基層檔案管理規(guī)范化路徑研究

陳國華　劉云

摘 要：為了有效提升基層檔案管理水平，就要充分重視基層檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。完善三項(xiàng)機(jī)制、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則、豐富檔案編研資源，有利于推動(dòng)基層檔案工作朝著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。本文對(duì)此進(jìn)行了論述，旨在有效提升基層檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：基層檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；規(guī)范化

引言

檔案是記載基層發(fā)展的重要信息資料，通過充分發(fā)揮檔案的作用，將檔案信息合理地融入到基層的內(nèi)部控制中，能夠?yàn)榛鶎影l(fā)展提供充沛的動(dòng)力，有效增強(qiáng)基層的競(jìng)爭(zhēng)力，從而促使基層更加穩(wěn)定健康地發(fā)展。

1案管理存在的問題

1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

很多單位在日常運(yùn)行中，忽視了檔案管理的重要性，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有從思想上和行動(dòng)中重視檔案管理工作，在這種情況下，員工對(duì)于檔案管理也有一定的忽視，檔案管理工作難以在正常狀態(tài)下有序進(jìn)行。在檔案法宣傳的過程中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作有了新的認(rèn)知，開始逐漸重視檔案管理工作，但是由于基礎(chǔ)性問題和陳舊思想的影響，檔案管理工作的進(jìn)行依然存在著一系列矛盾。成立的檔案管理小組缺乏必要的方法指導(dǎo)，工作人員的積極性受到較大程度的影響，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的進(jìn)行。同時(shí)，由于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備比較陳舊，給檔案管理工作帶來新的阻礙，在收集資料的過程中，設(shè)備不能滿足管理的需要，等待的時(shí)間較長，造成資料的丟失損害，嚴(yán)重浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力等，影響后續(xù)工作的正常進(jìn)行，大大降低了檔案管理工作的效率。

1.2檔案管理制度需要進(jìn)一步完善

當(dāng)前，我國檔案管理過程中，對(duì)于檔案的利用效率較為低下，在收集和整理檔案的過程中，由于方法的不正確和相關(guān)人員操作不當(dāng)，在很大程度上降低了檔案管理工作的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。在使用檔案管理的時(shí)候，往往存在著收集片面、管理不嚴(yán)、借閱信息記錄不完整等現(xiàn)象，這些情況在很大程度上影響了檔案管理的有效性，造成檔案管理出現(xiàn)比較明顯的漏洞。當(dāng)前，很多單位缺乏完善的檔案管理制度，或者有些單位雖然設(shè)置了相關(guān)制度，但是并沒有得到嚴(yán)格落實(shí)，在實(shí)際工作中并沒有發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用，檔案管理的整體情況依然比較片面和松散。由于缺乏制度上的保障，檔案管理工作在執(zhí)行的過程中，將會(huì)出現(xiàn)人員分配不合理、職責(zé)不明確、工作效率低下等問題，檔案資源無法在內(nèi)部得到共享，影響了資源本身價(jià)值和潛在價(jià)值的有效發(fā)揮。

1.3檔案管理技術(shù)需要加強(qiáng)

在傳統(tǒng)方式下，檔案管理的對(duì)象主要是紙質(zhì)的，在時(shí)間的長期累積下，數(shù)量較多，占據(jù)的空間較大，由于環(huán)境的影響，非常容易出現(xiàn)老化、破損、蟲蛀等現(xiàn)象，造成比較嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。在科學(xué)技術(shù)不斷提升的背景下，檔案管理工作逐漸朝著信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)成為檔案管理中的主要手段，在利用計(jì)算機(jī)的過程中，能夠在簡(jiǎn)便的操作下，提高檔案管理的工作效率，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案管理中存在的一系列問題。但同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)檔案管理中也出現(xiàn)了相應(yīng)的問題，在保管不當(dāng)或者計(jì)算機(jī)出現(xiàn)障礙的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)死機(jī)、檔案丟失、資料備份不及時(shí)等現(xiàn)象，對(duì)檔案管理的安全性和快捷性造成了極其嚴(yán)重的影響。有些重要資料出現(xiàn)丟失現(xiàn)象的時(shí)候，不能在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行收集和找回，甚至?xí)霈F(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，對(duì)于單位內(nèi)部的安全管理造成比較大的阻礙，需要引起重視。

