電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)研究

吳丹丹

[摘 要]在信息化時代，電子文件作為在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中產(chǎn)生的一種新文件類型，已經(jīng)成為社會信息交流和共享的重要形態(tài)。在各行各業(yè)的工作活動中隨時都在形成、利用信息技術(shù)制作和傳送電子文件，如何有效對電子文件進行歸檔，實現(xiàn)電子文件數(shù)字共享的服務(wù)模式，已成為當前檔案管理工作急需解決的一個重要問題。本文通過闡述電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)的時代意義與原則，分析當前電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)存在的問題，從服務(wù)理念、服務(wù)標準、服務(wù)方式等方面提出了應對策略。

[關(guān)鍵詞]電子文件；歸檔；數(shù)字共享

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.071

[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）14-0-02

所謂電子文件主要是指在計算機設(shè)備及環(huán)境中生成，存儲在磁盤和光盤等載體上的數(shù)字信息形式，借助移動網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進行閱讀、處理，并可以在網(wǎng)絡(luò)上進行傳遞的一種新文件類型。早在20世紀70年代末，美國著名學者蘭開斯特在其《走向無紙情報系統(tǒng)》一書中，早已對未來的無紙化社會前景進行了描述，他預示在未來社會，隨手可得的電子文獻將逐步取代紙質(zhì)文件。隨著計算機技術(shù)的突飛猛進，信息時代已經(jīng)到來，在不到20年的時間里，蘭開斯特的預言變成了現(xiàn)實，電子文件作為一種新型的文件檔案載體，在各個單位的工作中爆發(fā)式地產(chǎn)生，同時也發(fā)揮了越來越重要的信息呈現(xiàn)與傳遞作用。

1 電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)的時代意義

1.1 促進電子政務(wù)工作有效開展

在信息時代，我國的電子政務(wù)工作由初步的探索進入一個長足發(fā)展的重要階段。各級黨政部門都非常重視電子政務(wù)工作建設(shè)，在不斷地完善計算機軟硬件設(shè)施的同時，逐步對電子政務(wù)系統(tǒng)進行升級換代，加強對電子政務(wù)的管理與應用，及時轉(zhuǎn)變工作職能和服務(wù)理念，朝著高效率和便捷服務(wù)大眾的方向積極推進。在電子政務(wù)發(fā)揮重要作用的歷史階段，電子文件被廣泛生產(chǎn)并迅速流通，成為電子政務(wù)工作中不可或缺的重要信息載體。如何對這些海量的電子文件進行精確收集和科學歸檔，并對數(shù)字化的信息進行共享利用，已成為電子政務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)化的重要前提。因此，研究和探索電子文件的科學歸檔和數(shù)字共享服務(wù)，對充分發(fā)揮政府職能、更有效地服務(wù)人民群眾意義深遠。

1.2 促進檔案管理的深入研究

在發(fā)達的信息社會中，各種信息資源的傳遞、交流與共享都主要依賴于計算機網(wǎng)絡(luò)，社會中的各行各業(yè)在日常辦公業(yè)務(wù)中都產(chǎn)生和利用大量的電子文件，這些電子文件對于這些單位和企業(yè)具有重要的信息傳遞價值。在這樣的背景下，檔案管理部門如果不能改變傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔與存儲，會在一定程度上浪費人力資源，導致檔案管理工作效率低下。與此同時，如果對這些大量的電子文件不進行科學收集與歸檔，將使這些電子文件資源處于無序、無管理的混亂狀態(tài)，在眾多網(wǎng)絡(luò)病毒與黑客的攻擊、篡改下，將給企事業(yè)單位造成嚴重損失。因此，開展電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)，能夠在一定程度上促進檔案管理部門對數(shù)字檔案進行深入研究。

