淺談電子信息檔案管理的保密及其防范工作

馬然利

摘 要：為了增強檔案保密效果，進一步發(fā)揮檔案管理組織職責，拓寬大數據資源推廣范疇，圍繞大數據時代檔案管理模式的變化，應從搭建電子檔案數據體系，加大投入力度，完善檔案基礎設備建設、強化培訓，提高工作人員綜合素質，提高大數據應用技術等方面優(yōu)化檔案管理工作。

關鍵詞：電子信息檔案管理；保密；防范工作

1 引言

隨著現代計算機技術、信息技術的蓬勃發(fā)展，在促進我國經濟增長的同時，推動了現代檔案電子化的建設，從而適應現代社會發(fā)展的需求。信息檔案的建設是以現有檔案為依據，在保證檔案內容不變的基礎上，對檔案進行信息化轉變，從而實現檔案資料的共享。

2 電子檔案的概念

電子檔案是以數字編碼的形式按照一定格式存儲在磁盤、磁帶、光介質上，并能夠被計算機識別或加以處理，可以以數字代碼序列的形式進行網絡傳輸。當信息被記錄于存儲的載體之后，信息被數字化，非直讀性、機讀性較強，存儲信息的密度較高。

3 電子檔案存在的安全隱患

3.1 在“軟件”方面的安全隱患

電子檔案具有一定的重寫性，往往通過計算機或者網絡進行錄入、查看，修改、變動都不會留下痕跡，具有可變性；傳輸時很容易造成丟失，真實性和可靠性也很難保證。目前，網絡技術應用于各行各業(yè)，一旦電子檔案的信息被篡改或丟失，會造成無法估量的損失。同時，計算機“軟件”的更新也會給電子檔案帶來安全隱患。

3.2 在“硬件”方面的安全隱患

電子檔案往往存儲在磁盤、磁帶、光介質上，這些載體成分復雜，穩(wěn)定性弱，磁電潮濕、意外事故等都可能導致電子檔案的丟失。這些載體很容易受外界環(huán)境影響，溫度、濕度、機械損壞等等，保存年限比較低。另外，存貯介質的讀取設備也在不斷更新，該“硬件”設備也會對電子檔案存儲介質構成安全隱患。

4 電子信息檔案管理的保密和防范工作

4.1 進一步加強檔案信息化管理的安全保密意識

作為檔案管理的相關人員和相關部門要進一步完善現有的檔案保密制度和規(guī)范，堅持把制度建設放在首位，根據工作實際制定具有針對性、可操作性強的保密規(guī)定。狠抓制度建設和落實，及時發(fā)現檔案保密工作在信息化過程中存在的泄密隱患，堵塞管理漏洞，不斷補充完善。日常工作中還要定期開展保密宣傳教育、加強保密檢查等，做到警鐘長鳴，不斷提高信息化時代檔案保密工作的防范意識。

4.2 搭建電子檔案數據體系

大數據時代環(huán)境中，檔案管理一定要在利用信息平臺的基礎上進行，同時將現代化管理觀念和科學技術融入檔案管理工作中，完完全全地展開轉變，這時便需要搭建電子檔案數據體系。要想讓組織或者部門的檔案通過電子的方式存留，必須要建設電子信息數據庫，以此確保相關文件具有保密性和可靠性，形成標準化、合理化的管理模式。與此同時，在利用檔案或者搜索過程中也能在電子檔案數據庫的支持下變得比傳統(tǒng)管理模式更加迅速和方便。因此，檔案管理現代化構建是否成功是受電子檔案數據庫的質量所影響的。在互聯網相關平臺、發(fā)達的高科技技術以及計算機的共同努力下，建造電子檔案數據庫，制作數據庫的儲存盤，這樣方能讓檔案處于合理的搜索、整合和存放，同時能促進檔案管理趨于現代化、信息化、程序化發(fā)展。

4.3 增強檔案管理數據的安全性

基于大數據社會背景下的檔案管理，需充分發(fā)揮網絡平臺的巨大優(yōu)勢，建立便于檔案管理相關工作人員操作的管理軟件平臺。主要可從三方面入手：其一，健全檔案管理信息化方面的水平，建立大數據網絡平臺；其二，需將大數據這個平臺的優(yōu)勢進行最大化發(fā)揮，整合其相關業(yè)務，改進其工作流程；其三，基于大數據社會環(huán)境，嚴格把控檔案管理相關部門的制度要求，確保檔案信息的安全性。

