知識管理應(yīng)用于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性研究

李博

摘 要：目前，我們正處于一個(gè)知識經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。要面對變化莫測的市場環(huán)境，企業(yè)就必須利用知識來為自己創(chuàng)造優(yōu)勢。因此，知識管理變得越來越重要。本文研究了知識管理在企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)用的必要性。

關(guān)鍵詞：知識管理；企業(yè)檔案管理；信息化建設(shè)；知識經(jīng)濟(jì)

1 背景介紹

1.1知識管理簡介

企業(yè)中的知識管理，簡單來說，就是這個(gè)企業(yè)整體關(guān)于知識方面的一個(gè)管理過程。這主要包括企業(yè)中的員工對知識的獲取、吸收、化為己用以及共享的過程，將知識真正落實(shí)到具體工作中。采用知識管理，可以幫助企業(yè)中的員工提高自身的工作效率、培養(yǎng)突破傳統(tǒng)自主創(chuàng)新的能力從而為企業(yè)帶來更大的效益。

1.2企業(yè)的檔案管理信息化

先了解一下傳統(tǒng)的企業(yè)檔案的管理：傳統(tǒng)模式下，企業(yè)的檔案對于企業(yè)來說并不是很重要，只是作為企業(yè)歷史的一種記錄，可能檔案從建立開始，就不會去動(dòng)用，檔案的內(nèi)容對于企業(yè)的發(fā)展也沒有起到很大的作用。并且，檔案的保存也有很多弊端，從前以文字形式保存的檔案很容易受到外部環(huán)境因素的影響而損壞，如潮濕、火種等，而這種紙質(zhì)檔案又很難進(jìn)行復(fù)原，因此對企業(yè)來說，也是一種損失。隨著全球經(jīng)濟(jì)以及信息化時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理模式也發(fā)生了改變。企業(yè)檔案的管理漸漸趨于信息化管理。企業(yè)檔案管理的信息化，其實(shí)就是在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上，保留原有的檔案，但是轉(zhuǎn)換了另一種存在形式，更好的實(shí)現(xiàn)資源共享?，F(xiàn)在企業(yè)的檔案包含著大量企業(yè)的機(jī)密文件以及重要數(shù)據(jù)，且檔案的數(shù)量比以前大很多，用文字形式保存不便于文件的查看以及管理。因此，不同于傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理，現(xiàn)在的大部分企業(yè)為了方便管理企業(yè)的檔案并且提升檔案的價(jià)值，都選擇采用了電子企業(yè)檔案，并利用現(xiàn)代化信息設(shè)備來管理企業(yè)的檔案，管理人員也要求具備熟練掌握信息設(shè)備知識的基本素質(zhì)。但是，在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)中，在存儲方面實(shí)現(xiàn)信息化知識一部分，更重要的還是實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的信息化。也就是說，將檔案中的內(nèi)容重新進(jìn)行整合，并深入挖掘、分析、總結(jié)，將舊的知識轉(zhuǎn)化為新的東西，并且是有效用的東西。由此可見，企業(yè)檔案管理的信息化是對企業(yè)的工作人員也是有很大的要求的，他們除了要具備計(jì)算機(jī)等方面的操作技術(shù)外，還要具有敏銳的文字捕捉能力，能抓住檔案信息中的重點(diǎn)。

2 目前企業(yè)檔案信息化管理存在的問題

要明確知識管理在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)用的必要性，首先我們要知道當(dāng)下建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化存在的一些問題。主要有以下幾點(diǎn)：

2.1技術(shù)水平落后

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，當(dāng)然是需要一定的技術(shù)支持的，技術(shù)方面主要是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面。用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理檔案固然方便，可是目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日益復(fù)雜，各種病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等的存在很難完全保證檔案存儲的安全性，這將對企業(yè)的發(fā)展造成很大的威脅。因此，需要更先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來支持檔案信息化管理的建設(shè)。

2.2知識管理意識的薄弱

知識管理雖然對企業(yè)的檔案管理很有幫助，但是，事實(shí)上，企業(yè)對于知識管理的意識還是相對薄弱的。因此，他們還是停留在改變形式，而沒有從根本下手的層面。也就是說，企業(yè)對于檔案的管理，還只是停留在管理的層面，并沒有達(dá)到應(yīng)用的高度。企業(yè)需要加強(qiáng)對這一方面的學(xué)習(xí)，普及知識管理的方法。由此可見，知識管理意識的薄弱，阻礙了企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展。

