如何加強(qiáng)高校檔案管理探究

王軍

摘要：在傳統(tǒng)的高校人事檔案管理制度中總是存在著以權(quán)謀私、管理混亂、弄虛作假以及主觀隨意性強(qiáng)等現(xiàn)狀，使得高校檔案信息化管理改革多年來(lái)無(wú)法實(shí)施。為適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代的需求與發(fā)展，必須要對(duì)檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)與創(chuàng)新，從而將檔案管理的水平提高。提高高校的檔案信息化管理水平也是對(duì)檔案信息化管理和建設(shè)的一個(gè)很大的推動(dòng)，不僅具有重要的理論意義，對(duì)高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展也有著較大的實(shí)際價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化；管理現(xiàn)狀

在高校發(fā)展全過(guò)程的所有歷史資料就是檔案，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)是非常重要的資源，利用和開(kāi)發(fā)這一資源，對(duì)高校的發(fā)展尤為重要。了解高校的檔案工作現(xiàn)狀，分析其中的問(wèn)題，合力采取完善的對(duì)策與管理方案，讓檔案充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，更好地適應(yīng)高校新的發(fā)展與需求。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案收集效率低 管理制度不健全

國(guó)內(nèi)大部分高校的檔案工作管理中標(biāo)準(zhǔn)和模式往往缺乏一定的統(tǒng)一，檔案管理水平與國(guó)外相比仍相對(duì)落后。對(duì)應(yīng)納入檔案管理的范圍尚不夠明確，檔案管理各種工作制度都不健全，管理不明確、分散。在現(xiàn)代化高校管理中，財(cái)務(wù)、教師、后勤等管理制度比較健全，而高校檔案工作的各項(xiàng)管理制度卻涉及較少。沒(méi)有明確將高校工作檔案納入考核管理之中，造成檔案歸檔率低、檔案資料不全等現(xiàn)狀。

（二）檔案管理意識(shí)薄弱 利用檔案資料低

在高校管理的過(guò)程，檔案管理工作的必要性與重要性是缺一不可，是并存的。但輕檔案、重經(jīng)營(yíng)的思想目前在高校中仍是普遍存在，且因?yàn)楹雎粤藱n案的科學(xué)管理，使許多應(yīng)歸檔、收集的重要資料都沒(méi)有被整理在檔案之中，導(dǎo)致高校檔案的完整性大大缺失。由于管理檔案工作得不到重視，利用開(kāi)發(fā)檔案資源信息不足，造成檔案利用率低。

（三）信息化管理水平不高 設(shè)備投入少

高校檔案信息化管理水平比較落后，是檔案管理工作目前面臨的主要問(wèn)題。檔案管理設(shè)備陳舊、老化，特別是在高校檔案管理中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算機(jī)沒(méi)有得到應(yīng)該的普及，設(shè)備與硬件的投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，管理手段嚴(yán)重落后，與信息時(shí)代嚴(yán)重脫軌，導(dǎo)致檔案管理工作的進(jìn)程滯后，不利于高校對(duì)檔案綜合利用和開(kāi)發(fā)。

（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平不高

在目前的高校管理中，多數(shù)從事檔案管理的人員的技術(shù)水平與專業(yè)素質(zhì)仍還欠缺。因此，在高校的人才培養(yǎng)方面，檔案人員沒(méi)有建立全方位，多層次的知識(shí)完善的體系，導(dǎo)致人才極為匱乏。高校教育、學(xué)習(xí)等方面技術(shù)專業(yè)人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)多，而檔案人員則恰恰相反，機(jī)會(huì)少甚至沒(méi)有。從而使檔案管理水平與高校實(shí)際需求發(fā)展相差甚遠(yuǎn)。

二、解決高校管理檔案工作的方法及對(duì)策

（一）建立檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

高校檔案工作作為專業(yè)性很強(qiáng)的一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)工作。需要結(jié)合實(shí)際單位的具體情況，根據(jù)有關(guān)法規(guī)法律，建立完善的材料、文件歸檔收集制度與各項(xiàng)檔案統(tǒng)計(jì)制度等各項(xiàng)制度規(guī)章，使檔案管理工作的每一項(xiàng)步驟都有依據(jù)。為開(kāi)展檔案工作提供制度和法津上的相關(guān)保障。將高校經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與高校各種檔案管理工作同步考核，同步評(píng)價(jià)，高校檔案管理工作的現(xiàn)狀才能得到改變。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視 積極宣傳法律、規(guī)章制度

高校做好檔案管理工作需要得到管理者與決策者的相應(yīng)重視。通過(guò)編寫(xiě)相關(guān)資料為有關(guān)部門(mén)和高校領(lǐng)導(dǎo)提供高校整體的發(fā)展借鑒和參考。各種場(chǎng)合，各種形式，各種渠道進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳。使全院人員都認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。檔案科學(xué)管理的實(shí)現(xiàn)，才能使高校檔案管理工作更好的開(kāi)展，高?；颊咭簿湍軌虻玫礁玫姆?wù)。

（三）加大投入 提高配備 強(qiáng)化軟硬件建設(shè)

根據(jù)檔案管理工作要求，高校要加大自身的投入。如配備一體機(jī)、計(jì)算機(jī)等多種辦公硬件設(shè)備。各院、各部門(mén)之間同時(shí)也可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案資源共享與信息溝通進(jìn)行增強(qiáng)。從而使工作效率大大提高，改變傳統(tǒng)的手動(dòng)操作，推動(dòng)高校各部門(mén)的發(fā)展，滿足高校及患者的多方面需求。

（四）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 職業(yè)道德需全面加強(qiáng)

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的快速更新，檔案管理、數(shù)字化已然是一個(gè)必然的趨勢(shì)。必須提升管理人員的敬業(yè)精神與技術(shù)水平，讓管理人員始終保持謙虛的學(xué)習(xí)態(tài)度。打開(kāi)視野，在交流中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中交流，不斷提高自身素質(zhì)，對(duì)其專業(yè)知識(shí)更需要不斷走在時(shí)代的前沿。使高校擁有最為先進(jìn)的技術(shù)與最為專業(yè)的人員，信息化管理水平也就隨之提高。

結(jié)束語(yǔ)：高校檔案的信息化管理是當(dāng)前高校檔案工作的必然需要.也是適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然要求。新世紀(jì)高校檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向是信息化管理，在以信息和知識(shí)為主要特征的經(jīng)濟(jì)知識(shí)時(shí)代中.檔案中蘊(yùn)藏的豐富寶貴的資源信息將在高校的發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。因此加快實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理進(jìn)程，對(duì)高校有著極為重要的意義。

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