信息化環(huán)境下檔案數(shù)字化管理的分析

畢然

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)信息技術(shù)也發(fā)展起來，檔案管理也隨著時代的腳步不斷進(jìn)行著創(chuàng)新。檔案管理在企業(yè)管理中起著非常重要的作用，在新的時代背景下，采取措施提高企業(yè)檔案管理的數(shù)字化水平、極大程度地滿足相關(guān)人員對檔案管理的需求，是我們亟須考慮的問題。為了促進(jìn)企業(yè)工作的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作需要提高數(shù)字化建設(shè)的水平，本文闡述了企業(yè)檔案管理建設(shè)存在的問題，希冀同行能夠借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；數(shù)字化管理

我國檔案管理以傳統(tǒng)的管理模式為主，存在著數(shù)字化水平低、人員素質(zhì)不高等諸多弊端，這些因素成為我國檔案管理發(fā)展的絆腳石。因此，全面了解檔案管理的數(shù)字化水平，不斷改變管理理念，是我國檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的必經(jīng)之路。一些企業(yè)仍在使用傳統(tǒng)的文件管理，工作將嚴(yán)重依賴手工操作，這些對單位發(fā)展和數(shù)字化的實(shí)踐產(chǎn)生直接的影響，這也不利于企業(yè)自身的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)數(shù)字化進(jìn)程的逐步深入，給企業(yè)檔案管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，也給企業(yè)檔案管理帶來了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理模式受到新的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、檔案的接收、存儲、應(yīng)用和真實(shí)性、完整性等方面的巨大影響，擺在我們面前的緊迫任務(wù)是如何使企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，充分利用數(shù)字技術(shù)，更快、更好地服務(wù)。電子檔案管理已逐步納入數(shù)字化建設(shè)的議程。

一 企業(yè)檔案數(shù)字化技術(shù)概述

檔案信息化發(fā)展到一定階段后，就產(chǎn)生了數(shù)字化檔案，數(shù)字化檔案對檔案工作由舊的傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變，具有促進(jìn)作用，改變傳統(tǒng)的模式為現(xiàn)代使用模式其作用十分重要?，F(xiàn)代檔案管理是現(xiàn)代科技，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。從傳統(tǒng)紙質(zhì)載體到“無紙化”數(shù)字載體的應(yīng)用，將改變文件管理工作，實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的數(shù)字化存儲和存取。（1）數(shù)字化技術(shù)?；诩杉夹g(shù)的信息表達(dá)、感知、定量、處理、控制、傳輸、存儲、數(shù)字電子計算機(jī)硬件軟件、協(xié)議、外圍設(shè)備的離散化是數(shù)字技術(shù)。在檔案數(shù)字化技術(shù)中，將紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為“數(shù)字”載體是關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機(jī)能夠利用的數(shù)字信息，將計算機(jī)現(xiàn)代掃描過程中的紙張載體轉(zhuǎn)化為“數(shù)字”載體的過程。該數(shù)字掃描技術(shù)采用計算機(jī)、掃描設(shè)備等硬件設(shè)備，符合企業(yè)文件數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求。（2）企業(yè)檔案的分類。利用掃描設(shè)備將企業(yè)檔案的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為“數(shù)字”載體。目前，根據(jù)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，需要從紙質(zhì)載體向“數(shù)字化”載體轉(zhuǎn)化的文件有：科技檔案館：反映運(yùn)作、生產(chǎn)等活動的檔案； 文書檔案：反映行政、黨務(wù)管理活動的文件；照片檔案：反映生產(chǎn)檢驗(yàn)照片、各種活動照片等的檔案。（3）數(shù)字化文件的要求。數(shù)字文件質(zhì)量的技術(shù)要求：圖像頁面應(yīng)清晰；數(shù)碼圖像不能雜亂、有黑邊等。圖像的偏轉(zhuǎn)角不應(yīng)大于1度。圖像的傾斜不應(yīng)該超過頁面上半個文字。

二 企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題

電子文件在企業(yè)中的應(yīng)用仍然是一個新事物。與紙質(zhì)文件相比，雖然優(yōu)點(diǎn)很多，但也有很多缺點(diǎn)。（1）安全系數(shù)低。使用數(shù)字設(shè)備生成的電子檔案， 只要其中一個操作環(huán)節(jié)在處理過程中出現(xiàn)問題，就無法確定所有文檔。電子數(shù)據(jù)易拷貝、易更改、易消失、易被網(wǎng)絡(luò)侵犯，對電子文件的安全性和保密性帶來了極大的威脅。這些是數(shù)字檔案管理中比較突出的問題。此外，對于一些不負(fù)責(zé)任的管理者來說，缺乏好的備份和歸檔，使得文件損壞的現(xiàn)象很容易出現(xiàn)。（2）信息管理水平不高。企業(yè)檔案管理的概念比較陳舊，并沒有隨時代的發(fā)展而做出實(shí)質(zhì)性的改變。在我國企業(yè)中，信息管理水平仍處于初級階段，而文件處理仍處于手工操作階段，計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)水平非常低。這種文檔管理模式并不是真正的數(shù)字化。在我國，信息技術(shù)工作還處于初級階段，應(yīng)用時間不長，各種技術(shù)設(shè)備配置不完善。由于信息技術(shù)是推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)的根本保證，大量的軟硬件設(shè)施有待改進(jìn)。與此同時，由于缺乏在文件管理的經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)檔案管理的錯誤也將浪費(fèi)資源和企業(yè)的資金。

