信息化檔案管理中新技術(shù)的應(yīng)用研究

王萍 ??

摘 要： 檔案管理工作在各個行業(yè)發(fā)展中都占據(jù)著重要地位，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在嚴重弊端，影響了各項工作的開展。信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用提高了工作效率，降低了成本，提升了服務(wù)質(zhì)量。文章主要對信息化檔案管理中新技術(shù)的應(yīng)用進行研究分析，依據(jù)實際情況提出一些意見，旨在提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞： 檔案信息化；新技術(shù)；信息化管理

【中圖分類號】 F49 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 2236-1879（2018）11-0239-01

隨著社會的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸應(yīng)用到各個行業(yè)，為人們的日常生活和工作提供了極大便利。在檔案管理工作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化，提升了檔案管理水平，為各項工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)。

一、信息化檔案管理的必要性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中基本都采用人工對相關(guān)信息進行記錄，然后將資料分類儲存，此種檔案管理當時存在許多弊端，例如：（1）所有的資料都是以紙為載體進行記錄，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，并且不容易保存，易出錯，易丟失；（2）在資料查閱過程中，工作人員需要耗費大量的經(jīng)濟和精力，并且工作效率低下。信息化檔案管理能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的弊端，相較于傳統(tǒng)檔案管理方式，信息化檔案管理具有很多優(yōu)點：（1）能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息資源，并且備份功能解決檔案丟失的風險；（2）工作人員在資料查閱中，可以依據(jù)關(guān)鍵詞在檢索中搜索，提高了工作效率以及服務(wù)質(zhì)量。（3）工作人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時對各項數(shù)據(jù)進行查看，實現(xiàn)資源共享。

二、信息化新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

1.云計算機技術(shù)的應(yīng)用。

云計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠提高檔案管理水平。云計算機系統(tǒng)主要是以動態(tài)、虛擬、可延伸的方式為基礎(chǔ)對檔案進行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施以及服務(wù)的統(tǒng)一管理，可以將檔案按照不同方式進行整理儲存，將其存放在云計算機管理中心，不僅提高了檔案管理水平，還能實現(xiàn)檔案資源的共享，使得檔案管理更加規(guī)范，一定程度上提高了檔案管理水平。此技術(shù)在實際應(yīng)用中主要包含了：計算機資源建設(shè)、縮微、掃描等技術(shù)，能夠快速的對信息進行錄入整理，并且具有良好的安全性，保證檔案信息資源管理價值最大化。

2.檔案分類管理新技術(shù)的應(yīng)用。

計算機技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用使得檔案管理更規(guī)范化。機讀檔案可以根據(jù)檔案文件的不同對其進行分類整理，提高檔案管理工作效率。機讀檔案管理可以分為：文本材料、應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)文檔等，由于其工作介質(zhì)不同，需要一些輔助軟件，起初的管理軟件都是以C-S為基礎(chǔ)一些軟件，這種管理系統(tǒng)對相應(yīng)的硬件設(shè)備要求較低，工作人員只需要一臺電腦就可以完成。在查詢中只需要輸入關(guān)鍵詞就能夠快速找到所需內(nèi)容?？萍疾粩喟l(fā)展，一些新技術(shù)也被應(yīng)用到檔案管理中，新技術(shù)主要是以B-S為基礎(chǔ)，其本質(zhì)是由管理軟件改變?yōu)閷Ω鞣N單位流量信息進行管理；并且用戶登錄以及瀏覽都是通過瀏覽器實現(xiàn)。兩種不同的技術(shù)在應(yīng)用中各有利弊。以B-S為基礎(chǔ)的技術(shù)在系統(tǒng)優(yōu)化升級方面占據(jù)優(yōu)勢，管理員只需要對系統(tǒng)進行升級；而是以C-S為基礎(chǔ)的技術(shù)需要對各個子部件進行分開維護。以C-S為基礎(chǔ)的技術(shù)在信息安全方面更具優(yōu)勢，主要是因為檔案服務(wù)器和用戶之間的客戶端兩者之間是相互獨立的，并且用戶之間數(shù)據(jù)交流信息是透明的，因此，其安全性能較高，適用于較為機密度較高的檔案管理工作。以B-S為基礎(chǔ)的技術(shù)其優(yōu)勢在于信息的共享以及交交流能力較強，適用于公共檔案管理。

三、提高檔案管理信息化的措施

1.加強對工作人員的培訓(xùn)。

在檔案信息化管理中，工作人員對檔案管理工作的質(zhì)量具有直接影響，因此，加強對工作人員的培訓(xùn)十分重要。從檔案管理角度出發(fā)，工作人員對檔案信息化的認知程度對檔案管理具有直接影響。在上崗前，相關(guān)部門應(yīng)該做好崗前培訓(xùn)工作，使其明確檔案工作的主要內(nèi)容以及重要性，使其能夠從思想層面認識檔案管理，增強其責任感。在培訓(xùn)工作完后期，應(yīng)該及時對其進行考核，通過以后發(fā)放工作證，持證上崗。

2.推進檔案管理信息化進程。

在實際工作中，首選，管理部門應(yīng)該打破傳統(tǒng)思想的局限，拓寬信息化管理觀念。以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，對檔案管理的模式進行創(chuàng)新，簡化工作流程，保證信息的完整性，構(gòu)建完善的監(jiān)管機制，促進資源整合，實現(xiàn)對檔案管理信息的二次利用，能夠提升人們對檔案管理重視。另外，工作人員在不斷完善自身的同時還要善于發(fā)現(xiàn)，積極進行研究，對工作方式進行創(chuàng)新，提供更好的服務(wù)。在信息化檔案管理中，計算機是重要的載體，能夠?qū)崿F(xiàn)對各項數(shù)據(jù)的信息的整合，從而提高工作效率。

3.加強對管理機制的建設(shè)。

科學(xué)合理的管理機制是所有工作順利進行的根本，因此，在檔案管理中，必須要制定一項較為完善的管理機制才能保證各項工作的順利開展?，F(xiàn)階段來說，檔案管理工作中并沒有較為完善的管理機制，導(dǎo)致工作人員沒有責任心，不能全身心投入到工作中從而影響了工作質(zhì)量。因此，在檔案管理中，應(yīng)該設(shè)置檔案管理部門以及監(jiān)管部門，管理部門主要是對工作人員進行管理、制定完善的工作計劃，將各項工作落實到人使工作人員能明確自身工作內(nèi)容以及責任。另一方面，在檔案錄入時，還要有專門機制對其監(jiān)管，從源頭上保證資料的完整性、準確性。對于一些機密性較高檔案可以對其進行加密處理，防止信息泄露，進步提升檔案的安全性。監(jiān)管部門還要定期對系統(tǒng)的安全性能進行排查，做好記錄。

四、總結(jié)

綜上所述，新技術(shù)在檔案信息化管理中的應(yīng)用具有重要意義，不僅能夠提高檔案管理水平，而且還能降低成本、提高檔案的安全性。在實際應(yīng)用中，應(yīng)該從工作人員、檔案管理系統(tǒng)等方面入手，制定有效措施，加強對工作人員的培訓(xùn)，使其具有良好的責任心，才能保證檔案信息的準確性以及安全性，才能源頭上提高檔案管理水平，提高服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻

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