工期履約資料管理管理措施

譚恒彪

摘 要：建設(shè)單位工期索賠成為近年來的大概率事件，如發(fā)生，所涉及金額均較大。在工期糾紛中，根據(jù)有關(guān)舉證責(zé)任的規(guī)定，發(fā)包人可以輕而易舉地完成舉證，其只要出示雙方簽訂的《建設(shè)工程施工合同》以及發(fā)包方、承包方、設(shè)計方和監(jiān)理方四方簽署的《竣工驗收報告》即可完成承包人工期延誤的舉證責(zé)任。因為《建設(shè)工程施工合同》可以證明合同約定的竣工時間，而《竣工驗收報告》則可證明工程實際竣工驗收的時間。就舉證來講，可以說發(fā)包方在工期糾紛中占據(jù)著天然的優(yōu)勢。但對于承包方來說，如果沒有工期簽證，要推翻發(fā)包方的主張，則要復(fù)雜得多。既使承包方能舉出工程量增加、工程設(shè)計變更和工程款沒有及時支付等證據(jù)，但是發(fā)包方仍然可以以承包方?jīng)]有在合同約定的期限內(nèi)提出順延工期的要求而舉證，故應(yīng)當(dāng)視為已經(jīng)放棄，并以此為由進(jìn)行抗辯。

在施工合同中對工期延誤違約金的約定普遍金額較高，但大多數(shù)項目部在工期順延申請中，往往只重視對順延工期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)索賠而未能在簽證申請中明確順延天數(shù)，導(dǎo)致有工期順延事實而無工期順延天數(shù)的依據(jù)，以致在訴訟過程中法院無法認(rèn)定工期順延天數(shù)而判決承包人承擔(dān)工期延誤的違約金，使企業(yè)蒙受損失。

綜上所述，施工企業(yè)各級管理人員應(yīng)牢固樹立“工期也是利潤”的管理意識，項目部確保按期施工、及時完善工期履約資料，就是在為企業(yè)避免損失、創(chuàng)造效益。

關(guān)鍵詞：工期履約；資料管理；管理

1 工期履約資料的定義和重要意義

各項目部主要管理人員應(yīng)當(dāng)對工期履約保持警惕性，必須認(rèn)清工期履約資料（工期索賠和簽證）的定義和重要意義：

（1）工期索賠是指承包人對由于非承包人的原因造成的工期拖延，向發(fā)包人要求延長工期、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、避免承擔(dān)誤期損害賠償?shù)男袨椤?/p>

（2）工期簽證是指承包人在發(fā)生非自身原因引起的工程拖期后，在合同約定的期限內(nèi)，按照合同約定的形式、程序向發(fā)包人（或工程師）送達(dá)請求順延工期和賠償經(jīng)濟(jì)損失的報告，發(fā)包人（或工程師）收到該報告后在合同約定的期限內(nèi)進(jìn)行審核并給予書面答復(fù)的過程和形成的書面證明材料或補(bǔ)充協(xié)議。

（3）簽證與索賠不是一個概念，工期索賠僅僅是承包方的單方行為，工期簽證是雙方協(xié)商一致的結(jié)果，因此從二者的定義即可看出工期簽證是工期糾紛案件中承包人主張權(quán)利或?qū)拱l(fā)包人最有效的證據(jù)之一。

2 工期履約資料管理辦法

為切實加強(qiáng)施工企業(yè)工期履約資料的管理成效，現(xiàn)對各項目部提出以下工期履約資料的管理辦法：

（1）重申項目負(fù)責(zé)人（承包人）為第一責(zé)任人，項目部應(yīng)明確項目商務(wù)經(jīng)理（如有）或技術(shù)負(fù)責(zé)人為主管人員，如因工期履約資料問題造成企業(yè)損失的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)肅追責(zé)。

（2）項目部是工程施工的具體實施者，其成員包括項目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、施工員、安全員、資料員、預(yù)算員、材料員等必需要清楚地掌握施工合同及補(bǔ)充協(xié)議中與自身職責(zé)范圍相關(guān)的約定內(nèi)容。