2加強(qiáng)檔案管理工作的有效對(duì)策

2.1完善三項(xiàng)機(jī)制，提升檔案管理質(zhì)量

基層檔案不僅全面記錄著上下級(jí)、各個(gè)崗位及個(gè)人的方方面面，而且也是推動(dòng)基層改革與發(fā)展的重要原始憑證。檔案管理工作的質(zhì)量將直接影響到基層的各方面權(quán)益，因此在基層檔案管理工作的開展過程中，應(yīng)盡量將“強(qiáng)基達(dá)標(biāo)、提質(zhì)增效”作為目標(biāo)，全面落實(shí)各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，不斷完善基層檔案管理的制度和流程，加快推進(jìn)基層檔案管理工作發(fā)展。第一，在制度方面必須健全組織考評(píng)機(jī)制，促進(jìn)基層更加穩(wěn)定健康地發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)將基層檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容納入到重點(diǎn)工作范疇之內(nèi)，并緊密結(jié)合基層發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行合理規(guī)劃。同時(shí)，針對(duì)市場(chǎng)不斷變化的情況，檔案管理人員要堅(jiān)持做到職責(zé)分明，以形成“事事有人管、層層有人抓、人人負(fù)責(zé)任”的工作格局，更好地滿足不斷變化的新形勢(shì)與新常態(tài)，從而促進(jìn)基層檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。第二，完善檔案管理機(jī)制。由于基層檔案是基層發(fā)展過程中的重要資料，所以任何未經(jīng)授權(quán)的部門或個(gè)人均嚴(yán)禁私自保管或以其他方式獲取基層檔案，至于與檔案相關(guān)的各環(huán)節(jié)操作流程，諸如檔案的收集、整理、借閱、銷毀等均需由領(lǐng)導(dǎo)指定專門人員來進(jìn)行。當(dāng)然，為確保檔案資料收集得更加完整，便要在檔案交接過程中，嚴(yán)格按照相關(guān)程序進(jìn)行。針對(duì)借閱、歸還和銷毀的行為均需一一做好記錄，以確保檔案管理的全過程有章可循、有據(jù)可查，切實(shí)保障基層檔案信息的安全性。第三，為確保檔案信息的保密性及安全性，要盡量采用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，并配備相應(yīng)的防護(hù)措施，有效預(yù)防可能發(fā)生的各項(xiàng)事故。針對(duì)計(jì)算機(jī)方面，應(yīng)按照安全管理的要求設(shè)置防火墻等防護(hù)措施。如果基層檔案資料涉及到基層發(fā)展的機(jī)密，便需要對(duì)具體的操作過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，以免基層機(jī)密檔案外泄，繼而進(jìn)一步確保檔案信息的保密與安全。

2.2施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

當(dāng)前影響基層檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的最大阻礙因素就是相近公文的重復(fù)以及立卷組合的無序化問題。因此，為了促進(jìn)基層檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，便需解決以上兩方面問題?；鶎訖n案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的主要目的在于確保最大化檔案的利用價(jià)值，為促進(jìn)管理目標(biāo)的順利達(dá)成，相關(guān)管理人員應(yīng)務(wù)必樹立“以我為主”的立卷歸檔工作思想，并在實(shí)際工作過程中嚴(yán)格按照國務(wù)院辦公廳所下發(fā)的《不歸檔文件銷毀辦法》來確保文件銷毀過程的規(guī)范性與合法性。當(dāng)然，除了遵循《不歸檔文件銷毀辦法》外，基層還需對(duì)以下三大問題予以嚴(yán)密關(guān)注：一是確保文件立卷歸檔的時(shí)效性，予以立卷或歸檔的文件必須是現(xiàn)階段已完成任務(wù)的，否則將不予立卷或歸檔。如若不然，將極易導(dǎo)致檔案管理工作陷入無序、混亂的狀態(tài)。二是要根據(jù)各項(xiàng)立卷的重要性予以合理分工，尤其是針對(duì)其中形式與作用相似但內(nèi)容不同的文件資料，需務(wù)必加以嚴(yán)密審核，以切實(shí)減少檔案信息的重復(fù)度與信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是堅(jiān)持遵循“以我為主”的歸檔原則，并注重維護(hù)卷宗的完整性。對(duì)于任何歸檔文件，檔案管理人員均應(yīng)防止文件的散失。對(duì)此，為確保卷宗的完整性，針對(duì)同一問題卷宗的審視，需確保其能全面反映同一事件的全部處理過程，如此方能在提高檔案的利用價(jià)值的同時(shí)為檔案管理的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

結(jié)語

總之，要想切實(shí)促進(jìn)基層的檔案管理工作逐步往標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，且有效提升檔案管理的工作效率與質(zhì)量，則必然要致力于檔案管理人員管理水平的提升，并建立起與基層發(fā)展實(shí)際相契合的管理制度及體系，如此方能確保基層檔案資源作用的充分發(fā)揮，亦促進(jìn)基層競(jìng)爭(zhēng)力的有效提升。

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（作者單位：1曹縣莊寨工商行政管理所；

2曹縣青菏辦事處社會(huì)事業(yè)服務(wù)中心）