yè)務素質等不斷的提升，讓其將檔案管理工作的新技能和方法充分的掌握[4]。除此之外，檔案管理為人員要及時的收集文件，將歸檔工作做好，同時對于文件運行的情況實時的跟蹤和了解。

2.3 將科學靈活的歸檔機制及時建立

高校教學管理工作的水平受到收集和整理教學檔案工作的直接影響，所以高校系部一定要完整、準確和規(guī)范的收集和整理教學檔案。由于連續(xù)性和長期性是高校教學工作的主要特征，所以其在收集整理工作時可以從學期期初、其中和期末三個階段進行，這樣可以將收集和整理系部教學檔案的制度化和經常化大大提升和加強。

另外階段性的教學總結是結束每個學年和學期時必須要進行的，將下一階段的工作布置好，同時當結束每項教學工作或者教學活動時要，要及時的收集和整理招生、教學評估和畢業(yè)生質量的相關材料。同步進行收集教學檔案和教學活動可以將收集過程中的一些容易遺漏的材料及時的發(fā)現，而且需要將收集容易缺失材料的工作做好，與相關部門的溝通力度不斷加大，這樣可以將散失和遺漏材料的現象及時的預防和避免。

2.4 將教學檔案的信息化程度提升

廣泛應用信息技術是高校系部教學檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢，教學檔案信息化的核心和基礎主要是以檔案信息資源建設和信息網絡為主。由于多樣性、層次性和時序性等為高校系部教學檔案的主要特征，所以將高校系部教學檔案信息化建設的力度不斷加強不僅可以將系部教學檔案的管理水平提升，同時可以將將教學檔案的服務效率不斷提升[5]。另外隨著高校不斷擴大規(guī)模和提高層次，大大增加了系部教學檔案以及閱檔和編研的業(yè)務量，如果不對信息化方式進行使用，則很難與形勢發(fā)展的新要求相符合。針對這種狀況，高校應該從以下幾點將系部教學檔案信息化水平提升：一是將管理電子文件和電子檔案的力度加強，這樣不僅可以使系部教學檔案工作與實踐活動更好的銜接，同時為高校建立電子檔案信息化標準提供一定的依據。二是將探索檔案的數字化進程不斷加快，這個過程中要保證一定的有序性和規(guī)范性。

3 結論

由此可見，高校系部教學檔案管理工作對高校的發(fā)展等各個方面都具有非常重要的作用，所以高校需要將系部教學檔案管理水平不斷的提升，這樣可以將高校的教學質量和水平等不斷的提升。但是在研究中發(fā)現，當前高校系部教學檔案管理中依然存在一些問題，這對其管理水平的提升會造成不利影響。針對這種狀況，高校應該采集具有針對性的措施，將存在問題合理的解決，從而將系部教學檔案管理水平不斷的提升。

參考文獻

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[3]王歧興，張陸.科學分類與科學管理：對高校系級教學檔案管理的再認識[J].重慶工學院學報（自然科學版），2017，16（02）：150-152+163.

[4]蘇宇紅，趙初元.優(yōu)化和規(guī)范高校系部教學檔案管理的實踐研究[J].企業(yè)家天地，2016，21（10）：93-94.

[5]劉莉萍，王建平.模糊綜合評價在高校系級教學檔案管理中的應用[J].孝感學院學報，2013，26（03）：33-35.

作者簡介

李海文（1968-）女，漢，內蒙古，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理