成人教育檔案管理中的問題及對策探討

何玉蘭

摘 要：本文首先闡述了成人教育檔案管理中存在的主要問題，接著筆者針對如何提高成人教育檔案管理工作質(zhì)量進行深入探討，并結(jié)合自身經(jīng)驗提出了相應(yīng)的解決措施，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：成人教育；檔案管理；問題；措施

成人教育檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，是政策性強、專業(yè)突出、流程繁瑣、服務(wù)廣泛的經(jīng)常性工作。成人教育主要是面向在職從業(yè)人員的學(xué)歷提升、專業(yè)進修及普通教育后的教育進階，培養(yǎng)的對象具有廣泛性的特點，培養(yǎng)形式也呈現(xiàn)出多層次多樣化的特點。怎樣提高成人教育檔案管理工作質(zhì)量，已經(jīng)成為當前相關(guān)教育工作者值得深思的課題。筆者結(jié)合工作實際，通過分析目前成人教育檔案管理中存在的主要問題，并提出合理化建議。

1.成人教育檔案管理中存在的主要問題

1.1管理模式存在滯后性的特點

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，諸多學(xué)校檔案管理都采取有效措施加大信息化建設(shè)的力度，但是成人教育院校對檔案管理工作的信息化建設(shè)重視不夠、投入不足，在檔案管理工作的信息化進程中存在一定的滯后性，檔案管理工作往往采取人工的方式進行，這樣就會衍生出諸多問題，如工作量大、效率不高、差錯較多等，所謂的信息化管理只是進行比較簡單的審批表、登記等相關(guān)內(nèi)容，無法適應(yīng)信息時代檔案管理工作的要求。

1.2檔案人員綜合素質(zhì)不高

從有關(guān)部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)看，現(xiàn)階段從事檔案管理的工作人員的平均年齡已經(jīng)達到了43歲，本科學(xué)歷科班出身的人員比例只占8%，而通過成人教育、自學(xué)考試等多種手段獲得本科學(xué)歷的人員31%，獲得專科學(xué)歷的人員占52%，但是還有9%的人員學(xué)歷不高，更別提碩士、博士等高技術(shù)專業(yè)人才了。在很多成人教育院校中專業(yè)檔案工作人員所占比例甚少，甚至只是由其他崗位人員兼任，無法妥善處理技術(shù)難題以及突發(fā)狀況等。這樣就會致使某些錯誤無法得到及時處理。需要文件的時候亂翻，用完以后也不及時歸檔，借閱的時候也不按照相關(guān)流程進行登記。對檔案材料的分級定檔不熟悉，保存永久的長期的與一般的分不清楚，涉密的與普通的混雜在一起。有些管理人員在收集資料的時候無法掌握收集的范圍，花費諸多精力和時間收集到的材料卻沒有保存的價值。顯然以上這些問題的存在對開展檔案管理工作帶來較大的阻礙。

1.3管理制度不科學(xué)規(guī)范

從當前的發(fā)展趨勢看，通過教育資源整合，獨立發(fā)展的成人教育院校比較少，成人教育院校多數(shù)與普通高校合并，或者是作為普通高校的二級學(xué)院（繼續(xù)、網(wǎng)絡(luò)、成人教育學(xué)院） 來建設(shè)和發(fā)展，由于招生對象、培養(yǎng)要求和方式的不同，成教院校又呈現(xiàn)出相對的獨立狀態(tài)， 導(dǎo)致管理體制出現(xiàn)矛盾或脫節(jié)的情況，進而對整體工作包括檔案管理工作帶來不利影響。

2.提高成人教育檔案管理工作水平的對策

2.1提高檔案管理隊伍綜合素質(zhì)

第一，院校應(yīng)該高度重視檔案管理工作，加強對檔案工作人員的管理，制定出切實可行的考核體系和激勵措施等，激發(fā)檔案人員的工作熱情，鼓勵他們積極主動投入到工作和學(xué)習當中。第二，結(jié)合檔案管理工作的具體狀況，制定完善的晉升體系，在充分調(diào)動工作人員積極性主動性的基礎(chǔ)上，吸引品德高尚、技術(shù)過硬的復(fù)合型人才加入到檔案管理隊伍中，提高整個檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。第三，注重檔案人員的學(xué)歷提升和專業(yè)培訓(xùn)，制定科學(xué)合理的人員提升和培訓(xùn)規(guī)劃，通過引進來走出去等方式，邀請專業(yè)檔案部門的專家和管理水平高的同行來校指導(dǎo)，同時有計劃選送人員外出進修、培訓(xùn)、交流，不斷學(xué)習、汲取最新管理理論成果，借鑒他人的工作經(jīng)驗，提高工作人員的綜合素質(zhì)，提高檔案管理水平和利用效率，為學(xué)員和社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.2加快檔案信息化建設(shè)的進程

