公證信息化建設的現(xiàn)狀分析和發(fā)展方向

朱澤君

摘要：對于承擔著部分公共職能的公證機構而言，信息化是一個必然的發(fā)展方向。而公證行業(yè)很早就有了這樣的意識，比較早地開展了信息化建設的實踐，取得了一定的成果。但應當看到，隨著公證行業(yè)信息化程度的不斷深入，也出現(xiàn)了一些誤區(qū)，亟待加以厘清，從而推動公證信息化建設朝著“有序、有度、可控”的發(fā)展方向穩(wěn)步前進。

關鍵詞：公證信息化；現(xiàn)狀分析；發(fā)展方向

一、公證信息化建設的現(xiàn)狀

作為全國公證行業(yè)中最早開展信息化建設的省市之一，公證行業(yè)很早就開始致力于行業(yè)的信息化建設。不僅在上海市公證協(xié)會的專門委員會中特設了信息化工作委員會，而且各公證處在信息化建設方面的實踐也呈現(xiàn)出百花齊放的局面，主要可以歸納為內部建設和外部建設兩個方面。

（一）內部建設。主要指的是公證機構內部的辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）和公證行業(yè)內部的信息共享平臺。辦公自動化系統(tǒng)使得公證機構辦理公證案件的全過程得以擺脫以往人工流轉的模式，直接通過系統(tǒng)中的各個模塊來實現(xiàn)公證案件的受理、擬稿、審批、送達和歸檔。這種做法實現(xiàn)了公證程序各個環(huán)節(jié)的可視化和遠程化，極大地加快了公證案件的出證速度，也使得公證機構的業(yè)務發(fā)展不再受制于場地等客觀因素。

（二）外部建設。作為一個以服務民生、服務經(jīng)濟為己任的行業(yè)，公證行業(yè)的信息化建設必然要以便民、利民為主要導向。特別是李克強總理在今年的政府工作報告中提出要制定“互聯(lián)網(wǎng) +”行動計劃后，各公證處都在信息化方面加大了投入，取得一定的成果。公證機構最早接觸互聯(lián)網(wǎng)的手段當屬自建官方網(wǎng)站，主要作為公證機構對外宣傳的一個載體，但網(wǎng)站宣傳的單向性卻使得宣傳的效果不甚理想。

二、公證信息化建設的幾個誤區(qū)

（一）各自為戰(zhàn)，重復投入。由于公證信息化、特別是“互聯(lián)網(wǎng)”+“公證”模式中最容易著手的就是公證事項的網(wǎng)上申辦，因此幾乎所有開展“互聯(lián)網(wǎng) +”建設的公證處都將網(wǎng)上公證受理平臺作為首要的建設目標。目前，各家公證處都是自主進行信息化工作的運行和研發(fā)，缺乏相互之間的交流。這種閉門造車的結果導致了各個公證機構的成果大同小異。姑且不論這樣的重復投入是否會造成資源浪費，僅就各家所采用的數(shù)據(jù)架構和建設標準不統(tǒng)一這個問題，就導致今后公證協(xié)會在牽頭建立全市統(tǒng)一的網(wǎng)上受理平臺時會困難重重，不利于在全行業(yè)的層面上達成共識，形成合力。

（二）重“互聯(lián)網(wǎng)+”輕“大數(shù)據(jù)”。相比較而言，在公證信息化的兩個組成部分中，“互聯(lián)網(wǎng) +”具有外向型、更易產(chǎn)生成果和建設周期短等特點，從而更受公證機構的青睞。但需要指出的是，網(wǎng)上受理平臺也好，網(wǎng)上證據(jù)存證平臺也好，只是一種服務平臺或接入手段上的區(qū)別，其在本質上并沒有改變當下的公證模式，也難以有效引導公證當事人轉變辦證的習慣，因此其效用在延展性上具有一定的局限。反觀“大數(shù)據(jù)”，倘若公證行業(yè)能夠建立起公證大數(shù)據(jù)庫，那么一方面公證行業(yè)將掌握社會中相當一部分自然人和法人的身份信息和財產(chǎn)信息。這些信息一旦得到合法有效的利用將極大緩解李克強總理所提出的“證明難”的問題，同時極大提升公證的效用 ；另一方面又可以使公證行業(yè)在信息化社會中的未來發(fā)展有了堅實的基礎，并通過與其他部門的信息交互真正融入到整個社會的信息化進程中。