2.3缺乏有效的信息庫

這一點(diǎn)是從檔案的內(nèi)容來講的。企業(yè)存入的檔案的內(nèi)容，并沒有進(jìn)行硬性規(guī)定。但是，我們可以想象如果檔案中的內(nèi)容是已經(jīng)經(jīng)過嚴(yán)格篩選，都是很有用的信息，那么當(dāng)企業(yè)需要檔案中的信息的時(shí)候，便可以直接拿過來使用，這就減少了很多時(shí)間，能幫助企業(yè)更快的完成項(xiàng)目，盡快收回成本以及收益，保證企業(yè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)正常。因此，檔案的管理者在整合檔案的時(shí)候，應(yīng)該把重點(diǎn)放在對企業(yè)的發(fā)展有益的資料上，并進(jìn)行重點(diǎn)總結(jié)與分析，這樣便可以得到一份相對來說更加有效用的檔案。可目前，很多企業(yè)仍然缺乏這種思想。

3 知識管理應(yīng)用于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

從上述內(nèi)容我們可以得知目前的企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展存在很多問題，總結(jié)起來，其實(shí)和知識管理意識的缺乏有很大的關(guān)系。因此，在企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)過程中，知識管理是很有必要的。它的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1企業(yè)檔案管理信息化就是知識管理

在信息時(shí)代，最重要的東西其實(shí)就是知識。企業(yè)要想在眾多企業(yè)中脫穎而出，就必須掌握重要的、具有創(chuàng)新性的知識訊息，而這些都需要從企業(yè)的檔案中提煉出來。因此，對檔案進(jìn)行管理已經(jīng)不再是簡單的存儲，更重要的就是對其中的內(nèi)容進(jìn)行管理。同樣的建設(shè)企業(yè)管理的信息化，也不是停留在形式上的信息化，而是對內(nèi)容進(jìn)行管理。而這不正是知識管理的思想嗎？其實(shí)，企業(yè)的檔案管理信息化就是知識管理。

3.2企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)需要知識管理的指導(dǎo)性

首先，我們了解到企業(yè)檔案管理的信息化的建設(shè)并不僅僅是字面意思地把企業(yè)的檔案信息存儲到信息化設(shè)備中就可以了，這里面涉及到企業(yè)檔案的整理、分析以及應(yīng)用等問題，這是涉及到一整個(gè)流程的問題。因此，其他野檔案的管理信息化的建設(shè)需要知識管理的指導(dǎo)。前面提到，知識管理最主要的思想就是將知識吸收消化，化為己用，并且在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新、升華，將知識轉(zhuǎn)化為企業(yè)有用的資本。如果少了知識管理的指導(dǎo)，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)該是進(jìn)行不下去的，簡單的借助信息化設(shè)備，將檔案存入電腦中，最終還是和傳統(tǒng)的管理方式一樣，只不過是換了一種存儲方式，并沒有在實(shí)質(zhì)上改變什么。

3.3知識管理能更好的實(shí)現(xiàn)資源共享

企業(yè)是一個(gè)整體，無論是制定企業(yè)的制度還是企業(yè)未來的規(guī)劃等重大決策時(shí)，都需要將各個(gè)部門的檔案、文件結(jié)合起來考慮，各個(gè)部門也需要互相幫助，這就是所謂的資源共享。企業(yè)的檔案對于企業(yè)來說是一筆巨大的知識資產(chǎn)，是很好的資源。通過知識管理對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，對企業(yè)的信息進(jìn)行系統(tǒng)的分析、整合，使原本的檔案內(nèi)容變得更加的有價(jià)值，這就在很大程度上縮短了資源共享的時(shí)間，加快了各個(gè)部門的工作進(jìn)度，從而提高企業(yè)整體的工作效率，為企業(yè)節(jié)省了很多成本，并且在最短的時(shí)間內(nèi)得到收益。

3.4知識管理幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)自主創(chuàng)新

知識管理很大的一個(gè)特點(diǎn)就是解放思想，強(qiáng)調(diào)自主創(chuàng)新，將知識不斷的提煉，不斷轉(zhuǎn)化，最終變成具有企業(yè)本身特質(zhì)的知識財(cái)產(chǎn)。事實(shí)上，每個(gè)企業(yè)的檔案管理大同小異，最重要的就是怎么去使用它，提升檔案本身的價(jià)值。檔案中可能隱藏著很多對企業(yè)很有幫助的信息，這同樣也是在考驗(yàn)檔案管理者的能力，如何在這些檔案中深入挖掘出有用的信息，不放過細(xì)節(jié)部分。如果能把一些有效的隱形的信息挖掘出來，那企業(yè)就實(shí)現(xiàn)了自主創(chuàng)新，這就是和其他企業(yè)不一樣的地方，和其他的企業(yè)拉開距離。知識管理同時(shí)也提高了檔案信息的利用率。

4 總結(jié)

自古以來，社會經(jīng)濟(jì)就是優(yōu)勝劣汰的，不好的總是要被淘汰的。在日益復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)環(huán)境以及激烈的企業(yè)競爭的背景下，企業(yè)要想取得優(yōu)勢，就必須要有自己獨(dú)特的以免。在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)過程中，知識管理的應(yīng)用可以在很大程度上幫助企業(yè)提高工作效率、節(jié)省項(xiàng)目成本、并提高自主創(chuàng)新的能力，將企業(yè)檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來，保證企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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