一方面，成人教育院校應(yīng)當主動采取有效措施加快檔案管理手段現(xiàn)代化建設(shè)的腳步。通常體現(xiàn)在管理方面的有效性以及科學(xué)性上，要求成人教育院校結(jié)合自身的發(fā)展狀況，加大投入，更新設(shè)施設(shè)備，連接保密專線，獨立使用信息化設(shè)備，安裝監(jiān)控設(shè)施，把新型的理論知識以及科研成果滲透到檔案管理工作之中，在實踐工作中積累豐富的經(jīng)驗，使檔案管理手段朝著信息化的方向發(fā)展。另一方面，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，成人教育院校應(yīng)當積極學(xué)習其他部門取得的成果，并積極引入先進的管理體系，構(gòu)建相應(yīng)的管理信息庫，使檔案實現(xiàn)自動檢索、備份等相關(guān)功能，強化信息化技術(shù)在成人教育院校檔案管理中的應(yīng)用效果。

2.3優(yōu)化檔案管理制度

（1）查閱制度。因為一些檔案存在私密性的特點，通常是不允許外借的。如果想要利用此類檔案，那么一定要按照相關(guān)的規(guī)定，并督促利用者填寫相應(yīng)的手續(xù)。假如是學(xué)生想要查閱相關(guān)檔案的時候，那么一定要手持相關(guān)證件，證明自身的身份以及說明查閱的緣由，直到允許才可以查閱檔案。在查閱檔案的過程中，一定要在閱檔室中進行，不允許出現(xiàn)涂改、撤換資料等情況出現(xiàn)，沒有經(jīng)過允許禁止私自拍攝相關(guān)內(nèi)容，同時查閱者一定保守檔案的秘密，禁止在外面公開、散布檔案的內(nèi)容。（2）移交制度。應(yīng)當明確檔案的相關(guān)負責人，并將其工作內(nèi)容滲透到相關(guān)職責之中。從學(xué)校開始招生一直到學(xué)生畢業(yè)的所有資料應(yīng)當按照相關(guān)規(guī)定做好移交工作。對于成人教育學(xué)生來說，其檔案的工作地點以及時間等處于比較零散的狀態(tài)，無論哪個環(huán)節(jié)都要具備一式兩份的記錄，在實際交接的時候雙方都要各執(zhí)一份。（3）轉(zhuǎn)遞制度。就成人教育院校而言，應(yīng)當對檔案轉(zhuǎn)遞工作予以高度重視，并安排專業(yè)人士擔任該工作，在轉(zhuǎn)遞檔案的前期階段要當認真檢查每一份檔案并做好密封工作。這樣學(xué)生在畢業(yè)以后就可以連同畢業(yè)證書以及檔案一起取走，交由相關(guān)單位保管。不允許學(xué)生本人隨意拆開。 如果是被開除學(xué)籍或者是退學(xué)的檔案，打回到學(xué)生的戶籍所在地或原單位，需要對整個流程做好嚴格把關(guān)。（4）審查監(jiān)督制度。對學(xué)員來說，無論是就業(yè)還是到原單位學(xué)費報銷等，都應(yīng)當?shù)街付ǖ牟块T查找材料、開具證明等，但是也有某些利用者提出一些不正當?shù)睦碛?，希望可以依?jù)自身的需要出具虛假證明，檔案工作人員一定堅持原則，嚴格履職，不徇私情，保證檔案信息真實可靠，經(jīng)得起社會和歷史的檢驗。

3 結(jié)語

綜上所述，成人教育院校應(yīng)高度重視檔案管理工作，檔案工作人員應(yīng)當緊跟時代的潮流， 不斷提升自身的綜合能力，在搞好服務(wù)工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案服務(wù)功能和使用價值，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

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