（3）對數(shù)字化檔案管理不夠重視。企業(yè)往往更注重經(jīng)營狀況，而忽視了單位的檔案建設(shè)。一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作不能在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮實(shí)質(zhì)性作用，對檔案管理的重視不夠，不重視庫藏的檔案資源。對檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的重要性沒有得到充分的認(rèn)識，對信息社會沒有需求，不適應(yīng)調(diào)整封閉過時的文件管理觀念，影響電子文件管理的建設(shè)。

三 企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，注意風(fēng)險防控。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及管理、技術(shù)、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和政策。要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)合理的設(shè)計，進(jìn)行嚴(yán)格的管理，才能保證安全。在規(guī)劃和建設(shè)項(xiàng)目時，要把對數(shù)字化文件的風(fēng)險防范和控制作為一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，進(jìn)行嚴(yán)密的科學(xué)論證，做好資金預(yù)算。建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)平臺兼容性、可擴(kuò)展性、前瞻性、安全性和合理性，具有備份策略、穩(wěn)定安全、可靠穩(wěn)定的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)、實(shí)時備份系統(tǒng)、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫管理軟件和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)容錯能力等。確保滿足業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展，并不違反法律、法規(guī)的計算機(jī)信息系統(tǒng)管理，和設(shè)計符合相關(guān)的檔案工作，等等，可移植性，可操作性、安全性、開放性、可擴(kuò)展性和兼容性都必須具備，有完整的日志操作和嚴(yán)格的權(quán)限管理功能，加密存儲和可傳輸屬于數(shù)字化檔案信息的機(jī)密級別。確保文件在任何時候都有一個安全的數(shù)字信息系統(tǒng)環(huán)境。對于進(jìn)口計算機(jī)和數(shù)字轉(zhuǎn)換工具，應(yīng)首先檢查安全性和機(jī)密性，以確保在使用前不會出現(xiàn)問題。（2）做好備份工作。在企業(yè)數(shù)字信息系統(tǒng)存儲介質(zhì)和設(shè)備的選擇上，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、技術(shù)成熟的設(shè)備和存儲介質(zhì)。并定期進(jìn)行測試，更新設(shè)備、存儲介質(zhì)、技術(shù)升級和跟蹤技術(shù)，為載體的更新和數(shù)據(jù)遷移工作做好準(zhǔn)備，以免過時的設(shè)備和存儲介質(zhì)老化，并在格式上消除一些問題。而對于數(shù)據(jù)遷移和載體更新，必須加強(qiáng)監(jiān)督管理，在轉(zhuǎn)換文件信息后進(jìn)行檢查，其結(jié)構(gòu)、背景信息和驗(yàn)證是完整、準(zhǔn)確的，可以對數(shù)字檔案信息進(jìn)行真實(shí)和完整地進(jìn)行轉(zhuǎn)換。最后，定期備份和保存在不同的地方。將定期備份和異地保存工作做好，防止由于人為和自然災(zāi)害和其他緊急情況而造成的數(shù)字檔案毀滅性破壞，對于一些有價值或重要的文件，如果條件允許，要使用各種媒體和軟件、硬件來進(jìn)行異地保存。（3）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。數(shù)字檔案信息技術(shù)的進(jìn)步帶來了新的挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案管理人員應(yīng)該適應(yīng)需求的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)，提高自身的質(zhì)量，在信息環(huán)境下，促進(jìn)管理操作能力， 以高度的素養(yǎng)和專業(yè)精神面對數(shù)字技術(shù)的挑戰(zhàn)，其次，基于數(shù)字時代的特征，積極學(xué)習(xí)專業(yè)知識，有效運(yùn)用理論知識和檔案管理實(shí)踐，積極創(chuàng)新，使自己具備管理能力。因此，企業(yè)需要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，加強(qiáng)檔案管理人員的信息管理能力，能夠熟練地操作計算機(jī)，建立一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。

四 結(jié)語

隨著信息披露程度的逐步提高，相應(yīng)的檔案社會性質(zhì)也逐漸加強(qiáng)，使得檔案的使用對象和范圍逐漸增加。檔案管理人員要根據(jù)實(shí)際情況，實(shí)事求是，明確工作目標(biāo)，不斷完善和完善檔案管理制度，逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，適應(yīng)時代特征的新模式。企業(yè)檔案信息應(yīng)順應(yīng)當(dāng)前發(fā)展形勢的需要，著眼長遠(yuǎn)，采用數(shù)字化技術(shù)實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，更好地為社會服務(wù)。

（作者單位：廣州市建筑集團(tuán)有限公司）

參考文獻(xiàn)

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