①熟悉工期允許順延的情形。項目部成員熟悉并掌握施工合同中具體的可以予以順延工期的各種情形，以使得項目部人員在出現(xiàn)順延情形時，可以及時進(jìn)行簽證工作。

②熟悉工期簽證、索賠的時間要求。如項目部未在約定的期限和程序提出工期順延，則應(yīng)順延的工期內(nèi)發(fā)生的施工成本由施工方自身承擔(dān)，同時還可能承擔(dān)工期延誤的違約責(zé)任。

（3）工期記錄：包括開工報告、停工報告、工程停工記錄單、復(fù)工報告、竣工報告、工期簽證、工期索賠等。

（4）提高工期簽證質(zhì)量，做好工期履約資料收集整理工作。

①明確工期順延原因。簽證理由必須充分、詳細(xì)，包括引用資料的編號、氣象證明材料、政府文件、關(guān)鍵線路進(jìn)度圖等相關(guān)證明材料。

②明確具體的順延天數(shù)；不能含糊的提出順延工期的要求，必須明確天數(shù)，用語嚴(yán)謹(jǐn)。

③明確順延工期所增加的費用，包括增加的人工費（窩工費）、管理人員工資、保安人員工資、材料費、周轉(zhuǎn)材料租賃費、機(jī)械租賃費等以及相關(guān)計算依據(jù)，并將具體計算依據(jù)（如相應(yīng)的采購、租賃、勞務(wù)合同、結(jié)算清單、支付憑證、考勤記錄、相關(guān)工程聯(lián)系單等）附后。

④利潤，指順延工期所涉及施工企業(yè)合理的利潤，在2013版施工合同示范文本中可以向發(fā)包人予以主張，為避免日后的爭紛，在工期順延簽證申請中盡量予以明確。

⑤利息，指發(fā)包人因順延的工期，而造成的遲延向承包人支付的工程預(yù)付款、進(jìn)度款和結(jié)算款的利息，在簽證申請中也往往被承包人所忽視。

（5）由于施工企業(yè)必須以書面形式提出工期順延申請或索賠，并交由監(jiān)理單位、建設(shè)單位簽章確認(rèn)，因此應(yīng)注意工期簽證、索賠申請的技巧處理.

①應(yīng)當(dāng)站在對方的角度來陳述理由和羅列簽證內(nèi)容，使簽證人感覺到不用承擔(dān)風(fēng)險。

②注意誰是合同中約定的有權(quán)簽章或簽收人，獲取有關(guān)合法有效的授權(quán)委托書，以避免簽章或簽收的主體適格問題而導(dǎo)致簽證無效。

③充分利用合同中有關(guān)“逾期審核視為認(rèn)可”的條款，做好資料發(fā)文登記及對方簽字手續(xù)。

④在實踐中，建設(shè)單位或監(jiān)理單位為免除自身責(zé)任往往不予簽章甚至對簽證申請不予簽收；為維護(hù)自身的利益，項目部可以采取郵寄方式（EMS中國郵政）向有權(quán)簽收人予以送達(dá)并保留郵寄底單（對于重大事項應(yīng)盡可能對簽證申請的內(nèi)容和郵寄簽證申請的行為進(jìn)行公證）。

⑤可以在近期的會議紀(jì)要中明確提出簽證申請。

（6）工期履約資料收集清單，應(yīng)包括但不限于：會議紀(jì)要、設(shè)計變更通知單、影響工期的其他資料、雙方函件、工期索賠、發(fā)包人和工程師指令等。

（7）制作工期履約資料臺賬，明確編號、發(fā)生時間、簡要內(nèi)容、涉及金額與工期、報送時間、確認(rèn)時間、未確認(rèn)原因等重要內(nèi)容，如與經(jīng)濟(jì)簽證有重復(fù)的需進(jìn)行標(biāo)識。