1.3 有利于發(fā)揮電子文件的傳遞與共享優(yōu)勢

自電子文件問世以來，其在各個領(lǐng)域中的信息傳遞和共享的作用一直被人們廣泛關(guān)注和利用。隨著各種類型、數(shù)量眾多的電子文件開始產(chǎn)生，人們開始將關(guān)注的重點從電子文件的利用轉(zhuǎn)移向如何有效管理和進一步發(fā)揮其優(yōu)勢上。我國著名的檔案學專家何嘉蓀先生曾提出，不論是現(xiàn)在的電子文件，還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，應該具有其共同的運動規(guī)律。事實證明，任何載體的文件價值都要遵循一定的規(guī)律，在不同的生命運動周期內(nèi)，發(fā)揮著其本身所具備的價值和功能。開展電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)，是遵循電子文件存在規(guī)律的重要途徑，是完善電子文件管理流程的重要環(huán)節(jié)，也是充分發(fā)揮電子文件數(shù)字資源傳遞與共享優(yōu)勢的重要舉措。

2 電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)存在的問題

2.1 傳統(tǒng)載體文件管理的思想束縛

長期以來，人們一直將傳統(tǒng)載體文件作為日常檔案管理工作的重心，無論在檔案管理思路上，還是在檔案管理方式上，都有一定的局限性。特別是進入信息化時代以后，電子文件成為人們開展工作、傳達信息、資源共享的首要選擇。對于電子文件的出現(xiàn)與利用，在很大程度上有利于開展工作，但同時也給檔案管理部門帶來了巨大的挑戰(zhàn)。如何對數(shù)量龐大、種類紛繁的電子文件進行甄別、篩選、歸檔和共享，成為檔案管理者需要面對的重要難題。在這樣的背景下，傳統(tǒng)載體文件的管理理念則顯得比較落后，不能適應電子文件管理過程中的新特點和新要求。由于電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)理念落后，制約了數(shù)字檔案管理與服務(wù)功能的有效發(fā)揮，進而造成電子文件管理滯后。

2.2 缺乏標準化的歸檔與共享服務(wù)標準

電子文件的歸檔與共享服務(wù)是一個復雜的、系統(tǒng)的工作流程，在這個流程中需要一個標準化的歸檔和數(shù)字共享服務(wù)標準，這樣才能夠在最大程度上發(fā)揮電子文件的積極作用與優(yōu)勢。就目前來看，關(guān)于電子文件歸檔的制度、規(guī)范和各種行業(yè)標準的制定在一定程度上相對滯后：①由于電子文件的文本格式、圖像格式、音頻格式和視頻格式不同，電子文件內(nèi)容不通話、種類繁雜，都會影響電子文件的歸檔工作，而電子文件的設(shè)計內(nèi)容的不同與保密層級的差異，又在一定程度上會影響電子信息資源的共享與利用；②由于我國沒有專門機構(gòu)對電子文件的歸檔與共享服務(wù)標準化體系進行規(guī)劃和指導，從而出現(xiàn)歸檔標準不一、共享不利的問題。因此，如何加強標準化的歸檔與服務(wù)體系建構(gòu)，是實現(xiàn)電子文件科學歸檔與共享服務(wù)的重要前提。

2.3 缺乏必要的信息技術(shù)支持與維護

電子文件的歸檔與數(shù)字共享需要先進的計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的保障與支持，才能打破不同種類電子文檔之間的壁壘。由于電子文件的格式不統(tǒng)一、種類復雜，其所依賴的計算機操作系統(tǒng)和各種辦公軟件也各有不同，因此，各種管理軟件之間存在不兼容的現(xiàn)象，在很大程度上影響了各類電子文件的科學歸檔和有效共享。目前，雖然有些軟件公司開發(fā)出了一些電子文件管理系統(tǒng)，通過這些系統(tǒng)可以有計劃地收集種類不同的電子文件，對電子文件進行科學管理、分類、整理、歸檔，最后形成數(shù)字化的信息資源。但是各個公司開發(fā)的管理軟件之間能夠進行兼容的并不多，從而造成不同單位所用的軟件版本也各不相同，從而限制了電子文件的有效共享，使共享服務(wù)還停留在人工查詢、傳遞的環(huán)節(jié)。