（三）整體建設缺乏體系性。目前并非所有的公證處都根據(jù)本處的實際情況構建了信息化建設的體系，甚至許多公證處對于信息化尚沒有一個明確的概念，這就使得公證信息化建設缺乏系統(tǒng)性的問題較為突出。其一，某些公證處僅僅把信息化作為一種政績工程，一味地在表面上去迎合“互聯(lián)網(wǎng) +”。結果往往是發(fā)一篇信息、拍幾張照片了之。至于投入能否產(chǎn)生實際成效則在所不問。其二，盡管現(xiàn)在很多公證處已經(jīng)推出了自己的信息化服務，但由于公眾接受度和服務效用度尚未達到理想狀態(tài)，使得“出成果易，做推廣難”成為公證信息化過程中常見的難題。如何使一項公證信息化服務讓老百姓覺得能用、好用，這是公證行業(yè)下一步需要著重考慮的問題。作為一項系統(tǒng)工程，公證信息化建設應當至少包含前端平臺建設、后端大數(shù)據(jù)庫建設和宣傳推廣三個部分。這三部分互為表里、缺一不可。

三、公證信息化建設的發(fā)展方向

“信息化”+“公證”，還是 “公證”+ “信息化”，這是個問題。這個問題的實質在于，對于信息化我們究竟是僅僅想要搭一個便車，還是想要并且能夠提出一個明確的構想、形成一個自主思索的結晶、取得一個自主開發(fā)的產(chǎn)品。

（一）著力解決網(wǎng)絡身份驗證問題。1. 加大與數(shù)字證書認證機構的合作。公證行業(yè)可以參考之前的成功經(jīng)驗，與數(shù)字證書認證機構開展廣泛的合作。由申請人向公證機構申請辦理電子簽名公證，公證機構對申請人的個人信息進行驗證，然后向認證機構申請制發(fā)并下載電子簽名。這種由公證機構頒發(fā)的電子簽名中除了有認證機構的認證信息，還包括了公證信息，在獲得雙重公信力的同時也實現(xiàn)了公證行業(yè)與信息技術的高度融合。2. 加強行業(yè)對數(shù)字證書的學習。公證行業(yè)應當組織有專業(yè)背景或有興趣的從業(yè)人員通過座談、授課、現(xiàn)場參觀等形式多樣的活動開展對于數(shù)字證書這一“網(wǎng)絡身份證”的學習，了解其運行的原理、模式和存在的問題。

（二）信息化應用平臺體系的構建。

1. 公證網(wǎng)上申辦及查詢平臺。網(wǎng)上咨詢受理現(xiàn)在已經(jīng)成為了現(xiàn)實，許多公證處都建立了自己的相關平臺，用戶憑借登錄名和密碼可以登錄公證平臺辦理業(yè)務，也已獲得了一定的成效。但引入電子簽名公證的重大意義在于，經(jīng)過公證的電子簽名作為一個載體，將用戶的個人信息、辦證歷史、公證內容、誠信記錄等有機地結合為一體，從單一的身份驗證發(fā)展為個人信息的歸納整理保存。而且，電子簽名還可以融入到微信、手機 APP 應用軟件等移動手段中去，讓使用更加便捷，也使得電子簽名公證可以潛移默化地為人們所普遍接受，最終創(chuàng)造出一種新的使用習慣，幫助傳統(tǒng)的公證行業(yè)在信息時代獲得新生。

2. 電子合同簽約平臺。由公證機構構建電子合同的簽約平臺。合同方使用經(jīng)公證的電子簽名登錄平臺，根據(jù)公證機構提供的合同模板制作合同或提供自己準備好的合同范本，再由合同各方在同一電子合同文本上共同加注電子簽名，并由公證機構加注自己的電子簽名，完成簽約和公證手續(xù)，并可根據(jù)當事人的實際需求出具合同公證書。從而解決異地企業(yè)主體之間在合同簽署方面的不便。這種便利性可能激發(fā)合同方申辦公證的意愿。

（三）公證信息數(shù)據(jù)庫的建設

1. 公證電子檔案的錄入。公證信息數(shù)據(jù)庫的基礎在于將以往和今后所有的紙質公證卷宗內容轉化為在電腦上可調取可查詢的電子文檔。公證行業(yè)應當花費一定的時間和財力邀請有資質的電子檔案制作公司將過去 30 多年的公證檔案掃描入電腦。既利于檔案的保存，又利于檔案信息的查閱。

2. 關鍵公證信息的分析。通過技術手段抓取和分析公證檔案中包括個人信息在內的技術數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)在后臺進行關聯(lián)，并可以與個人電子簽名結合起來。一旦對持證人進行了身份驗證，持證人就可以查詢到與自身有關的公證記錄，避免了證明材料的重復提供。

（作者單位：南京擎天科技有限公司）