試論在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代做好高校外事檔案管理工作

摘要：隨著當(dāng)前全球化的快速發(fā)展，這就導(dǎo)致各地區(qū)、各國(guó)家之間的經(jīng)濟(jì)、文化交流日漸頻繁，高校作為高端人才培養(yǎng)的重要基地，這也決定了高校的外事交流日漸頻繁，這對(duì)于高校自身和整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都有著十分重要的意義。但在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，高校的外事檔案管理工作也出現(xiàn)了眾多的變化，導(dǎo)致檔案管理工作也面臨了新的挑戰(zhàn)和問(wèn)題，要想實(shí)現(xiàn)高校外事檔案管理工作的健康發(fā)展，就要注重加大對(duì)于相關(guān)工作的研究。因此本文就對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化背景下，如何做好高校外事檔案管理工作進(jìn)行有效的分析和探究，希望能夠更好的推進(jìn)高校的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息化；高校；外事檔案管理

高校外事檔案就是高校和外界國(guó)際組織之間的文化交流和學(xué)術(shù)研討等活動(dòng)，并在這當(dāng)中生成具有一定價(jià)值的憑據(jù)，對(duì)高校外事檔案進(jìn)行有效的整理，不僅能更好的促進(jìn)高校自身的發(fā)證，還能推進(jìn)國(guó)際之間的文化交流。但隨著近年來(lái)我國(guó)眾多高校外事發(fā)展的不斷變化，很多高校教學(xué)都開(kāi)始朝著國(guó)際化的方向發(fā)展，這也就需要外事檔案管理工作同步發(fā)展，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代背景下，檔案管理人員只有有效結(jié)合各種信息技術(shù)，才能夠更好的推進(jìn)高校外事檔案管理工作的發(fā)展。

一、網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代下檔案工作的變化

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代背景下，這突破了人們傳統(tǒng)的信息儲(chǔ)存方式，各種信息技術(shù)開(kāi)始被逐漸應(yīng)用到檔案儲(chǔ)存當(dāng)中來(lái)了，這也讓信息存儲(chǔ)方式發(fā)生了巨大的變化。這讓信息在實(shí)際交流過(guò)程中變得更加的方便，但管理人員在實(shí)際管理過(guò)程中，還存在眾多的問(wèn)題，并且在光盤中的信息能直接在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行更改，這就無(wú)法有效保障檔案信息的原始性[1]。并且在實(shí)際的文檔歸檔過(guò)程中，還需要進(jìn)行光盤移交等復(fù)雜手術(shù)，由于其操作的環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，導(dǎo)致在實(shí)際管理中經(jīng)常出現(xiàn)遺漏的情況。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)信息化也改變了原本的信息分類方式，檔案管理人員可以直接利用計(jì)算機(jī)，對(duì)相關(guān)的文檔進(jìn)行快速、安全的分類和整理，其還可以隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)行相應(yīng)的更改，這不僅能夠提升管理效率，還能夠提升檔案信息利用的效率。

二、網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代下高校外事檔案管理工作的措施

（一）實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)方式和電子檔案的有效結(jié)合

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代下，雖然電子檔案得到了快速的發(fā)展，但實(shí)際上電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案同樣都有著十分重要的意義，這兩者實(shí)際上是相互彌補(bǔ)的。因此檔案管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中，要注重將兩者進(jìn)行有效區(qū)分，開(kāi)展區(qū)別對(duì)待，比如在網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理過(guò)程中，要著重發(fā)展電子檔案的現(xiàn)代化水平，不僅要著力提升檔案的利用率，還要實(shí)現(xiàn)檔案的合理利用和發(fā)展[2]。所以在高校外事檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員自身認(rèn)識(shí)到文檔管理時(shí)代特征，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案這兩者的共存，并促進(jìn)兩者的合理借鑒和改變，從而建立一個(gè)高效的工作系統(tǒng)。

（二）兩者的管理方式

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代背景下，高校檔案形式正在發(fā)生不斷地變化，尤其在高校外事檔案管理過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案的情況，那么在實(shí)際轉(zhuǎn)變過(guò)程中，相關(guān)人員就要對(duì)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行全面仔細(xì)的分析。在錄入計(jì)算機(jī)之后，還要注重按照相關(guān)的規(guī)定，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)編號(hào)管理，確保紙質(zhì)檔案能夠全面、高效的轉(zhuǎn)化為電子文檔，最后還要注重將相應(yīng)的電子檔案進(jìn)行備份，保障檔案信息的安全性[3]。在實(shí)際工作中，工作人員還需要保證紙質(zhì)內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)時(shí)的質(zhì)量和內(nèi)容的統(tǒng)一性，并且還要加強(qiáng)對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理力度，有效保障兩者的質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)相關(guān)人員的管理

在實(shí)際的高校外事檔案管理過(guò)程中，要想更好的保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量，就要注重不斷加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)人員的管理力度，只有這樣才能夠更好的推進(jìn)檔案管理工作的不斷發(fā)展[4]。緊密結(jié)合當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代特征，通過(guò)出臺(tái)相應(yīng)的管理措施，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效的約束，以不斷提升工作人員的工作能力和水平。同時(shí)還要加大對(duì)于在職人員的專業(yè)培訓(xùn)力度，通過(guò)這樣的方式，不斷提升其專業(yè)水平，保障相關(guān)工作的有效落實(shí)，牢固其認(rèn)真工作的思想和態(tài)度，從而不斷推進(jìn)高校外事檔案管理工作的發(fā)展。

總而言之，隨著當(dāng)前我國(guó)高校外事管理的不斷發(fā)展，這不僅是未來(lái)高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是推進(jìn)國(guó)家發(fā)展的重要內(nèi)容，那么在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化 的背景下，外事檔案管理工作需要緊抓機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)自身的多元化發(fā)展，只有這樣才能夠更好的推進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

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[4]王翠華.談信息時(shí)代高校檔案信息化管理工作的探索與實(shí)踐[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2011（24）：248.

作者簡(jiǎn)介：

李瑞紅（1973年—），女，漢族，內(nèi)蒙古人內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)檔案館員，本科學(xué)歷，檔案方向。