3 電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)的措施

3.1 積極樹立電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)的新理念

由于部分檔案管理部門的檔案管理設(shè)備陳舊，再加上檔案管理人員對電子文件歸檔和數(shù)字共享服務(wù)工作不夠重視，不能很好地滿足信息化時代的要求，導致黨政部門和事業(yè)單位的電子文件信息管理工作雜亂無章。檔案管理部門要充分重視電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)工作的重要性，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念。電子文件是信息化時代的產(chǎn)物，它對社會上各行各業(yè)都具有十分重要的信息傳遞和資源共享作用。檔案管理部門有必要定期對檔案管理人員進行培訓，革新他們的服務(wù)理念，從而不斷提高檔案服務(wù)水平，對深化開展檔案管理工作意義重大。

3.2 逐步完善電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)的標準

標準化的工作規(guī)范是有效實施電子文件科學歸檔、實施數(shù)字共享服務(wù)的重要基礎(chǔ)。無論是國家檔案管理部門，還是各級檔案管理部門，都應該充分重視電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)管理標準體系建設(shè)，通過制定標準化的工作規(guī)范與體系，規(guī)范電子文件的歸檔流程、存儲方式、共享模式等。從電子文件歸檔角度來看，其標準要能夠明確電子文件歸檔的主要范圍，明確電子文件歸檔整理的基本要求，明確電子文件歸檔的基本主體及責任等。從電子文件共享服務(wù)的角度來看，標準的制定要統(tǒng)一電子文件存儲類型、統(tǒng)一存儲方式、統(tǒng)一劃分保密級別、統(tǒng)一信息資源的傳遞方式和統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)保障要求等。

3.3 努力建構(gòu)電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)的相關(guān)技術(shù)

為了更好地做好數(shù)字檔案信息管理工作，檔案管理部門必須順應時代發(fā)展的趨勢和要求，針對當前電子文件科學歸檔和數(shù)字共享服務(wù)過程中出現(xiàn)的各種問題，積極探索和做好電子文件歸檔和數(shù)字共享服務(wù)過程中的技術(shù)支持與維護。其中需要特別注意的是構(gòu)建一個具備格式和數(shù)據(jù)能夠相互轉(zhuǎn)換的電子文件歸檔系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件歸檔信息的高速轉(zhuǎn)換。檔案管理部門要通過購置技術(shù)支持服務(wù)，解決不同數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)、不同類別電子文件的統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)換、排列，以便于電子文件的科學歸檔，最終形成統(tǒng)一、穩(wěn)定的數(shù)字檔案信息資源，以滿足不同用戶對電子文件數(shù)字共享服務(wù)的多元需求。

3.4 加強電子文件歸檔與數(shù)字共享服務(wù)的立法保障

在信息化時代，信息網(wǎng)絡(luò)安全一直是影響人們生產(chǎn)、生活的重要隱患，如何保障信息安全是時代賦予的一個重要難題。同樣，電子文件管理一直面臨兩大挑戰(zhàn)，一大挑戰(zhàn)來自電子文件自身內(nèi)容與載體可分離性、易更改性、對機器的依賴性特征；另一挑戰(zhàn)來自電子文件傳播過程中，面臨的網(wǎng)絡(luò)安全、異構(gòu)數(shù)據(jù)庫共享等問題。②要實現(xiàn)電子文件的科學歸檔和數(shù)字共享服務(wù)的有效開展，既要有先進的技術(shù)支持，又要有統(tǒng)一的標準予以規(guī)范，同樣也少不了法律法規(guī)的約束與保障。因此，國家立法部門要重視電子文件歸檔與共享服務(wù)過程中涉及的保密級、信息安全保障的立法問題，出臺相應的法律法規(guī)解決檔案資源管理中存在的問題。

4 結(jié) 語

目前，電子文件管理關(guān)注的重點是電子文件的最終歸屬問題和電子文件的價值增值問題。通過對電子文件進行科學歸檔，能夠?qū)﹄娮游募M行有序存儲，解決電子文件雜亂無章的現(xiàn)狀；通過對電子文件進行數(shù)字共享服務(wù)，能夠使電子文件以一種有價值的信息形式服務(wù)于大眾，進而實現(xiàn)電子文件信息的價值。

主要參考文獻

[1]周潔.電子文件歸檔問題研究[D].蘇州：蘇州大學，2013.

[2]陳香.我國電子文件歸檔研究綜述[J].山西檔案，2016（5）.