4.4 強化企業(yè)檔案信息化與涉密檔案的融合管理

企業(yè)涉密檔案分為國家秘密檔案、企業(yè)秘密檔案。國家秘密文件本就通過機要通道紙質傳遞、簽收、登記、人工流轉傳閱，流轉完畢簽字移交歸檔。國家秘密檔案解禁前嚴禁數字化處理，在國家未出臺政策、安全保密技術不允許的前提下，文件題名與文號、文件內容等相關信息嚴禁錄入企業(yè)內部檔案信息管理系統(tǒng)，只允許涉密單機錄入或手工登記檢索條目，工作查詢嚴格規(guī)范審批手續(xù)，最大限度的保證國家秘密安全。公司的企業(yè)秘密檔案，按類分為商業(yè)秘密、工作秘密檔案，按重要程度分為核心商密、普通商密、內部事項檔案。按照公司文檔一體化要求，把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步推進。公司各業(yè)務在辦公系統(tǒng)中產生的企業(yè)涉密信息，歸檔后如何進行保護和利用，在信息化技術飛速發(fā)展的今天如何保證公司商業(yè)秘密和敏感信息檔案的安全，是企業(yè)檔案工作者不能忽略的重要問題。首先，制度約束是保障企業(yè)秘密檔案保密安全的防護網。公司總部制定了《檔案管理辦法》《保密工作管理辦法》《保護商業(yè)秘密規(guī)定》《保密工作獎懲辦法》《領導人員保密工作責任追究管理辦法》《涉密辦公自動化設備保密管理規(guī)定》《商業(yè)秘密安全保護技術規(guī)范》等通用制度，下發(fā)了《關于進一步加強檔案數字化外包安全管理工作的通知》《關于強化信息內網辦公計算機電子文檔安全保護的通知》《關于切實加強涉密文件定密和流轉管理的通知》《進一步加強數據安全工作的通知》《企業(yè)涉密事項目錄》等文件，對企業(yè)秘密從產生到歸檔、借閱作出明確的規(guī)范要求。其次，網絡安全是保障企業(yè)秘密檔案保密安全的基石。通過加強與信息系統(tǒng)管理部門溝通與聯系，強化檔案信息管理系統(tǒng)保密安全措施，及時反饋檔案信息系統(tǒng)中存在的安全漏洞并加以解決，如嚴格內外網物理隔離、加裝防火墻、實時更新的殺毒軟件、設置訪問權限、身份識別、管理和利用日志追溯、檔案海量數據庫數據定時備份等。第三，規(guī)范管理是保障企業(yè)秘密檔案保密安全的根本。在公司自動化辦公系統(tǒng)中生成的企業(yè)秘密資料通過技術手段控制嚴禁電子流轉。歸檔的企業(yè)秘密資料在電子利用過程中嚴格進行權限設置，僅對涉密事項產生流程人員和業(yè)務分管領導開放查詢利用權限，員工通過檔案管理信息系統(tǒng)看查詢相關事項電子條目，涉密和敏感檔案全文電子信息予以屏蔽，絕不擅自擴大知悉范圍，確因工作需要利用調閱的辦理規(guī)范的審批手續(xù)。第四，考核約束是保障企業(yè)秘密檔案保密安全的手段。公司將信息管理、保密失泄密、保密違規(guī)違紀、檔案管理明確納入員工績效管理、企業(yè)負責人考核中的減分項指標中，層層落實，擰緊維護企業(yè)秘密安全繩，切實保障企業(yè)經濟和社會效益。

4.5 明確人員責任分工，確保責任到人

在電子檔案的形成、收集、整理、分類存儲、處理等環(huán)節(jié)，需要分配專人去負責它的錄入、審核、審批、發(fā)布、傳輸等等工作。分工明確，責任分明，每項工作過程有記錄和操作者簽名，環(huán)節(jié)可追溯。確保操作正確，從源頭確保電子檔案的安全。

4.6 有效運用現代先進防范技術

（1）備份技術。電子檔案的備份可以從硬件、軟件和人工備份出發(fā)，這種多層次的備份才能夠減少檔案丟失造成的影響。（2）防火墻技術。當今社會中的防火墻技術正朝著病毒預防、避免黑客入侵等方面努力。在電子檔案管理系統(tǒng)和機房安裝防火墻產品。從而控制訪問的安全，避免黑客的入侵。

5 結語

綜上所述，大數據時代的到來，促進了社會各界的現代信息化構建。各企事業(yè)單位要結合實際情況和自身特點，依照相關制度規(guī)范，全面實行更加科學合理、符合現代社會發(fā)展需求的信息化檔案管理模式。

參考文獻：

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